この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business
みなさんは仕事と生活を両立したハタラキカタをしていますか？
2014 年 5 月にヴイエムウェアが発表したアンケート調査によると、仕事で最も重要視することとして、2 番めの「給与」の 16.9% を大きく超えて、半数近くの 43.4% が「ワークライフバランス」を 1 番にあげています。仕事と生活を両立させる働きやすい環境をつくることが、これからの企業にとって必要なことだと言えるでしょう。
ワークライフバランスを実現するには、オフィスを離れても仕事ができるようにすることが、まず第一に考えられます。そして、オフィスを離れて仕事するためには、仕事に必要な様々な情報を扱いやすくし、どう共有するかが重要になってきます。
今回は、ワークライフバランスを Evernote Business で実現するための方法を、この 2 つの考え方から説明します。
ワークライフバランスを実現する 2 つの考え方
- 時間と場所からの解放
- 情報の整理と共有
1. 時間と場所からの解放
ワークライフバランスを実現するのは、基本的には時間と場所の問題です。いつでもどこでも仕事ができる環境になれば、働く人のストレス軽減、モチベーションの向上にもつながります。一方、企業として情報事故の防止は経営維持のために必要不可欠です。トラブルにより業務に支障が出ることを未然に防ぐため、多くの企業がパソコンの持ち出し禁止や、BYOD の禁止をしています。
セキュリティの課題をクリアしつつ、いつでもどこでも仕事が出来る環境を提供するのが、Evernote のビジネス版、Evernote Business です。3 つのポイントから Evernote Business でできることをご説明します。
Evernote Business で、時間と場所から仕事を開放するための 3 つのポイント
- マルチデバイス
- コミュニケーション
- セキュリティ
マルチデバイス対応
場所を選ばず仕事ができるよう、Windows、Mac、Android、iOS、そしてWeb ブラウザに対応しています。オフィスにいるときも、自宅で仕事をするときも、ひとつのワークスペースとして Evernote Business を活用可能です。
コミュニケーション
ワークチャットにより、リアルタイムおよびタイムシフトのコミュニケーションが可能です。ノートの共有をワークチャットで行うことにより、メールの作成にかけている無駄な時間を節約することにもつながります。
セキュリティ
Evernote Business には個人向けの Evernote プラスや Evernote プレミアムと違い、管理コンソールがあります。情報事故を未然に防ぐため、会社の情報へのアクセスを遮断することも可能です。
Evernote Business の世界初のリセラーであるNTTドコモでは、端末のセキュリティを保つために最適なツールをビジネスプラスで提供しています。Evernote Business とあわせて利用することで、さらにセキュリティを強固にすることが可能です。
2. 情報の整理と共有
変化と多様性が著しい現代社会において、一番重要なのは情報ではないでしょうか。例えば、フローが決まっている業務では、マニュアル化とその習熟ができれば仕事ができるようになります。しかし、変化と多様性に対応するにはマニュアル化だけでは限界があるため、情報を整理して扱いやすくし、どう活用するかが重要になってきます。
Evernote Business は、このようなマニュアル化できない業務をする、いわゆるナレッジワーカーと言われる人々にこそ利用して欲しいツールです。Evernote Business で情報を活用するための手順を、3 つのステップでご説明します。
Evernote Business で、情報の整理と共有をするための 3 つのステップ
- 蓄積
- 整理
- 公開
蓄積
Evernote Business には情報を蓄積する様々なツールがあります。Web クリッパー、スキャナブル、スキャナー、メールなどを活用すれば、簡単に情報を蓄積することが可能です。手書き文字やスキャン画像は自動で解析され、テキストの検索が可能になるので、蓄積するだけではなく、扱いやすい情報として Evernote に保存されます。
整理
Evernote Business はこれらの蓄積した情報を、スクラップブックのような感覚で保存します。最小単位がノートになり、それをノートブック単位で分けます。個別のノートにはタイトル名をつけ、日時や位置情報などは自動的に付与されます。さらに、タグをつけることで、ノートブックを横断した整理方法も可能です。
公開
Evernote Business では、個人向けのプラスやプレミアムと違い、社内のメンバーに簡単に共有できる機能が備わっています。社内向けのノートブックはビジネスノートブックとして作成し、各ノートブックを全社公開にするか、個別に公開するかを選べます。どちらの公開設定も、閲覧のみ／編集可能／編集・招待が可能の 3 段階で設定できます。閲覧可能なビジネスノートブックは社内のメンバーから検索可能になるので、他のメンバーにも役に立つ情報は自分だけで溜め込まず、どんどん社内のナレッジとして公開して活用しましょう。
ワークライフバランスの実現に関する Evernote Business の具体的な活用方法について興味がございましたら、ぜひビジネスセミナーにご参加ください。詳しい使い方や実際の事例をわかりやすくご説明しております。
また Evernote Business なら、5 名以上の契約で使い方にあわせた導入支援も実施しておりますので、ぜひご検討ください。お申込みは Evernote の Web から、もしくは NTTドコモのビジネスプラスから可能です。カード払いではなく請求書払いをご希望の場合、海外送金手数料のかからないビジネスプラスでのお申し込みがお勧めです。
まずは Evernote の機能をすべて使ってみたいという場合は、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンも継続していますので、この機会にぜひお試し下さい。
NTTドコモが提供するビジネスプラス Evernote Business について、もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
