この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business
このブログをご覧いただいているみなさんはすでに Evertnote を使っていらっしゃると思いますが、Evernote Business について改めてご紹介します。
会社やチームで使う場合に、おすすめしたいのが Evernote Business です。業務を効率化させるツールとして、私も使い始めて数ヶ月経ちますが、ビジネスにどう役に立っているか、ユーザ目線でメリットを 3 つに絞り、ご紹介します。
チームで共有が簡単にできる
Evernote Business には、個人ノートブックに加え、ビジネスノートブックという会社用のノートブックが存在します。ビジネスノートブックの共有方法には、Evernote プレミアムにはない機能として、チーム全員に公開する機能がありますので、共有先を個々に指定する必要がありません。
チームで情報共有するとき、メールを頻繁に使う方も多いでしょう。Evernote Business では、メールより簡単な、ワークチャットで共有することが多いです。自分で作成したノート（議事録、書き溜めたアイデア等）をチャットで共有。「これ見ておいてね！」と送るだけです。メールでは相手に送信してしまった後に訂正箇所が発覚、といった場合、面倒ですよね。そんな時も、修正した内容を相手が見る前に変更してしまうこともできます。
また同様に、ワークチャットで社外の Evernote ユーザとも共有が可能なので、メールチェックに割く時間が大幅に減りますし、なによりメールよりも相手のレスポンスが早いです。
共有する場合は、社内外どちらも、ノートやノートブックに権限設定ができますので、その点も安心ですね。
効率的に情報を蓄積する
Evernote はネットに繋がる環境なら、場所やデバイスを選ばずアクセスが可能です。ありがたいかは別として、どこでも仕事ができるようになります。
それでも、限られた時間で企画書を作成する場合、ひとりで情報収集をするには、限界がありますよね。例えば、ひとつの企画を立ち上げる際、そのメンバーが同じノートブックに、必要な情報を蓄積していきます。集められた情報の中から、新しい企画を考えたり、資料を作成することで、企画書作成の時間が大幅に減り、残業も減ることでしょう。
また Evernote Business にあるコンテキスト機能には、ノートに関連した参考情報を、日経電子版の記事やビジネスノートブックから自動でピックアップしてくれるので、自分で情報を検索する時間が減り、更に作業の質や効率を高めてくれますよ。
情報が資産になる
Evernote Business で一番ポイントになる部分が、会社に情報が残るというメリットです。
例えば仕事を辞めた方、異動する方が、Evernote Business から脱退しても、ビジネスノートブックに入っている情報は会社のデータとして残り続けます。実はユーザがノートを削除しようとしても、管理権限がないと削除できない、というのもいいところです。
Evernote は累積容量が無制限なので、情報は蓄積され続けます。それは時として有力な情報になったり、資料作成のネタにもなります。いってみれば、会社の資産ともいえますね。
異動や退職につきものの引き継ぎには、多くの時間は費やせないものです。そんな時、前任が残してくれた情報が生きた情報に変わります。誰に聞かずとも情報収集ができますので、とてもありがたいものです。
以上、3 つのメリットをご紹介した Evernote Business ですが、お申し込みは Evernote の Web から、もしくは NTTドコモのビジネスプラスからできます。ビジネスプラスでは、通常の請求書払いに対応してますので、会社で契約するのにクレジットカードなど必要ありません。
まずはプレミアムから試してみたいという方には、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンも継続しておりますので、この機会にぜひお試し下さい。
