使い方と事例

チームで Evernote を使う前に、意識するべき 3 つのこと

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この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business

Evernote Business を提案すると、お客様に「Evernote をどうやって組織で使ったらいいか」をよく聞かれます。個人では自分なりのルールを決めて便利に使っている方でも、自社やチームで使うとなると利用法に困ってしまうようです。

参考になる導入事例はいくつもあるけれども、組織に最適な使い方をどうやって決めたら良いでしょうか?ヒントは仕事の内容や組織にあると考えます。今回はその基準となる考え方を 3 つご紹介いたします。

ルーティンワークか、クリエイティブか

ひとつ目は仕事内容の違いです。

ルーティンワークの多いチームでは、Evernote を使うルールを単純化するのが良いでしょう。

例えば、受注 FAX の保存先に利用する外出先でタブレットで写真を撮ってもらい、社内と共有するIFTTT との組み合わせで日報を毎日書いてもらう、紙の書式に手書きで書き、ScanSnap でスキャンするなどが考えられます。さらに、タグの工夫(担当者、未読、処理済み、重要度)をするとワークフローに沿った使い方が可能になります。この場合は利用するタグをつけたノートを 1 つ作っておくと、タグを付ける際に候補が出て便利です。

クリエイティブな仕事が多いチームでは、使い方のルールは枠組みだけにしましょう。

具体的には、プロジェクトごとのノートブックを作って、関連情報を各メンバーが自由に保存する、自分のノートブックを公開して、仕事関連の記事やメモを保存する、といった使い方です。その際、タグはあまり使わず、検索しやすいタイトルは入れておくぐらいは決めておきましょう。どんなノートを入れていくかは各々にまかせたほうが、あとからコンテキストで自分だけでは得られなかった気付きがあるかもしれません。

以上の使い方を逆にしてしまうと、利用が定着せず、あまり使われなくなってしまいます。自分のチームの仕事内容がどちらなのか、見極めが重要です。

ピラミッド型の組織か、フラットで自律的な組織か

ふたつ目は組織構造の違いです。

ピラミッド型の組織の場合、既存のワークフローに沿った、作業効率を高める使い方を考えましょう。この組織の場合、ワークフローがスムーズに進むことで、組織の生産性を上げることが可能です。前述したようなルーティンワークのチームと同じく、できるだけ手間を減らせるようなルールを作りましょう。

フラットな組織の場合、あまりルールを決める必要はありません。そのかわり、各々の意見が出やすいような場を作ることが重要です。近年の Google の社内調査では「心理的安定性」があるチームの生産性が高いと言われているます。「心理的安定性」とは、たとえば失敗しても制裁を加えられないこと、自分の発言を受け入れられている安心感があるという状態です。このような組織をつくる補助として、Evernote には結果だけでなく、日々気づいた些細なメモ、Web の関連情報などを含めて、思考のプロセスをありのままに共有するのが良いのではないでしょうか。

仕事の情報を個人に依存するか、会社で管理するか

最後は、ノートブックのオーナーの違いです。

個人用の Evernote でもノートブックの共有は可能です。その場合、ノートブックのオーナーは個人になり、その他の人は見に行くという形になります。フリーランスの方であれば特に問題ありませんが、会社でこのように使うと、仮にノートブックのオーナーが退職した場合、情報はすべて個人のものなので、他の方からは見えなくなります。

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会社で継続してノートブックの情報を維持したい場合、ノートブックのオーナーが会社となる Evernote Business をおすすめします。Evernote Business では個人のノートブックに加えて、ビジネスノートブックとして会社が管理できるノートブックが作成可能です。このビジネスノートブックに情報を保存しておけば、情報は会社に残ります。また、ビジネスノートブックのノートは管理者権限がなければ、間違って削除されることはありません。

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会社で継続して利用するための Evernote Business のお申し込みは Evernote の Web から、もしくは NTTドコモのビジネスプラスから。ドコモでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能です。

フリーランスの方には、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンも継続していますので、この機会にぜひお試し下さい。

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