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使い方と事例 • 生産性向上

自分に必要な情報を集めるための 3 つのポイント

私たちは日々「情報」を集めています。例えば、会議資料を作るため、新製品の開発のため、業務の効率化のためなど、情報収集は欠かすことができません。
「情報化社会」と言われる現代。厚生労働省の「労働経済白書」によれば、日本では 1990 年代に、インターネットの普及によって情報化が一気に進んだと言われています。
誰でも大量の情報が得られるということは、その中から「自分に必要な情報を取捨選択しなければならない」ということでもあります。自分に必要な情報を選び、必要なときに使えるようにするためには、以下の 3 つがポイントになります。

  • どこから情報を手に入れるか
  • 手に入れた情報をどこにストックしておくか
  • ストックした情報をどのように取り出すか

今回は 3 つのポイントに添って、自分に必要な情報を集めるための方法をご紹介します。

ポイント① どこから情報を手に入れるか

何の準備もせず川に入れば押し流されてしまうように、大量の情報をそのまま受け取っていては情報過多に陥ってしまいます。
自分にとって本当に必要な情報を手に入れるためには、情報の流れを「上流からコントロールする」ことが必要です。

情報が「流れて来る場所」を整える

新聞、雑誌、テレビ、Web メディアなど、私たちに情報が流れて来る場所はいくつも存在します。大切なのは、それらを「何となく眺める」のではなく「目的を持って、最適なものを選ぶ」ことです。

例えば「一般常識として、経済情報を広く収集する」のなら、新聞やテレビなどで経済専門メディアをチェックするのが良いでしょう。
「仕事に関する専門的な情報を集める」のなら、業界専門誌を購読したり、その道の権威を SNS でフォローしたりすると効率良く情報収集できそうです。

一方で、SNS やニュースアプリは、さまざまな情報が得られて便利な反面、自分にあまり関係のない情報も流れてきます。「発想を豊かにするために、あえて関係のない情報に触れる」というような目的を立てて利用すると良いかも知れません。

情報を「汲みに行く場所」を整える

「“●●について知りたい”と思いインターネットを検索したら、検索結果はたくさん表示されたが、結局、必要な情報はよく分からなかった」というご経験のある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

現代は誰でも簡単に「インターネットで情報を検索できる」ようになりました。しかし、大量の検索結果の中から「信頼できる情報を見つけ出す」ことは簡単ではありません。
「飲んでも問題がない安全な水源」を確保しておくように、信頼できる情報が手に入れられる場所を見つけておくことが大切です。

例えば、「人口」や「所得」などの統計情報なら、e-Stat というサイトで行政が行った統計調査結果を調べることができます。学術論文を調べるなら CiNii や J-STAGEGoogle Scholar といったデータベースが活用できます。

一般企業や個人が発信する情報にも役立つものはたくさんあります。ポイントは「発信しているのは誰なのか」ということです。発信元はどんなことをやっている企業/個人のか、過去にどんな情報を発信しているのかを確認しましょう。
自分にとって必要な情報源と見つけたら、一覧を Evernote のノートにまとめておくと、情報を取りに行くことがスムーズに行えます。

ポイント② 手に入れた情報をどこにストックしておくか

メディアなどを通じて入ってきた情報や、探して見つけた情報の中で「自分の役に立ちそうだ」というものをストックしておきます。
情報のストックは、かつては「新聞を切り抜いてスクラップする」「手帳にメモしておく」といったアナログな方法が一般的でした。しかし、情報源がデジタル化し、多様で多量な情報を効率よくストックするには、「デジタルなストック方法」が便利です。
Evernote は情報を「ノート」という単位で記録します。ノートはさながら「デジタルなスクラップ・ブック」という感じに、アナログな情報もデジタルな情報も自在にクリップすることが可能です。

インターネット上で役に立ちそうな情報を見つけた場合、「Web クリッパー」を使って、Web ページでも画像でも PDF でも、さまざまな情報をクリップすることができます。

PC のブラウザ(Chrome や Safari)から Web クリッパーを利用すると、以下のようなさまざまな機能を使うこともできます。
「簡易版の記事」では、ページから余分な装飾を取り除き、記事の部分だけをクリップすることができます。マウスで選択したテキストにハイライトを引くことも可能です。

「スクリーンショット」では、指定した範囲を画像として保存できます。撮影した画像にはその場で注釈を付けることもできます。

ブラウザ上で表示した「PDF ファイル」を直接 Evernote に保存することもできます。保存された PDF ファイルは、編集ソフトを持っていなくても、Evernote 上で注釈を付けることが可能です。

YouTube 動画の URL  やサムネイル画像、概要欄のテキストをクリップすることもできます。動画は Evernote のノートに埋め込みリンクの形で保存され、インターネットに接続していればノート上で動画を再生することもできます。(動画データそのものをダウンロードしているわけではないため、インターネット接続がない環境では、動画を再生することはできません。)

紙の新聞や雑誌など、アナログな情報をクリップしたい場合は、スマートフォンアプリのドキュメントカメラ機能が便利です。スマートフォンのカメラで書類をスキャンしてデジタル化し、ノートに添付することができます。

もちろん、ノートにはテキストを追加することもできるので、情報をクリップしたときに「なぜ、この情報をクリップしたのか」「どんなことに役立ちそうなのか」といったメモを付けておくこともできます。
また、クリップした情報をもとにやるべきことを ToDo リスト化したり、関連するデータのファイルを一緒に添付したりすることもできます。

ポイント③ ストックした情報をどのように取り出すか

京都大学名誉教授の梅棹 忠夫 氏は、著書「知的生産の技術」のなかで「整理」とは「必要なものが必要なときに取り出せること」であると述べています。
「記事を執筆する際に、取材したときのメモを取り出す」ように、Evernote にストックした情報が必要なときにすぐに取り出せるよう整理しておきます。
先ほどご紹介したように、Evernote のノートは、どんな情報でもクリップできる「デジタルなスクラップ・ブック」のようなものです。このスクラップ・ブックの 1 ページ 1 ページをバインダーにとじるように、ノートブックとしてまとめ、整理することができます。

整理した情報は、必要なときにすばやく取り出すことができます。例えば、キーワードによる検索では、テキストだけでなくデータファイルの中身や画像に写っている文字まで検索対象になるので、どのような情報でも見つけ出すことができます。
キーワードがあいまいな場合でも、フィルタをかけて情報を絞り込むことも可能です。

特定の情報に繰り返しアクセスする場合には、ショートカットに登録しておくと便利です。新しい Evernote のホーム画面の機能では、ホームにショートカットの一覧を表示できるので、Evernote を立ち上げてすぐ必要な情報へアクセスすることができます。

また、Evernote のノートには、 1 つ 1 つに固有の URL が付いています。これを別のノートへ貼り付け、関連する情報をリンクさせることもできます。

このように、Evernote は情報をストックするだけでなく、必要となったときにすぐに取り出して、活用ができるようになっています。

情報とは「目的を持って集めるもの」

あらゆるメディアを通じて、私たちのもとには日々さまざまな情報が流れ込んできます。
ともすれば、情報とは「勝手に集まってくるもの」のような感覚にもなりますが、本当に必要な情報とは本来「目的を持って自ら集めるもの」ではないでしょうか。
皆さんが必要な情報を効率的に集め、仕事や生活で便利に活用できるよう Evernote がお役に立てましたら幸いです。

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