私たちのまわりには、たくさんの「紙」の情報があります。会議の資料、お客様への見積書、宣伝のチラシ。これまで、紙は情報を伝達するための重要なツールでした。
しかし、現代のビジネス環境においては、チームメンバーとすばやく情報を共有して、効率良く業務を進めていくことが求められるようになっています。
そこで今回は、Evernote の「公開リンク」機能を使って、紙の情報を電子化し「ペーパーレス」で情報共有するためのアイデアを 4 つご紹介します。
アイデア① 公開リンクでペーパーレス商談
PowerPoint で作った資料を、出席者の人数分印刷して、ホチキス止めして……紙で資料を準備するのは、けっこう手間がかかるもの。
公開リンク機能を使えば、商談相手との資料の共有をペーパーレスで行うことができます。
Evernote は Word・Excel・PowerPoint・PDF といったデータをノートに貼り付けることが可能。商談資料をまとめたノートを作り、公開リンクを出席者へ送付すれば、データを直接ダウンロードできるので、メールやチャットに添付して送る手間が省けます。
Evernote で商談の議事録を取っておけば、商談終了後の相手との共有も、公開リンクで簡単に行うことが可能。
ノートを更新すると、公開リンクの内容に自動で反映されるので、最初に資料を共有したノートに議事録を追加すれば、一つの公開リンクで資料と議事録をまとめて共有することができます。
最近では、社内だけではなく社外の方との打ち合わせも、オンライン（Web 会議）で行われるシーンが増えてきました。
Web 会議中は資料を「画面共有」で映すと思いますが、公開リンク機能を使えば、会議終了後に投影した資料を共有するのにも便利です。
アイデア②公開リンクで学習プリントをペーパーレス化
学習塾ではテキストの補助として、個別にプリントを印刷して宿題を出すことも多いのではないでしょうか。
印刷してお子さまに持たせるのもたいへんですが、いつ・どのプリントを使ったのかを記録しておくのもひと苦労。
そんなとき、学習プリントの管理を Evernote で行えば、配布や保管をペーパーレスで行うことができます。
Evernote のスマートフォンアプリなら「ドキュメントカメラ」機能を使って、写真を簡単に保存することが可能。プリントを保存したノートの公開リンクを保護者の方にメールでお送りするだけで配布でき、お子さまがなくしてしまう心配もありません。
また Evernote は、Word などのドキュメントアプリと同じく、文字の大きさを変える・太字にする・下線を引くといった「リッチテキスト」でノートを作成することができます。
例えば、英語や漢字の学習問題を直接 Evernote で作成し、公開リンクで共有すれば、リンクを開いてすぐに問題を解けるようになります。
アイデア③ 「公開リンク＋QRコード」でセミナー資料の配付をペーパーレスに
スマートフォンのカメラで読み取るだけで、様々な情報を簡単に取得できる「QR コード」。最近ではキャッシュレス決済でも広く使われるようになり、私たちの生活でも身近な存在になりました。
この QR コード、簡単に作れるサービスがあることをご存知でしょうか？ QR のススメという Web サービスを使うと、様々な用途に使える QR コードを誰でも・簡単に・無料で作成することができます。
このサービスと、Evernote の公開リンクとを組み合わせて、セミナーをペーパーレス化するアイデアをご紹介しましょう。
セミナーでは今でも、紙の資料を配布するシーンが多くあります。印刷部数が多く、お客様向けなので製本も丁寧に行わなければなりません。1 ページでも修正や差し替えがあれば印刷し直す必要があり、資料の準備にはかなりの手間と時間がかかります。
そこで、セミナー資料の PDF データを Evernote に貼り付け、その公開リンクを先ほどご紹介したQRのススメを使って QR コード化します。
セミナー会場では、当日のタイムスケジュールと QR コードを印刷した 1 枚ものの紙を配布。これで、資料を QR コードからダウンロードできるようになります。
紙の資料は、持ちかえり保管するにも手間が掛かるもの。最初からデータで配布すれば保管することもチームに共有することもしやすくなり、参加者の方にとっても便利になるのではないでしょうか。
また、当日来場ができなかった方へ後から資料を配布する場合や、Web 会議システムを使ってオンラインでセミナーを開催するような場合も、公開リンクを使った資料の配付が活用できます。
アイデア④ 公開リンク＋QR コードでペーパーレスな「おもてなし」
公開リンクと QR コードを組み合わせたアイデアを、もう一つご紹介しましょう。
ホテルや旅館では、フロント・ロビー・お部屋などに様々な紙のチラシが配置されています。施設の利用案内や、周辺の観光情報、お土産の紹介まで、訪れていただいたお客様を「おもてなし」するために、なくてはならない情報です。
しかし、情報が新しくなれば当然すべてのチラシを印刷し直す必要があり、少しでも汚れていれば、次にいらっしゃるお客様のために交換しなければなりません。
そこで、こうしたチラシを Evernote にデータとして保管しておき、公開リンクの QR コードをお客様のスマートフォンで読み取っていただくのはいかがでしょうか。
Evernote 上でチラシのデータを更新すれば、常に最新の情報をお客様へお届けすることができ、印刷・設置をし直す手間を削減することができます。
最近では、海外からの観光客の方も多くいらっしゃるのではないかと思います。チラシの各国語版を作成・印刷するのはたいへんな手間ですが、Evernote で翻訳されたチラシのデータを用意しておき、公開リンクの QR コードをスマートフォンで読み取ってもらうようにすれば、多言語対応を効率よく行うことができます。
特に中国を中心としたアジア圏では、日常生活の中に QR コードが普及しているので、お客様にとっても便利になるのではないでしょうか。
ペーパーレスで情報共有の仕組みを作る
ライフスタイルが多様化する現代。働く場所や時間が異なるメンバーと、同じチームで仕事をする機会も増えてきました。
同じ場所にいなくてもチームワーク良く働くために、ペーパーレスで情報共有するための仕組みが、ますます重要になります。
「ペーパーレス化」というと大きな仕組みを考えなければならないように感じてしまいますが、身近なちょっとしたアイデアからでも、始めてみるのはいかがでしょうか。
今回ご紹介した 4 つのアイデアが、みなさんのチームワークのために何かのヒントとなれれば幸いです。
