なかなか仕事が捗らなくて困ったことはありませんか？ 調査 (英語記事) によると、平均的な職業人が生産的に仕事をできるのは 1 日 3 時間未満だそうです。さらに、締め切りが重なったり、気が散ることが多かったり(英語記事)、飛び込みの仕事が入ってきたりすれば、スケジュール管理はますます大変になります。そこで、今回は時間に追われず、効率的に仕事を片付けるためのシンプルなヒントを 5 つご紹介します。
1. 重要な情報を一ヶ所にまとめておく
前回担当した大きなプロジェクトのことを思い出してください。そのプロジェクトの情報を見たいと思ったとき、ぱっと一目で確認できますか？ それとも複数のアプリやウェブサイト、ファイル、紙媒体を確認する必要がありますか？ Evernote なら、一つのノートにテキストも画像もメールも Web ページも、さらに各種ファイルも保存できるので、重要な情報をすべてまとめて保管しておくことが可能です。さらに、使用しているすべてのデバイスで自動的に同期されるため、どこからでもアクセスできます。そのため、端末やアプリを切り替えたり、あちこち探したりして、時間を無駄にすることがありません。
2. タスクごとに時間制限を設ける
Forbes 誌の寄稿者 (英語記事) であり、Due 社の設立者でもあるジョン・ランプトン氏は、スケジュール管理の秘訣の一つは各タスクにタイムリミットを設定すること (英語記事) だと言います。何かを片付けるのに時間制限を設けることで、ぐずぐすと先延ばししたり、他のことに気を取られたりするのを防ぐことができるからです。また、厳守しなければならない締め切りと違って、自分で決めたタイムリミットなので、ゲーム感覚でチャレンジできます。
3. タスクに優先順位をつける
スケジュール管理のために ToDo リストを作っているのに、なかなか予定どおりに仕事が進まないということはありませんか？ そういう時は、リスト化したタスクのうち、ついつい簡単なものから片付けていないか確認しましょう。簡単なタスクから始めると、大きなタスクにかけられる時間が減ってしまううえ、一日の終わりに疲れた状態で難しいタスクに取り組むことになってしまいます。ですから、これからは難しめのタスクを一日の最初に片付けましょう。Evernote なら、好きなノートに簡単にチェックリストを作成できるので、優先度順にタスクを管理できます。最初に大きなタスクを片付けてしまえば、晴々とした気持ちで残りの仕事に取り組めるでしょう。
4. 事前に一日の予定を立てる
今日一日で何を達成したいかが明確でないまま仕事を始めると、ぐずぐずしがちになります。また、どのタスクから取り組もうか迷ってしまい、仕事をする時間を無駄にしてしまいます。そうならないために、以下のいずれかの方法を試してみてください。
- 毎日、一日の終わりにその週の ToDo リストを更新しましょう。これにより、タスクの優先順位と翌日すべきことがはっきりして、すっきりした気分で仕事を終われます。
- 朝型の人は、普段より早く仕事を始めて、朝イチでその日の ToDo リストを作りましょう。まずは重要なタスクを優先して、残りの時間をそれ以外のタスクに割り当てます。
どちらの方法を使う場合も、Evernote で ToDo リストを更新するためのリマインダーを設定しておくと便利です。
5. 気が散らないようスマートフォンとうまく付き合う
誰かがかわいい猫の動画を投稿するたびに、本当に通知を受け取る必要があるのか考えてみましょう。どうしても通知が必要だとしても、それによって仕事中に気が散るのは避けたいものです。通知設定を変えて (英語記事) 不要な通知を受け取らないようにするのもよいのですが、もっとシンプルな方法があります。サイレントモードにして、画面を下にして机に置くのです。そして、タスクを 1 つ終えるごとに、5 分間休憩してスマートフォンをチェックしてよいことにしましょう。ただしきっかり 5 分を守ることが大切です。
効果的に時間を管理するのは簡単ではありませんが、上記のヒントを活用すれば最適なバランスが見つかるはずです。大切なのは、優先順位をしっかり決めて、些末なことに気を取られず、最も重要なことに集中すること。そして、時間管理のおかげで確保できた自由時間は思い切りエンジョイしてください。
