皆さまは受信したメールをどのように管理されていますか？フォルダを分けたり、重要なメールにラベルを付けたりして、情報を整理していらっしゃる方も多いことと思います。
Evernote を使えば、メールで受け取った情報を保存しておくだけでなく、便利に活用することもできます。今回はメールに関する Evernote の機能を活用した、5つの TIPS をご紹介します。
TIPS 5. Evernote を使っていない人とメールで情報共有
Evernote にメールを保存する 3 種類の方法
Evernote にメールを保存する方法は、以下の 3 種類があります。
1. Web クリッパー
Web ブラウザから Gmail をお使いの場合、Web クリッパーの機能を使ってメールを保存することができます。添付ファイルももちろん保存可能です。また、スレッドの中から保存するメールを選択することもできます。
2. メールアプリのアドオン
Gmail と Outlook には、専用のアドオンである「Evernote for Gmail」「Evernote for Outlook」が用意されています。アドオンは PC でもスマートフォンでも使うことができます。
アドオンの詳しい使い方は、以下のヘルプ記事をご参照ください。
3. Evernote 転送用メールアドレスへ転送
Evernote には自分専用の「転送用メールアドレス」が用意されています。このアドレスへ転送することで、メールを直接 Evernote に保存できます。
転送用メールアドレスの確認方法や使い方は、以下のヘルプ記事をご参照ください。
転送用メールアドレスを使ったメールの保存は、Personal・Professional・Teams のプランでご利用いただけます。Free プランをお使いの場合は月に 5 通までお試しでご利用いただくことが可能です。）
TIPS 1. 予約のチェックインをスムーズに
ホテルや交通機関、観光施設など、現地でチェックインする際に「予約完了メール」を見せなければならない場合があります。
スマートフォンを使って、メールアプリで検索したりスクリーンショットをカメラロールに保存したりする方法もありますが、その場で探すのはちょっとした手間です。慌てているとすぐに出てこないことも珍しくありません。
そこで Evernote の出番です。メールをあらかじめ Evernote に保存し「ショートカット」に入れておけば、スマートフォンアプリでサッと取り出しスムーズにチェックインを行うことができます。また、予約時刻の少し前に「リマインダー」を設定しておけば、保存したメールを見るように通知することも可能です。
ショートカット、リマインダーの設定方法は、以下のヘルプ記事をご参照ください。
- ショートカットを作成する – Evernote ヘルプ＆参考情報
- ノートのリマインダーを追加する – Evernote ヘルプ＆参考情報
- メールでリマインダーを追加する – Evernote ヘルプ＆参考情報
TIPS 2. メールでそのままタスク管理
メールで「自分がやるべきこと」の連絡が来たときには、メールをそのまま使ってタスクを管理できます。
保存したメールは、Evernote 上で編集することが可能です。メールの本文に書かれている「やるべきこと」の部分をチェックリストやタスクに変換して管理しましょう。
変換したい部分を選択した状態で、書式メニューから「チェックリスト」を選ぶと、チェックリストに直接変換ができます。
同様に、挿入ボタンからタスクに直接変換することができます。Evernoteを PC からご利用の場合、以下のショートカットキーを使ってタスクに変換することも可能です。
- Windows の場合：Alt ＋ T
- Mac の場合：Cmd ＋ T
タスクには期限やリマインダーが設定できます。設定した期限は「タスクビュー」から一覧することができるので、複数の〆切を効率良く管理することが可能です。
タスク機能の使い方は、以下のヘルプ記事や、過去のブログ記事もご参照ください。
- タスク – Evernote ヘルプ＆参考情報
- 新しいタスク機能の使い方 | Evernote 日本語版ブログ
- 情報＋タスクで、ものごとを成し遂げる | Evernote 日本語版ブログ
- アイデアを実行するためのタスク機能の活用法 | Evernote 日本語版ブログ
TIPS 3. メールマガジンをじっくり読む
メールマガジンに登録して、ビジネスや趣味に関する情報を定期的に購読されている方も多くいらっしゃるかと思います。PC やスマートフォンのメールアプリでそのまま読んでも良いのですが、Evernote を使えば、さらに便利にメールマガジンを読むことができます。
先ほどもご紹介したとおり、保存したメールは Evernote 上で編集することが可能です。重要だと思った部分にマーカーを引いたり、自分の考えをメモで付け加えたりして、コンテンツをじっくり読むことができます。
また、メールアプリのフィルタリング機能と、冒頭でご紹介した「Evernote 転送用メールアドレスへ転送」の機能を組み合わせることで、特定のメールを自動的に Evernote へ保存することも可能です。
複数のメールマガジンを Evernote に自動保存しておき、通勤の移動中や休憩中にまとめて読む、といった使い方ができます。
TIPS 4. 注文履歴や請求書を管理する
EC サイトで注文したり、クラウドサービスを契約したときに届く注文確認メールを保存しておけば、いつ・何を注文したのかを Evernote で管理することができます。
例えば、家計簿を付ける、個人事業の方が確定申告をするといった場合に、メールをいちいち探す必要なく支出の情報をまとめて確認することができて便利です。
先ほどご紹介した「特定のメールを自動的に Evernote へ保存する」方法と組み合わせるのもおすすめです。
TIPS 5. Evernote を使っていない人とメールで情報共有
ここまでの 4 つの TIPS は「メールを保存する際の活用方法」でしたが、最後は「自分が持っている情報をメールで共有する方法」をご紹介します。
Evernote のノートは「共有リンク」の機能を使い、Evernote を使っていない人とでも簡単に情報共有ができますが、リンクによる共有だけでなく、メールに変換して送ることもできます。
共有したいノートを開き、画面右上にある緑色の［共有］ボタンを押します。共有ウィンドウが表示されたら、左下にある［コピーをメール送信］のリンクをクリックすることで、メールによる共有が可能です。
［コピーをメール送信］した場合、ノートの内容が HTML メールとしてそのまま送られるので、受け取った相手はメールアプリでそのままノートの内容を確認することができます。
ノートのコピーをメールで共有する機能は、Personal、Professional、Teams のプランでご利用いただけます。（リンクを使った共有は、すべてのプランでご利用が可能です。）
詳しい機能の説明は、以下のヘルプ記事もご参照ください。
近年はチャットによるコミュニケーションの機会も増えてきましたが、社外の人とのやり取りや、行政や学校からの連絡、サービスを利用する際の通知など、メールを使う機会は意外に多くあります。
メールと Evernote を組み合わせてお使いいただくことで、ちょっとした手間をなくしたり、メールアプリにはない便利な機能を使ったりすることができます。今回ご紹介した 5 つの TIPS をぜひお試しください。
