日本では、春は大きな節目の季節です。桜の便りとともに新たなスタートを切る方も多いことでしょう。
今回は、新年度に向けしっかりと準備を行い最高のスタートを切るために、Evernote を使った情報整理術を 5 つご紹介します。
整理術① 古いプリントや作品の整理
保護者としては、新年度になって新しい教材やプリントがたくさん届く前に、古い年度のものはスッキリ整理しておきたいところです。
いらないものは処分するとしても、中には取っておきたいものもあります。例えば、担任の先生からのメッセージが書かれたお便りや、頑張って 100 点を取ったテストなど、取っておきたい書類は「デジタル化」して整理すると便利です。
プリント類はスキャンして Evernote に取り込みます。スマートフォンアプリのドキュメントカメラ機能を使えば、カメラで撮影するだけで簡単に書類を取り込むことができます。
年度末は、子どもたちが学校からたくさんの作品を持って帰ってきます。ずっと取っておきたいのはやまやまですが、場所に限りがあるのもまた事実。そんなときは、カメラで撮影して写真で Evernote に保存するのがおすすめです。写真なら大きいサイズのものや、立体的なものでも問題ありません。
先ほどと同じく「挿入ボタン → カメラ」から撮影することもできますし、すでに撮影された写真をノートに添付することもできます。
データとして保存しておけば場所も取らず、後から探すときにも便利です。そして何より、思い出をずっと取っておくことができます。
今回はスマートフォンアプリを使ったスキャンの方法をご紹介しましたが、専用のスキャナを使うと書類のデジタル化がより効率化できます。こちらの株式会社PFUとのコラボ記事では、Evernote と連携できるスキャナ「ScanSnap」を使った整理術が紹介されていますので、ぜひご覧ください。
整理術② 大学の授業の情報を一箇所に集めて整理
大学の授業は高校までとは異なり扱う情報が一気に増えますが、それを自分自身で管理しなければならないので意外にたいへんです。効率よく学習を進めるための整理術をご紹介します。
まずは科目別にノートブックを作ります。例えば法学部の学生の方なら、憲法・民法・商法……というように履修する科目ごとに作成します。
ノートブックを作ったら、そこに授業の情報を整理していきます。電子シラバスが Web 上で公開されているなら、Web クリッパーの機能を使って簡単に保存できます。
シラバスや教材資料が PDF などのデータで配布されている場合は、ドラッグ＆ドロップでノートに添付できます。授業のノートをパソコンで取り、関連する資料のデータを添付しておけば、情報が一箇所にまとまり後から振り返りしやすくなります。
「ノートは手書き派」という方でも、先ほどご紹介したドキュメントカメラ機能を使えば、きれいにスキャンして保存しておくことができます。
教授やクラスメイトとメールでやり取りした内容は、メール転送機能を使って保存ができます。（転送用のメールアドレスの確認方法は、こちらのヘルプ記事をご参照ください。）
※メール転送は Evernote Premium / Evernote Business の機能となります。
メールの保存方法では、Gmail をお使いの方は Evernote for Gmail を、Outlook をお使いの方は Evernote for Outlook をご利用いただくこともできます。
Evernote に授業の情報をまとめておけば、PC かスマートフォンがあればいつでも情報を見ることができ、通学の際に紙の資料を持ち運ぶ手間もありません。Evernote はブラウザからアクセスすることもできるので、学校の PC からログインしてノートを見ることもできます。
学びの記録が蓄積していくことで、Evernote が大学生活における自分だけの「学びのプラットフォーム」になります。過去のブログ記事では、大学生の方の実際の活用事例もご紹介していますので、ぜひご参考ください。
- iPad と Evernote をフル活用する現代の大学生 – 鳥取大学医学部生の使い方 | Evernote 日本語版ブログ
- 「ログを残すことで日々が計画的に」 – 理系大学生の Evernote 活用法 | Evernote 日本語版ブログ
- 研究者を目指す大学生が、論文や授業のまとめに Evernote を使う理由 | Evernote 日本語版ブログ
また、学校生活でお使いいただけるテンプレートも用意されていますので、こちらもご活用ください。
ノートテンプレート – 仕事、学校、プライベートに役立つノートを無料テンプレートで簡単に作成
整理術③ 就職活動の応募書類や企業情報を整理
政府が主導する就活・採用活動日程に関する関係省庁連絡会議では、2021 年の新卒採用活動は 3 月が広報解禁日となっています。年度末から本格的に就職活動を始められた学生の方も多いことでしょう。
複数の選考を効率よく進めるための Evernote 活用法をご紹介します。まずは「応募する企業ごと」にノートブックを作ります。
エントリーシートは先に Evernote で下書きを作ってから応募フォームに記入するようにします。自分が応募したときの情報を記録しておくことができ、後から他の企業に応募するときにもブラッシュアップして使うことができます。
Web サイト上の採用情報は Web クリッパーを使って保存します。リクルートサイトだけでなく、コーポレートサイトや製品／サービスサイトも、その企業を知るための情報として保存しておきます。
上場企業であれば Web サイト上で IR 情報が公開されていますので、参考資料とするのも良いでしょう。（一般株主向けの「決算説明会資料」であれば、写真やグラフ入りで比較的分かりやすく、事業内容や業績を理解することができます。）
注釈機能を使えば、PDF の編集ソフトを持っていなくても、気になった箇所に注釈を付けることができます。
※PDF の注釈機能は Evernote Premium / Business の機能となります。なお、画像の注釈機能はどなたでもお使いいただけます。
選考が始まったら、企業側とやり取りした連絡の内容を保存しておきます。企業サイトのアクセス情報をクリップしたり、採用担当者からのメールを転送して保存したりしておけば、企業説明会や面接の当日に場所や連絡方法が分からなくなってもスマートフォンからすぐに確認ができます。
「就職活動に勝つ」のテンプレートを使うと、選考に関する情報を管理しておくのに便利です。
過去のブログ記事でも、就職活動での Evernote 活用術をご紹介していますので、こちらもぜひご覧ください。
- 就活スタートダッシュのための Evernote 活用術 – 前編 – | Evernote 日本語版ブログ
- 就活スタートダッシュのための Evernote 活用術 – 後編 – | Evernote 日本語版ブログ
整理術④ 引き継ぎ資料を整理
新年度から部署や担当業務が変わる場合、準備しておかねばならないのが業務マニュアルなどの「引き継ぎ資料」の作成です。Evernote を使うと、画像入りで見た目に分かりやすいマニュアルを作成することができます。
PC で行う業務であればスクリーンショットを撮影し、先ほどご紹介した注釈機能を使って説明を付け加えます。
また、実際の現場での業務も、その場所の様子をカメラで撮影して説明を付け加えれば、テキストだけよりも格段に伝わりやすくなります。
Word や PowerPoint など、オフィスソフトでマニュアルを作る場合、画像を編集したりレイアウトを整えたりするのは意外に煩雑ですが、Evernote ならテキストを書いている延長で画像の編集も行えるので、効率よくマニュアルを作ることができます。
業務で必要なデータファイルや、ハイパーリンクなども一緒にノートにまとめておけば、情報が散らばってしまうこともありません。
引き継ぎ資料の作成は、通常業務と並行して行うのでたいへんですが、Evernote を使えば効率よく作成することができます。
整理術⑤ 新年度の目標を達成するための整理術
新年度のスタートに合わせて、新たな目標を設定される方も多いことでしょう。企業にお勤めの方は会社所定のフォーマットに記入することが多いと思いますが、学生の方や個人的な目標を管理されたい方は、テンプレートをぜひご活用ください。
「自己管理」カテゴリのテンプレートでは、計画を立てたり、習慣づくりや日々のログを取ったりするためのテンプレートが用意されています。例えば「目標進捗管理」のテンプレートを使うと、月ごとに達成内容を記録することができ、モチベーションを保つために役立ちます。
テンプレートはデフォルトでは 1 月スタートになっていますが、自由に編集ができるので 4 月スタートとすることもできます。
長い期間を通じて目標を達成するためには、モチベーションをどう維持していくかがポイントになります。ホーム画面では、選択したノートをいつでも見られるように固定表示することができるので、目標を書いたノートを表示しておき、「折に触れて見返し、初心に返る」といった使い方もできます。
モチベーションを保つために掲示しておくものは、なにも「目標」に限ったものではありません。座右の銘や、尊敬する偉人の言葉を掲示しておいても良いでしょうし、ほっと一息付けるようなペットの写真でも良いかも知れません。
固定表示されたノートの他にも、ホーム画面では背景画像をカスタマイズすることもできるので、モチベーションを保つためにお気に入りのホーム画面を作ってみてください。
桜の季節はワクワクするような高揚感がありますが、同時に、何かと忙しい時期でもあります。効率よく情報を整理し、充実した新年度のスタートを切るために、Evernote をぜひご活用ください。
