会議の効率化は、どの職場でも共通の課題なのかもしれません。参加者の数だけ人件費がかかるため、それにより発生する時間とコストに見合った成果を出すことが求められるからです。そのためには、会議の目的、決定事項や宿題事項がわかりやすく整理された議事録が欠かせません。また、議事録は時間をかけて丁寧に作り込むよりも、できるだけ早く関係者全員に共有した方が効果的だと言われています。内容の簡潔さと情報共有のスピードを重視することで、議事録を読んでもらえる確率が高まり、欠席者を含むチーム全員の認識を合わせやすくなるからです。
このような点を踏まえた運用を考えると、Evernote で議事録ノートを作成・管理する方法には多くの利点があります。読まれる議事録にするために、職場のチームで Evernote Business を利用した場合のメリットをいくつかご紹介します。
１）必要な情報を 1 つのノートに集約できる
会議の日時や参加者、アジェンダ、決定事項といったテキスト情報のほかに、関連資料となるファイルがあれば一緒に添付できます。また、会議でホワイトボードが使用された時は、スマホで撮影してノートに写真を追加しておくと便利です。
２）すべての情報を逃さず記録できる
タイピング入力では追いつかないこともあります。そんな時は、保険として Evernote の録音機能を活用すれば後から会話内容を聴き直すことができるので安心です。Evernote なら、録音しながらメモをとることができます。
３）あらゆる方法で検索が可能
ノートに書かれた文字が検索できるのは当然ですが、Evernote では画像内の文字（例: ホワイトボードの写真）も検索することができます。さらに、Word や Excel、PowerPoint などの Office 系ファイルや PDF など、会議資料として添付したファイルの中まで検索可能になります。詳細はこちら >>
４）いつでもアクセスできる
Mac や Windows のパソコンだけでなく、外出時もスマホやタブレット端末の Evernote アプリからすぐに議事録ノートを参照することができます。
５）管理が楽になる
議事録用にビジネスノートブックを作成しておけば、保管場所に迷うこともありません。また、他のメンバーも探すのに苦労しなくなります。
６）簡単に共有できる
同僚が Evernote を使っていれば、Evernote アプリ内で共有。それ以外の関係者には、議事録ノートの共有 URL をメールまたはチャットで送信。1 つのノートを全員で共有するので、常に最新版の同じノートを参照できます。共有機能の使い方はこちら >>
７）ノートでプレゼンができる
Evernote の「プレゼンテーションモード」を使えば、自分のノートをワンクリックで大画面に投影できます。ノートがプレゼン用の見やすいレイアウトで表示されるので、議事録をリアルタイムで編集しながら大画面で共有したり、発表がある場合はノートをそのままプレゼン資料として利用したりすることができます。
８）ペーパーレス会議ができる
議事録の作成と管理を Evernote で一元化するようになると、紙に印刷することも自然と減ってくるはずです。社内のペーパーレス化推進に貢献しましょう。
おまけ: 議事録のテンプレート
すぐに使い始められるテンプレートを用意しました。このノートを複製すれば、次回からも簡単に議事録ノートを作成できます。
ダウンロード方法:
- こちらのリンクをクリックすると、ノートが Web ブラウザで開きます。
- 「Evernote に保存」を選択します。
- Evernote ログイン画面が表示されるので、ログインして保存先ノートブックを選択してください。
