生産性向上

職場で複数のアプリを使いこなすために必要なこと

お客様からいただいたご意見の中に、「普段使っているデジタルツールから直接、Evernote のコンテンツにアクセスしたい」というリクエストがありました。

私たちはすぐに納得させられました。弊社がデータ分析を専門とする YouGov 社と米国で最近実施した調査結果によると、働いている人の約 65% が最大で 9 つのアプリを毎日使用していることがわかったからです。従業員が個人向けアプリやサービスを業務に使用する「BYOA」(Bring Your Own App の略)の概念が普及した今、普段使っている色々なアプリをシームレスに連携させてほしい、という声が挙がるのは自然なことなのです。

問題は、自分がいつも使っているアプリ同士を連携できない場合に、仕事の生産性が下がってしまうことです。それぞれの異なるアプリに少しずつ情報が散らばるため、必要な情報をまとめて入手することができなくなります。そして、集めた情報の断片をまとめて整理しようとすると、大量に開かれたメールやブラウザのタブ、チャットのチャンネルなどが増え続け、結果的には複数のアプリを行き来することに 40% の時間を費やしてしまうのです。

Statistics for information overload in the workplace.アプリ連携という解決策

2 つのアプリが連携すると、アプリ間での情報共有が可能になります。これにより、自社のデータを新たな方法で活用できるようになるので、お客様が所有するデータの価値も大きく高まります。

ここ数年の間に、Evernote は Microsoft Outlook、Salesforce、Google ドライブ、Slack などを含む強力なアプリとの連携を実現してきました。そして今回、もう 1 つのビッグネームが加わりました。

Office 365 の情報ハブである Microsoft Teams です。チームでチャットやファイル共有、オンライン会議を行ったり、プロジェクト管理に利用されています。Evernote for Microsoft Teams という連携により、Evernote のノートを Teams 内から直接参照して共有できるようになりました。

企業として、Evernote 社と Microsoft 社には共通の目的があります。仕事をチームでしやすくすることです。その目的を達成するために最良な方法は、私たち企業が力を合わせることでお客様のツールをもっと便利にすることでした。私たちはツールやテクノロジーが生産性を高め、それがチームの成功につながると信じています。(なお、他社と連携し共存共栄するという考え方については、先日公開したこちらのプロダクトマネージャー対談記事もぜひご覧ください。)

今回の連携により、Microsoft Teams 内で簡単に、Evernote Business のノートを共有・固定表示・編集・検索することが可能になりました。これでシームレスに作業できるようになり、情報共有もより効率的に行えます。

Evernote for Microsoft Teams の 4 つの使い方

Evernote for Microsoft Teams では、Teams アプリ上の会話を離れずに、Evernote のコンテンツを参照または共有できます。これにより、プロジェクトの立案から実行まで、チーム全体がより高い生産性を維持できるはずです。

Evernote for Microsoft Teams の便利な使い方を 4 つご紹介します。

  1. コラボレーション

    Teams のチャネル内で、Evernote Business に保存されたノートを共有して共同作業を始めれば、一瞬で会話から実作業に移ることができます。

    例えば、自分のアイデアをまとめたノートを Teams のチャネルで共有します。他のメンバーからも意見をもらいながら、チームで決めたことやその経緯などをノートに記録しておきましょう。

  2. 共有する

    ワンクリックで、議事録や手書きメモ、ホワイトボードの写真、ローカル保存された文書など、何でも検索・共有できます。

    同じ質問に何度も答えていると、貴重な時間を無駄にしてしまいます。例えば「よくある質問」が記載されたノートを Teams のチャネルに固定表示(新規タブとして表示)して、メンバー全員がいつでも簡単に参照できるようにしておきましょう。

  3. コミュニケーション

    ちょっとした会話を生産的なブレストの時間に変えることがでます。

    離れた場所にいる同僚とやり取りする機会が増えた今、常に最新の情報をチームで共有する手段を持っていなければなりません。Teams のチャネル上に Evernote Business のノートを共有することで、全員で話し合いながら仕事を進められるようになりました。

  4. 整理する

    同じ Office 365 アプリケーションの 1 つである Outlook のアドインを使えば、受信したメールおよび添付ファイルから新しいノートをワンクリックで作成し、Evernote Business の適切なノートブックに保管することが可能です。

    メールはビジネスに欠かせないツールであり、Evernote for Microsoft Teams では重要な情報が含まれたメールが受信箱に埋もれてしまうのを防ぎます。

今回の Evernote と Microsoft Teams のパートナーシップにより、同僚との会話に文脈を持たせたり、アイデアを実行に移したりして、これまで以上に効率的な共同作業が実現します。

利用を始める

チームの生産性がどれくらい高まるか、早速試してみませんか?まずは Microsoft App Store から Evernote for Microsoft Teams をインストールしてください。操作の方法につきましては、こちらのクイックスタートガイドをご参照ください。

※ 本記事は 英語版ブログ記事 の翻訳です。

Evernote Business: チーム全員の作業を一ヶ所に集約

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