インフラの発展や便利なツールの登場によって、「リモートワーク」や「テレワーク」といった言葉が、私たちのまわりでも身近に聞かれるようになってきました。
しかし「パソコンとインターネットさえあれば、場所や時間にとらわれず働くことができる」とは言われるものの、実際にやってみると、いろいろな難しさを感じることがあります。
従来の仕事のやり方は、チームメンバーが「同じ場所にいる」ことが基準になっていました。
同じ場所にいれば、すぐにコミュニケーションを取ることができ、文章で伝わりづらいことを口頭で伝えたり、ちょっとした相談を同僚にすることもできました。
また、資料は会社の棚に保管しておいたり、業務の進捗確認を毎日の朝礼・終礼で行うなど、仕事のルールや進め方も「同じ場所にいる」ことが前提になっていました。
ところが、リモートワークでは物理的に場所が離れてしまうので、場所が同じなら当たり前にできていたことでも、仕組みを整えないとうまく回りません。その結果「リモートワークをやってみたけれど、意外と効率が上がらなかった」ということが起こりがちです。
そこで今回は、Evernote を活用して、リモートワークを円滑に進めるための「仕組みづくり」のヒントをご紹介します。
Evernote を使って、離れていてもチームの情報を共有する
リモートワークでは、離れているメンバーとの情報共有が重要です。会社にいるときと同様に、同じ資料をメンバーの全員が見ることができるように仕組みを整えましょう。
Evernote の「ノートブックの共有」機能を使うと、メンバーそれぞれが使っている Evernote に自動的にデータが同期され、誰でも同じ情報にアクセスすることができるようになります。
例えば、会社の部署ごと・お客様ごと・文書の種類ごと…といった単位でノートブックを作っておき情報を集めて共有すれば、離れていても「会社の棚にある資料を見る」ようにチームメンバーと情報を共有することができます。
誰かが情報を編集したときも、その内容が自動的に反映されるので「Aさんが資料を修正したが、Bさんの手元の資料は古いバージョンのままだった」ということもありません。
また、ノートの並びを「更新日順」でソートしておけば、誰かが編集して更新されたノートが一番上に表示されるようになるので、最新の情報をすぐに見つけることができます。
このように「誰かが編集した情報がすぐに反映される」「最新の情報をすぐに見つけることができる」というのは、オフィスの棚で（アナログに）書類を管理するのと比べたときの大きなメリットです。
情報共有の仕組みをつくるのと同時に、コミュニケーションの仕組みを整えることも大切です。
例えば、プレスリリースとして社外に発表する文書を作成したとき、今までなら上司に直接持って行って、その場でフィードバックをもらい、修正を行うことができました。
こうしたコミュニケーションをメールやチャットに置き換えるのも一つの方法ですが、リモートワークでは必然的にメールやチャットの頻度が多くなるため情報がすぐに流れてしまい、後から振り返ることが難しくなってしまいます。
そんなときには、Evernote のノート上でコミュニケーションの記録を残しておくことがおすすめです。
先ほどご紹介したように「ノートブックの共有」機能なら誰かが編集した情報が自動的に反映されます。
例えば、作成したプレスリリースのノートに上司から直接フィードバックを書き入れてもらい、「フィードバックは、文字色を赤や青など別の色で書く」「修正箇所にはハイライトを入れる」というようなルールにしておけば、修正の経緯が残り、後から振り返るときも検索で簡単に探すことができます。
Evernote と他のツールを組み合わせて、リモートワークの仕組みを整える
Evernote と他のツールとを組み合わせて使うことで、さらに便利に、リモートワークの仕組みを整えることができます。ここでは、2 つの組み合わせをご紹介しましょう。
1 つ目は Gmail と Evernote。連携機能を使って、メール本文や添付ファイルを Evernote に簡単に保存することができます。
例えば、営業担当がお客様へ送ったメールを Evernote に記録しておき、営業事務担当と共有。リモートワークで離れていても対応履歴がリアルタイムに共有できるので、お客様の対応がスムーズになります。
2 つ目は Web 会議ツールと Evernote。Zoom や ハングアウト Meet など、離れていてもオンラインで会議を行うことができる Web 会議ツールは、リモートワークの必需品です。
Web 会議を行ったときの議事録を Evernote で取っておき、最初にご紹介した「ノートブックの共有」機能を使えば、会議の終了後に出席者へすぐに共有が可能。後から出席者が追記することも自由にできます。
リモートワークとは、チームワークそのもの
リモートワークが広まりつつある現在。離れていてもメンバー全員でチームワークを発揮し、効率よく仕事を進めることが求められています。
子育て中の人、家族の介護をしている人、複数の会社で仕事をしている人。私たちのまわりには、様々なバック・グラウンドを持った人たちが働いています。
リモートワークとは、単に「会社以外の場所でも仕事ができる」というだけではなく、様々な背景を抱えた人たち、様々な状況にいる人たちが「いかにチームワークよく働くことができるか」が大切なポイントになるのではないでしょうか。
みなさんのリモートワーク、そして、より良いチームワークのために、本記事が参考となれば幸いです。
