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アイゼンハワー マトリクスで効率的かつ効果的にタスクを終わらせる方法

米国陸軍で 5 つ星の元帥階級章を得た将軍であり、第 34 代アメリカ合衆国大統領でもあるドワイト・D・アイゼンハワー。紛争下や困難な状況で巧みに指揮をとり、快刀乱麻の采配で高く評価されました。彼はまた、どんなときも人とリソースを大切にしました。キャリアの中で最も苦しく、最も重要な局面においても、大きな野心を掲げ、揺るぎない前向きさを持ち続けたのです。 多くの著名人の場合と同様、この伝説的なリーダーがどのようにして独自のタスク管理方法を思いついたのかは謎に包まれています。ただ「重要なことで緊急なものはほとんどない、緊急なことで重要なものもほとんどない」という彼の格言 (英語記事) が元になっているという説があります。 マトリクスを考案したのが、アイゼンハワー本人かどうかは定かでないにしても、彼の時間管理術が優れていたことに異論の余地はありません。だからこそ、今日までこうして彼の名を冠したマトリクスが残っているのでしょう。何が重要で、何が重要でないか。それを見抜く彼の決定能力、そしてタスクを効果的に片づける時間管理能力を広く使える手法に落とし込んだのが、このアイゼンハワー・マトリクスだと言っても過言ではありません。 この手法は『7 つの習慣』の著者、スティーブン・R・コヴィー氏によって広まりました。 多数の締め切り、絶え間ないノイズ、予期しない変更に溢れた毎日において、時間管理術は解毒剤の役目を果たしてくれます。今日、ビジネスにおいても個人レベルにおいても、最も大きなハードルは、何が緊急で何がそうでないかを判断することです。このハードルさえクリアしてしまえば、先延ばししたまま未着手で終わることもなくなりますし、どのタスクに集中すべきかが明確になります。 アイゼンハワー マトリクス ためしに、今日やらなければならないことを思い浮かべてみてください。すでに作成してある ToDo リストにもたくさんタスクがあるなかで、それらをいつまでに終わらせるかどのように決めますか? この意思決定をするのに役立つのがアイゼンハワー マトリクスです。このマトリクスでは、緊急度と重要度でタスクを 4 つに分類し、それぞれのタスクをどのタイミングでいつまでにやるべきかを明確にします。 第 1 領域 – すぐにやる 分類:緊急かつ重要 ここに入るタスクはすぐに取りかかる必要があります。重要な内容で早急な対応が求められるものです。 第 2 領域 – いつやるか決める 分類:重要だが緊急ではない マトリクスの中で最も戦略的に考える必要がある領域で、長期的な目標を達成するために必要です。重要ではあるけれども、今すぐ対応しなくても平気なものがここに入ります。 第 3 領域 – 誰かに頼む 分類:緊急だが重要ではない 予期せぬ電話やメールへの対応、直前の会議依頼などがここに入ります。目に見える成果や目標に直結しないので重要ではありませんが、溜めてしまうとやっかいなタスクです。この領域に入るものは、目標達成につながりませんから、その数をできるだけ減らすようにすることが大切です。 自分の職位によっては、電話やメール、リクエストへの対応などは、他のメンバーに任せるのも良いでしょう。そうすることで、より重要なタスクに集中することができます。 第 4 領域 – 後でやる 分類:重要でも緊急でもない この領域に属するタスクは、価値をもたらさない、多くの場合時間の浪費となるタスクです。はっきり言って、ただ先延ばししている「やらなくてもいいこと」なので、ここに入るタスクや業務がある場合は、完全に止めることができないかを考えてみましょう。 好きなカラーで色分けする マトリクスを自分の好きなカラーで色分けしましょう。優先レベルが一目で把握できる色がおすすめです。 例: 赤色 = 緊急:自分ですぐに行う黄色 = 重要だが緊急ではない:自分でいつやるか決める緑色 = 緊急だが重要ではない:他の人に頼む灰色 = 緊急でも重要でもない:完全に止める 仕事でこのマトリクスと使ってみると、ほとんどのタスクが第 1 領域〜第 3 領域に入ることでしょう。そして、もっとも量が多くなるのはたいていの場合第 2 領域です。やみくもに全て取り組むより、自分の目標を設定したり、事業目標を見直したりして、長期的な成功に向けてスケジュールを決めましょう。 あなた自身にとって、自分が時間の管理人に他ならないことを忘れないでください。

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Evernote で「会議」のあり方を変える

過去 50 年の間、会議の時間と頻度は増える一方でした。1960 年代には、管理職が会議に費やす時間は週に平均 10 時間以下だったのに対し、今では 23 時間近くにもなっています (英語記事)。しかもこれには、非公式のちょっとしたやりとりは含まれていません。さらに、ハイブリッドワークが一般化してきたことで、対面での会議が難しくなり、リモート会議が増加しました。これにより数年前にはそれほど重要でなかったツールやスキルも必要になっています。しかし、格言にもあるように「ピンチはチャンス」。時代と共に進化し続ける会議のあり方に乗り遅れないように、ここで一度、自社の会議について見直してみませんか。 なぜ従来の会議が時間の無駄なのか ハーバード・ビジネス・スクールとボストン大学の研究者たちが、さまざまな業界の 182 名のシニアマネージャーについて調査したところ、65% のシニアマネージャーが「会議は自分の仕事を終わらせる妨げになっている」と回答。71% が「会議は非生産的で非効率だ」、62% 「会議でチームの結束を深めるのに失敗している」と答えています。 「会議とは人が働いていない時間だ」と言ったのはイーロン・マスク氏。彼は、関係者全員に利点のある短い意見のやりとりについては認めているものの、「自分が何の価値も提供していないことが明らかになったらすぐに会議から立ち去るか、電話を切れ」とテスラ社の従業員たちにもそう言っているそうです。「立ち去るのは失礼なことではない。誰かを留まらせてその人の時間を無駄にすることのほうが失礼だ」と。 会議の非生産性は、ハイブリッドワークによりますます顕著になっています。バーチャル会議にはさまざまな種類の技術的な問題も付随するため、時間のロスはさらに深刻です。昔からよく言われているように「メールで済むようなことは、わざわざ会議を開く必要はない」のです。 会議はどのように進化しているか ここ 10 年ほどの間に会議は大きな変貌を遂げました。それは主に、テクノロジーの進歩によりいつでもコミュニケーションをとれるようになったことが原因です。最近の傾向として見られるのは、若い世代が労働人口に加わるにつれ、最新のテクノロジーの利用が促進されていること。2016年には、ミレニアル世代は米国の労働人口の 35% を占める最大の層となりました (英語記事)。これはつまり、会議の出席者を占める割合も、この世代が多くなったことを意味します。彼らは、流動的ながらも的を射た議題を求め、事前にきっちりアジェンダを考えることを好みます。新しい世代の出席者たちは、意味、革新性、洞察に富んだ会議を求めているのです (英語記事)。 さらに、ソフトウェアやアプリといったツールが、こうした新しい会議のあり方を可能にしました。先進的な企業は、従来型の会議に見切りを付け、はるかに合理的で効果的なプロセスを採用して、新しい形のコミュニケーションに力を入れています。 エキスパートのヒント: Evernote エキスパートのニール・マックスフィールドさんはこう言います。「毎日、その日に重要だったものを振り返りましょう。一日の終わりにその日のコンテンツ(メール、メモ等)を見直して、重要なものは Evernote に保存しておきます。そして、関連するものがあれば、ホーム画面のカレンダーウィジェットを使って今後の会議の予定にリンクしておきましょう」 情報の可視化+コラボレーション=会議不要 チームメンバーがあちこちに分散し、リモートワークが一般的になるにつれ、特定の時間に全体ミーティングを設定することは難しくなりました。こうした環境で、従来型の会議を維持することは負担でしかありません。一方、必要な情報を一カ所に集約し、各々が好きなタイミングで簡単に追加や調整、意見交換を行える「非同期型」の会議では、タイムゾーンや勤務時間が異なっても、全員が等しくコラボレーションに加わることができます。 もちろんこれは、一夜にして実現できることではありません。綿密な準備と運用が必要ですし、そのための適切なツールもなければなりません。非同期型会議では、参加者全員に情報がしっかり可視化できるツールが必要ですし、誰もが意見を出せるようにするためのコラボレーション機能も必要です。しかし「的を絞った生産的な会議をする」という原則さえしっかり守れば、従来の会議に引けを取らない成果が得られることは間違いありません。 求められる成果を明確にし、そこに至るための計画を立案する 議題を準備し、チームに共有して、意見を追加するよう促す 情報をセントラルハブとなる場所に集約する 各アクションアイテムにチームメンバーを割り当て、期限を決め、各タスクで達成すべきことを定義する チームメンバー全員に、フィードバックの機会を提供する 進捗を確認する時間をスケジュールし、チームメンバーが計画通りにタスクを進めて締め切りまでに完了できるようにリマインダーを設定する 使いこなしのヒント:Evernote Teams のスペースを使えば、必要なチームメンバー全員に簡単に情報を共有することができます。また全員がいつでもノートを追加したり、必要な編集を行ったりできます。これにより効果的なコラボレーションが可能となり、無駄な会議を開く必要もなくなります。バーチャルスペースに関連するプロジェクトデータを集約しておけば、チームメンバーはいつでも、どこにいても、どのデバイスでも簡単に情報を確認したり、更新したりすることができます。 悲惨な会議はもうやめよう 会議はチーム管理に欠かせない要素の一つです。ある問題について全員の意見を一致させるのに、直接会って話し合うことほど簡単な方法はないからです。しかし、的を絞って、周到に準備された会議でなければ、好ましい成果は得られません。退屈な会議に我慢するのではなく、会議のあり方を変革することにエネルギーを注げば、どのチームにも大きなメリットがあるはずです。

議事録テンプレートで会議の生産性を高める

会議はほとんどの仕事に不可欠なもの。事実、社会人は平均して週に 25.6 回もの会議に出席しているそうです (英語記事)。しかし、これだけの会議に出席するとなると、ハイペースで交わされる情報を把握して、効果的に議事録を取るのが大変だと感じることもあるでしょう。そう感じるのは、あなただけではありません。どんなに注意力のある人でも一度に吸収できる情報量は限られています。 優れた議事録の作成は、技能であるとともに、技術でもあります。ノートを取るコツを知り、議事録テンプレートを使うことで、誰でも今より的確に情報を記録できるようになります。 議事録の重要性 議事録は、その名の通り会議の記録です。日時から、目的、出席者、決定事項、合意したアクションアイテムまで、会議のすべてを記録するもの。また成果物の締め切りやフォローアップ会議の日時なども記載します。 こうした情報を記録し、一か所に整理しておくことで、以下のようなメリットがあります。 枠組みができる:一か所に集約しておくことで、議事録がガイドの役割を果たします。全社的なスケジュールを把握したり、チームの短期計画を確認したり、責任の所在を明確にしたり。また、チームの進捗を測る物差しもなるでしょう。完了しておくべきタスクや次に取るべきステップを全員に周知できるので、次の会議の準備にも役立ちます。 時間と費用を節約できる:議事録があれば、チームが同じ議題を繰り返すことを防げます。これにより、人件費を無駄にすることなく、ビジネス上の意思決定をより迅速に行えます。また、議事録テンプレートを活用すれば、重要な論点を整理する時間も短縮できます。 法的な保護措置となる:米国内国歳入庁(IRS)、監査人、裁判所は、議事録を法的文書として認識しています。経営陣の行動をすべて記録した議事録を作成することで、万が一法的な問題に直面した場合でも、組織を保護することができます。 詳細な議事録の利点 会議の準備は、授業の準備をするのと、それほど変わりません。事前にトピックを確認し、必要な準備をして出席します。そのために会議の主催者は、数日前に詳細なアジェンダをチームに提供しなければなりません。アジェンダには、会議で話し合うトピック、会議中に参照される重要文書、会議中に投票するために参加者が事前に読んでおく必要がある企画などが含まれます。これにより、参加者は事前にトピックを把握して会議に臨めます。また、自分の考えをまとめ、積極的に話し合いに参加できるよう準備する時間も確保できます。Booqed社の調査データによると (英語記事)、社会人の 67% が、明確なアジェンダが会議の成功につながると考えていますが、それも当然のことだと言えるでしょう。 内容と同じくらい重要な書式 せっかくの議事録も書式が悪いと台無しです。社内で標準化した議事録テンプレートを用意しておけば、議事録を取るときも、後から参照するときも、どの情報がどこにあるのか迷わずにすみます。理想的なのは、以下の内容を含み、セクションごとに見出しが付けてある議事録です。 会議名、場所、日時 出席者の名前と組織内での役割 会議のアジェンダ 前回の会議の振り返り 新しい議題(決定事項、合意したアクションアイテムも含める) 動議に対する主な賛成意見と反対意見 議題にはなかったが議論されたトピック 次回の会議のためのトピック このテンプレートを、会議の前に準備しておけば、会議中はリアルタイムに情報を記録することだけに集中できます。そうすれば、後から会議中に話し合ったことや合意したことを確認し、次回の会議で何を話し合うべきか決めるのも簡単です。 使いこなしのヒント:Evernote の議事録テンプレートを、社内の標準テンプレートとして活用しましょう。会議の詳細、確認事項、タスクの担当者、決定事項、まとめを記入する欄はすでに設けられているので、後は組織のニーズに合わせてカスタマイズするだけ。テンプレートは共有可能なので、チームに配布するのも簡単です。 アクションアイテムも必ず記入 会議の生産性というのは、そこから生み出される成果によって測られます。アクションアイテムを記録しなかったり、議事録に不備があることで、企業に発生する損失は毎月 31 時間にも上るそうです (英語記事)。 ですから、会議の時間を無駄にしないために、一語一句を記録することよりも、主なアイデア、決定事項、会議中に出された懸念への対処方法など、重要な情報を記録することにフォーカスしましょう。そしてアクションアイテムを個々のタスクに落としこみ、担当者と締め切りを決定します。これにより、上司や経営陣はプロジェクトの進捗や次回の会議までに実施される変更点を正確に把握し、各会議の効果を定量化できます。 使いこなしのヒント:Evernote で議事録を取れば、参加者全員にそのまま直接共有できます。方法はノートの「共有」ボタンをクリックして、共有相手のメールアドレスを入力し、権限レベルを設定するだけ。Evernote アカウントを持っていない方にも共有したい場合は、共有リンクを作成することも可能です。さらに、タスク機能を使えば、アクションアイテムを ToDo リストとして使うことができるので、チームメンバーは自分が次回の会議までに何をすべきか一目でわかります。 自分の創造性を発揮できるスペースに 情報の処理の仕方は一人ひとり異なります。ですから、重要な情報を記録するだけでなく、自分の記憶に残りやすい方法で記録しましょう。たとえば、視覚的に情報を処理することが得意な方は、地図やベン図、四分図などをノートに取り入れることを検討するとよいでしょう。それにより、アイデアをより深く掘り下げたり、説明にしにくいトピックを上手く説明したりできます。自分にとって最適なノートの取り方を見つけてください。 使いこなしのヒント:手書きでノートを取る方が向いているという方や、マインドマップや図などを取り入れるのが好きな方は、Evernote のスキャン機能を活用しましょう。手書きのノートを簡単にデジタル化して、他の情報と一緒に安全にクラウドに保存できます。 議事録で会議の生産性を高める 毎回の会議を最大限有意義なものにするために、複雑な作業は必要ありません。詳細な議事録の作成を習慣にするだけで、チームの議論が促進され、組織を前進させることができます。また、Evernote のようなツールを活用し、議事録をしっかり整理しておくことには大きなメリットがあります。提示されたアクションアイテムがすべて丁寧に記録されていれば、会議室から出た後もチームの連携がスムーズに進むはずです。

一人で悩まないで:子供の新学期でつまずかないためのサバイバルガイド

北半球では夏が終わろうとしており、新学期をスタートさせる子供もいます。中学校から高校、高校から大学、入学など、新たな環境に挑む子供も少なくありません。子供にとっても新たな冒険に向かう楽しみと緊張が重なる時期ですが、これは親にとっても同じ。高校生くらいの年齢の子を持つ親ならば、同じ悩みを抱える人がいると知ることで少し気が楽になるかもしれないと思い、このサバイバルガイドを用意しました。ここに書いてあるヒントやコツを参考に、新学期を生き抜くための準備を着々と進めましょう。 今年度の新学期はいつもと何が違うのか これまで新学期の計画は夏の終わりの風物詩でしたが、この伝統は 2020 年から続くパンデミックによりひっくり返されました。新学期の伝統として行ってきたイベントは今では大きく異なっています。健康と安全に関する推奨事項は進化を続けており、さらなる変化が間近に迫っていることも確かなので、今年度は、新たな日常の一環として不測の事態が起こるという認識を心構えに加えておくことが最善です。不測の事態を想定し、学校生活を生き抜くための覚悟を取り入れたサバイバルガイドを以下を参考に作ってみましょう。 別の感染症の発生や類似した健康上の懸念に備える。感染症が発生した際は子供が家でリモート学習できるように準備しておきましょう。 同じ学校に通う子供の親と連絡を取り合い、情報や支援を提供する。学校で起こっていることを知らせてくれたり、家庭教師や乗り合いの送迎、勉強会、その他の共有サービスで支援してくれたりするかもしれません。 現在学校で必要な手続きや前提条件を確認する。 新年度に対して抱えている懸念や心配を子供と話し合う。 子供が変化に対応できるよう支援する 新型コロナウイルス感染症により、私たちの日常は一変しました。また、多くの点で、今も事態の収拾に努めている段階です。子供の学校が 2020 年より前の状態に戻りつつあっても、なんとなく慣れていないがために、違和感を感じることもあるでしょう。子供は子供のやり方で変化に対応するものであり、あなたの子供がどのように日常に慣れていくかは親であるあなたのみが分かることですが、「普通」に戻ったように見えても、表面では分からない葛藤を抱えている場合はありますので常に気遣いを忘れないようにしましょう。 子供が自信を持って感情を表現でき、困っているときに気軽に相談できる環境を用意しておいて、問題が起こったときに解決方法を探すのをサポートしましょう。自分のスケジュールを急に変更したり、リモート授業に備えたり、生活のパターンが乱れる可能性があることを理解しておくことも大切です。利用する予定がない場合でも、前もってリモート学習のスケジュールを設定しておくと、不測の事態による影響を抑える上で役立ちます。 健康と安全を守るための対策を導入する 新型コロナウイルス感染症が収まる気配も見られない中、新たな感染症が発生したり、季節性の風やインフルエンザといった昔ながらの「普通の」病気にかかることが増えるなど、今年度の学校生活でも体調を崩す可能性が高止まりになっています。行動制限が解除された所も多くありますが、健康と安全を守るための対策を常に念頭に置くことが推奨されています。定期的な手洗いや学校でのソーシャルディスタンスの実践、マスクの着用、外出先での保護対策など、対策の多くはシンプルなものです。こういった習慣を家庭内で維持することは体調の悪化を予防し、家族の健康を守るだけでなく、学校のスケジュールが即座に変更された場合でも毎日の生活の安定と予測可能性を維持する上で役立ちます。 使いこなしのヒント: 学校での勉強や日々の状況把握に加え、健康と安全を守るための対策を子供が覚えるのは大変です。 Evernote の詳細なチェックリストを使用すれば、健康と安全を維持するために必要な内容を子供でもしっかり理解できるよう、明確かつ論理的に提示する上で役立ちます。 共に乗り越えましょう 今年度は新学期を迎えるにあたってイライラすることが多いかもしれません。新型コロナウイルス感染症が広がってからそれほど時間が経っておらず、参考になる前例もまだ多くありません。しかし、ここ数年、私たちは人類が素早く立ち上がり、適応するのを何度も目の当たりにしてきました。状況が改善していくことを祈りつつ、不測の事態に備えることはいつの時代も役に立ちます。突然の学級閉鎖やリモート学習、新たな日常の側面すべてを説明する新学期のサバイバルガイドは困難な時代を生き抜く上で貴重な情報となるでしょう。 新学期にストレスを溜めないために 何かが変わるときは身構えてしまいがちですが、ここ数年の変化が子供の学習や成長を阻害しているとは限りません。状況は刻一刻と変化していきますが、変化と戦うための新たなテクノロジーも存在します。あらゆる困難を整理する能力を指先に宿し、困難な状況を乗り越えましょう。Evernote などのアプリを使用すれば、素早く変化に適応し、突然の変更をみんなで共有できます。2022 年の新学期を生き抜くため、使わない手はないでしょう。

習慣作りを妨げる 4 つの迷信

良い習慣を身に付けることは重要です。日常生活で必要なことを習慣化することにより、効果的かつラクに行えるようになるからです。また、大きな目標がある場合も、日課を決めてコツコツと習慣にすることで、着実に達成することができます。 では、なぜ良い習慣を身に付けるのは難しいのでしょうか。巷でよく言われてる説はいくつかありますが、実はそのほとんどが迷信に過ぎません。良い習慣を構築したいなら、役に立たない迷信を見破って振り回されないようにしましょう。 迷信その 1:習慣を作るには X 日かかる 「習慣化に必要な期間は 21 日間」だともっともらしく言われているのをよく耳にしますが、実はこれには根拠はありません。他にも 28 日〜60 日までいろいろな説があるようですが、どれも信憑性はないのです。 この迷信はどうやら、セルフイメージについて包括的な研究を行ったマクスウェル・マルツ博士の理論を誤解したことから始まったようです。博士が良い習慣を身に付けるのに必要な期間を発見したという事実はないのに、多くの人がこの説を博士に結びつけています。 確かに 21 日ルールはシンプルで覚えやすいですし、価値のある行動を 3 週間毎日実践することは役に立つでしょう。しかし実際は、新しい習慣を身に付けるのに要する期間は人によって異なりますし、その理由やモチベーションも異なります。ですから、決まった日数に捕らわれるよりも、自分にとってどうするのが一番実践しやすいかを考えましょう。そうすれば自分に合ったペースで習慣が身につくはずです。 使いこなしのヒント:どのような方法で習慣を身に付けるにせよ、Evernote のタスク機能が役に立ちます。計画を立て、期限や優先順位を決めて、リマインダーを設定しましょう。 迷信その 2:たった 1 日できなかっただけで計画が台無しになる 健康的な習慣を身につけるのに大切なのは、タイムテーブルやスケジュールよりも、一貫して実践することです。継続することで習慣が定着し、続けることがラクになっていきます。ただ、ここから「 1 日も休んではならない」という俗説が生まれてしまいました。しかし、これも単なる迷信です。 このアイデアは、「チェーンを断ち切るな(Don’t Break the Chain)」メソッドとして知られていて、毎日いくばくかの時間を新しい習慣に費やさなければならないとするものです。このメソッドは俳優でコメディアンのジェリー・サインフェルド氏に結びつけられることが多いですが、他にも有名な人の名前がよく引き合いに出されます。 ここで大切なのは「毎日続ける」ことではなく「一貫して続けること」です。一貫性がないと習慣はなかなか身につかないからです。ただ、休んだり回復したりすることも同じくらい重要です。疲れきっていたり、精神的にいっぱいいっぱいなのに、無理に続けようとすると、燃え尽き症候群になりかねません。できない日があったり、しばらく休みが必要だったりしても、自分に厳しく当たらないことです。どのくらいなら自分にできるのか把握して、自分のペースで続けられるように調整しましょう。 使いこなしのヒント:Evernote の習慣トラッカーテンプレートは、自分の一貫性や進捗を把握するのに最適です。必要なときは休みを入れつつ、自分のペースで無理なくルーティンを構築しましょう。 迷信その 3:新しい習慣はより大きなものへと発展しなければならない 目標を持つことは大切です。習慣作りをするときは特にそうでしょう。でも、覚えておいてほしいのです。習慣は実践するものであり、達成するものではないということを。 良い習慣というのは、目標に達したら終わりというものではありません。継続的なプロセスです。また、必ずしも大きなゴールにつながらなくても良いのです。そのプロセス自体にメリットがあるのですから。 大きな目標を持つことはモチベーション維持に役立ちますが、それだけにこだわることはありません。むしろ自分の進歩が分かるような小さな目標をたくさん設定しましょう。習慣にしたい行動にはどんなステップが必要ですか? どうなったら習慣が身に付いたと言えますか? 進捗がわかるようにどんなマイルストンを設定しますか? こうした具体的なことを決めて、習慣作りに取り入れてください。 使いこなしのヒント:習慣化するまでのステップをいくつかに分けて取り組むのは効果的な方法です。デイリープランナーテンプレートを使って、ステップを書き出し、各ステップの期限を決めましょう。そうすれば、その日に何をやらなければならないか、そして何故やらなければならないのかを可視化できます。 迷信その 4:古い習慣を止めないと新しい習慣を始められない 良い習慣を身に付けるためには、悪い習慣を見つけて止めなければならないと思っている人がたくさんいます。たとえば、ヘルシーな食習慣を身に付けたいと思っている人は、まずファーストフード店でランチをとるのを止める必要があると考えます。 もちろん、それも良いでしょうが、その 2 つが必ずしも関連しているとは限りません。ファーストフード店でランチを食べるのを止めたとしても、同じようなものを食べていれば食生活は改善しません。良い習慣と悪い習慣を結びつけて考えたり、悪い習慣を止めないと良い習慣が始められないと考えるのはやめて、とにかく良い習慣を始めてみましょう。そして悪い習慣は別個のものとして対処しましょう。 始めるなら今! 新しい習慣を始めるのは簡単ではありませんが、計画を立て、進捗を測ることができれば、格段に取り組みやすくなります。プランやマイルストンがあれば、新しい習慣を始めるだけときだけでなく、つまづいたときに起き上がるのもラクになります。巷に溢れる迷信に影響されず、自分のペースで良い習慣を身に付けましょう。成功の鍵は、計画と一貫性のある実践です!

デジタルカレンダーを生活の拠点に

試験に向けて勉強するにしても、分刻みでミーティングに参加するにしても、毎日すべてのタスクをこなすのは大変です。 頭の片隅にスケジュールを入れておくのが得意だと自負していても、頭の中に入れておける情報の数には限りがあります。紙のカレンダーを好む人や付箋に一生を捧げる愛好家もいますが、紙ベースのスケジュール管理では通知を受け取ることができません。キッチンに紙のカレンダーを置いておけば祝日や誕生日、ゴミの日をチェックするのに役立ちますが、外出先に携帯することはできないでしょう。 デジタルカレンダーを活用すれば、最も生産的かつ現代的なやり方でスケジュール管理できます。デジタルカレンダーアプリを更新すれば複数の端末間で予定が同期されるため、更新や変更は 1 度で済みます。通知やリマインダー機能を使用すれば、予定をすっぽかしたり、期限を逃したり、結婚記念日を忘れたりすることもありません。また、ノートやファイル、ToDoリスト、その他重要な情報を保管するアプリとカレンダーを連携すれば、大切な予定や情報を見逃してしまうことはなくなるでしょう。 カレンダーを生活の「拠点」と考えるようにすれば、時間を効率よく使う上で非常に役立つスケジュール管理ツールになります。 「拠点」を最大限に活用する方法 ツールを使うことで生活を楽にするには、使い方を間違えないことが大切。カレンダーも例外ではありません。デジタル時代を受け入れ、デジタルカレンダーを使用している人がカレンダーをチェックする頻度はどのくらいでしょうか。 アンケート回答者の 66% が常にカレンダーを開いている、21% が 1 日に数回カレンダーをチェックすると答え、残りは予定を追加または更新するときのみ開くと回答しています。 他の習慣と同様、カレンダーの管理、更新、参照を毎日のルーティンに加えましょう。この記事では「拠点」とすべきデジタルカレンダーを最大限に活用する方法をご紹介します。 時間配分に使用する 数々のタスクやミーティングでカレンダーがめちゃくちゃになっていませんか?好きなだけ予定を詰めるのはいいですが、ToDoリストの一部がチェックされないまま残るのでは困ります。次の時間配分戦略を参照してカレンダースキルを向上させましょう。 タイムブロッキングは最も基本的な方法で、1 日を複数のタイムブロックに分け、各ブロックにさまざまなアクティビティを割り当てます。色分けや太字など、一目で重要度が分かるシステムでスケジュールを管理しましょう。変わった形のタイムブロックに予定を詰めれば脳に刺激を与えることができるかもしれません。 ポモドーロテクニックは長い間集中力を保てない人々をサポートするシステムです。まず、最も時間がかかるタスク、またはすぐに片付けなくてはならないタスクを選び、25 分のタイマーをセットして各セットごとに短い休憩をはさみます。25 分のセットを 4 回繰り返した後は席を離れ、長めの休憩を取ります。 最初に「食べる」ものを決める 「カエルを食べるのがあなたの仕事なら、朝一番にそれを済ませてしまうこと。2 匹食べなければならないのなら、大きい方から食べること」 マーク・トウェイン ここで言うカエルは最も面倒なタスクのたとえです。1 日の中で最も重要なタスクや時間とエネルギーを大幅に消費する業務などがこれに当たるでしょう。そのようなタスクを最優先で片づければ、残りの時間をそこまで重要でない仕事に残しておくことができます。大きなプロジェクトを残しておいて、営業時間の終わりまで引きずるのは得策ではありません。 カエルでいっぱいの週もあるでしょうが大丈夫。最も大きいカエルから月曜日、火曜日、水曜日と順に食べていき、週末を迎えましょう。デジタルカレンダーアプリを使えば、最も大きなカエルを特定し、1 週間の計画を立てるのに役立ちます。 事業や営業でよく使用されるパレートの法則では、80% の結果が 20% の原因により生み出されるとしています。営業において、この「80/20」の法則は 80% の売上が 20% のお客様から生まれるということを意味します。これを時間に当てはめると、業務開始 20% の時間で 80% の業務を達成することになります。 使いこなしのヒント: Evernote では選択したカレンダーの予定を通知します。この機能がカエル、つまりタスクの優先順位付けをサポートし、重要なタスクや予定を見逃す(または時間がなくなる)ことを防ぎます。 不慮の事態に備えて余裕を持たせる カレンダーに空白があることはいいことです。大事な顧客からミーティングを火曜日から金曜日の午後に変えてほしいと依頼されることもあるでしょう。「申し訳ございませんが、来月の月曜日まで予定が詰まっております」と言うわけにもいきません。不慮の事態に備えて、ある程度スケジュールを開けておき、パニックを防ぎましょう。 予定を同期してまとめる 驚くべきことに、14% のデジタルカレンダーユーザが複数のアプリを同時に使用しています。カレンダーを 1 つにまとめれば、チームメンバーとのスケジュールの共有も簡単になります。チームメイトをノートやウェブサイト、チャットルームに転送することもでき、毎日の業務に関わるすべてを 1 か所から管理できます。 指 1 本で「拠点」に移動できれば、分厚いダイアリーや紙のカレンダーを持ち歩く必要がなくなります。デジタルカレンダーアプリなら、あらゆる端末からいつでもアクセスでき、ToDoリストなどのデータを別々に管理することができるため、デジタルカレンダー上に情報が散らかることもありません。 使いこなしのヒント: Evernote Professional および Teams をご利用のお客様は Google カレンダーアカウントを 5 つまで連携することができ、仕事や家族、趣味など、忙しい毎日のあらゆる側面を整理する上で役立ちます。また、有料の Evernote

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教師の皆さん、トップクラスの学習システムに必要な生産性向上ツールを持っていますか?

良き教師であるためには、効率的な情報整理とタスク管理が欠かせません。ワークフローの改善、授業プランの改良、生徒のサポートに役立つヒントをご紹介します。

実は生産性を低下させてしまう 3 つの習慣

生産性を高めることは、誰にとっても人生に欠かせないスキルのひとつです。しかし、テクノロジーの発達した現代にあっては、コンピュータを起動するだけでも、気が散る要素が山ほどあります。さらに在宅ワークやハイブリッドワークが当たり前となったことで、この傾向はますます顕著になりました。仕事の時間とプライベートの時間が複雑に入り組んでいる毎日では、自分から意識しないとなかなか集中力を維持できません。 もしあなたが十分に生産性が発揮できていないと感じていたり、日々の作業をもっと効率アップしたいと考えているなら、自分自身のルーティンを客観的に見直すところから始めましょう。自分の非生産的な習慣に気づき、それを変えようと意識することが大切です。以下では、自分でも気づかないうちに生産性を下げてしまう 3 つの習慣をご紹介します。 1. マルチタスキング vs スイッチタスキング マルチタスキングは悪いことではありません。人によってはマルチタスキングで生産性が大いに向上します。ただ、マルチタスキングを成功させるには、意識的に行う必要があります。 また、本当のマルチタスキングと、単なるスイッチタスキング (英語記事) を区別することも重要です。マルチタスキングで行えるのは、通常何も考えなくてもできるような反復的なタスクです。たとえば、テレビを見ながらセーターを編むといった具合です。あるいは、一つのタスクに行き詰まった際に一時的に他のタスクに取り組むというマルチタスキングのやり方もあります。たとえば、執筆をしていて筆が止まってしまったら、洗濯をして頭をすっきりさせたりするのがこれに当たります。 一方のスイッチタスキングとは、電話で話をしながら本を読もうとするなど、2 つのことを同時に進めようとすることを意味します。2 つの物事の間を行ったり来たりして、瞬間的に頭を切り替える必要があるため、疲れやすく集中力が途切れがちになるのです。このことは、科学的にも実証されており (英語記事)、1 つのことだけに集中した場合よりも、それぞれのタスクの完了に時間がかかることがわかっています。 自分がスイッチタスキングをしていることに気付いたら、その習慣を止めましょう。1 つのことだけに集中するか、生産的なマルチタスキングを行うほうがずっと効率的です。 使いこなしのヒント: スイッチタスキングを防ぎ、生産性を高めるためにおすすめしたいのが、ToDo リストの作成です。ただ、ToDo リストもうまく整理しないと、優先順位がおかしくなったり、タスクを詰め込みすぎたりしてしまいます。ですから、 Evernote のタスク機能を使って、やるべきタスクと関連情報を記載したノートをわかりやすく管理しましょう。期限を忘れないようにリマインダーを設定したり、重要なタスクにはフラグを付けたりすれば、抜け漏れもなくなります。 2. すべての情報を記憶に頼る 普段は理路整然と考えられる人でも、忙しいときには迷ったり忘れたりしてしまうもの。すべての情報を脳の記憶に頼るのには無理があり、覚えることが多くなればなるほど、重要なことを忘れてしまうリスクは高まります。 日時やスケジュールといった大切な情報を忘れてしまったら、当然ながら日々の仕事や生活に大きな支障が生じます。詳細を覚えておこうとする労力とストレスは計り知れず、それだけで生産性に悪影響があります。 使いこなしのヒント: 何もかも頭で覚えておこうとしないで、Evernote を使って、デバイスの中に「第 2 の脳」を作りましょう。Evernote に情報を集約しておけば、他のデバイスから確認したり、他のアプリと接続したりするのも簡単です。思いついたことを書き留めるクセがつけば、覚えておくことに労力を使わずに済むので、本当に大切なことに集中できます。 3. システム化していない 個人の生産性を高めるためには、毎日の生活を「システム」だと考えてみましょう。システムのさまざまな面は互いに関連し合い、影響を与え合っています。たとえば、収入を得るために働き、その収入で趣味のものを購入したりしますよね。生産性を高めるということは、こうしたすべての面の調和を取ることに他なりません。 これは「システムズ・シンキング」と呼ばれるアプローチで、状況をいくつかの要素に分解して、それがどのように影響し合っているかを理解した上で、解決先を考えるというものです。たとえば、週に 2 回ジムに行っていて、同じく週に 2 回食料品の買い出しに出かけているとしたら、ジムの帰りに買い出しへ行くようにすれば、別々に行うよりも、時間も、労力も、交通費も節約できます。 システムを意識して家事や生活を整理することは、生産性向上への第一歩です。自分に合った生産性メソッドを使って、タスク、スケジュール、カレンダー、リマインダーを Evernote で管理して、毎日の中で効率化できるところを可視化しましょう。 生産性を高める鍵 個人の生産性を高めるためには、悪い習慣を止め、良い習慣を構築することが近道です。どんなに複雑なシステムやたくさんの便利なアプリを使っても、悪い習慣を続けていては生産性は上がりません。一度、自分の行動や傾向をじっくり見直さないかぎり、同じ過ちを繰り返してしまうからです。 Evernote は、スケジュール、リマインダー、カレンダーをシンプルかつ合理的に管理できるだけでなく、悪習慣を特定して、良い習慣を構築・維持するのにも役立ちます。うまく活用して、集中力を妨げる悪習慣を排除し、充実した毎日を送りましょう!

暮らしをすっきり片付ける:毎日を心地良く過ごすための 4 つのヒント

普段気付くことはないかもしれませんが、モノであふれていることが人生に与える影響は、実は馬鹿にできません。散らかっていると何を探すのにも時間がかかりますし、雑然とした環境では何かに集中するのも難しくなります。身の周りをすっきり片付けるスキルは、人生の他の面においても大きく役立つので、この機会に身につけましょう。 片付けること、それはイコール人生をすっきり整理することです。片付いた環境にいれば生産性が上がるだけでなく、心と体の健康維持にも役立ちます。自分がいるスペースをきれいに保つことは、メンタルヘルスに良い影響があることがすでに実証されています。また、必要なものをすぐに探せる環境というのは、毎日をスムーズにしてくれます。 出典: Shutterstock しかも、片付けは、誰にでも行うことができます。適切なツールを使って計画を立て、一つひとつ実行してくだけで、誰でも簡単にきれいな部屋を保てます。今日はそのヒントをご紹介します。 大掃除の時間を作る 家の中をすっきり保ちたいなら、定期的に大掃除を行いましょう。隅々まで新鮮な空気を迎え入れ、今の生活にあった形に整理し直せます。また、精神的にも「リセット」することができ、これからどうすべきかや何を大切にしたいかを見直すきっかけにもなります。片付いた状態を保つには日々の努力も欠かせませんが、まず大掃除からスタートしてみてはいかがでしょう。 どのように大掃除を進めるのがベストかは、どのくらいの家の広さで、普段どのようにスペースを使っているかによって異なります。すべての人に適した方法というのはありません。普段掃除しない場所を掃除するだけで済む場合もあれば、数日かかる大がかりな掃除が必要な場合もあるでしょう。 いずれにしろ、事前に計画を立てることで、グッと取り組みやすくなります。その際は、何を行えばいいのかアクションアイテムのリストを作りましょう。そうすれば、途中で迷うことなくスムーズに作業を進められます。 出典: Shutterstock 使いこなしのヒント: しっかりと大掃除するには、チェックリストが欠かせません。大掃除で達成したいことをすべて書き出して、行うべき作業に落とし込みましょう。Evernote のタスク機能を使えば、大掃除全体の計画、スケジュール、行うべきタスクをすべて一か所にまとめられるので、やり残しもなくなるはずです。タスク機能でしっかり進捗管理して、今回の大掃除を大成功させましょう。 デジタルライフも整理する 私たちの所有物は、現実世界だけでなく、デジタルスペースにも存在しています。デスクトップ、ラップトップ、スマートフォンなどのスペースも、自宅のスペースと同じように片付けましょう。未分類のファイルや重複した文書、必要なくなった写真など、定期的に片付けないと増えていく一方です。ファイルを分類する、重複しているものは破棄する、月に 1 回バックアップを取るなど、自分なりの整頓ルールを決めて、定期的に実行するようにしましょう。長らく使ってないアプリや古くなったバックアップを削除するのもお忘れなく。 使いこなしのヒント: デジタルスペースを整理するにあたり、複数のアプリで行っていることを 1 つのアプリに集約するのも良案です。Evernote なら、情報、タスク、スケジュールをすべて 1 つのアプリで管理できるので、デジタルスペースが片付きますよ。 カバンの中も整理する 実に多くの人が「必要になるかもしれないもの」をなんでも財布やカバンに詰め込んで持ち歩いています。でも、中身がごちゃごちゃしていたら、いざ必要な場面になったときにサッと取り出せませんよね。 出典: Shutterstock ご安心ください。財布やカバンの中身を整理するのは難しいことではありません。ほとんどの財布やカバンは、ポケットが付いてたり、コンパートメントに分かれていたりすると思うので、それらを活用すれば良いのです。まずは中身を全部出して、レシートやお菓子の包み紙といった不要なものを捨てましょう。そして本当に持ち歩く必要があるものだけを、ポケットや仕切りを使って整理して入れ直します。ちょっと整理するだけで、驚くほど荷物が軽くなるはずです。 使いこなしのヒント: 財布がレシートやポイントカードでいっぱいなら、Evernote をスキャナアプリとして使用して、紙類をデジタル化しましょう。重要な紙類をスキャンしておけば、後から必要になったときにも、Evernote からすぐにアクセスできます。 手放すことを知る 誰しも、感傷的な理由でとってあるものがあると思います。それらを手放すのは心が痛みますが、何もかも溜め込むわけにはいきません。家の中をすっきり片付けるには、思い切って手放すことも必要です。何を取っておき、何を手放すかかを決めるにあたり、以下のヒントを参考にしてください。 すべてを手放す必要はありません。重要なのは、あなたにとっても意味深いものを選別することです。なんとなくとってあるものがないか確認しましょう。 簡単なものから始めて、難しいものには後から対処しましょう。簡単なものから処分していくうちに十分なスペースができて、それ以上片付ける必要はないかもしれません。 なぜとっておいているのか、自分に問いかけてみましょう。本当に思い出深いものは大切にして、使わないのに物欲だけでとってあるものは手放しましょう。 片付いていると毎日が快適 片付けと聞くと尻込みしてしまう方もいますが、手順を踏めばそれほど難しくありません。大切なのは、小さなタスクに分けて、それを続けていくこと。理想の家に向かって片付けや掃除を行っていれば、良い習慣が身につき、きれいな状態を保てるようになります。今日紹介したヒントを参考にして、必要なものがさっと見つかり、良い気分で過ごせる清々しいスペースを作り上げましょう。

子供に楽しく断捨離の仕方を教える方法

子供は散らかすもの。この事実は普遍的なものです。ただし、断捨離の仕方を教え、整理整頓された状態を保つことは不可能ではなく、定期的に実践することで習得できます。また、これを習得することで、生涯にわたって役立つ貴重なスキルを得ることができます。 しかし、これは簡単なことではありません。どんな子にも、その子なりのやり方があり、自分のペースで学んでいくものです。大人でさえ整理整頓が苦手な人がたくさんいるくらいですから、難しくて当たり前!でも嬉しいことに、子供に断捨離を教えるのは思ったより簡単です。シンプルな断捨離と大掃除を定期的に行うことで、今後の人生に役立つ整理整頓方法を子供に教えましょう。 出典: Shutterstock 断捨離って掃除とどう違うの? 断捨離は掃除とはまったく異なるものであり、子供に断捨離を教える上でこの違いは重要です。 掃除は掃除機がけやほこり払い、カウンタートップの拭き掃除などのタスクで構成されており、ものが溢れていようがいまいが行う必要があります。一方、断捨離では整理整頓に重点を置きます。次使う時に取り出しやすいよう、元の場所にものを戻し、場所を取る割に使用していないものを捨てます。 掃除と断捨離は異なるタスクであると言いましたが、この 2 つはもちろん互いに繋がっています。まず断捨離をしないと掃除はできません。カーペットに山積みのおもちゃを避けながらほこりを払ったり掃除機をかけたりするのは大変です。 多くの場合、掃除機などの重い家電や化学物質を使う大掃除に子供を参加させることはできません。しかし、おもちゃを拾い、断捨離をするというプロセスを通して掃除体験に加わってもらうことは可能です。まずは、子供たちに断捨離というコンセプトを理解してもらいましょう。掃除はその後でも構いません。 使いこなしのヒント: Evernote を使用して、大好きなおもちゃをしまうのに最適な場所など、断捨離後に子供のものをしまう場所を記した詳細なリストを保存しましょう。目で見て分かりやすいよう、 おもちゃをしまう場所の写真を撮ってノートに保存することも可能です。 寄付を提案してみる 断捨離のプロセスで最も重要なものの一つは、使わなくなったけど思い入れがあるものを手放すということを学ぶことです。この点に置いては、大人も子供と同様に、実行することが難しいことが多いですが、大人はそれほど言い訳しないものです。一方、子供はまだ学びの段階にあり、今は使っていないものの一緒に育ったおもちゃを手放すことが難しい場合があります。 出典: Shutterstock 断捨離は Goodwill などのチャリティ団体に贈る寄付ボックスを子供と一緒に作るための素晴らしい機会となります。おもちゃは捨てられず、新しいお家に行き、新しい家族に使ってもらえることを子供に説明しましょう。そうすることで、古くなった宝物を譲りやすくなるかもしれません。 使いこなしのヒント: 子供が寄付するおもちゃを分類することで断捨離を学んでいる間に、Evernote でおもちゃの内容を記録しましょう。寄付は税金の控除に貢献するため、寄付するものの明細を慎重に作成することで、確定申告の際に役立ちます。年末に慌ててレシートを集めるのではなく、寄付内容を分類しながら管理しましょう。 子供にフリーマーケットで売らせてみる 「捨てるもの」リストのアイテムに機能するものや売れそうなものがあれば、ガレッジセールを開催してご近所さんに持って行ってもらいましょう。開催する際に子供もプロセスに参加させれば、ファミリーアクティビティと活用できます。アイテムの置き場所やラベル貼り、価格の設定、看板の設置などに一緒に取り組み、子供に売り込んでもらいましょう。 出典: Shutterstock 子供に任せれば任せるほど(特に責任感が育ち始めている大きな子供では)、断捨離に熱が入ります。プロセスに参加しているという一体感や親のために役立っているという達成感に加え、要らないものを手放すことが、いい勉強になります(大きな子供にとっては売ることでお小遣い稼ぎになり、断捨離のモチベーションが上がります)。 断捨離でご褒美を与える 興味のないことを子供にやらせるのは難しいものです。断捨離に興味がなさそうな場合は、断捨離を効果的に行う方法を学ぶことに対してご褒美を与えてもいいでしょう。 ガレッジセールなら大きい子供のお小遣い稼ぎになりますが、ご褒美はお金とは限りません。お小遣いをもらえるその他の雑用と断捨離を混同しないように気をつけ、断捨離のご褒美は少しずつ引き出せるものにするとよいでしょう。ムービーナイトに見る作品を選ぶ権利やビデオゲームの時間延長など、お金がかからないけど嬉しい特典もいいかもしれません。子供にどんなご褒美があったら嬉しいか聞いてみましょう。おもしろい答えが返ってくるかもしれません。 使いこなしのヒント: カスタマイズ可能な 雑用表テンプレートで断捨離やその他の雑用を整理しましょう。このテンプレートを使えば、子供向けに断捨離リマインダーを設定でき、ご褒美までのプログレスを子供が確認できる上に、絵文字や画像で今後のステップをマーキングできます。 生涯にわたって役立つスキルを早く身につける 子供は頼めばお手伝いをしてくれますし、頼まなくてもお手伝いをしたがることもあります。忙しい親御さんにの仕事を増やしてしまうことにもなりかねませんが、断捨離で、生涯にわたって役立つ習慣を身につけるチャンスを促すこともできます。楽しさを加えつつ、今後の人生に向けて断捨離が身につくように、子供の情熱を正しい方向へ導きましょう。