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目次ノートの作り方と活用法

「欲しいノートを探し出す」という作業は、Evernote で日常的に行っている作業ではないかと思います。ノート数が少なければ目視で見つけることもできますが、ノートが増えると検索機能を使ったほうが早く見つかります。 一方、検索機能を使わないでも、欲しいノートを見つけやすくする方法があります。それは、Evernote 内のノートへのリンクをまとめて、目次のように使うという方法です。 目次はこんなときに便利 例えばこんな使い方が考えられます。 新入社員向けのマニュアルをまとめて。「まずはここを見てもらう」ノートとして使う 議事録の一覧として、過去の議事録をすべてまとめておく 旅行のしおりとして、交通機関、ホテル、旅行先で行く予定の観光スポットをまとめておく また、目次ノートにリマインダーを設定しておけば、ノートブック上部に常に表示されますので、より見つけやすいでしょう。 さらに、プレゼンテーションモードでもリンク機能をお使いいただけますので、複数のメンバーが複数のノートを使ってプレゼンテーションをする際のローンチパッドとして使うのも便利です。 ノートリンクをコピー&ペーストして目次を作る 1. リンクを作成したいノートにカーソルをあわせ、右クリック(Mac の場合は Control + クリック)でメニューを表示させ、「ノートリンクをコピー」を選択します。 2. 目次を作成したいノート上で、ペーストします。以下のように、ノートの題名をリンク名としたリンクが作成されます。 複数のノートをまとめて選択して目次ノートを作る 次に、複数のノートリンクをまとめた目次ノートを作ってみましょう。作成方法はとても簡単です。 1. 目次ノートに含みたいノートを選択していきます。Windows の場合は Control を押しながら、 Mac の場合は Command を押しながらクリックしていくと、複数のノートを選択できます。 2. ノートを選択していくと、以下のような画面が表示されます。ここで「目次ノートを作成」をクリックしてください。 3. 選択したノートへのリンクをリスト化したノート(以下のような見ためになります)が作成されます。

幅広い広報業務を効率化する方法 – スタディスト広報・朝倉さんの活用術

株式会社スタディストの広報として、コーポレート PR や マニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」の PR などを一手に引き受ける朝倉慶子さん。幅広い業務とタスクをこなすために欠かせないツールが Evernote です。なぜ Evernote だったのでしょうか。朝倉さんがどのように Evernote を活用されているのか、お話を伺いました。 入社前に Evernote と出会い衝撃を受けた ――本日はよろしくお願いいたします。朝倉さんはいつ頃から Evernote をお使いなのでしょうか。 朝倉:2015 年の 4 月からですね。ちょうど今の会社に入社した頃です。入社の前の月に Apple Store でイベントがあり、そこでスタディストの代表と Evernote の社員の方が登壇されていたんです。そこで使い方を知って、「こんな便利なものあったんだ!」と。実はその前から Evernote の存在は知っていて、アカウントも持っていたのですが、前職がそういったクラウドツールに厳しい職場だったこともあり使っていませんでした。 ――入社したスタディストが、クラウドツールの使用を認めていたということですね。 朝倉:というよりも、全員が Evernote ユーザーだったんですよ! ――えっ、それは嬉しいですね! ぜひ朝倉さんの使い方を教えてください。 スマホと Mac を連携させてレポートをリアルタイム作成 朝倉:基本はメモですね。私はメモ魔で、何でもメモしておきたいのです。広報としてサービスを誰にどんな風に届けるかを常に考えているので、頭を整理するためにも「目的・現状・案・露出イメージ」などのアイデアをメモしています。 ――書き方で決めているルールなどはありますか? 朝倉:まず、タイトルに必ず日付を入れることですね。こうすると後から見るときにわかりやすいんです。また、Evernote はテキストの装飾ができるので、大事なところは太字にしたり下線をつけたり、あとは★を付けて目立たせたりしています。それから、Evernote がすごいなと感じるのは勉強会のときなんです。 ――といいますと。 朝倉:勉強会ではメモを取るのですが、同時に記録用に写真も撮る必要があります。まず、Mac で Evernote を立ち上げて、メモはリアルタイムでノートに書き込んでいきます。同時にスマートフォンでも Evernote を立ち上げておき、写真はそちらのカメラで撮るんです。Evernote は同期が速いので、スマホで撮った写真がすぐ Mac にも反映されます。このやり方ですと、勉強会が終わる頃には写真つきの議事録が完成しているんです。 ――なるほど。写真が撮れるスマホとタイピングしやすい Mac、まさに良いところどりの方法ですね! 朝倉:そうやって作成したレポートは共有リンクを使って、社内 SNS でシェアすることもあります。会社の費用で行った勉強会のレポートの場合はなるべく社内で共有するようにしていますね。私のやり方を見て、社内でも同じ使い方をし始める人も出てきているんです。 ――私も真似したいと思いました。後から編集する手間がなく、その場でレポートが完成してしまうというのはかなりの効率化ですよね。 テンプレートの保存やタスクリストで業務を効率化 朝倉:他には、よく使うフォーマットを Evernote に入れています。たとえばプレスリリースを出す場合、毎回サービスの紹介文や会社概要を添えますよね。同じことをいちいち書くのは非効率なので、Evernote にテンプレート化した文章を入れておき、必要なときにコピペして使っています。 また、展示会に出展するときなどは、指定の文字数でサービス説明を求められるときもあるので、文字数ごとに複数パターンを用意していて、 80 字パターンや 200 字パターンなど、いくつかのテンプレートを Evernote

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メールを Evernote に保存

Evernote のアカウントをお持ちのみなさまには、1 アカウント毎にユニークな「Evernote 転送用メールアドレス」が付与されます。このアドレス宛にメールを送ると、その内容が Evernote のノートとして保存されます。 重要なメールを保存 メールアプリケーションには、重要なメールからダイレクトメール、スパムまで、多種多様な情報が届きますよね。ずっと残しておかなくてはいけない大切な事柄も、すぐに捨ててしまうような内容も同じ場所に置いてあると、本当に重要な情報を見逃してしまいがちです。   例えば 締め切りのある依頼事項 必要な書類が添付されたメール 航空券やホテルの予約確認書 など、後から必要となる大切なメールは、Evernote メールに転送して保存しておきましょう。Evernote に重要な情報をまとめておけば、検索でいつでもすぐに見つけられて安心です。 この機能は有料機能ですが、Evernote ベーシックをお使いの方も 5 通までお試しいただけます。 メール転送で Evernote に保存する際のヒント あなたの Evernote 転送用メールアドレス宛に送られたメールはあなたのアカウント内にノートとして作成され、メールの件名はノートのタイトルになります。 また、メール件名の最後に記号を追加することで、送信先のノートブックの指定、タグの追加や、リマインダーの設定もできます。 @:ノートブック 特定のノートブックに保存したいときは、@の後にノートブック名を入れます。例えば「@定例会議事録」「@リリース関連」のようにします。ノートブックの名前に空白スペースがある場合は、例えば「@Weekly Update」のように、そのままスペースを入れた状態で記載してください。@ マークとノートブック名を使って指定しない場合は、既定のノートブックに保存されます。 #:タグ タグをつけたい場合は、#の後にタグ名を入れます。例えば「#後で読む」「#経費」のようにします。 !:リマインダー リマインダーを追加したい場合は、!を入れます。また、リマインダーで日付を指定する場合は、例えば !2017/09/14 のように、スラッシュで区切りの数字で日付を追加してください。 以下のように上記の複数を組み合わせたメール件名も可能です。 [ノートの題名] ![任意オプションのリマインダー日付] @[ノートブック] #[タグ] 例えばホテルの予約確認メールを「出張」ノートブックに送信して、タグは「札幌」にする場合は、 ホテル予約 @出張 #札幌 とします。 さらに、既存のノートへの追加にも対応します。詳しくは、こちらのヘルプ記事をご覧ください。 Gmail と Outlook でメールを保存 Gmailをデスクトップの Web ブラウザ(Chrome、Safari、Opera)でお使いの方は、Web クリッパーを使って保存することも可能です。また、Windows 版の Microsoft Outlook 2010・2013をお使いの方は、Outlook から直接クリップすることができます。詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

Evernote Business で簡単にペーパーレス会議

Evernote Business は多くの職場で、紙を使わない「ペーパーレス会議」を行うために活用されています。会議をペーパーレス化するメリットとは何でしょうか?よく言われるのは、以下のようなことです。 会議資料の印刷・コピーにかかるコストの削減 資料の作成・配布など事前準備にかかる時間の短縮 資料の保管に必要なスペースの削減 資料の事前配布や持ち帰りが無いことによるセキュリティ面の安心感 資料の差し替えや議事録の共有が簡単にできるなど、操作面の優位性 ペーパーレス会議を実現するためのツールは Evernote 以外にもたくさん存在しており、ほとんどのツールではこれらのメリットをすべて享受できるはずです。それでは、懸念されるデメリットとはどんなことでしょうか? 会議専用システムの導入やタブレットの支給で逆にコストが上がる 紙のノートやホワイトボードが使えないと、生産性が下がる 新しいツールの使い方を教育するのが難しい Evernote Business を利用した運用の場合、冒頭に挙げたメリットがあるのはもちろん、これらの懸念点もすべて解消することができます。 「会議専用システムの導入やタブレットの支給で逆にコストが上がる」 既に Evernote Business をお使いであれば、あくまでその一部の機能を会議に使うだけなので、追加費用はかかりません。また、会議中は全員がモニターの大画面を見ながらプレゼンを聞き、議論に集中することを前提に設計されており、タブレット端末を 1 人 1 台持っていなくても問題無く運用ができます。 「紙のノートやホワイトボードが使えないと、生産性が下がる」 アナログとデジタルの情報が共存できるのは、Evernote の大きな強みです。慣れ親しんだツールをそのまま使用できます。紙のノートに書いた方が覚えられるという人は、今まで通り手書きでメモをとってください。会議中にホワイトボードに書き出して議論した方が効率良ければ、今まで通りホワイトボードを使用してください。後でそれらの写真を Evernote に取り込めば、手書き文字も検索可能なデータとして保存されます。 「新しいツールの使い方を教育するのが難しい」 これは最も重要なポイントではないでしょうか。ペーパーレス化すること自体が目的になってしまうと、会議の効率化はどうしても難しくなります。本来の目的を達成するには、すぐに簡単に使い始められるツールであることが必須条件です。 Evernote Business ユーザの場合、ノートをワンクリックで大画面に投影できる「プレゼンテーションモード」という機能があります。発表者はプレゼン資料を作り込んだりする手間が省けるので、とても効率的です。 操作は簡単で、例えば議事録のノートをデスクトップ版の Evernote で開き、画面の右上にあるアイコンをクリックするだけです。 Evernote for Mac の場合: Evernote for Windows の場合: (注: 右端のアイコンをクリックして「カスタマイズ」を選択し、プレゼンテーションモードのアイコンを上へドラッグすると固定表示できます。) プレゼンテーションモード アイコンをクリックすると、ノートが全画面表示の見やすいプレゼンテーションに変換されます。画像や PDF、PowerPoint などの添付ファイルも表示できるので、あとはこの画面を参加者に共有して会議を進めてください。 下へスクロールするかスペースキーを押すと、次のセクションへ移動します。 必要に応じて、レーザーポインター、背景の反転、分割セクションの調整などの機能も使ってみましょう。(詳しくはこちら) なお、このプレゼンテーションを別のモニター画面で表示している場合は、元のパソコンでノートを編集することが可能になります。つまりプレゼンテーションを共有すると同時に、ミーティングの議事録をとれるのでとても便利です。決定事項や次回への宿題などをノートに追加していくと、ほぼリアルタイムで変更内容がプレゼンテーションにも反映されます。 会議が終わったら、参加者に議事録ノートを共有しましょう。議事録を共有されたメンバーは、各自のパソコンやスマートフォン、タブレット端末からノートをいつでも確認することができます。Evernote Business の共有ノートブックを議事録の保管場所にしておけば、社内のメンバーが簡単にアクセスできるうえに、過去の議事録やその他関連情報も一緒に参照しやすくなります。

PFU 佐藤さんが実践するハイブリッドテクニック

軽量かつパワフルなスキャナシリーズ「ScanSnap」や、iPhone アルバムスキャナ「Omoidori」といったスキャナ製品を発売する株式会社 PFU。同社の製品と Evernote の相性は抜群で、ScanSnap Cloud では取り込んだ書類を自動的に分類し Evernote にアップロードする連携機能も備えています。 そんな PFU で「Omoidori」に携わり、営業だけでなく企画や PR も担当する佐藤菜摘さんは、Evernote も使いこなしており、ScanSnapと組み合わせることでアナログとデジタルのハイブリッドな仕事環境を作り上げました。 そんな佐藤さんの Evernote 活用テクニックを取材しました。 手書きでメモした紙を ScanSnap と Evernote で電子化 ――本日はよろしくお願いいたします。佐藤さんはいつごろから Evernote をお使いに? 佐藤:2013 年くらいから使い始めました。ただ、最初は登録しただけという感じで、本格的に使いだしたのはここ 1、2 年くらいです。それまで私はものすごいアナログ人間で、手帳もノートも紙のものを使っていたんですよ。 ――それがなぜ Evernote に? 佐藤:忘れ物やなくし物が多くて、せっかく手帳を使っていても生かせないことも多かったんです。何とかならないかなと考えて、Evernote を使うことにしました。 ――Evernote の使い方を教えてください。 佐藤:私、メモ魔なんです。もとはノートやらメモパッドなどあらゆる紙にメモが分散していたのですが、今は Evernote に何でも保存するようにしています。たとえば仕事について思いついたアイデアのメモです。まず A4 の紙やメモパッドにアイデアを書いて、それを ScanSnap でスキャンします。ScanSnap Cloud で Evernote と連携しているため、スキャンしたデータは自動的に設定しておいたノートブックに保存されていくというわけです。スキャンし終わった紙は捨ててしまいます。紙の枚数が少ないときは、スキャンアプリ Scannable を使うこともありますね。 紙と電子のいいところ取りをしている ――Evernote に直接メモするのではなく、紙に書いたものをスキャンするのですか? 佐藤:はい。やっぱり紙には紙のいいところがあるんですよ。たとえば図形や絵を描いたり、マインドマップみたいにどんどんアイデアを展開していくのは手書きの方が圧倒的に楽ですし、速いです。だけど、紙のままでは後から検索することもできませんし、なくしてしまったらそれまでです。なので、「紙でアイデアを形にして、それを電子化して Evernote に保存する」というやり方が私にはベストだったんです。 ――なるほど。紙と電子のいいところ取りというわけですね。 佐藤:ええ。他にも紙の方が向いている場面はあります。たとえば商談中のメモにしても、まだまだ PC をいきなり開くのに向いていない業界は多いです。そういった場合も、ノートに手書きでメモしておいて、後からスキャンというやり方は有効なんです。 ――ちなみに ScanSnap Cloud で Evernote に保存すると、ノートのタイトルはどうなるのですか? 佐藤:日付+テキストの一番上の行がそのままタイトルになります。画像だけで文字が何もない場合は日付になりますね。 タスク管理も Evernote で ――他にはどんな使い方をされていますか?

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業績アップにつなげる型と報連相の仕組づくり

この記事は株式会社ニックスによる寄稿です。 業績アップに向けた経営者や事業責任者の役割は何でしょうか?目標を設定し、アクションプランを作って PDCA を回すだけでは、その目標達成は難しいのでないでしょうか。 目標達成のための「仕組」づくり、できていますか。 私は株式会社ニックスの小池龍輔と申します。 2013 年度から IT コーディネータ協会、東京商工会議所の IT 活用専門家として、中小企業の IT 活用の取り組みを毎年 5 社ほど支援しています。 主な支援内容は Excel を活用して見積~受注~納品~請求などの定型業務を、身の丈にあったスモールスタート型で取り組む、無駄のない IT 活用で業務カイゼンを推進することです。 中小企業がコストを抑え、時流にあったクラウドツールを活用して定型業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を無くすことで、カイゼン効果を生むことができます。 しかしビジネスでもっと大切なこと、業績アップにつなげる何かが足りない!社長や事業責任者が日々思っていることがあります。 コミュニケーションとチーム力 それは「コミュニケーション」と「チーム力」です。これが足りないと昨今話題の「新しい働き方」にも取り組めません。必要なのは、根底にある継続性のある収益確保、生産性向上にむけた取り組みです。 個人でもビジネスでも必要なこと、弊社ニックスにも欠けていたことなど、今回は営業活動を例にとり Evernote Business を活用した仕組みづくりについてお話しします。 弊社では技術者も含め 2008 年から「全員営業」を掲げ取り組んでおり、定型業務以外の時流情報や顧客情報などを様々な場で共有活用できるよう社内環境を整備してきました。 ファイルサーバでの情報共有とペーパーレス推進 フリーアドレスでコミュニケーション強化 四半期毎に全社員集会を開催し、経営戦略・業績報告・事例等を共有 その結果、社内コミュニケーション密度は向上しましたが 部・課等の組織を横断した情報活用に制限がある 社外から活用しづらい 情報の有無確認に手間取る、見つけれない 肝心な情報が共有されない、業務ノウハウの属人化 結果情報が多く、現在の状況がわからない などの課題が残り営業面での弊害にもなっていたため、解決に向けてスピード感のあるビジネス環境変化に対応できるよう、次の 3 つのことを重要視しました。 ムリ・ムダ・ムラをなくすためにスピード感のある連携ができ情報共有できること 活用する人が良質なアウトプットを創出できるよう発信共有できること ノウハウや成功プロセスの共有で業務承継、短期育成につながる活用ができること これまでは部門内や特定個人でのつながり等、狭い範囲での情報共有しかできていませんでしたが、必要とする人に必要な情報を共有できる新しい仕組みとして Evernote Business を活用することにしました。 弊社では「全員営業」を掲げ取り組んでいますので、様々なプロセスでの報連相と状況の共有を優先的に考え取り組んでいます。 メッシュ型連携で必要な時に必要な情報を活用できる仕組み Evernote Business を使い始めると魔法のように業績が上がるわけではありません。Evernote Business の導入目的は協働しやすい環境を提供することであり、それが最終的に業績向上につながると考えます。 少しの運用ルールづくりと共有する情報の範囲を決める必要がありますが、スモールスタートし、チームでブラッシュアップしながら活用するとより利便性がよくなります。 例えば、商談状況(日報)は従来、定型書式に記入する方式でしたが、形式にこだわらず最低限の必要項目をメモ形式で自由に記入するようにし、それが好結果につながっています。チームで共有することで、報連相も兼ねアドバイスもすぐできます。雑談メモすることでそれがヒントになり、先輩のちょっとしたアドバイスが受注につながったこともあります。 現在弊社ではこのような好結果がでています。 顧客対応スピードが速くなり受注率が向上、同様に素早いクレーム対応で高評価をいただく 様々な成功、失敗事例に触れることで仕事の「型」が伝わり実践に活かしている(成長) 報連相が無駄なくできるようになりコミュニケーションの質が向上している 若手主導で自主勉強会が生まれ組織を横断した社員同士の輪が広まっている 様々なプロセスで発生する問題もスピード感をもって改善できるようなってきた 社内活用普及のヒント 業績向上に取り組みませんか?社長の思い、活用目的を伝え共有できると、社内での普及は一気に進みます。是非社員のみなさんに直接お話しください。 また弊社の活用事例等を含め IT

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紙をデジタル化する利点とコツ〜ペーパーレスに向けて

みなさんの周りにはどんな紙がありますか?本、雑誌、新聞、クレジットカード会社から送られてくる明細、電話代や光熱費などの請求書、そして家電製品などの取扱説明書、旅先や美術館などで集めたパンフレットや資料、ちらし…、まだまだ他にもありそうです。 限られたスペースの中で物理的に紙を保存するのは悩みの種。紙がなくなったらどれだけ家がスッキリするか、ぜひ想像してみてください。 一方で、紙の良さはもちろんあります。例えば本を読むときにページを繰る感覚や、美しいノートブックに文字を書くときの感触は、電子書籍やスマホでは味わえないものです。 つまり、紙をなくすことそのものは、目的ではありません。Evernote でペーパーレス化を進めることの 3 大メリットについて理解し、紙とデジタルのいいとこどりを進めましょう。 なくさない・すぐに見つかる 紙に書いてある情報は、目で確かめないとどこにあるか見つかりません。それどころか、どこにいってしまったかを見つけるのも一苦労ですし、最悪のケースでは紙をなくしてしまったり、紙が劣化してしまっているかもしれません。細かく分類して見つけやすくファイリングしてあったとしても、該当の書類を見つけるためには最終的に人力が必要です。 Evernote では、タイプで入力したテキストを検索できるのはもちろんですが、ノートに添付した オフィス書類、PDF ファイルや写真の中の文字(手書き文字も!)まで検索できます。つまり、紙を撮影、あるいはスキャンして写真、または PDF ファイルなどでノートに保存しておけば、欲しい情報をすぐに見つけることができるようになります。 また、Evernote はファイル形式で保存しておくストレージサービスと違い、中身をすぐに目視で確認することができます。ファイルをダブルクリックしてみて「このファイルじゃなかった」とがっかりし、次のファイルをまたダブルクリック…の繰り返しを経験したことはありませんか?Evernote なら直接中身を見ながら探すことも可能です。 どこにでも持ち運べる 大量の紙を持ち歩くのは重いしかさばるし大変です。そもそも家にあるすべての紙を持ち歩くのは、不可能といっていいでしょう。 Evernote に保存した情報は、スマホ、パソコンから、いつでもどこからでも引き出すことができます。必要なときに、いつでも見られるように、Evernote に保存しておくと便利です。 人に見せるのも簡単 一旦デジタル化してしまえば、その情報を他の人と共有するのも一瞬で終わります。Evernote は相手が Evernote を使っていなくても簡単にノートを共有することができます。 次に、実際にデジタル化を進める際のヒントを 2つ。 大事なのは紙そのものですか?内容ですか? 紙そのものが必要なのか、あるいはそこに書かれた内容・情報が重要なのかを考えてみましょう。 例えば契約書はデジタル化したからといって原本を捨てるわけにはいきません。でも、デジタル化しておけば内容を外出先などから確認することはできます。 逆に、内容や情報が重要なケースの例は、マニュアルや様々なパンフレットなどです。Evernote に一旦保存してしまえばオリジナルの取扱説明書、ちらしなどは処分できます。最近は取扱説明書やパンフレットの PDF ファイルをダウンロードできる会社も増えています。こうしたファイルを入手して Evernote に保存すれば、さらに簡単です。 お子様の絵や工作で作った作品などを保存して、後でそれをなつかしむ、といった使い方もありますね。 カメラやスキャナを活用 Evernote カメラを利用して、身近な紙をデジタル化しましょう。Evernote カメラで書類などを撮影すると、書類の隅を自動的に検出し、画像を最適化して保存します。また、ポストイットノートなら、色毎にノートブックへの振り分けを行ったり、タグを付けたりすることも可能です。 さらに、大量の紙をデジタル化したいという方には、ドキュメントスキャナがおすすめです。その利点はとにかく速いこと。そして美しくデータ化することができます。 来週は、そのドキュメントスキャナの中でも Evernote との親和性が特に高い ScanSnap を開発・販売する PFU の社員インタビューをお届けします。

チームワークを成功させる

「チーム」という言葉を聞いて、どんなことを想像されるでしょう?複数人数で行うスポーツのチーム、あるいは、同じオフィスで働く部署の仲間、といったものでしょうか。 チームは「ある同じ目標に向かって共同で仕事をする人の集まり」です。 働き方が多様化する現代では、同じオフィスで働く仲間だけがチームとは限りません。拠点間を超えて同じ業務を行う同僚がいたり、あるいは社外のパートナーやフリーランスのメンバーも含めてチームとして働いていることも多いでしょう。 それでは、なぜ「チーム」が必要なのでしょうか?チームで働く利点は、個々がバラバラに働いて得られる成果よりも、チーム全体でより高い成果を得られることです。 しかし、チームとしてより高い成果を得るためには、いくつかの重要な要素があります。チームワークを成功させるためのコツを、スポーツのチームと会社を比較しながら考えてみましょう。 役割の違いを知る スポーツチームのメンバーはそれぞれの役割を果たしています。ピッチャーとキャッチャー、バックスとフォワード、アウトサイドとインサイドなどなど。 チームのメンバーは組織の中で全く同じ種類の仕事をしている人とは限りません。会社をチームとしてとらえれば営業と経理、マーケティングとサポートではまったく違った仕事をしています。しかし、企業理念を掲げ、利益を継続的に出していくという目的を共有しています。同じ部署の中だとしても、営業には外回りの営業もいれば、オフィスでお客様からのコールに対応したり、外回り営業のサポート業務を行うのが仕事という人もいらっしゃると思います。 チームは全体としてより大きな成果をあげるために分業をおこなっています。チームとしてうまく機能するためには、他のチームメンバーの役割を理解し、適切な情報をやりとりすることが重要です。私にとっては常識でも、相手にとっては全く知らないことかもしれません。相手が理解できる内容か?専門用語・部内用語を使いすぎていないか?などを常に意識してコミュニケーションする必要があります。 個人の違いを知る ヒットを重ねていくバッターとここぞの場面でホームランを打つバッターでは、どちらが優れているということはなく、それはそれぞれの個性です。プレイヤーの特性を理解し、どんな場面でどんなバッターを使うとより効果的なのか?を考えるのは監督の役割でしょう。 会社組織でも同じです。ベテランから新入社員まで、能力や経験の差もさまざまですし、もちろん性格も違います。どんな仕事を誰に頼むのか、どんな伝え方をすればいいのかはマネージャの腕のみせどころです。 もちろんチームメンバー同士も、相手の性格を考えた上で、どんな伝え方、どんな頼み方をするのがいいのか?を考えると、より仕事がうまく回るようになるでしょう。 情報を共有する 相手チームの弱点を分析すること、自分たちのチームの状況を把握することは、勝負の重要なカギとなります。そしてこの情報はチーム内の全員が見ることができる状態にしておく、そして全員がそれを理解することがとても大切です。 チームとして働くメンバーとは、できるだけオープンに情報を共有しましょう。意外と同じようなことをしていたり、過去に別部署で行なっていた施策が参考になることもあります。また、たまたま見かけた情報が新しいアイデアにつながることもあります。 Evernote Business を使えば、普段から共有を意識することなく、チームメンバーと情報をシェアできます。 例えば、ビジネスノートブックに自社や競合他社、業界のトレンドに関する Web をクリップしたり、新聞や雑誌記事の写真を撮影して入れたり、市場のトレンドを全員とシェアしたり(相手チームの弱点を分析)。各拠点にいるスタッフの日報をビジネスノートブックに入れておくことで、各地の最新状況や同僚の仕事が分かったり(自分たちのチームの状況を把握)。 また、Evernote のコンテキスト機能により、内容が関連する同僚のノートを表示してくれたり、関連するニュースが表示されたりします。自分では発見できない情報を気づかせてくれる可能性があります。 例えば、あるテーマのセミナーの企画書を書いていたら、過去に別の部署が行なった同テーマのセミナー企画書が表示されたり、客先への提案書のドラフトを書いていたら、その企業に関する重大なニュースが表示されたので、提案書に生かせる、といった使い方が考えられます。 ルールを守る 最後に、ルールを守ることはスポーツでも仕事でも基本中の基本です。一旦チームでルールを決めたら、きちんと守って気持ち良く仕事しましょう。 ただし、仕事のルールは、状況に応じて柔軟にアップデートすることも必要となります。変更したいルールの提案をチームメンバーで議論できるノートブックを作り、新しいルールを作っていくのもよいでしょう。

Outlook の予定表と連携してモバイルをもっと便利に

パソコンを開かなくても、スマートフォンさえあれば外出先で仕事をこなせる時代。ツールをうまく使いこなすと、さらに便利になります。 カレンダーアプリはお使いですか?急な予定変更にもいつでも対応でき、重い手帳を持ち歩く必要がなくなるスマホ上のカレンダーアプリはとても便利です。その一方、予定に関連する情報はカレンダーアプリだけで管理することはできません。書類のありかをリンクで貼ってあったりしませんか? Evernote のリマインダー機能を使うと、連携カレンダーアプリにその内容を表示させることができます。 Outlook の予定表と連携 Outlook では、Evernote で期日を設定したリマインダー付きのノートを、予定表に表示させることができます。Outlook 上でノートの中身を確認できます。ノートに添付された画像や各種ファイルを閲覧したり、ノートの内容を変更したい場合は、ここから Evernote で開くことができます。 設定方法 まず Outlook の設定アイコンをタップし、「予定表アプリ」をタップします。 リストの中から Evernote を選択します。 Evernote との連携のため、Evernote のユーザ名(またはメールアドレス)とパスワードを入力して Outlook との連携を承認します。 連携が終わったら、実際にリマインダーが予定表に表示されるのを確認してみましょう。 まずは、Evernote でノートにリマインダーを設定してみましょう。リマインダーを設定したいノート右上のオプションボタンをタップし、「リマインダーを設定」をタップします。 日付を設定するのをお忘れなく。そして、完了をタップすると、リマインダーがセットされます。 それでは、Outlook の予定表を見てみましょう。リマインダーを設定したノートのタイトルが予定表上で確認できます。 予定表上のボックスをタップするとノートの中身など詳細も見られます。また、「Evernote で開く」をタップすれば Evernote から該当ノートを開けます。

外出先からでもあなたの情報をすぐに共有

「今すぐプロジェクトの資料が欲しいのでメールで送ってくれない?」といった依頼を、外回りの出先や出張中に受けたことはありませんか?パソコンを持っていてもそれを開ける状況でない、あるいはすぐにネットに繋げられる状況でない、ということもありますよね。 普段から Evernote にすべての情報を入れておけば、パソコンを持ち歩かなくても、簡単にスマートフォンでノートやノートブックを共有することができます。 以前「ノート共有とノートブック共有の使い分け」の記事ではデスクトップでの共有方法をご紹介しましたが、今回はモバイル環境での共有方法をご紹介します。 簡単なノート共有方法 誰かにノートを見せたいとき、その相手が Evernote を使っているかを意識せず、簡単に公開する方法です。公開リンクをコピーし、メール・チャットアプリなどに貼り付けて、共有したい相手にお知らせください。 iPhone・iPad 版の場合 ノート上部右寄りの「共有」アイコンをタップします。 「リンクをコピー」をタップします。 Android 版の場合 ノート右上の「共有」アイコンをタップします。 「別の方法で共有」下に表示される「共有用リンクは無効です」をタップします。すると、共有用リンクが有効となり、共有用リンクをどのように使うかを選ぶ画面が表示されます。メールアプリやチャットアプリにそのまま送ることもできますし、「クリックボードにコピー」を選べば、お好きなところに貼り付けることができます。 より高度な共有方法 閲覧権限のほか、編集権限、あるいは、他の人をノート・ノートブックに招待できる権限を付与することも可能です。 iPhone・iPad 版の場合 上部のドロップダウンメニューから共有したいノートブックをタップして開き、ノートブック表示右上のオプション(点線)ボタンをタップします。 「ノートブックを共有」をタップします。 Android 版の場合 ノートの共有は、ノート右上の「共有」アイコンをタップします。 ノートブックの共有は、左側のメニューからノートブックを選択して、共有したいノートブックのオプション(点線)ボタンをタップします。 開いたダイアログで「共有」をタップします。 上記の操作により、共有したい相手の名前・メールアドレスを入力し、共有権限を選択するダイアログが表示されます。画面の指示に従って、操作してください。