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スマートフォンやタブレットを使っている Evernote ユーザにとって、自分のノートにいつでもアクセスできることは必須条件だと言えます。最近はインターネットに繋がらない場面も多くはないかもしれませんが、それでも移動中や外出先で電波が一時的に届かなくなったり、飛行機の機内や海外の渡航先などでインターネットが利用できないことはあります。 Evernote の「オフラインノートブック」機能を使えば、いざという時に必要なノートを開くことができない、といった問題も未然に防ぐことができます。（注: オフラインノートブックは、Evernote プラス・プレミアムの機能です。） オフラインノートブックの仕組み 通常の場合、モバイル版の Evernote アプリではノートの中身の情報は端末に保存されていません。見たいノートを一覧から選択してタップすると、そのノートの中身がダウンロードされて閲覧可能になる仕様です。一方でオフラインノートブックでは、指定したノートブックに含まれるノートがあらかじめ端末上にダウンロードされ、いつでも開ける状態で保管されます。オフライン時にノートを編集した場合は、インターネットに次回接続した際に自動同期されます。 オフラインノートブックの活用例 この機能はどんな時に役立つのでしょうか？これまで、たくさんのユーザの方から活用法を教えていただいてきました。その一部を改めてご紹介します。 出張で海外に行く前に、持ち物リスト、ホテル・訪問先までの交通手段、現地の連絡先、外貨両替所の場所などの必要な情報を保存 タブレット端末のデータ通信量を最小限に抑えるために、よく使うノートだけをオフラインノートブックで管理 海外旅行中に高額なデータローミング料金を払わなくてもいいように、ホテルの予約確認メール、現地で使える言葉のフレーズ集、行きたいレストランや観光地の地図、自分のパスポートのスキャン画像などを保存 早見表（例: 年号、単位換算）や最寄り駅の時刻表など、必要な時に瞬時にアクセスしたい情報を保管 営業先でよく見せる、写真のたくさん入ったノートや PDF ファイルなどを、あらかじめダウンロードしてタブレット端末上に保存 通勤電車で電波が途切れやすい区間でも快適に読めるように、オフラインノートブックを作って Web クリップした記事をストック 緊急時の備えとして、家族や同僚の連絡先、避難経路、防災グッズの使い方手順などを常時保管 いかがでしょうか？オフラインノートブックは出張や旅行などの「旅」にとても人気ですが、それ以外にも役に立つ場面がたくさんあります。ネットが使えずに困った経験や通信速度が遅くて不便に感じることがあるという方は、ぜひ一度お試しください。 設定方法 iPhone（または iPad）の場合: 1. 「アカウント」タブを開きます。 2. 設定 > ノートブック > オフラインノートブックを選択します。 3. オフラインで使用するノートブック（複数可）を選択します。 あるいは、 1. 画面中央上の「すべてのノート」をタップし、一覧からノートブックを選択します。 2. 画面右上のオプション（点線）ボタンをタップし、「オフラインでも使う」を選択します。 Android 端末の場合: 1. ホーム画面左上のメニューアイコンをタップします。 2. 「ノートブック」を選択すると、ノートブックリストが表示されます。 3. 画面右上のオプション（点線）ボタンをタップし、「オフラインノートブック」を選択します。 4. オフラインで使用するノートブック（複数可）を選択します。 注: ノート数が多くノートブックのサイズが大きいと、ダウンロード完了までに時間がかかります。ダウンロードが完了するまではオフラインで使用できませんので、ご注意ください。

8 月に入りましたが、今年の夏休みはすでにとりましたか？お盆の時期に会社全体で休みをとるというケースもあると思いますが、そうでない場合は「自分が休んでいる間になにか問題が起きたらどうしよう？」という不安を持たれる方もいるでしょう。 しかし、それではリフレッシュのためにとった休暇が台無しです。そんな不安なく思いっきりバケーションを楽しむための方法をまとめてみました。 普段から共有して、引き継ぎの負担を軽減 夏休みや長期休暇は通常計画的にとるものですから、事前に準備したり、誰かに引き継ぎをする時間をとったりできます。一方、突然病気になったり怪我をして働けなくなることも、絶対に起こらないとは限りません。 このため、休みの前に慌てて作成するのではなく、普段から業務手順書のようなものを作っておくとよいでしょう。Evernote は文章のほか、他のノートや Web サイトへのハイパーリンクを追加したり、写真や画像、ファイルなどを一つのノートにまとめられますので、分かりやすい手順書作りに持ってこいです。詳しい方法は、こちらの記事をご覧ください。 また、どういった仕事を抱えているかや、その進捗状況をチームメンバーに共有しておくことをおすすめします。 特に小さい会社、部署では「この仕事をするのはあなたしかいない」ということが起こりがちです。根本的な解決として、誰か一人しか知らない、できない、といったことは日頃から減らしていくことが重要です。 引き継ぎはポイントを明瞭に あなたにとっては勝手知ったる単純作業かもしれませんが、休み中に肩代わりを頼まれる側にとっては、普段やり慣れない仕事をしなくてはならず大きな負担になるはずです。相手の立場に立って、引き継ぎ内容を考えましょう。 たくさんの情報を伝えたくなるのは山々ですが、「これだけやれば大丈夫」ということを、明瞭に伝えるようにしましょう。 「どこ」にあるファイルをアップデートするのか、「誰に」送るのか、「どんな」項目が必要なのか。そして、フォーマットは？ファイル名の命名ルールは？など、できるだけ具体的に説明することが大切です。テンプレートなどがある場合は、シェアしておきましょう。 絶対にやらなくてはいけないこと以外は、休暇前、あるいは休暇明けに自分で処理するようにしましょう。 「覚えていられるかな？」「メモをとり忘れていないか」といった不安を相手に抱かせないよう、口頭で依頼するだけでなく、後から確認できる文書として残しておきましょう。 実際の引き継ぎ内容については、過去にこんなブログ記事をご紹介しました。 産休前の引き継ぎ不安を解消！1 ヶ月で新人に業務を引き継ぐまで 休暇前、仕事の引き継ぎを Evernote で 休暇中どうしても助けが必要な場合は 「自分のデータはすべてパソコンに入っているので、休みの間に問題が起きたときのためにパソコンを旅行に持っていく」ーそんな方もいらっしゃるでしょう。Evernote をスマートフォンにインストールしてあれば、パソコンを旅先に持って行かなくても、いつでもどこでも仕事の情報にアクセス可能になります。緊急の用件で電話がかかって来た際でも、データさえ手元で見られれば、すぐに指示を出して実際の作業はオフィスにいる同僚に対応をお願いすることも可能です。 そのためには日頃から Evernote を使っておくと便利です。また、Evernote Business をご利用なら、会社の同僚、チームとの情報共有がより簡単になりますので、「あのデータを送ってください」といった依頼は格段に少なくなるはずです。 行動がチームを変える みなさんにも不明瞭な引き継ぎのため不安に陥った経験があるかもしれません。あなた自身が率先してより分かりやすい引き継ぎを行うことで、周りの人たちもきっとあなたに感謝し、次の引き継ぎ時の参考にしてくれるはずです。気持ち良く休暇をとるため、休暇中に余計な心配をしないためにも、普段から備えておくのが大切です。

これまで Evernote 日本語版ブログでは、たくさんのユーザの方に Evernote の活用方法を伺ってきました。では、そんな Evernote 日本法人で働く社員自身は、どんな風に Evernote を使っているのでしょうか。今回はマーケティング・広報担当、間島ゆかりの活用法をご紹介します。 一つのノートで日々の ToDo を管理 ――マーケティング・広報という業務は、とても幅の広いお仕事ですよね。 間島：はい。こういったインタビュー記事の企画・進行や、SNS 投稿の企画、メディアの取材対応、イベントの運営・レポート、雑誌やネットメディアで出た記事の分析など業務は多岐にわたります。 ――その中で Evernote をどのようにお使いなのでしょうか。 間島：主な使い方の一つが ToDo 管理です。別の専用アプリをいろいろと試してみたのですが、どれもしっくりこなくて、それなら普段から使っている Evernote のチェックリストでやってみようと思いました。使ってみると、自分には Evernote が合っていました。 ToDo で使うノートは一つだけです。これをショートカットに設定して、すぐに見られるようにしています。 前日の夜、または朝の通勤中に「今日やるべきタスク」をチェックボックスと一緒にメモしておき、終わったらチェックをつけておきます。チェックをつけたタスクは、その日の仕事終わりか、帰りの電車で消してしまいます。 そして翌日はまた、やるべき仕事を書き込んで、終わったらチェックをつけて移動して……の繰り返しです。 締切はまだ先だけど近い将来やらないといけないことは、同じノートの下の方にリスト化しておき、締切が近づいたら「今日やるべきタスク」に移動して同じように消化していきます。 特に重要なタスクはボールドや赤字にして目立たせるなどの工夫もしています。 ――過去の ToDo を残さずに同じノートに上書きしていくというのが面白いですね。 間島：ノートがやたらと増えてしまうのが嫌だったのです。ToDo を後から見返すことはしませんし、いかに効率よくいろいろなことを面倒なく管理できるかを考えて今のやり方にたどり着きました。 取材での広報素材のやりとりは公開リンクを活用 ――ToDo 管理以外ではどんな使い方をされていますか。 間島：広報素材の管理にも使っています。メディアから問い合わせを受けた際、会社情報やロゴなどを先方に送ることがあるので、最新のものを Evernote に入れて管理しています。 Evernote でしたらファイルの形式関係なく入れられますし、「この画像は何なのか」という簡単な説明を加えておくこともできます。最新の会社概要、代表の略歴、写真、ロゴ画像、使用規定などを「広報素材」のノートブックにまとめておくと便利です。 たとえばロゴの場合は、このノートの公開リンクを先方に送るだけなので、とても楽ですよ。 これがメールですと、重い写真はクラウドストレージで、テキストは添付して……と素材ごとに送り方を変えなければならず、かなり面倒です。 それに Evernote の公開リンクでしたら、途中で素材が更新されても問題ありません。メールの場合は相手がダウンロードしたものは更新できないので、もう一度送る手間がかかりますよね。 ――過去の素材は残してあるのでしょうか？ 間島：Archives というノートブックがあり、もう使わなくなった素材などはすべてそちらで保管しています。 こうしたノートブックには社員全員が参加しているので、仮に私以外の者が素材を必要としたときでも、私を通さずにすぐ対応できるのです。 ――雑誌などでは記事の確認や校正で何度も相手とやりとりしますよね。 間島：PDF で送られてきた記事をチェックするのですが、修正は Evernote の機能を使って直接 PDF に書き込んでしまいます。文章で指定するよりも、ページに直接書き込んだ方がわかりやすいのです。 そして、そのまま Evernote の公開リンクをメールに張って先方に送ります。もしロゴなどの素材が必要でしたら、それも一緒に入れて返しています。 “連絡”と”それに伴う作業”の両方を一つのアプリで完結できる ――ブログのインタビュー記事の進行管理ではどのように Evernote を使っているのでしょう。 間島：インタビューでは先にヒアリングをして大まかな回答をいただくのですが、それをノートにまとめておき、ライターさんなどの関係者とノートを共有しています。インタビュー本番では、同じノートに受け答えなどを記録しながら、音声の録音も行います。こうすれば、後日改めてライターさんと取材メモを共有する必要もありません。 ――雑誌やネットメディアで出た記事の分析にも Evernote

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「ポートフォリオ」と聞くと、資産運用や、デザイナーの作品集を思い浮かべる方もいるかもしれませんが、教育の現場でポートフォリオが注目されています。 教育界での「ポートフォリオ」は、学習の過程で作成したレポートや作文、答案用紙のほか、活動の様子を収めた動画や写真などを保存する方法のことです。こうして残した記録により、後で振り返ることができ、そこから良い点、改善できる点を自ら発見する、客観的に自分を捉えることができるのが利点とされます。 Evernote Business を活用して eポートフォリオに取り組む学校もありますが、個人でもすぐに始められます。今年の夏の自由研究は、Evernote を活用してすべてを記録してみてはいかがでしょう。 観察日記に 例えば朝顔、カブトムシ、金魚などの観察日記を Evernote につけてみましょう。スマートフォンやタブレットで Evernote カメラを使って写真を撮るとともに、気づいた変化をメモしていきます。 植物・動物の生態を図鑑などで調べたり、仲間の品種について調べたり、関連情報もEvernote にどんどんまとめていきます。 音を記録することもできますから、虫の鳴き声などを残すことも可能。また、手書きノートもカメラで撮影すればすぐに取り込めますから、タイプをするのが苦手でも記録に残しやすいと思います。 資料を集めてまとめる 住んでいる地域の歴史を調べたり、博物館や美術館に行った報告をしたりするときは、たくさんの情報を元に作成することになると思います。 文字、写真・画像、音声、ファイルなど様々なデータをまとめられる Evernote を駆使していきましょう。 スマホ・タブレットなどのカメラを使うのはもちろんですが、大量の資料をデジタル化するには、Evernote と連携するスキャナを使うのもよいでしょう。 情報をクリップする スマートフォン・タブレットのブラウザで見た Web ページを Evernote に保存するのは簡単です。 iPhone・iPad の場合 ウェブページをクリップするには、ブラウザで共有アイコンをタップし、共有先として Evernote を選択します。メモを加えられるほか、保存するノートブックも選べますし、タグも追加できます。 まずは、共有アイコンをタップしてみてください。ブラウザによって表示される位置が違いますが、以下のようなアイコンが共有アイコンです。 共有アイコンをタップすると、以下のように表示されます。 アプリのアイコンが並んでいる部分をスクロールさせて、Evernote のアイコンを探してみてください。もし Evernote のアイコンが現れない場合は、以下のように設定してください。また、Evernote を頻繁に使う場合は、アイコンの並び順を変更することもできます。Evernote アイコンが表示される場合は、以下のクリップ方法にお進みください。 設定方法 1. 共有アイコンをタップして、並んだアプリのアイコンの一番右側までスワイプすると、「その他」のアイコンが表示されますので、それをタップします。 2. Evernote をオンにします。これにより、共有アイコンをタップしたときのアプリアイコンに Evernote を追加できます。並び順を変更できますので、Evernote を頻繁に使う場合は上のほうに移動させてください。 3. 右上の「完了」をタップします。ブラウザから、再度共有アイコンをタップして、Evernote のアイコンが表示されるか確認してみてください。 クリップ方法 クリップしたい Web ページがあったら、ブラウザの共有アイコンをタップし、Evernote を選択（タップ）してください。すると、メモを加えたり、ノートブックやタグを選択できる画面が表示されます。必要な変更を加え、保存してください。もちろん、なにもせず、そのまま「保存」をタップしてすぐにクリップすることもできます。あとはバックグランドで Evernote へ保存されます。 Android の場合 特別な設定は必要ありません。Chrome でウェブページをクリップするには、保存したいウェブページを開いた状態で、ブラウザのオプションメニューをタップし、ページの共有に表示された Evernote アイコンをタップするだけです。なお、ブラウザによって表記方法や共有方法が若干異なります。「ページを共有」をタップしてから「Evernote に追加」をタップする、といったブラウザもあります。 なお、Evernote に保存する際に、保存するノートブックを選択したい、タグを追加したいといった場合は、保存が完了する前に、象アイコンの丸い緑色ボタンをタップしてください。ここで、ノートブックやタグを選択できます。