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もうすぐ新生活をスタートさせるみなさんを応援する、新生活応援ブログを掲載中。今回は便利な Evernote プレミアム機能をご紹介します。 — みなさんの新生活での生産性向上を加速する Evernote プレミアム機能として、コンテキスト機能をご紹介します。 コンテキスト機能とは？ コンテキスト機能は、新しいノートを作成中あるいはノートを閲覧中に、そのノートに関連すると思われるノートやニュース記事などを自動的に表示する機能です。 Evernote では検索機能を使ってノートを探すことができますが、ノートが多くなればなるほど、自分でも忘れていた情報があるはずです。 「こんな情報がありますが、お忘れではありませんか？」 「もしかしたらこの情報が参考になりませんか？」 そんな”できる”専属秘書がやってくるイメージがコンテキスト機能です。忘れていたものを思い出させてくれたり、また新たな気づきを与えてくれたりします。 日経電子版の情報も 自分のノートだけでなく、ノートの内容に関連すると思われるニュース記事も表示します。 日本語を主にお使いのみなさまには、「日本経済新聞 電子版」の記事をはじめ、日経 BP 社の「日経ビジネスオンライン」「ITpro」「日経テクノロジーオンライン」「日経アーキテクチュア」の記事を表示します。 Evernote Business なら、同僚のノートも Evernote Business のユーザの方は、Evernote Business に参加する同僚が作成した関連ノートも表示されますので、チームの他のメンバーが行なっている作業などの関連情報も発見することができます。 表示・非表示の選択も可能 コンテキストは広告ではありません。コンテキストの表示の全体をオン・オフすることができるほか、ノート、記事、人の表示について、それぞれの表示について設定することも可能です。 コンテキスト表示のオン・オフは、Windows では、「ツール」メニューから「オプション」を選び、ノート＞コンテキストのオプションで設定します。 Mac では、「Evernote」メニューから「環境設定…」を選び、「コンテキスト」で設定します。 また、どの関連情報を表示するかも設定できます。アカウント設定で「コンテキストの参照元」を選択してください。

外出時はスマートフォンさえあれば何でも Web で調べられますが、正しい情報を探し当てるのに時間がかかってしまうこともよくあります。もしそれが手帳の付録にあるような、年号や単位の計算、冠婚葬祭の決まり事といったあまり変化しない情報なら、早見表を Evernote に入れておくと便利です。 サンプル 1: 西暦と和暦と干支 役所や銀行、税務署などで手続きが一時的に増えた時などに。 「西暦の下 2 桁 + 12 = 平成の年号」といった簡単なメモをノートに書き足すこともできます。 履歴書を何枚も書かなければいけない時は、入学・卒業年の早見表も用意しておきましょう。 ＊画像をタップして Evernote に保存を選択すると、ノートを保存できます。   サンプル 2: 寸法や重量などの単位換算 紙の手帳に付いてくる「度量衡換算表」ほど幅広く網羅しなくても良い時は、自分が欲しい情報だけを保存。単なる早見表というのではなく、覚えやすいような例もメモしておくと便利です。 留学を前に、自分の身長と体重をアメリカの単位で把握しておきたい 仕事で海外のお客様と取引する機会があり、相手が言う商品サイズの目安がすぐに分かるようになりたい 某レストランがオンス (oz) 表記で宣伝しているステーキの重量を、グラムで知りたい ＊画像をタップして Evernote に保存を選択すると、ノートを保存できます。   サンプル 3: 買い物に役立つ情報 自分が欲しいものという意味では、さらにピンポイントに絞り込んだ情報を Evernote に入れておきたいこともあるかと思います。 例えば、家電製品の買い替えで家電店を訪れるなど、一時的に必要になる情報でもかまいません。 あるいは、海外の通販サイトでよく買い物をする人が、商品が自分のサイズに合っているかを調べたい時に。   必要な情報をいつも手元に Evernote なら自分にとって必要なデータだけを集めて、関連するメモや URL なども自由に追加できます。また、スマートフォン、タブレット、パソコンとどの端末からでもアクセスできる点が紙の手帳との違いです。その場でサッと取り出したい情報を Evernote に保管しておけば、いざという時に役立つはずです。

この記事はシステムフォレストによる寄稿です。 システムフォレスト Evernote 認定コンサルタントの吉田 恵です。 昨年妊娠が分かり、今年の 4 月からいよいよ産休に入ります。産休を取るのも、また 1 年近く仕事を休むことも初めてなので、長期休み前に何から手を付けていいか、正直分かりませんでした。マイナビウーマンのとあるコラムでは「職場の女性が産休・育休を取る時、不安に感じること」の第 1 位に「仕事の引き継ぎがしっかりできているか？」とありましたが、真っ先に私もその不安を感じました。とくに営業を担う私にとっては、社内業務で行うことがたくさんあります。見積もりの作成や報告書の提出、注文書の作成、受注後のシステムへの入力、お客様情報の引き継ぎ・・・挙げればきりがありません。 お腹の子のためにもストレスを溜めないように、極力後任担当者へ時間をかけずに引き継ぎをスムーズに行えないかと考え、まず引き継ぐ業務の情報を Evernote にまとめました。 なぜ Evernote で引き継ぐ業務の情報をまとめたのか？ Evernote がもし無かったら、引き継ぎは口頭での説明と Office ツール（Excel・Word 等）で資料を作成していたと思います。しかし、以前あるプロジェクトを後任者へ引き継いだ際に、十分にかつスムーズに伝わらなかった経験があります。口頭では自身が説明していたつもりでも相手が忘れてしまったり、Office ツールを使って資料を作るにも引き継ぎの期間内に作成する時間がありません。 以下は、以前 Excel で作成した業務プラン。作成に 1 週間ほどかかりましたが、文字ばかりでほとんど読んでもらえませんでした。 Excel でこのように資料を作るとなると、マス目の広さが気になって修正を繰り返すことになります。しかも Excel 自体を使いこなせていないので、機能を駆使して資料を作成するにも時間がかかります。また、文字だけの情報になってしまい、読むに耐えない資料になっていたかもしれません。 文字以外の情報が引き継ぎの際に重要！ Evernote は文字だけの情報に終わらないので、より分かりやすく指示を伝えられます。引き継ぐ業務は以下のように簡単にまとめました。 作成は 10～15 分ほどで完了。Excel だったら 1 時間・・下手すると 1 日かかっていたかもしれません。 Excel と口頭だけではなかなか伝わりにくい「誰に・何を・どのように」という指示が、Evernote では画像や Office データを貼り付けて説明できるので、毎回口頭で説明せずに済みます。 また、スクリーンショットやすでにある資料を活用することで作る手間を削減でき、見る側にとってはより理解しやすいものになります。 お客様情報は顧客管理システムの担当を変えるだけ 会社では Evernote と連携できる顧客管理システム Salesforce を利用していたため、お客様との過去のやり取りは、この情報を見てもらうだけの指示で済みました。 Salesforce は Evernote と連携させることが可能で、Salesforce 上で Evernote のノートを見ることができるように設定できます。例えば Evernote に記載したお客様との打ち合わせ議事録や提示した資料などを Salesforce のお客様情報でつなげておくことができます。情報を閲覧するのにあちこち見て回る必要がなくなるわけです。 ワークチャットでの共有でさらに的確な指示を実現 引き継ぎの時間があまり取れない場合には、作成した資料をワークチャットで共有しておけば、時間が空いた時に確認してもらうことができます。 ワークチャットを使うと、ノートやノートブックを共有しながら会話できるので、非常に効率的です。

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毎年春と秋は、展示会が多く開催される季節。特に、企業向けに製品・サービスを提供している B to B の企業にとっては、この時期に集中してリソースを割くというところも多いのではないでしょうか。特に、展示会を取り仕切る部門の方々は、山のような ToDo をこなしつつ突発的な作業にも対応しなければならず、忙しさはピークに。 1 つ 1 つの作業をミスなくこなし、展示会を成功に導くために、できるだけ作業の手間は減らしたいもの。そこで今回は、Evernote Business を使って効率よく展示会の準備を行う方法をご紹介したいと思います。 書類も議事録も、必要な情報は Evernote Business に集約 展示会への出展が決まったら、まずはチームメンバーで共有する共通のノートブックを作成します。ここに、展示会への出展に関するさまざまな情報を集約していきますので、チームメンバーとも意識合わせをしておきましょう。 ノートブックを共有する方法についてはこちら まずは、ミーティングの議事録。展示会の準備を進めるにあたって、社内外の人と何度もミーティングをすると思います。Evernote ならミーティングをしながら議事録が書け、終わったらそのノートを簡単に共有。まとめ直して、書類をメールに添付して…という作業はいりません。しかも、社外の人など相手が Evernote Business のアカウントを持っていない場合でも、ノートに固有の「共有リンク」を教えることで、相手はいつでもノートの最新版が閲覧できます。 ノートを共有するさまざまな方法についてはこちら 次に、さまざまな書類。展示会への出展申込書からレンタル品・電気供給・インターネット回線の申請書など、提出しなくてはいけない書類はたくさんあると思います。原本は取っておくとしても、いざという時サッと確認するためには、やはりデジタル化しておきたいもの。そこで、スマートフォンの Evernote で書類を撮影。画像内の文字も検索できるので、必要なときは検索ですぐに見つけることができます。 制作物のチェックは PDF に直接描き込むことで素早く、正確に 来場者に配布するパンフレットやチラシ、ブースに掲示するパネルなど、展示会に欠かせないのは制作物。多くの場合、社外のデザイン会社、広告代理店などとのやり取りを重ねて、作り上げていくと思います。この制作物のチェック、みなさんはどうやっているでしょうか？もし、「メールの文章だけで伝えている」「プリントアウトしたものに赤入れし、スキャンしたものをメールで送っている」という方は、Evernote を使うことで、もっと正確に、手間なく伝えることができます。 「この部分とこの部分を入れ替えて」「このイラストをもう少し大きく」といったことを、PDF や図形に直接描き込み。テキストだけでなく、矢印や直線、図形なども使って視覚的に伝えられるので、作業の手戻りが少なくなるはず。修正後は、相手にそのままノートを共有すれば、指示出し完了です。 また、展示会では会社のロゴ入りのノベルティを配るというところも多いでしょう。Web サイトやカタログなどをざっと見て、良さそうなものはノートブックにどんどん溜めていくのがおすすめ。ウェブページは Web クリッパーを使うと、ワンクリックで保存できます。このウェブクリッパーは、展示会後の打ち上げのお店候補を探すのにも便利な機能です。 「ここを見れば安心」というノートで事前準備を万全に 準備が終盤に差し掛かると、「ブースデザインの最終版はどれだっけ？」「打ち上げのお店はどこだっけ？」など、社内から質問を受けることも多くなると思います。また、自分自身もどこに何の情報があるのかが一目で分かった方が、作業効率が上がるはず。そこで、大切な情報がまとまった「ここを見れば安心」というノートを作ることをおすすめします。 Evernote のノートには、このようにテキスト、リンク、Office ファイル、画像などを一つのノートに見やすくまとめておくことが可能。 また、ノート間がつながるノートリンクを使えば、一瞬で別のノートに移動できます。この機能を利用することで、このようにまとめノートをスッキリと見せることができます。 上記 2 つのノートは同じまとめノートですが、ノートリンクを使うか、使わないかでレイアウトが大きく異なってきます。お好みに応じて使い分けてみてください。このまとめノートを関係者と共有しておくと、「最新情報はここを見ればいい」という場所ができ、安心してそれぞれの作業を進めることができます。 展示会、イベント準備で大切なのは、コンテンツ作りや集客などの部分。この部分にリソースを投入できるよう、情報の保存・検索・共有には Evernote Business をうまく活用してみてください。

もうすぐ社会人になるみなさん、また、大学に合格して学生生活を始めるみなさん、そして、4 月から新しい職場に転勤になるみなさん。4 月は多くの人にとって新しい節目を迎える時期といっても過言ではないと思います。 そんな新生活シーズンを、Evernote を使ってもっと効率的にしてみませんか？ これまで Evernote を使ったことがない、使ったことはあるが挫折してしまった、という方でも大丈夫。実際の活用例、便利な機能を 4 月までの間、集中的にご紹介していきます。 第 1 回目の今日は、引越しでの活用法です。 — この春、進学や就職で新生活が始まるというみなさん、おめでとうございます！これからどんな経験をするんだろう、どんな人と出会うんだろうと考えると、ワクワクしてきますよね！その一方で、環境の変化に不安はつきもの。たとえば、煩雑な作業が多く、ストレスになりがちな引越し。今回は、引越しにまつわる不安やストレスを減らすために、Evernote を活用する方法をお伝えします。 1. 物件探し 引越しを決めたら、多くの方がまず不動産サイトに希望条件を入力して、物件の絞り込みをすると思います。気になる物件に出会ったら、Web クリッパーを使って Evernote にページをどんどん保存していきましょう。Web クリッパーを使うと、ページ内のリンクも生きたまま保存されます。そのため、「この物件にお問い合わせ」や「メールでお問い合わせ」をクリックし、そこから問い合わせをするといったことも可能です。 お使いのブラウザに対応した Web クリッパーを入手 » （注: Internet Explorer 版の場合は、Evernote for Windows と一緒にインストールされます。） 不動産屋さんに行くと、候補となる物件の情報は紙でもらうことが多いですよね。こうした紙の情報は、なくさないうちにドキュメントカメラで撮影して、Evernote に保存しておくのがおすすめ。Evernote は、写真や画像の中に書いてある文字も検索対象になるので、あとから地名や駅名などで探したいときに便利です。 また、追加の物件情報が、後日メールで送られてくるということもあると思います。そんなときは、メールをそのまま Evernote に転送。メールに添付された PDF ファイルも一緒に保存できるんですよ。さらに、メール件名に「@引越し」と @ マークとノートブック名を入力すると、指定したノートブックにそのまま転送することも可能です。 2. 下準備・内見 物件が決まったら、次は引越しまでにやることを整理。先日公開したこちらのテンプレートをカスタマイズして、やることをリストアップしてみましょう。 引越し準備リスト【テンプレート】をダウンロードする >> 入居前の内見では、床やカーテン、クローゼットなど、主要な部分の寸法を測っておくのを忘れずに。図面にそのまま書き込む、寸法だけメモしておくのも良いのですが、あとで見たときにイメージしづらいですよね。そこでおすすめは、現地で撮った写真に直接寸法を描き込むこと。Evernote の注釈機能を使うと、一目で分かりやすい形で記録しておくことができます。 そして、内見が終わったら家電や家具の購入を検討し始めると思います。今の家から何を運び出すか、新しく何を買うか、リストにまとめておくと良いでしょう。 購入すると決まったら、商品探し。ネットでも店頭でも、「これ気になる」というものを見つけたら、Web クリッパーや Evernote のカメラ機能を使って、保存しておきましょう。こうしておくと商品の比較も簡単ですし、たとえば「この前ネットで見たあの家電を買おう」と思ったとき、保存済みのノートからすぐに購入できます。もし買いたいものを Amazon で探す場合は、特別なフォーマットで保存が可能です。チェックボックスの選択・非選択で、保存したい項目を指定して、保存してみてください。 3. 荷造り・引越し当日〜 さて、いよいよ引越しの日が近づいてきました。荷ほどきのときに「あれ、どこにしまったっけ？」と探し回る時間はできるだけなくしたいもの。そこで、ダンボールに番号を振って、その番号を付けたノートに箱の中身を書き出しておくという方法があります。この方法は、引越しのときだけでなく、家のものを整理・整頓するときにも使えるので、ぜひ試してみてください。 そのほか、以下のものを Evernote に入れておくとあとで役立つと思います。 家などの契約書 引越しの見積もりや領収書 購入品のレシート、注文確認メール 家電などの取り扱い説明書 引越し先のゴミ出し表 引越しは一大プロジェクト。仕事や日常生活と並行して進めるために、省ける手間はできるだけ省きたいですよね。今回ご紹介したヒントが、少しでもみなさんの引越しに伴う不安やストレス軽減に役立つとうれしいです！

Evernote の使い方は人それぞれ。真っ白いノートだからこそ、どんなふうにでも使えるのが長所ですが、一方で初心者の方は「どんなふうに始めたらいいのかわからない」と悩まれる方もいらっしゃるようです。 そういった方におすすめなのが、他のユーザなどが作成した Evernote のノートテンプレートを使ってみる方法。ブログ「第0版 PCとインテリアが好きなアラサー独女の雑多なブログ」ではブロガーのとみーさんが作成されたおしゃれでかわいいテンプレートが取り揃えられています。 長野県在住の OL であるとみーさんは、なぜ Evernote のノートテンプレートを作ろうと思われたのでしょうか。また、とみーさんご自身はどのように Evernote を活用されているのでしょうか。お話を伺いました。 どのデバイスからも使えて保存容量無制限なのが魅力 ――まずはとみーさんが Evernote をお使いになったきっかけから教えてください。 とみー：もう結構前のことですが、あるまとめサイトに「おすすめソフト」の一つとして載っていたことが知ったきっかけです。気になって調べてみたら、メモ帳でもあり、画像やウェブページも保存できるということで、これはいろいろなことに使えそうだなと思って始めました。 ――どんなところに惹かれたのでしょうか。 とみー：一番の魅力は、どのデバイスからでも使えるということでした。当時学生だったのですが、自宅だけじゃなく学校の PC からでも使えるので、いちいちデータを USB メモリに入れて持ち歩かなくていいのがよかったですね。 ただ、最初はそこまで使いこなせなくて、卒業研究や日々のメモなどを保存していたくらいでした。しっかり使うようになったのは、ここ 1 年くらいです。ミニマリズムに目覚めて、書類を減らしたいと思ったのです。取扱説明書などをスキャンして保管しておく場所が必要になったので、保存容量が実質無制限の Evernote が向いていると思いました。 Evernote テンプレートを作った理由と思い ――とみーさんは、とても素敵なテンプレートをブログで公開されていますよね。そもそもなぜ Evernote のテンプレートを作ろうと思ったのですか？ とみー：Evernoteってシンプルですよね。それが良い点でもあるのですが、自分らしさを出したかったり、気分によって着せ替えするようなイメージで色分けができたらな、と思い作成しました。 色があると、どのノートを開いているのか瞬時に判断できるメリットもあります。当初は自分のために作ったのですが、共有リンクという機能があることを知り、ブログを通じて皆さんに配布できたら便利じゃないかと考えて配布することにしました。 ――「見出し」や「災害備蓄品リスト」、「レシピブック」といった実用的なテンプレートから、「おつきあいノート」「3 行日記」のような、とみーさんならではのユニークなテンプレートまで多彩ですね。 とみー：ありがとうございます。いつも「どういうテンプレートがあったら便利かな」と考えながら作っています。 とみーさん作成のテンプレート一覧はこちら 自宅にあるものをデータベース化して生活の効率化を実感 ――ところで、とみーさんご自身は、普段 Evernote をどのように活用されているのでしょう。 とみー：スキャンをメインにして使っています。小さな紙でもたまっていくとかさばりますし、それをスキャンして Evernote に保存することで、紙は必要なくなり情報をスマートに保管できます。 レシピサイトのレシピを自己流にアレンジして、それを保存したりもしています。「この前作った料理、おいしかったからまた作ろう」と思ったときに、その都度レシピを探す手間が省けます。味も家庭によって違うことがあるので、自分なりの配合を見極めながら Evernote に保存して日々の料理に活用してます。 他に保存しているものとしては、お薬手帳、救急箱の中身、給与明細、年賀状、取扱説明書、Web ページなどです。 Web クリッパーを使って昔、mixi で書いていた日記や、かわいい画像のまとめサイトなんかを保存しています。ブラウザブックマークでもいいのですが、膨大な量になるし、検索もできないので Evernote が向いていますね。 それから、救急箱を見える化しておくと、同じ薬を買ってしまうことがなくなるのでおすすめです。調味料や洋服なども今後は見える化していきたいですね。給与明細は、時間がたったときに見返して、初任給からこれだけ上がったぞ！とテンションを上げるために保管しています（笑）。 ――ご自宅にあるものがかなりデータベース化されそうですね。 とみー：社会人になってから在庫管理の仕事に携わっているので、自宅もつねに在庫管理したいというのはあるかもしれません（笑）。 ――Evernote を使ってみてよかったこと、効果を実感されることはありますか？ とみー：まず、ものが減りました。紙類はスキャンすれば捨てられますし、先ほど言ったように救急箱の中身がわかるので、外出先でも常備薬があるかを確認することができ、「あの薬まだあったかな、とりあえず買って帰ろう」ということがなくなりました。 また、Evernote に入れたマイレシピをローテーションで回すようにすることで作業効率が上がり、料理を作る速度が上がったと思います。毎日仕事もあるのでなかなか時間がとれないのですが、そんな中でも弁当や夕飯などが効率よく作れるようになったと実感しています。 ――今後、やってみたい Evernote の使い方はありますか？ とみー：写真のテンプレートを作って、アルバムみたいに使えたらと思っています。1 年ごとにアルバムに写真をまとめて、友人と共有できたらいいですね。

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