Posts by Evernote

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 年の瀬も近づき、この 1 年を振りかえる時期になりました。それと同時に、新たに迎える年への目標設定が毎年の恒例であるという方も多いのではないでしょうか。 ただ、毎年の目標は立てても、多忙な日々に追われ、達成できずに断念してしまったという場合も少なくはありません。達成するための手段として、来年の目標は Evernote に記憶させてみませんか？ ビジネスとプライベートの目標を一つのツールに 皆さんは、プライベートの目標、ビジネスの目標と別々に管理をしていますか。企業で取り組む場合、何かしら達成目標が明確にありますが、個人の場合は、プライベートとビジネスを明確に区別するのは少々難しく、目標のためのタスクをどのように管理すれば自分にとって把握しやすく有益なものになるのかも悩みますね。 たとえば、手帳をプライベートとビジネスで分ける、クラウド上のカレンダーでアカウントを分ける、あるいは、自分の頭の中だけに整理している場合もあるかもしれません。 多忙な日々を送っているから、なるべく一つのツールで整理したい。そんな時は、あらゆる情報を自由な形で保存できる、Evernote が最適です。目標を確実に行動に落とし込み、達成するためには、目標に関連する情報を Evernote に記憶させて、必要なときにやるべきタスクを思い出しましょう。 目標をまとめたノートとノートリンクの作り方 では今年の目標をどのように記憶させるか、例えばこんなやり方はいかがでしょう。 1. 新しい年の目標を入れるノートブックを作る まず、例として「2017 年目標」というノートブックを作成します。 2. 目標をまとめたノートを作る そのノートブックの中に、ノートを一つ作り、プライベートとビジネスのそれぞれの目標を書き出してみます。 Evernote の表を活用して、大まかに分けることにより、自分の目標の全体を把握しやすくなります。ビジネスは必ずしも会社の目標ではなく、仕事に関連した個人的な目標でも良いでしょう。 3. 各目標を達成するための詳細情報は別ノートに作る 「2017 年目標」ノートブックに、さらに各目標に対応した個々のノートを作成し、その中では、必要な細かい情報（記事、写真、資料等）を入れていきます。例えば TOEIC 試験なら、試験日、それまでに勉強する教材、英会話スクールの情報など、タスクリストやファイルを保存しておきます。 4. 目標をまとめたノートと、各目標の詳細ノートをリンクさせる 各目標の詳細ノートを右クリックし、ノートリンクをコピーして、まとめたノートにリンクをしていきます。リンクを貼り付けておけば、検索しなくてもクリックするだけでノートの詳細を確認できるので便利です。 リマインダーで未来の自分を呼び出そう 一度決めた目標を達成するためには、やるべきことを思い出すのが重要です。そのため、ノートにリマインダーを設定しましょう。 1. 目標を意識するべき日付にリマインダーを設定する 目標達成に向けて必要なのは、プロセスづくりでもあります。なにをいつまでにやるか、自分が行動すべき日にリマインダーを設定することで、目標達成へのタスクを呼び出し、実行に移す後押しをしてくれます。リマインダーは各目標の詳細を書いたノートに設定するのが良いでしょう。 2. チームで共有したノートブックではメンバー全員にリマインドされる ノートブックを共有すれば、ビジネスの目標をチームで共有することも可能です。またそのリマインダーは、共有した全員に通知されるようになります。 通常の Evernote でも個別にノートブックを共有することは可能ですが、Evernote Business ではチーム全員に一斉に共有することが可能なので、企業で同じ目標を達成するために最適と言えるでしょう。またそのノートブックは個人ではなく企業に残りますので、毎年積み重ねることで、どのような目標を持ってやってきたのかが一目瞭然となります。 以上のように、プライベートとビジネスの目標を、年末年始の時間を使って Evernote に記録してみてはいかがでしょうか？きっと新しい年が充実したものとなるはずです。 新しい年の目標をチームで共有したい、という方には Evernote Business がおすすめです。お申込みは、Evernote の Web もしくは NTTドコモのビジネスプラスから。ビジネスプラスでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、企業でのスモールスタートにおすすめです。

Evernote のノートに表を挿入できるのはご存知ですか？ 表の挿入 ノート本文を編集中に上部に表示される書式ツールバーで「表」のアイコンをクリックすると、最大 6 × 6 の表を選択して、表を挿入できます。また、表のプロパティ…を選択すれば、行数・列数や色を自由に選択してから表を挿入することもできます。 Evernote for Windows・Mac では、表の挿入後に表をカスタマイズすることも可能です。 列・行を増やす・減らす 最初に表の列数・行数を指定できますが、後から変更したいこともあると思います。 変更したい列、あるいは行で右クリックして、メニューを表示します。「表」を選択すると、列を左（あるいは右）に挿入、行を上（あるいは下）に挿入、列または行（または表全体）を削除のメニューが表示されます。 色・太さの変更 また、Mac 版 Evernote では、罫線の色・太さや、背景色が変えられます。 変更したい表の上で右クリックして、メニューを表示します。「表」を選択し、「表のプロパティ」を選択してください。 表の枠の色、太さが決められるほか、背景色も自由に選択できます。 表の枠の色を白にすれば、段組表示のように使うことも可能です。

人生の最も幸せな瞬間である結婚式。その舞台裏を支えるウェディングプランナーの仕事は、接客や企画、外部との調整、予算・進行管理など多岐に渡ります。特に、一人のプランナーが終始担当する場合は、同時進行で複数のお客さまの進行状況を把握して、作業を進めていかなくてはなりません。 そこでポイントになるのは、いかに効率的にかつミスなく進められるか、ということ。今回は、私自身が見聞きしたことをもとに、ウェディングプランナーの仕事で Evernote Business を役立てる方法をお伝えしたいと思います。特に、自由なスタイルの演出ができる、小・中規模の式場にお勤めの方におすすめなので、ぜひ参考にしてみてください！ 議事録を共有し、作業ミスや対応の遅れを防止 まず、お客さまごとにノートブックを作りましょう。お客さまの個人情報を保管しているデータベースは別にあるかと思いますが、Evernote Business は定型化できない情報（紙、写真、イラストなど）を保存しておくのに最適なので、併用することをおすすめします。 お客さま別ノートブックには、打ち合わせの議事録を保存。結婚式の当日を迎えるまでに、一組のお客さまと何度も打ち合わせを重ねて、細かいことを決めていきますよね。いつ何を提案したか、どんな要望があったか、次回までの ToDo と作業進捗を一つのノートにまとめていきましょう。また、締め切りの ToDo を含むノートにはリマインダーを設定すると、忙しいときでも「うっかり忘れてた！」ということがありません。 自分が接客や外出をしているときに、お客さまから問い合わせの電話がある場合も多いと思います。そんなとき、別のスタッフが対応することになっても大丈夫。Evernote Business 内の議事録を見れば進行状況がすぐに分かるので、その場ですぐに回答することができ、ひいてはお客さまの満足度アップにもつながります。 ノートブックには、紙類をスキャンしたものも入れましょう。たとえば、お客さまからお預かりしたプロフィールシートや招待状・フォトアルバムの申込書などの各種提出物。さらに、引き出物やプチギフトが決まったら、ギフトカタログの商品掲載ページもカメラで撮って保存しておくといいでしょう。これで必要なとき必要な情報にすぐアクセスできるので、「あの資料、どこ行ったっけ？」と探し回ることがなく、作業の無駄がなくなります。 過去の知識・経験を活用し、オリジナルのプランを提案 演出の自由度が高ければ高いほど、お客さまが希望するテーマや雰囲気に合わせて、内容を細かく提案していくことが必要になります。「自分たちらしさを出したい、けど具体的な案が思い浮かばなくて…」というお客さまも多いと思いますが、そんな時こそ、プランナーの腕の見せどころです！ そのために、過去に自分が担当したユニークな結婚式や、Web サイト、雑誌で見つけたさまざまな結婚式のイメージを、共有のビジネスノートブックに保存しておきましょう。この蓄積されたイメージと、事前にヒアリングしたお客さまの理想の結婚式のイメージを組み合わせることで、オリジナルの結婚式プランが提案できます。多くの業務を抱える中、リサーチや企画を毎回一から行うのはとても大変なので、過去の知識や経験をなるべく生かすようにするといいでしょう。 このほか、装花やメイク、司会、写真撮影などを委託している業者の情報も、共有ノートブックに保存。過去の仕事ぶりやお客さまからの評判はどうだったかなどを一緒に書き込み、定期的に見返すことで、サービスの質の維持・向上にも役立ちます。 無駄な作業を省いて、大事な作業に時間を費やす サービス業はどこも競争が激化しています。ブライダル業界でも、次々と新しいサービスが出ているだけでなく、結婚式場以外の場所で式を挙げたり、あるいは式を挙げないという方も増えています。そんな中、「選ばれる式場」になるために必要なのは、情報を保存・検索するための手間を省いて、「お客さまと向き合う」という大事な作業により多くの時間を費やすことではないでしょうか。 では最後に、モチベーションが上がる Evernote Business の活用法をご紹介したいと思います。Evernote Business は、基本的にはチームで使うものですが、自分だけしか閲覧できない「非公開ノートブック」を作ることができます。そこに、お客さまからの感謝の言葉や、もらった手紙・ハガキなどを保存しておきましょう。モチベーションが下がってしまったときにこっそり読むと、きっとパワーが湧いてくると思います！

今年も年末掃除の季節がやってきました！ Evernote ブログで紹介した記事を参考にこれまでも掃除をしてきた、という方もいらっしゃると思いますので、過去のポイントをおさらいしつつ、新しいヒントもご紹介します。 アナログの掃除 日々溜まっていく机の上の紙類、そしてキャビネットにあふれる書類。書斎にしろ、オフィスにしろ、空間は有限です。 また、単純にスペースが足りなくなるのはもちろんですが、「あの領収書、どこに行ってしまったのだろう？」と書類の山をかきわけて探すといったことも往々にして発生します。 まずは分類する まず考えるのは、当然ですが、必要か、必要でないか。ここは線引きが難しいところもありますので、「必須・必要かも・全くいらない」でよいと思います。 『必須なもの』は、様々な契約書、請求書、領収書や、現在進行中の仕事に関係する書類など。家庭でいえば製品保証書などもこれにあたるでしょう。『必要かも』は、古いプロジェクトの資料や展示会・勉強会などの資料など。家庭でいえば製品取り扱い説明書・マニュアルの類い。『全くいらない』は興味のない分野のダイレクトメールなど。 次に考えるのは、必要なのは、書類そのものか、その中にある情報・内容か？ということ。 前者にあたるのは、契約書・領収書などどうしても物理的に保管せざるを得ない書類。後者にあたるモノは、プロジェクトの資料や取説・マニュアルなど。 この 2 つの軸を中心に、捨てる・捨てない、デジタル化する・しないを決めていきましょう。 デジタル化して、カンタンに見つける また、紙を最終的に処分するにしろ、しないにしろ、Evernote に入れておけば、あとで見つけるのがカンタンになります。Evernote は添付した写真の中にある文字まで検索が可能だからです。「必須」「必要かも」の書類に関しては、すべてデジタル化しておくことがおすすめ。 数が多い場合は、ドキュメントスキャナなどを使えば大量にスキャンできますし、もっと手軽にデジタル化したいという方はスマートフォンで Evernote カメラを活用しましょう。 デジタルの大掃除 物理的な場所をとるわけではないとはいえ、膨大な量の情報があちらこちらに保存されていると探すのも一苦労。読まなくなったメールマガジンは解除したりすることで入ってくる無駄な情報の量を減らし、保管場所を決めてすぐに取り出せる仕組みを作りましょう。 メールを整理 仕事でのやりとりの間に、大量のメールマガジンが混じって、邪魔だなと思うことはありませんか？フィルタやルールを活用して、メルマガ専用のフォルダを作成するのはいかがでしょう。また、この機に、読んでいないメールマガジンを整理するのもいいかもしれません。 また、メールを Evernote に簡単に保存する方法をご存知ですか？Evernote プラス・プレミアムのユーザは、メールを転送するだけでノートとして保存する Evernote アドレスをご利用いただけます。必要なメルマガの受信メールアドレスを Evernote アドレスにしておけば、自動的に Evernote に保存されていきます。 また、大切なメールは、日頃から Evernote に転送して、保存しておきましょう。また、ブラウザで Gmail をお使いの方は、Web クリッパーで保存するのも簡単です。 ブックマークを整理 プロジェクトが終了したり業務範囲が変わったりしたために見なくなったウェブサイト、閉鎖された、あるいは更新頻度が落ちたためあまり見なくなってしまったブログのブックマークがそのまま残っていたりしませんか？ブックマークを編集して、すっきりさせましょう。 また、ブックマークは便利ですが、「後でもう一度読もうと思っていた記事がなくなっていた」という経験はありませんか？役に立つと思った記事は、記事そのものを Web クリッパーで保存する習慣をつけておけば、前述のような後悔もなくなります。 Evernote を整理 必要な情報を保存しておく Evernote も、さらに使いやすくするための整理をしてみては。 メモのような小さいノートを結合（マージ）して、一つのノートにしてはいかがでしょう。 ノートブックを整理して、自分の並べたい順に表示されるようにしましょう。ノートブック名の頭に数字を使う、”_”のような記号を使う、といった方法もあります。また、ノートやノートブックをショートカットに追加して、自分にとって見やすいサイドバーを作るのもよいですね。

住宅の建築やリフォームなど、生活に欠かせない「衣食住」の一つを担う建築業界。これまでは、どちらかといえば IT とは縁遠い業界だったといいますが、人手不足に悩まされていることもあり、IT 化による業務の効率化が急速に進みつつあります。 長野県南部を中心に地元密着型で事業を展開する井坪工務店も、IT 化を推進する企業の一つ。特に Evernote Business の導入により、それまでの様々な課題が一気に解決できたのだとか。どんな活用方法をされているのか、なぜ Evernote Business だったのか。同社の代表取締役である井坪寿晴さんにお話を伺いました。 井坪工務店が抱えていた 3 つの課題 ――本日はよろしくお願いいたします。まずは Evernote Business を導入するきっかけを教えてください。 井坪：Evernote Business を導入するまで、弊社はいくつかの課題を抱えていました。まず営業資料の保存方法がルール化されていないことによる営業機会の損失です。誰かが資料を作って保存しても、それが個人の PC だと他の人は活用できません。紙で印刷して保管しても、一部の人しか場所を知らないため、もう一度同じような資料を作ってしまうこともありました。 また、業務内容を報告する際、担当者と上長の間で認識にズレができることがありました。たとえば担当者はお客様への初回提案時の内容を上長に報告するのですが、口頭ですと言い方の問題でうまく伝わらなかったりすることもあるのです。 三つ目は業務効率が悪いと感じていたことです。現場からの連絡に対応する際、状況がわからず、確認や対応にどうしても時間がかかっていました。現場にある資材も把握できないため、二重発注や不良在庫の発生に悩まされていました。 これらの課題を解決するためには、情報共有をサポートしてくれるツールが必須だと考えたのです。 シンプルなインターフェースが職人にも好評 ――なぜ Evernote Business だったのでしょうか。他のツールは検討されたのでしょうか。 井坪：私自身が以前から Evernote を個人的に使っていたのです。Evernote は画面が見やすく、インターフェースも優れているので、職人さんも使いやすいのではないかと考えました。他のツールや SNS も検討しましたが、あまりしっくりきませんでした。 ――導入に対して、職人さんからの反応はいかがでしたか。 井坪：もっと拒否反応があるかなと思っていたのですが、情報共有の重要性を皆わかっていたこともあり、反応はよかったですね。Evernote のメリットを理解してもらえたのだと思います。最初はシンプルに日報を書くところから始めてもらったのですが、それにコメントを返していたら私自身も何だか嬉しくなって（笑）。そこから少しずつ浸透していった感じです。 情報の保存場所が”個人の引き出し”から”会社の引き出し”に ――先ほど挙げていただいた「営業機会の損失」「業務内容の報告」「業務効率の改善」という 3 つの課題を、 Evernote Business でどう解決されていったのでしょうか。 井坪：「営業機会の損失」については、それまで個人の PC に保存していた資料を Evernote Business で共有するようルール化しました。「Evernote Business に入っているものが公式の情報である」と決めたわけです。この認識が広まったことで、個人の引き出しではなく、Evernote という”会社の引き出し”に情報が一元化できました。その結果、資料やノウハウを全員が使えるようになったのです。 もう一つの効果として、ペーパーレス化が進んだこともあります。社内会議などで配るレジュメは紙である必要はありませんから、事前に Evernote に入れておいて、会議で開いて見れば済みます。実際、営業や設計、工事など社内の部署ごとに会議があるのですが、そこでの資料配布がなくなったことで、20 % ほどの紙の削減につながったと実感しています。それに、紙を印刷する時間もコストですからね。 実は、以前は別のソフトを使って同じ試みを行っていたのですが、そのソフトはフォルダでファイルを管理するタイプだったため、検索性が悪く、Evernote のように一覧でノートをプレビューすることができませんでした。会議では次々に資料を開いていくことも多いので、ノートの内容の視認性がよく、検索で目的の情報へすばやくアクセスできる Evernote がベストだと感じています。 コミュニケーションが可視化され会議も効率化 ――「業務内容の報告」のついてはいかがでしょうか。 井坪：日報などの報告内容をマニュアル化して、Evernote Business

Continue reading…