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Evernote を使って家事を効率化したい人も、ワンランク上の仕事術を目指す人も、利用シーンを問わず誰にでも共通するのは「安心して使いたい」ということではないでしょうか？シリーズ第 3 回となる今回は、プライベートと仕事の両方で役に立ち、みなさんに安心感を与えてくれるプレミアム機能をご紹介します。 少し大きめのファイルを添付したい時も安心 Evernote の特長の一つは、同じノートの中にメモや画像、各種ファイルをまとめて保存し、一緒に閲覧できることです。しかしファイルの大きさによっては、ノートに情報を足していくうちに 1 ノートあたりの上限サイズである 25MB を超えてしまう場合があります。仕事のやり取りで高解像度の画像ファイルを複数アップロードする必要があったり、スキャナを使って自宅にある書籍をデジタル化した際に、スキャンした PDF ファイルが 100MB 前後になってしまうなど、自分の想定以上にファイルサイズがかさばることも。 Evernote プレミアムなら、1 ノートにつき最大で 200MB まで保存できるので安心です。 過去のバージョンを記録してくれる「ノート履歴」 ノートを編集し続けるうちに、以前に書いた文章や既に削除した添付ファイルを確認したくなったことはありませんか？ 例えば、プロジェクトの企画書を社内で何度も査読してもらい、そのたびにノートを上書きした場合。もう不要だと思って削除してしまったプレゼン資料が、急に必要になった場合。あるいは、自分のブログや論文、小説など毎日のように文章の校正を繰り返す執筆作業であれば、消してしまった段落を元に戻したり、変更前の表現やフレーズを見返したくなるかもしれません。 そんな困った時の救済手段として、Evernote プレミアムでは「ノート履歴」という便利な機能があります。Evernote for Mac/Windows/Web でノートの「i」ボタンをクリックして表示される画面から「履歴を表示」を選択すると、過去のバージョンを参照または復元（インポート）することが可能です。 この機能の操作方法について解説しているこちらのブログ記事もご覧ください。 パスコードロックで安心を追加 個人情報やパスワードなど、Evernote には他人に見せられない情報をたくさん保存している方も多いと思います。そこで、スマートフォンまたはタブレット版の Evernote アプリを開く際に、パスコード（4 桁の暗証番号）の入力を必須にすることが可能です。 例えば、普段はスマートフォンの画面ロック解除にはパスコードを設定していないけれども、Evernote には大切な情報を入れているので念のためロックをかけたいという方に。またよくあるケースとしては、1 台の iPad や Android タブレットを家族全員で共有している場合に、パスコードを設定してあればお子様が誤って Evernote のデータを編集してしまう心配がなくなります。 もちろん、お使いの iPhone や iPad の Touch ID 機能を活用したい場合は、指紋認証によるロック解除にも対応しています。また、パスコードを要求する間隔を即時・5 分後・1 時間後などから指定することも可能です。 サポートの優先対応 Evernote プレミアムをご利用の方から弊社カスタマーサポートへのお問い合わせには、優先的に対応いたします。プレミアム会員から発行されたサポートチケットの場合、最初にご連絡をいただいてから約 1 営業日以内に折り返しご連絡を差し上げます。お急ぎの時や、Evernote ヘルプ＆参考情報サイトを検索しても問題の解決策が見当たらない場合は、カスタマーサポート窓口までお気軽にお問い合わせください。専任の日本人スタッフが速やかに対応させていただきます。

「Evernote は使っているけれど、プレミアムの必要はない」「プレミアムの便利さがよく分からない」というみなさまに向けて、 3 回にわたって Evernote プレミアムの便利な機能をいくつかのユーザ像・シーンに分けてご紹介しています。 2 回目の今日は、忙しい日々を送るビジネスパーソンにオススメのプレミアム機能活用法をご紹介します。 得意先を飛び回る出張族も、社内のミーティングからミーティングへと渡り歩くオフィスワーカーも、多忙なビジネスパーソンは貴重な時間を最大限に活用したいはず。ありがちな作業を効率的にこなすために活用できそうな機能をご紹介します。 欲しい情報を探し回る時間を短縮 どんな仕事でも作業の下準備は重要です。先方の会社概要を調べる、業界のトレンドを調べる、競合状況を調べる、前回の提案を確認する、などなど。しかし、欲しい情報がサっと見つかるとは限りません。 外部の情報ならともかく、自分が持っているはずの情報がなかなか見つからないのはイライラするものです。Evernote にすべてをまとめておけば、そこだけを探せばよいという安心感があり、強力な検索機能を使ってすぐに欲しい情報が見つかります。 しかも Evernote プレミアムなら、ノートに添付されたオフィス文書の中まで検索して、あなたが欲しい情報を見つけられます。ファイル名で欲しい内容を調べて、一つ一つのファイルを開いて回る作業は過去のものになります。 また、コンテキスト機能で、あなたが作成中・閲覧中のノートに関連ありそうなノートを表示します。さらに、日経電子版の関連記事を表示することもできますので、新しい発見、気づきを与えてくれます。 名刺管理 名刺の管理も Evernote の得意分野。名刺はいただいたらすぐにスマートフォンの Evernote で写真を撮影して取り込んでしまいましょう。 Evernote のカメラで名刺を撮影すると、まず、自動的に名刺であることを認識し、必要な情報を抽出します。メールアドレスや電話番号など修正したい項目をタップするとマニュアルで編集することも可能。この情報は Evernote に保存するほか、連絡先に保存することもできます。この機能は Evernote プレミアム機能ですが、そうでないユーザも Evernote を LinkedIn に連携させるだけで名刺スキャンを 1 年間無料でご利用いただけます。ぜひお試しください。 名刺を活用できる情報にする 指示出しにも活躍 Evernote のノートに添付した画像には、矢印や図形、文字を描きこめます。 指示出しの際などには「『ここ』を直してほしい」「『これ』と『あれ』を入れ替え」といった、言葉だけでは伝わりにくい内容も多いものです。画像を使えば、一目で分かりやすい指示が出せるようになります。 Evernote プレミアムなら、PDF ファイルへの描き込みも可能です。さらに、PDF 描き込みでは、追加した文字や図形をまとめた一覧（注釈サマリー）を自動的に冒頭に挿入することもできます。 添付画像に注釈を入れる Evernote 内で画像や PDF に注釈を描き込む方法 プレゼンを作るより、美しくノートを共有 インパクトのあるプレゼンテーションは重要ですが、日々行うミーティングのために凝ったプレゼンファイルを用意することは必ずしも効率的とは限りません。 Evernote プレミアム機能のプレゼンテーションモードを活用すると、あなたのノートを大画面でも美しく共有できます。次の画面への移動は、スペースキーを押すだけ。画面上にはポインターを表示することもできます。 コンテンツの見せ方は、文字の大きさや、ページの区切り位置などの調整が可能です。 プレゼンテーションモードの使い方 Evernote ブログでは、このほかにも多くの使い方をご紹介しています。 「忙しいビジネスパーソン向けの、もっと違った使い方が知りたい」という方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。 クラウドサービスを組み合わせて業務効率を最適化する――弁護士・藤井総さんの仕事術 「思い通りにならない状況をあえて作る」――建築家・谷尻誠さんに聞く、アイデアを生み出すための発想法 スポーツの世界でも Evernote が大活躍！ラグビー協会コーチングディレクター兼 U20 日本代表ヘッドコーチ・中竹竜二さんに聞く

Evernote プレミアムは活用されていますか？すでにご活用いただいているみなさまにはいうまでもありませんが、プレミアム機能の便利さは実際に使ってみないとなかなか分からないもの。 Evernote プレミアムは月払いも可能ですから、まず数ヶ月間、そのパワフルな機能を体験してみることも簡単です。 「Evernote は使っているけれど、プレミアムの必要はない」「プレミアムの便利さがあまり分からない」というみなさまに向けて、今日から 3 回にわたり、Evernote のプレミアムの便利な機能をいくつかのユーザ像・シーンに分けてご紹介していきます。 まず 1 回目の今日は、主婦・主夫として忙しい毎日を送るみなさまにオススメのプレミアム機能活用法をご紹介します。 専業主婦・主夫の方から兼業、お子さんがいる方・いない方など、立場は違っても「効率的に家事をしたい」という思いは同じはず。「マメな作業は苦手」という方でも、無理なく使える機能をピックアップしましたので、ぜひ気になったものから試してみてください。 コンテキスト機能でレシピ探しの手間を省略 家事の中でもっとも頭を悩ませるのが、毎日の献立を考えることではないでしょうか？家族の好き嫌いやアレルギー、冷蔵庫の材料、作る手間など、様々なことを考えなくてはいけません。そこでお勧めなのが、料理のレシピを一つのノートブックに保存して、自分だけのオリジナル料理ブックを作ることです。 料理のレシピは、料理本だけではなく、インターネットやテレビ、雑誌、新聞など、さまざまなところに載っていますよね。人から聞いたものを、メモすることもあるかもしれません。「これは」と思うものを見つけたら、すべて一ヶ所に保存しておきましょう。 パソコンのブラウザを使って、Webページ保存する方法 スマートフォンのブラウザを使って、Webページを保存する方法 スマートフォンのカメラ機能を使って、紙のページを保存する方法 また、ある程度レシピが溜まってきたときに便利なのが、プレミアム機能のコンテキストです。コンテキストとは、そのノートに関連する記事やノートを、ノートの下に自動で表示してくれるというもの。似たような別のレシピが出てくるので、新たな献立のヒントを得ることができます。 お薬手帳をデータ化し、画像内や手書きの文字まで、必要なときすぐに検索 新しい病院に行ったり、薬でアレルギーが出たりしたとき、過去の服薬の記録がまとまった「お薬手帳」があると便利です。ただ、家族全員分の手帳を持ち歩くというのは、あまり現実的ではありません。そこで活躍するのが Evernote。「パパのお薬手帳」「△△ちゃんのお薬手帳」と、ノートブックごとに分け、それぞれの健康診断の結果や、アレルギー、既往歴、服薬の記録などを保存しておきましょう。 一度 Evernote に保存しておけば、以前に処方された薬も簡単に検索ができます。Evernote では、スキャンした薬の説明書や健康診断の結果といった画像内に含まれる文字、さらには手書き文字も検索の対象になります。 こうして作った「お薬手帳」ノートブックは、家族みんなで共有しておきましょう。お互いの健康状態を「いつでもどこでもアクセスできる」ようにしておくことが、万が一のときの備えになります。 パソコン、スマートフォンでのノートブックの共有方法 オフラインノートブックで安心の海外旅行 お友達や家族との海外旅行。ただでさえ荷物が多いのに、旅行関係の書類やパスポートといった証明書など、全員分を管理するのはなかなか大変です。そんなときはぜひ、Evernote を活用してみてください。 まず、旅行に関する情報は、一つのノートブックを作って、そこに保存していくようにしましょう。旅程表からホテル・レストラン情報、クレジットカード会社や日本語が通じる病院の連絡先、パスポートや海外旅行保険などの証明書など、あらゆる情報を一か所にまとめておくことがポイントです。 そして、インターネット接続の有無に関わらず、モバイルから、Evernote へのアクセスを可能にするのがプレミアム機能のオフラインノートブック。 例えば、「空港には着いたけど、ホテルまでの行き方が分からない」とか、「日本語が通じる病院に行きたいのに、ネットがなくて調べられない」と、困った経験はありませんか？海外では、「インターネット接続が不安定」、あるいは「データローミングの料金が高すぎて気軽に使えない」という場合がほとんど。そうした状況でも、Evernote のオフラインノートブックを事前に設定しておけば、慌てず、安心して海外旅行を楽しむことができます。 スマートフォンでのオフラインノートブックの設定方法 あらゆる情報をどんどん取り込める、月10GBのアップロード容量 あらゆる情報が保存できる Evernote には、このほかにも多くのものを取り込むことができます。以下はその一例です。 – 習い事に関する Web ページや書類 – 行ってみたい観光地やレストランの情報 – 仕事や育児に役立つ Web や雑誌の記事 – ペットの成長記録や健康に関する情報 – 年賀状などのハガキや、大切な手紙 – お子さんの学校や保育園のプリント 「これを保存しておいたら、あとで家事が楽になりそう」とか、「この情報、いざという時に役立つかも」というものは、たくさんあると思います。それらを、アップロード容量を気にせずにどんどん取り込めるのが、Evernote プレミアムの良いところです。保存すればするほど便利さが感じられると思いますので、ぜひ活用してみてください。 Evernote ブログでは、このほかにも多くの使い方をご紹介しています。 「主婦向けの、もっと違った使い方が知りたい」という方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。 片付けのコツは「本当に好きなものだけを残す」こと——整理アドバイザー・小西紗代さんに聞く主婦のための収納術 整理収納アドバイザー山口さんに聞く、Evernote を使ったデジタル収納・子育て術

「現代の働き方」といってもピンと来ない方も多いかもしれません。まずは、日々仕事で使っているテクノロジについて考えてみましょう。 メールのやりとり、ウェブを通じた情報収集の場としてのインターネットは、日々の仕事の必須インフラではないでしょうか。 20 年前のインターネットといえば、モデムでダイアルアップが主流。国内初のポータルサイト、Yahoo! JAPAN がサービスを開始したのが 1996 年でした。携帯電話を情報端末へと発展させた iモードの発表は 1999 年。 スマートフォンはどうでしょう。スマートフォンの定義にもよりますが、いわゆる今のようなスマートフォンは 10 年前には存在しませんでした。iPhone が発表されたのは 2007 年のことです。 変化は、ひとたび起こってしまうと、その変化前のことをすっかり忘れてしまうほど、劇的なものだったりします。 この変化により起こったことは、「仕事はオフィスに限らず、どこでもできるようになった」ということです。ネット接続のスピード、デバイスの性能向上により、通勤途中でも、出張先でも、空港でも、あるいはふと立ち寄ったカフェでも、ストレスを感じることなく、オフィスと同じような環境で仕事ができるようになってきました。モバイルワーク、ノマドといったワークスタイルも広がっています。 一方、この変化により情報に接する機会は格段に高まり、プライベートでも仕事でも大量の情報が常に流れこんでくることになりました。 そして、Evernote が登場したのは 2008 年。 あなたの周りにある膨大な量の情報を、簡単に、あなたの好きな方法で管理したい。そういう思いで作られたのが、Evernote です。 あなたの大切な情報はどこにしまってありますか あなたの情報を膨大な情報の海から見つけ出すのは意外と大変です。インターネットの検索エンジンを利用して世界中の様々な情報が瞬時に取り出せる現代ですが、「あなたの」情報はインターネットに置いてあるとは限りません。むしろ、個人的な情報は誰でもアクセスできてしまう場所に置くべきではありません。 紙のノートやメモ帳に書いて、大切に保管してある情報はありませんか？でも、それをどこに書いたのか、どこにしまったのかがわからなくなったりしたら大変です。 これをデジタル化して、いつでもどこからでも、あなたの大切な情報にアクセスできるようにするのが Evernote です。あたかもあなた専用の検索エンジンのようにお使いいただけます。 変化の速い仕事でも 情報量が飛躍的に増えたことで、仕事における変化もより速くなっています。書類の更新頻度も高まり、内容を更新するごとにバージョン名を変えたファイルが増えていく、そんな経験はないでしょうか。 情報をファイル形式で管理すると、どのファイルが最新か？といった判別がしにくくなります。Evernote にまとめておけば、常に最新の情報を閲覧することができるようになります。また、Evernote プレミアムや Evernote Business なら、過去履歴も確認できますので、変更を確認したいという方にも安心です。 コラボレーションを可能に 部署の垣根を超えた社内横断プロジェクト的な働き方もますます増えていると思います。こういう環境では、プロジェクトチームのメンバーが常に同じ情報を共有して、状況を把握することが大切です。 Evernote のノート・ノートブックは共有可能です。また、編集権限を与えることもできますので、ただ共有するだけでなく、コラボレーションして働く環境にも最適です。 検索して自分で見つける インターネットの検索エンジンを普段から使っている人は、誰かに「こんな情報はありますか？」と聞くより、自分で検索してしまうほうが速いと思うでしょう。 Evernote Business を会社で導入すれば、あなたの会社の同僚が作ったビジネスノートも検索できるようになります。 あなたのデータはあなた自身のもの 最後に、当たり前のように聞こえますが、Evernote にとって大切な原則です。私たちは、いわゆる「ビッグデータ」の会社ではなく、あなたが Evernote に保存する情報を利用して利益を得ようとすることはありません。つまり、第三者にあなたのコンテンツを提供または販売することは一切ありません。詳しくは「Evernote のデータ保護に関する 3 原則」もぜひご一読ください。

Evernote をはじめとするクラウドサービスのメリットの一つが、どこにいても誰とでも仕事ができること。クラウドの登場により、ナレッジワーカーの働き方は大きく変わりました。オーストラリア在住のウェブデザイナー・シンクレア樹理さんも、そんなナレッジワーカーの一人。Evernote を活用することで、日本のクライアントともスムーズに仕事ができているといいます。日本とオーストラリアをつなぐ Evernote の活用法を伺いました。 Evernote がオーストラリアと日本をつなぐ ――シンクレアさんは現在、オーストラリアでウェブデザイナーとしてご活躍されています。ご経歴を教えていただけますか。 シンクレア：もとは東京と千葉でウェブデザイナーとして 5 年ほど勤務していました。2012 年に家族でオーストラリアに移住し、Sinclair Web Design を設立しました。今もウェブデザイナーとして仕事をしていますが、他にもウェブアナリストの業務も行っています。 ――ウェブアナリストというと？ シンクレア：SEO 対策に関するアドバイスをしたり、毎月アクセスレポートを作ったり、ウェブショップ運営のセミナー動画をお客様に配信したりといった仕事です。ウェブデザイナーとしては主に EC サイトの作成とサポートを行っているので、その延長線上の仕事ですね。 ――ウェブサイトの作成だけでなく、その後のコンサルまでお願いできるというのはお店からすると助かりますね。お客様は日本とオーストラリアに？ シンクレア：現在のところは日本のお客様が多いですね。そうなるとクラウドサービスは必須ですし、その中でも Evernote は仕事に欠かせないツールになっています。 紙の資料を持ち運ぶ必要がなくなり、どこでも仕事ができるようになった ―― Evernote を使い始めたのはいつごろからでしょう。 シンクレア：登録自体はかなり前なのですが、本格的に使い始めたのは 1 年ほど前からです。 ――なぜ Evernote を本格的に使おうと？ シンクレア：それまでは仕事の資料を紙と PC の中のファイルで管理していたのですが、仕事の効率が悪くなってきたと感じたのです。私は年に 1 回は日本に帰りますし、夫がニュージランド人なので、そちらに行くこともあります。フリーランスなので、その期間も仕事をするため紙の資料を持っていく必要があるのですが、とにかく重いしかさばるしで大変で……。Evernote を使うようになってから紙はずいぶん減って助かっています。 タスク管理や議事録に活用。タイトルの付け方を工夫して利便性をアップ ――なるほど。実際にどんな使い方をされているのか、教えていただけますか。 シンクレア：はい。まずはタスク管理です。打ち合わせなどをする前に、事前にやるべきこと、話すこと、確認することなどをチェックボックスをつけて入れておき、打ち合わせ中にチェックしていくんです。言い忘れがなくなるので、言った言わないの水掛け論になりません。また、打ち合わせした内容も議事録として記録していきます。家に戻ったら打ち合わせ内容のノートをもう一度見直しますし、後日クライアントから打ち合わせ内容について問い合わせがくることもあるので、まとめておくと便利なんです。 ――打ち合わせノートのタイトルには日付が最初に入っていますね。 シンクレア：後から確認するときに便利なので、必ず日付を入れるようにしていますね。 ――他にはどんなノートがありますか？ シンクレア：ウェブ制作はホスティングやドメイン、FTP 情報、その他のシステム情報など色々なサービスを沢山使用して作成する場合が多く、お客様ごとに情報をノートにまとめているのですが、これは「★」をタイトルの頭につけています。こうすると、名前でノートを並び替えたときに「★」が最初に出てくるんです。お客様情報は「★」をつけるとルールを決めることで、すぐに見つけられるようにしています。 タイトルの頭に＜第○回＞とあるのはセミナー動画のメルマガの内容を保存したノートですね。動画自体は Vimeo を使っていますが、そこへのリンクを入れています。他にも【決定事項】を頭につけたりと、タイトルはしっかりつけるようにしています。逆にタグなどはあまり使っていません。タイトルでの並び替えと検索でスピーディーに情報を呼び出せるんです。 それから、メールをテンプレート化して Evernote に入れています。私の仕事は流れがある程度決まっていて、送るメールの内容も似ているんです。なら、毎回いちいちゼロから書くよりも、テンプレート化しておいた方が効率が上がります。また、ソースコードのバックアップも入れています。 ――ソースコードというのはウェブデザイナーならではですね。 シンクレア：ええ。仕事柄、ソースコードは更新のたびにバックアップをとっておく必要があるのですが、普通にテキストファイルで保存しておくとものすごい数になってしまって大変です。Evernote でノートにしておくと、後から探しやすいんですよ。 プライベートでも活躍する Evernote ――特に、Evernote のどんなところを気に入っていただいているのでしょうか。 シンクレア：一つのノートにテキストや画像、PDF など異なる形式のファイルをまとめて入れておけることですね。プライベートでも Evernote を使っていますが、旅行の際に地図や乗換案内アプリのスクリーンショットなどを入れておくと便利です。 ――プライベートではどんな使い方を？ シンクレア：週末に家族で出かけるときは、「イベント&お出かけ」ノートブックに情報を入れて遠足のしおりのように使っています。パソコンで調べた情報をノートに入れて、お出かけのときにはスマートフォンで見ています。あとは、子ども向けのイベント情報なども入れているのですが、リマインダー機能を活用して、忘れないように管理していますね。私はスケジュール管理アプリも使っていなくて、このリマインダー機能とタスク管理で十分です。 子どもが描いた絵や、自分の日記なども入れています。後から見直すと、成長記録にもなるのがいいですね。 ――ありがとうございました！

Evernote の魅力は、自分では覚えきれない様々な情報を保管しておいて、必要な時に簡単に取り出せることです。 多くの方が趣味やプライベートに Evernote をお使いいただいている一方で、仕事の現場で生産性向上ツールとしても使われています。個人の能力を “n” 倍にしてくれる Evernote を “m” 人で使うとその効率は “n” X “m” 倍になるのではないでしょうか？ ナレッジ化の課題 企業向け『Evernote Business』のメリットがいちばんわかりやすいのは、散在する社内情報を『知識』『ノウハウ』に昇華する「ナレッジマネジメントツール」として使った場合です。 社内情報というと、売上情報、顧客情報、商品情報、財務情報、社員情報など機密性の高いものから、議事録、市場調査報告書、企画書、日報、会議用資料、打ち合わせメモ、名刺、ウェブサイトなど多岐に渡ります。そして、その保管先も全社共有サーバー、部門の共有サーバー、イントラ、クラウドストレージなどの外部サービス、メールソフト、ブラウザのブックマーク、個人のパソコンなど社内外に広く散在しています。 このため、「必要な情報がすぐに見つからない」、「最新の情報を共有できない」といった問題が多くの企業で生じており、すでにある”情報”が、”ナレッジ”としてなかなか共有されていないのが現状です。 ナレッジ化の事例 Evernote Business を導入してすべての情報を保存し、「そこに行けば常に最新の情報や知見（＝ナレッジ）があるという状態」をつくることで、生産性を高めた事例が多数あります。 金澤兼六製菓様では、営業担当者の日報をすべて Evernote Business に保管しています。これまでは上司と各営業担当者の間だけのやり取りが、担当者同士の情報共有やコミュニケーションへと広がり、互いに勉強になることが増えました。 「営業担当者同士、お互いの動向やお客様からのご要望がよく見えるようになりました。また、参考になるアイデアを見て自分でも試してみたり、大きな案件を獲得した人がいれば負けずに頑張るぞと発奮する者もおり、モチベーションの向上につながっています」 金澤兼六製菓の事例 また、クシタニ様ではイベント情報や商談など、案件が発生するとすぐに Evernote Business にノートを作成して、各地の店舗スタッフまでが閲覧できるように公開しています。社内情報も一部を除き、基本的には見ようと思えば社内のどんな情報でも見えるようになっているため、「誰が何をやっているのか」、「誰が何に興味があるのか」が分かるようになり、メンバー同士もお互いがやっていることに興味を持つようになりました。さらにスタッフが経営そのものに興味を持つようになるなど、情報共有だけでなく社員の意識向上にも役立っています。 クシタニの事例 まとめ 「ナレッジマネジメント」というと敷居が高そうに見えますが、「とにかく Evernote Business に保管する」という方針を決め、その方針の徹底した運用を行うことで、散在していた社内情報を会社の”ナレッジ”として活用できるようになります。また、ナレッジ化はそれ自身が目的ではなく、社員のモチベーションや生産性の向上につながってこそ初めて意味があるのです。

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business Evernote Business を提案すると、お客様に「Evernote をどうやって組織で使ったらいいか」をよく聞かれます。個人では自分なりのルールを決めて便利に使っている方でも、自社やチームで使うとなると利用法に困ってしまうようです。 参考になる導入事例はいくつもあるけれども、組織に最適な使い方をどうやって決めたら良いでしょうか？ヒントは仕事の内容や組織にあると考えます。今回はその基準となる考え方を 3 つご紹介いたします。 ルーティンワークか、クリエイティブか ひとつ目は仕事内容の違いです。 ルーティンワークの多いチームでは、Evernote を使うルールを単純化するのが良いでしょう。 例えば、受注 FAX の保存先に利用する、外出先でタブレットで写真を撮ってもらい、社内と共有する、IFTTT との組み合わせで日報を毎日書いてもらう、紙の書式に手書きで書き、ScanSnap でスキャンするなどが考えられます。さらに、タグの工夫（担当者、未読、処理済み、重要度）をするとワークフローに沿った使い方が可能になります。この場合は利用するタグをつけたノートを 1 つ作っておくと、タグを付ける際に候補が出て便利です。 クリエイティブな仕事が多いチームでは、使い方のルールは枠組みだけにしましょう。 具体的には、プロジェクトごとのノートブックを作って、関連情報を各メンバーが自由に保存する、自分のノートブックを公開して、仕事関連の記事やメモを保存する、といった使い方です。その際、タグはあまり使わず、検索しやすいタイトルは入れておくぐらいは決めておきましょう。どんなノートを入れていくかは各々にまかせたほうが、あとからコンテキストで自分だけでは得られなかった気付きがあるかもしれません。 以上の使い方を逆にしてしまうと、利用が定着せず、あまり使われなくなってしまいます。自分のチームの仕事内容がどちらなのか、見極めが重要です。 ピラミッド型の組織か、フラットで自律的な組織か ふたつ目は組織構造の違いです。 ピラミッド型の組織の場合、既存のワークフローに沿った、作業効率を高める使い方を考えましょう。この組織の場合、ワークフローがスムーズに進むことで、組織の生産性を上げることが可能です。前述したようなルーティンワークのチームと同じく、できるだけ手間を減らせるようなルールを作りましょう。 フラットな組織の場合、あまりルールを決める必要はありません。そのかわり、各々の意見が出やすいような場を作ることが重要です。近年の Google の社内調査では「心理的安定性」があるチームの生産性が高いと言われているます。「心理的安定性」とは、たとえば失敗しても制裁を加えられないこと、自分の発言を受け入れられている安心感があるという状態です。このような組織をつくる補助として、Evernote には結果だけでなく、日々気づいた些細なメモ、Web の関連情報などを含めて、思考のプロセスをありのままに共有するのが良いのではないでしょうか。 仕事の情報を個人に依存するか、会社で管理するか 最後は、ノートブックのオーナーの違いです。 個人用の Evernote でもノートブックの共有は可能です。その場合、ノートブックのオーナーは個人になり、その他の人は見に行くという形になります。フリーランスの方であれば特に問題ありませんが、会社でこのように使うと、仮にノートブックのオーナーが退職した場合、情報はすべて個人のものなので、他の方からは見えなくなります。 会社で継続してノートブックの情報を維持したい場合、ノートブックのオーナーが会社となる Evernote Business をおすすめします。Evernote Business では個人のノートブックに加えて、ビジネスノートブックとして会社が管理できるノートブックが作成可能です。このビジネスノートブックに情報を保存しておけば、情報は会社に残ります。また、ビジネスノートブックのノートは管理者権限がなければ、間違って削除されることはありません。 会社で継続して利用するための Evernote Business のお申し込みは Evernote の Web から、もしくは NTTドコモのビジネスプラスから。ドコモでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能です。 フリーランスの方には、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンも継続していますので、この機会にぜひお試し下さい。