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この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 資料の作成時間は週の半分以上？ みなさんは社内資料の作成にどれくらい時間をかけていますか？ Evernote を使いこなしているような、情報を扱う仕事をしている人（ナレッジワーカー）が文書作成に費やしている時間は、1 週間あたり約 12 時間もあると言われています。文書作成に関係するその他の作業（調査、整理、検索）を合わせると合計で約 26 時間、なんと週の半分（ 8 × 5 日＝ 40 時間）以上を文書の作業に費やしています。 この作業時間をもっと効率化するために、Evernote では、文書の整理と検索を効率化できる機能として、ノートブックやタグでの整理、画像の文字認識が可能ですが、社内プレゼンなどの資料も作成できることをご存知でしょうか？ 文書の作業の中でも、もっとも時間のかかる作成作業と情報収集で Evernote を活用し、効率的なペーパーレス会議を実現してみましょう。 情報収集は Web クリッパーで 資料作成に関わる情報収集は Web クリッパーが便利です。Web ページはもちろん、Web で公開されている PDF についてもそのまま、あるいは、必要な部分だけ切り抜いて保存することができるので、情報収集には最適です。 Web クリッパーで集めた情報を Evernote にストックし、タグで整理をしておけばデータの再利用もすばやく可能になります。 資料作成は簡潔な文章とイメージで 口頭で説明を加える資料には、簡潔なメッセージとイメージ図があれば十分です。タイトルと小見出し、それに説明文を 2 〜 3 行ほど書いたら、あとはこれまでストックしておいたグラフやイメージを貼り付けます。また、Evernote なら文章を書いていくと、関連する情報がコンテキストに表示されますので、さらに良いデータが得られることも。コンテキストは Evernote プレミアム・Evernote Business の機能です。 プレゼンテーションモードで一工夫 こうやって作った資料をそのままプレゼンテーションモードで投影すると、区切れ目がなく、ややわかりづらくなってしまいます。パワーポイント等のスライドのように、ページを区切って表示させるには、一工夫加えます。ノートのメニューからプレゼンテーションモードに入り、レイアウトモードで区切りたいところを簡単に編集する機能があります。あらかじめ文章の中に水平線を入れておくと、レイアウトモードでページ区切りに一括変換することも可能です。ぜひお試しください。 このように、紙をスキャンして取り込むだけではなく、ペーパーレスな会議にも活用できる Evernote。会社で利用するには Evernote Business がおすすめです。お申し込みは Evernote の Web から、もしくは NTTドコモのビジネスプラス から。ビジネスプラスでは1アカウントから請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能です。 まずはプレミアムから試してみたいという方には、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote

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この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 新年度から仕事をスタートダッシュできるよう、紙の書類を整理するのはいかがでしょうか。ペーパーレス化に適した書類と、複合機とインポートフォルダ機能を組み合わせた方法をご紹介します。 保存期間がある書類はペーパーレスには適していない？ オフィスの机の上、大量の紙であふれていませんか？ 毎年増え続ける仕事関連の書類は、なかなか捨てられないものが多いと思います。特に会計、決済、監査、雇用など会社経営に関する書類は、種類に応じて 3 年から、長いもので 10 年の保存期間が法律によって定められています。これらの書類を保存するためには、専用の書庫と保存場所を記した台帳での管理が必要になり、その作業もたいへんなもの。しかし、逆に言えばこれらの管理されている書類は、すでにきちんと保存されているので、あえてペーパーレス化をする必要はない、という考え方もできます。では、このような保存期間の決まっている書類ではなく、ペーパーレスに適している書類とはどのようなものでしょうか？ ペーパーレスに適した書類とは、1 年以内に廃棄してよいもの 机の上を占拠している書類は、普段の仕事で出てくる書類が多いのではないでしょうか。例えば企画書や提案書、それらを作るのに参考にした膨大な書類。こういったものは特に保存期間は決められておらず、慣習的に 1 年ぐらいで廃棄しているものです。もちろん会社によって規定があるので一概には言えませんが、例えば以下のようなものが 1 年以内に廃棄してよい書類に該当します。 企画書、提案書、参考書類 他団体から送られてきた資料、刊行物、社内報 使用済み Fax、集計済みアンケート用 年賀状、あいさつ状 事務用品の取扱説明書   このような保存期間が決まっていない書類をスキャンし、電子化して、原本を捨ててしまえば、ペーパーレス化をすすめることが可能になります。 「今すぐ保存」がチームの情報共有強化につながる メールは直近のものしか見ないのと同じく、古くなった書類もほとんど見られません。ある統計によると、オフィスワーカーが参照する書類の 90% は半年以内に作成されたもので、1 年以上経った書類を見ることはおよそ 1% といわれています。つまり、99% の書類は 1 年経ったら捨てても問題ないのです。ということは、書類をペーパーレス化するタイミングは、古くなる前に「今すぐ保存」するのが良いでしょう。また、ペーパーレス化したデータは、検索性の高いシステムに保存して、共有できるようにするのが最適です。そうしておけば、紙を減らせるだけではなく、チームの情報共有強化にもつながります。 このペーパーレスによる情報共有を強化するのが、画像文字認識と多彩な検索を可能にする Evernote とスキャナの組み合わせです。 スキャナだけではなく複合機でも取り込める Evernote に書類を取り込むには、スキャナが最適です。もちろんスマホのカメラでも可能ですが、確実性とスピードで言えばスキャナが上回ります。 Evernote 専用のスキャナ、PFU の ScanSnap Evernote Edition がもちろん便利ですが、モバイルに適した ScanSnap ix100 と ScanSnap Cloud の組み合わせもかなり便利で、WiFi 環境さえあればスキャナ単体で Evernote へ書類を取り込むことが可能です。 会社で新たにスキャナを導入することができない場合、既存の複合機を活用する方法もあります。この場合、Evernote Windows 版の「インポートフォルダ」機能と、Windows の「ネットワークドライブの割り当て」を組み合わせることで、複合機でスキャンしたら自動的に Evernote へ取り込める仕組みを作ることが可能です。 では設定方法です。複合機を設置している場合、ファイルサーバのフォルダがスキャナの保存先になっていることが多いと思います。そのフォルダを Windows の「ネットワークドライブの割り当て」で、たとえば

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一生に一度の買い物となるマイホーム建築。理想の家を造るためにはハウスメーカーと何度も打ち合わせを重ねる必要があり、図面や契約書など大量の書類も管理しなければなりません。忙しい仕事の合間を縫ってその作業をこなすのは大変です。 「そんなときは Evernote が役立ちますよ」と教えてくれたのは、株式会社オズマピーアールに勤務する一ノ瀬寿人さん。ご自身も最近マイホームを建てたばかりという一ノ瀬さんと、一ノ瀬さんのマイホーム建築を手がけられた東京セキスイハイム株式会社 埼玉支店 川越店 店長の初谷公一さんにお話を伺いました。 紙ものの整理に Evernote が便利 ――マイホーム建築に Evernote を活用されたという一ノ瀬さんですが、もともと Evernote はお使いいただいていますよね。 一ノ瀬：ええ。2013 年の「 docomo × EVERNOTE プレミアムキャンペーン*」をきっかけに使い始めました。それ以降、業務やプライベートで欠かせないツールとして使っています。趣味である釣りをする場所をメモして釣り仲間と共有したり、仕事で会社訪問するときに地図を保存したり。 * 現在は、ドコモのAndroid端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンを実施中です。 ――そんな一ノ瀬さんがマイホーム建築で Evernote をどう活用されたのか、さっそく教えていただけますか。 一ノ瀬：まずはやはり紙ものの整理ですね。マイホームを建てるためには膨大な量の書類が必要になるんですよ。 ――契約書ですか？ 一ノ瀬：それもありますが、一番多いのは図面ですね。ハウスメーカーさんと何度もやりとりをするので、どんどん増えていくんです。こちらから希望を伝えると、ハウスメーカーさんからは予算内で何ができるのかをご提案いただけます。これを繰り返すので、何にどれだけ金額がかかるのかを含めてきちんと管理する必要があるのです。 ――なるほど、それだけ図面が多いとうっかり紛失してしまうこともありそうですよね。 Skitch を使って図面に要望を書き込んでいく 一ノ瀬：そのやりとりの中でこちらの希望を伝えていくわけですが、これも図面にそのまま書き込んでしまうと、どれが元からあって、どれが自分で書いたものなのかごちゃごちゃになってしまいます。そこで私は希望する変更点を Skitch というアプリを使って書き込んでいました。2 つある窓を 1 つにしたいとか、柱をどかしてほしいとか。そうやって書き込んだ図面をメールでお送りしていました。 ――Skitch なら元の図面とはっきり区別できて間違いもないですね。ハウスメーカーさんとしては、こういった形でお客様から図面が届くのはいかがでしたか？ 初谷：そうですね。やはりビジュアルで見るのはわかりやすいと思いました。 ――通常、こういったお客様からの要望などは打ち合わせで口頭でやりとりすることが多いのですか？ 初谷：ええ。対面が多いですね。その際にお客様のご要望をメモしておくのですが、それだとニュアンスが違ってしまうこともありますし、お客様も自宅に戻られると考えが変わることもあります。そうすると、次の打ち合わせで曖昧な部分が出てきてしまいます。Skitch で書き込んでいただいたことで抜けもなく、お客様が持っている情報がダイレクトに伝わってくるので助かりました。ただ、セキスイハイムで Evernote を導入しているわけではないので、基本的なやりとりはメールで行っていました。 メモ、ToDo管理、インテリアの買い物――用途はさまざま ――なるほど。一ノ瀬さんは他にどういったところで Evernote をお使いに？ 一ノ瀬：書類でいうと、役所への申請書類ですね。太陽光パネルや助成金、火災保険など提出しないといけない書類がたくさんあるので、それらをウェブサイトから PDF でダウンロードして Evernote に保存しておきました。ウェブで提出できるわけではないので、一旦印刷してから郵送で送るのですが、一つの場所に必要な書類をすべてまとめておけるのはよかったですね。 ――本当に紙ものが多いのですね。 一ノ瀬：それから打ち合わせのメモも Evernote に入れてあります。ウェブから落としたのではなく郵送で届いた書類は、Scannable で撮影してそのまま突っ込んでいましたし、いつまでに何をするという ToDo 管理もしていましたね。 ――用途は本当にさまざまですね。 一ノ瀬：実際に建築が終わった後、工事のときの写真がもらえるので、それも入れてあります。もとは CD-ROM

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ボジョレー・ヌーヴォーの解禁日は毎年 11 月の第 3 木曜日。ということは、今年は 11 月 17 日が解禁日です。そんな、ワインをより身近に感じられる季節に、ワインのテイスティングメモに Evernote を活用する方法をご紹介します。 ワインの面白さは、ぶどうの種類はもちろん、隣り合った土地でも陽の当たり方や土壌によって全く味が違ったり、そして天候などの影響を受けて年によっても全く違う出来になるところでしょう。ワイン好きな方の中には、どんなワインを飲んだか、そしてどんな感想を持ったかの記録をしている方もいらっしゃると思います。 Evernote はワイン記録をつけるのにとても便利です。パソコンを開かなくても、さっとメモしておくことができますし、タイプするのも面倒であれば、声に出した感想を録音しておくこともできます。 たくさんのワインを楽しんだなと振り返ることができるのはもちろんですが、テイスティングメモのよいところは、「あの時飲んだ美味しかったワインをまた飲みたい」という時に、その銘柄などを思い出せなくても、後で簡単に検索できることです。Evernote にすべてを残しておけば、ワイン探しが簡単になります。 カメラを活用 個々のワインの魅力は、その味は当然の事、ボトルの形やラベル（エチケット）のデザインも含まれます。筆者も、ジャケ買いではないですが、外観の魅力で買ったことがあるワインも少なくありません。 ラベルの写真を撮るのはすでに多くの方が行なっているかもしれませんが、Evernote に残しておけば、撮影した写真の中の文字まで検索が可能になります。 また、ワインの楽しみの一つは、その色です。自分の言葉で文字にするのも素晴らしいですが、写真に撮っておくとその色も記録することができます。 タグを活用 普段から食事の写真を記録している方もいらっしゃるでしょう。その場合、ワインやそのラベルの写真が夕食のノートと一緒に保存されているケースも多いと思います。夕食ノートブックとワインノートブックを作り、「別々にノートを管理するのは非効率的だし、ちょっと面倒」という方におすすめなのは、夕食ノートに「ワイン」というタグをつけておく方法。ワインだけを検索するときに、とても簡単になります。 また、後で目的のワインを見つけやすくするために、ぶどうの品種ごとに「シャルドネ」「Pinot Noir」などとタグをつけておくのもよいでしょう。 感想や「好き」「また買いたい」と、その理由を残しておく 世間の評価はインターネットを検索すればでてきますが、あなた自身の感想はあなたにしかわかりません。あなた自身のワインに対するコメントを残すことはとても重要です。また、感覚的に「好き」だったのか、「また買いたい」と思ったのかは、次にワインを買うときの基準としてとても大切です。好きだったとしたら、なぜ好きだったのか？も書き留めておくと便利でしょう。例えば、「甘口なので和食に合う」「重めだったが、好きな味」など。ワイン選びの際に自分がこだわるポイントに沿ったコメントを、自分のために残しましょう。 活用法はいろいろ 今回はワインノートとしての使い方をご紹介しましたが、同じ使い方は、ウィスキー・日本酒・ビール、またコーヒーやお茶など食べ物・飲み物一般に活用できるほか、洗剤や化粧品・香水、温泉の素などにも応用可能で、様々な商品への自分の評価を残しておき、後で同じ商品を見つけるときにとても有効な使い方です。 最後になりますが、夕食でワインを楽しむ際には同席する方がいることも多いはず。ノートをとるのに気を取られすぎないよう、お気をつけください。また、写真を撮る場合は、周りのお客様への配慮もお忘れなく。

Evernote のアカウントの設定は、Evernote Web で行えます。 アカウント設定にアクセスする 1. Evernote Web にログインします。なお、スマートフォンからは Evernote Web 版にはアクセスできません。パソコンのブラウザからアクセスしてください。 2. 左下のアイコンをクリックしてください。なおこのアイコンは、プロフィール写真が設定してあれば、その写真になります。 3. ポップアップで下の画像にあるメニューが表示されますので、「設定」をクリックしてください。 アカウントの概要 あなたの Evernote アカウントの概要が一覧できます。あなたの Evernote メールアドレスにメールを転送すると、メールを直接あなたの Evernote アカウントに取り込むことができます（Evernote プラス・Evernote プレミアムの機能です）。この Evernote メールアドレスが「メールの転送先」に表示されています。このアドレスを変更したいときは、「再設定」をクリックして、変更してください。 個人設定 言語設定が行えます。Evernote からのメール配信も、この表示言語設定を元に行われます。また、画像・写真内の文字認識で日本語を含めたい場合は、「日本語 + English」を選択してください。Evernote から受信したいメールの設定を変更することも可能です。 リマインダー リマインダーを設定する時間帯を選択できます。また、参加中のノートブックのリマインダー通知を受け取るかの設定ができます。 セキュリティ概要 パスワードの変更や 2 段階認証の設定はここで行えます。 アプリケーション どのデバイスからあなたの Evernote アカウントにアクセスがあったか確認できます。 見覚えがないデバイスからのアクセスは取り消すことも可能です。なおその際には、念のためパスワードも変更されることをおすすめします。 連携サービス 連携サービスの設定はここから。コンテキスト機能で日経電子版の記事を見たいという方は、こちらで連携してください。

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business スケジュール管理に手帳を使っていますか？ スマートフォン全盛の今、スケジュールは Google カレンダー、メモは Evernote というように、手帳はこの数年使っていないという方も多いと思います。しかし調査によると、スケジュール管理に最も使われているのは、実は手帳です（日本能率協会マネジメントセンター調査）。肌身離さず使えるパートナーとして、手帳を超えるものはなかなかないのでしょう。 もうひとつ興味深いのは、1 年間使った手帳をその後どうするのかという調査です。2 年以上保存する人は実に 75%。捨てずにずっと保存している人はなんと 30% 以上で、1 年未満に捨てる人（約 25%）よりも多い数字になっています（高橋書店調査）。 そこで気になるのは、過去の手帳の保存場所です。今の仕事に活かすために手帳をとっておくのであれば、過去の手帳もすぐ見られる場所にあるべきです。しかし通常は家の引き出しに入っていたり、会社の袖机に入っていたり、すぐ見られる環境にはありません。そこで、スマートフォンさえあればいつでもどこでもアクセスできる Evernote に、過去の手帳を保存しましょう。 未来に残す手帳は Evernote に保存 手帳を Evernote に保存しておけば、手書き文字も検索されるうえ、累積容量が無制限なので、何年分の手帳でもとっておくことが可能です。つまり、手帳の保存場所としては最適です。やり方は簡単。見開き 1 ヶ月の手帳であれば月 1 回、1 週間の手帳であれば週 1 回、スマートフォンの Evernote アプリからカメラをタップし、写真を撮るだけ。ドキュメントカメラ機能もあるので、多少歪んでいても補正してくれます。タイトルには年と月、または週の日にちを記入し、タグには手帳、または 2016 年手帳などと入れておきましょう。こうしておけば検索で出てきますし、タグによる一覧表示も可能なので、時系列順にパラパラと見ることもできます。アナログとデジタルをつなぐ Evernote ならではの使い方と言えるでしょう。 手帳はスイッチ、Evernote は引き出し このように手帳と Evernote を並行して使う場合、使い分けの簡単なポイントを最後にご紹介します。 手帳は「やる気を出すスイッチ」として、Evernote は「アイデアの引き出し」として使うことです。 手帳　＝「やる気を出すスイッチ」 Evernote　＝「アイデアの引き出し」 具体的には、手帳にはこれからやるべきこと、気に入った言葉などを書き、頻繁に同じページを見ることで、やるべきことを思い出す、やる気を出すツールとして使います。Evernote にはまとまった文章、関連する写真、ファイルを保存し、大量の情報からアイデアを引き出す用途として使います。タイムラインで言うと、手帳が「未来」で Evernote が「過去」とも言えます。このように使い分ければ、手帳も Evernote も、どちらも仕事のパートナーとして役に立つことでしょう。 特に社内で「アイデアの引き出し」を共有しておきたい場合、Evernote Business がおすすめです。個人で情報を集めるのには限界がありますが、チームで集めればアイデアの幅も情報量も飛躍的に高まります。Evernote Business では、その情報がすべて企業のものとなるので安心です。 お申し込みは NTTドコモのビジネスプラスから。請求書払いに対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能です。 個人的に Evernote の機能をすべて使ってみたい、という方は、ドコモのAndroid端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote

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Evernote には、テキストや音声、画像・写真、ファイルなど、様々な形式の情報を意識することなくまとめていくことができますが、Evernote に保存する画像や PDF には、矢印、図形、線などを描き込むことができるのはご存知ですか？（PDF への描き込みは、Evernote プレミアムの機能です。） Windows 1) ノート内に添付した画像上にカーソルを合わせると、この画像に「描き込み」とこの画像を「開く」ボタンが表示されます。左側の「描き込む」ボタンをクリックします。 2) 画像が開き、左側にツールが表示されます。 Mac 1) ノート内に添付した画像上で、Control ボタンを押しながらクリック（右クリック）すると、コンテクストメニューが表示されます。「この画像に描き込み…」を選択します。 あるいは、ノート右上に表示される「描き込み」ボタンをクリックし、描き込みたい画像を選択します。 2) 画像が開き、左側にツールが表示されます。 1）ノート内に添付した画像をタップして画像を開き、下のメニューから「描き込み」をタップします。 2) 画像が開き、右下にツールが表示されます。 注釈ツールについて Evernote の描き込み機能では、以下のようなツールをご利用いただけます。 矢印：特定の点を指し示すときに使います。 テキスト：テキストを追加できます。テキストの幅や文字の大きさも自由に変更できます。 図形・直線：長方形、角丸長方形、円、直線を描き込めます。特定の場所を強調したいときに使います。 ペン・蛍光ペン：フリーハンドで描くことができます。 スタンプ：特定の場所にフィードバックを与えるとき便利です。スタンプを押した後に文字を加えたりポインターを追加することもできます。 モザイク：画像内の特定部分にモザイクをかけることができます。 切り取り・サイズ変更：必要な部分の切り出し、サイズ変更が可能です。 カラー・線の太さのオプション：描き込むテキストや図形の太さ・色を変更できます。 さらに詳しい方法については、こちらのヘルプ記事をご覧ください。