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働き方改革がトレンドになって久しい昨今ですが、まだまだ社会全体が変わったとはいえない状況です。そんな中、ニューヨークに 1 ヶ月間滞在し、リモートワークを実践されたのが株式会社 DATA KIT の青木孝嗣さん。 その際に欠かせない存在だったという Evernote Business の活用法と、リモートワークを成功させるためのポイントについて伺いました。 ニューヨークはノマドワークに最適な街 ――青木さんの現在のお仕事について教えてください。 青木：神戸に本社のある株式会社 DATA KIT でマーケティング企画部に所属しています。 ――1 ヶ月間、ニューヨークに滞在してリモートワークをされていたそうですね。どうしてニューヨークに？ 青木：普段の仕事が PC 一つでできることが多く、新しい働き方に挑戦したいと思っていたこともあり会社に提案しました。ニューヨークを選んだのは従兄弟が住んでいるので、滞在費の面でメリットが大きかったからです。 ――なるほど。それにしてもすごい行動力ですね。 青木：もともと前職でもフルフレックスで働いていましたし、新しい働き方に対してハードルはそれほど高くなかったです。 ――日本で働くのと比べて何か違いはありましたか。 青木：ニューヨークはノマドで仕事をするのにとても便利な街だと感じました。ホテルのロビーや図書館などの公共施設、カフェ、屋外の公園にまで高速なフリー Wi-Fi が整備されており、一部ホテルのロビーもワーカー向けに開放されていて、コーヒーひとつ頼むことなく一日中そこで仕事をすることができるのです。なお、フリー Wi-Fi を利用する際は、通信の安全性を高めるために VPN 接続を利用していました。 ――それはすごい！日本はまだそこまでは環境が整備されていませんね。 青木：その背景にはニューヨークという街の多様性があるのだと思います。ニューヨークの人々はいい意味で適当で、地下鉄はボロボロだったりエアコンが効いていなかったりします。そうかと思うと地下鉄で突然ストリートパフォーマンスが始まったり、赤ちゃんが泣いても優しく話しかけたりして心に余裕がある。それはきっと、いろいろな人種の人がいて考え方も違う街だからこそでしょう。「こうあるべき」という思いが強すぎると生きていけない街なんだと思います。 ――そうした背景が働き方にも反映されていると。 青木：そうですね。皆が自分のやり方で自由に働いています。Wi-Fi が完備されていることも、そうした多様性がバックボーンにあるからだと思います。 リモートワークに欠かせなかった Evernote Business ――自由な働き方を実現するためには、クラウドツールは欠かせないのでは？ 青木：はい。日本でも利用者の多い Evernote や Dropbox などを使っている人もよく見かけましたね。 ――青木さんにとって欠かせないツールはなんだったのでしょう。 青木：やはり Evernote Business です。日本とニューヨークという物理的に離れた場所でリモートワークをするのに不可欠なツールです。 ――ぜひリモートワークにおける活用法を教えていただけますか。 青木：事業部内で共有する多くの情報や、個人的に保存しておきたいデータなどをすべて Evernote Business に保存しています。これまでは構造化したフォルダに整理して保存していたのですが、ニューヨークに行くにあたり、時間や場所にとらわれず、「検索して目的のものを見つけ出す」方法に切り替えることにしたのです。Evernote の検索機能は強力なので、単語を入力すればすぐに目的のファイルを見つけ出せます。 ちなみにファイルを入れる際は、インポートフォルダ (*) のショートカットをデスクトップに作っておき、新規ファイル作成時にインポートフォルダに入れることでシームレスにすべてのファイルが Evernote に保存されることも便利な点ですね。 * Evernote for Windows の機能 それから、Word や Excel も

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このブログは 7 〜 8 月に学生インターンとしてエバーノート株式会社で勤務したクラーク記念国際高等学校の松本さんが執筆しました。 クラーク記念国際高等学校では、学校全体で Evernote を取り入れていますが、頻繁に使っている生徒とそうでない生徒がおり、その中でも Evernote を広い範囲で活用している生徒は、先生との距離が近いと感じました。 もっと多くの方々に実践してもらい、コミュ二ーションをさらに簡単なものにするべく、私の高校での活用方法と今後の利用方針をご紹介していきたいと思います。 1. 留学体験の共有と記録 私の学校では短期から長期まで、多くの人が学校の留学制度に参加しています。行き先はオーストラリアとハワイの ２ カ国で、活動内容もプログラムによって様々です。ハワイ留学では、現地の学校にお邪魔し、実際に授業を一緒に参加させてもらえます。参加した生徒たちは、その日の学校での出来事や、ホストファミリーと夕食で話したこと、楽しかったことをアップして、日本にいる先生に報告しています。どんな風に過ごしているかの報告をもらった先生は、その情報や写真を使って他の生徒を留学するのに常に新しい情報を提供することができ、かつ記録として残っていくので、進路選択を控える高校生にとって感じたことをそのまま残したそのノートは、振り返った時ととても役に立っています。 2. クラブ活動での活用 インターナショナルコースでは、International Communication Club （ICC）という英語をもっと使って英語力を高めようというクラブを自主的に発足し、活動の記録や、その活動を進めるために Evernote を活用しています。先日、１ 年生からこの学校に関することをでなんでも気軽に質問してもらえるよう目安箱を学校内に設置し、回収した質問とその答えを Evernote のノートブックでまとめ、メンバー内で共有しました。下の写真のノートブックでは、メンバーそれぞれが留学中のホストファミリーがどんな家庭だったか、どんな料理をだしてくれたかを追加し、質問に対してより細かく多くの意見を出し合いまとめています。 3. 先生と生徒の距離を縮める 進路について 牛込先生は昨年、生徒と進路相談のやりとりで、より生徒と親身になって進路に向き合うために Evernote を活用しました。各生徒のノートブックを作成し、志望校の情報を互いに集めてシェアしていました。以前のように、次回の面談の日程を設定し、それまでにまたその志望校について調べておくようにお願いするよりも、同じノートを共有しているので、どんな情報を出し合ってどんなことを決めたかというのをお互い食い違いなく確実に把握することができました。また、直接先生とこのようにノートを共有し、チャットで円滑に話を進めることが出来たため、生徒自身の大学を調べるということがより意欲的になったそうです。生徒一人一人のそのような情報だけでも分厚いファイルをいつも先生は持ち歩いていたので、コンピューター 1 つでスマートにまとめられます。 連絡を回す 突然翌日の予定変更など、特別時間割が組まれるからその時間割をクラス全員に共有したいという状況が起こりませんか？また、春休みや夏休みの長期休みの間に連絡を知らせたいなど、先生と生徒との間でやりとりが必要になることはどの学校でもよくありがちです。諸連絡のみならず、大学情報の共有など、幅広いコンタクトや伝言に役立てています。 ここからは、今後学校で Evernote をさらに活用するために思い描いている目標についてです。 4. 下書きから提出、さらに先生からの直しも Evernote を活用する Writing の授業がある私の学校では、生徒みんなが編集を行いやすいスマートフォン、またはタブレットなどのコンピューターで下書きをしています。そのコンピューターにもともとインストールされているメモアプリで行うのではなく、Evernote を使ってそのまま先生に共有し、直してもらったりなどのやりとりすることを今後目標にしています。 例えば… IELTS Writing の練習を PDF ファイルに書き出して先生に共有をすれば、PDF ファイルにメモを書き出せる便利な機能を使って直しやアドバイスを書き出してあげられます。その後も記録として残せていけるので後で過去の提出やその直しを参考にすることもできます。 5. これから必要になるポートフォリオの活用の習慣化 これからは学校でも集中して取り組んだことや活動を蓄積することは当たり前となります。だからこそ、些細なことでも当たり前に残していくということを取り組み始めています。 ポートフォリオとして残す理由は主に ２ つあり、１ つは自分の経験を忘れないように残していくことです。学校内の取り組みに限らず、体験、または経験したことを記録することを習慣化させることを目標としています もう １ つは大学入試で必要になるためです。既に多くの大学が来年度の入学試験において、Japan e-Portfolio の活用が決定されています。そのような入試に備えるためにも、プロセスの蓄積を大切にし、一人ひとりが習慣化にするように取り組むつもりです。

Evernote Business を会社でも使いたい。自分一人だけではなく、チームとして運用したい。でも具体的にどうすれば良いのか…… 社長や役員みずからが Evernote ユーザで「会社で導入したい」という場合には話が早いのですが、現場からボトムアップで導入を進めるには、様々なプロセスが必要になるケースが多いと思います。 そこで今回は、私自身が前職で Evernote Business を導入した経験を踏まえて、社内で導入を進める際のヒントをお伝えします。 情シス部門／ IT 部門との関係を築く 普通に仕事をしていると「PC やネットワークのトラブルがあったときに声をかける」という関係性になってしまいがちですが、会社に新しいツールを導入しようとする際に、情シス部門／ IT 部門の協力は必要不可欠です。 お客さまとの関係もそうですが、相談ができる関係を作るためには、普段のコミュニケーションが欠かせません。 情シス部門／ IT 部門の役割を知る 会社のシステムを管理するうえでの最大のミッションは「システムが安定的に稼働すること」。例えば営業や企画部門だと、何か「新しいこと」が起こっている状況は良いことだという感覚がありますが、システムの運用上は「何も起こっていない状況」こそが最善。何も起きないように日々のチェックやメンテナンスを行い、会社のインフラを支えているのが情シス部門／ IT 部門なのです。 会社の温度感を知る 現代において IT はバックオフィスではなく、企業の成長をフロントで支える存在となりました。システムの保守・運用だけでなく、IT に求められる役割は多岐に渡り、より経営的・戦略的な提案が求められるようになりました。現場を安定稼働させつつ、新しいことを求められるのが、現代の情シス部門／ IT 部門です。 普通に仕事をしているとなかなか知る機会がありませんが、例えば「会社のルールとしてはクラウドを禁止しているけれど、実は上からクラウドを活用して経営を効率化させるような提案を求められている」といったような事情が、往々にしてあるもの。会社がどのような温度感を持っているか知っておくことは、ボトムアップで提案する際に大切なポイントです。 決裁の範囲を知る 導入プロセスにおいて、どこまでの決裁を得る必要があるのかを知ることは重要です。自分が所属するチームのリーダーが許可すれば良いのか、それとも、会社として社長の決裁が必要なのか。それによって、ひと口に導入と言っても複雑さがまったく違います。 Evernote Business は 1 ユーザあたり 1,100 円/月と手軽に始めることはできますが、それでも「導入プロセスにおいて何が必要なのか」という情報を、日々決裁に関わっている部門から得ておくことは大切です。 体制を整える 会社へ導入するためには、受け入れる体制を整えることが重要です。例えば、下記のような項目です。 データの範囲を明確にする 「営業に必要な情報のみをアップロードする」「お客さまからお預かりしたデータはアップロードしない」といったように、 Evernote Business で利用するデータの範囲を明確にしましょう。 使う範囲を明確にする ユーザーは「外勤の営業だけ」、端末は「会社支給の端末だけとし、私用の端末にはインストールしない」など、使う人や端末の範囲を明確にすることは、会社の規模が大きくなればなるほど、管理上大切なポイントになります。 リスクへの対応を明確にする 例えば、端末紛失時の対策として「データの遠隔消去」ができるソフトをインストールしておくなど、リスクへの対応を明確にしましょう。 会社へ入社するときに結んでいることも多いですが、そもそも会社と従業員が「機密保持契約」を結んでいるかも確認しておきましょう。すでに結んでいる場合には、 Evernote Business を使うメンバーで改めて読み合わせをしてみるなど、メンバーのリテラシーを高めることも大切です。 小さく始める 社内の検討プロセスに上げるとき、関わる人や影響を受ける業務の範囲が大きいほど、プロセスは複雑になり、検討に時間がかかります。ボトムアップで行う場合には「小さく始める」ことが有効かもしれません。具体的には、下記のような方法です。 用途をしぼる Evernote はいろいろな使い方ができますが、小さく始めるために最初は用途を限定するというのも、ひとつの方法です。 例えば「社内のすべての文書を電子化してペーパーレスにする」ではなく「名刺を管理する」といった形です。名刺はもともと「社外の人に渡すもの」であり、また最近ではスマートフォンのアプリで撮影してクラウド上で名刺を管理するサービスを使っている人も多いので、他の書類よりも「クラウド化する」敷居が低くできるかも知れません。 小さなムーブメントを起こす 会社全体、部門全体という大きな単位ではなく、例えば「営業部門の、国内営業部の、関東エリアチーム」といった小さなチーム単位で始めてみましょう。 自分が所属するチームであれば、サポートもしやすくなります。サポートのしやすさだけでなく「社内で使っている仲間を増やす」という点でも意味があります。 何かモノやサービスを売るときと同じで、導入を推進する本人が売り込むのではなく「Evernote 使ってみたけど、結構便利だよ」とクチコミで伝えてもらうことは、社内において大きな効果があります。 また、仲間を増やすために「同僚を Evernote のセミナーに連れて行く」というのも、一つの方法です。セミナーはリアルなイベントのほか、参加がしやすいオンライン形式のものもあります。

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両親ともに共働きで、仕事に家事に大忙し。子どもの頃は毎年、あんなに楽しみだった夏休みなのに、親の立場になってみると「子どもがずっと休みだなんて……大変！」と、つい思ってしまったり。 でも本当は、子どもたちには夏休みを通じて成長していって欲しいし、できる限りその手助けはしてあげたいですよね。そこで今回は Evernote を夫婦でシェアして、子どもと一緒に作る「夏休み学習帳」の作り方をご紹介します。 準備 まずは、今年の夏休み用にノートブックを用意しましょう。「2018年 夏休み学習帳」という名前でノートブックを作ります。このノートブックに、夏休みの情報をすべて溜めていきましょう。 作ったノートブックは、夫婦で共有しておきます。夫婦それぞれのスマートフォンに Evernote のアプリをインストールしておけば、どちらか片方が追加した情報をお互いに見られるので、例えば、母親が受け取った学校のプリントを、父親も見られるようになります。 お知らせのプリント 学校や園からもらう「夏休みの過ごし方」や、学童のスケジュール表は、Evernote の「ドキュメントカメラ」でスキャンして保存しましょう。 書類に合わせて写真の枠が自動調整され、文字が読みやすいように背景を処理してくれるので、家でもスマホ 1 台で簡単に、書類をスキャンすることができます。 こうしたプリントには休みに関する情報が詰まっているのですが、例えば「あれ？夏休みだけ送迎バスの時間が 5 分違うって、こんな所に書いてある！」といったように、意外な所に大切な情報が載っていることがあります。 Evernote に保存しておけば、いつでもスマホから確認が可能です。夫婦で同じデータを見ることができるので、交代で送り迎えをしている場合に便利。 「夏休み中の学童の持ちものは Evernote に入ってるプリントに書かれているから、帰りに会社近くのお店で買ってきてくれる？」なんてことも簡単です。 申請書や申込書 学童や夏期保育、あるいは習い事など、ふだんと違うスケジュールで利用する場合に、申請書を出さなければならないことも多いですよね。これが意外に難しくて、気が付いたら期限ギリギリ、なんてことに……。 「夏休みの学童の申請書、去年も書いたはずだけど、どうだったっけ？」というときに、去年の記録が残っていれば、それを真似して簡単に作ることができます。申請書を書いたら、提出前に Evernote のドキュメントカメラで撮影して保存しておきましょう。 夏休みに限らず、「1 年に一度しかやらないけど、毎年必ずやっていること」の記録を残しておくと、自分だけのマニュアルになって毎年参考にできるので、とてもおすすめです。 自由研究 夏休み最大の難関と言えば、自由研究ではないでしょうか。確かに「何でも好きに研究していいよ」と言われても、漠然とし過ぎいていて大人だって悩んでしまいますよね。でも、あまり手助けしてしまうと、子どもが自分で考える力を養えなさそう…… そんなときは、大人は「考え方の枠組み」をサポートしてあげると良いかも知れません。まず、親子で 30 分くらい時間を作って、自由研究の「目的・仮説・検証方法」を、 Evernote へ書き出します。 ・ふだん、生活をしていて何か「なぞ」に思ったことはないか？ （研究のお題＝目的） ・なぜ、そのような「なぞ」なことが起こると思うか？ （自分なりの考え＝仮説） ・では、その「自分なりの考え」が正しいかどうか、どうやって調べるか？（調べ方＝検証方法） 「なぞ」は、一つでなく、複数出しても良いでしょう。ポイントは、大人にとってはその場で答えが出せるような簡単な「なぞ」であったとしても、途中でクチを挟まないことです。 親としてはつい「夏休みの自由研究なんだから、もっとこう科学的な、壮大なテーマをもって欲しい」と思ってしまうのですが、そこはグッと抑えて、子どもたちが自分の頭で考えることをサポートしてあげましょう。 親の出番は、子どもたちの「なぞ」を、具体的なアクションへと繋げてあげる部分です。アクション＝調べ方については、まだ社会を知らない子どもたちの知恵では限りがあります。 ・図書館に、いい本がないか蔵書を調べる ・どこかに、関連する展示をしている博物館がないか調べる ・家で簡単にできる実験がないか調べる 「こんな調べ方もあるよ」と大人が提案してあげて、子どもたちが行動を起こせるようにサポートしましょう。 図書館で参考文献を借りてきたら、後でまとめるのに参考になりそうな箇所をコピーしておくか、Evernote のノートに書き出しておきます。 実際に実験している様子も、スマホのカメラで撮っておくとあとで思い出になります。 Evernote は通常の写真も貼り付けることができるので、夫婦どちらのスマホで撮っても記録しておくことができます。 最後に画用紙や模造紙へまとめる際には、 Evernote の記録を見ながら、子どもたちに清書をしてもらいます。Evernote に保存した写真を印刷して貼り付けたり、あるいは写真を見ながら手書きでイラストを描いたりするのも良いでしょう。 夏休みが終わるころには「2018年 夏休み学習帳」のノートブックにはいろいろなデータが溜まっていると思います。便利になるように、と保存したデータですが、後から振り返ったときには、子どもたちの成長を感じることができる「記録」になります。 夏休みは毎年やってきますが、今年の夏休みは、「一生に一度の夏休み」です。ぜひ、親子ですてきな「思い出の記録」を作ってみてください。