Posts by Evernote

モバイル版の Evernote アプリには、紙文書やチラシ、領収書、名刺、付箋、ホワイトボードなどを手軽にスキャンできる「ドキュメントカメラ」という人気の機能があります。お持ちの iPhone、iPad または Android 端末のカメラを書類の上にかざすだけで、きれいにデジタル化して Evernote に保存することが可能です。 シンプルな操作手順 ドキュメントカメラの操作は、ほとんどが自動化されています。原稿の撮影（フォーカスとシャッター操作）、傾きやコントラストなどの補正、および種類の判別などが自動的に処理されるので、操作がとても簡単です。 1. モバイル版の Evernote アプリを起動します。 2. カメラモードを起動します。 iPhone・iPad の場合: 中央下の「＋」を長押しして表示されるカメラアイコンを選択します。 Android の場合: 右下の「＋」をタップして表示されるカメラアイコンを選択します。 3. 端末のカメラをかざすと自動的にスキャンが始まり、きれいに補正したデータが生成されます。 4. データを確認したら、保存ボタンをタップします。 ビジネスパーソンに役立つ「名刺スキャン」 ドキュメントカメラは原稿の種類を自動判別してくれます。それが名刺の場合は、記載された名前、社名、役職、メールアドレス、電話番号といった連絡先情報を抽出したノートに自動変換されるので大変便利です。(注: この機能をご利用いただくには Evernote Business または Evernote プレミアムが必要です。) ＊名刺スキャンについて詳しくはこちら Evernote に入れるメリットは？ 一度 Evernote に保存されたデータは他の端末にも同期できるので、原本が手元に無くてもパソコン・タブレット・スマートフォンの Evernote アプリからいつでも参照できるようになります。さらに、Evernote では画像内の文字も検索可能なので、スキャンした書類のデータを見つけるのが簡単です。 検索対象には活字と手書き文字の両方が含まれます。ポスト・イット（付箋）に書いたメモや、ホワイトボードに残した議事録などもぜひスキャンしてみてください。 Evernote for iPhone・iPad を App Store からダウンロード >> Evernote for Android を Google Play からダウンロード >>

4 月になると、社会人なら部署異動や新人の入社、学生であれば進級や進学あるいは就職など、身の回りではあらゆる変化が起こります。 何かの終わりは、同時に始まりを意味します。新しいことを始める前には、そこで求められる役割を全うするためにも、様々な準備が必要になるでしょう。では、何を準備するべきで、自分には何が足りないのか……それを知るためにも、慌ただしい生活が始まる前に、今一度、 Evernote でこれまでの 1 年を振り返ってみてはいかがでしょうか。 箇条書きで自分に「問い」を設定する 考えを整理するとき、言葉は大きな味方になります。 Evernote の基本的な使い方はテキストをノートに残すこと。ノートに箇条書きすることで、必要な情報が頭のなかで自然と整理されていきます。 たとえば、「この 1 年でどんなことに取り組んでいたか？」「前任者から仕事を引き継いだときは、どのような手順で覚えたか？」「新しい担当者へ仕事を渡すなら、どんな情報が必要か？」と、まずは箇条書きで問いを立てます。 ただし、箇条書きで質問を設定し続けると「考えること」が目的化し、長い時間をかけても結論が出ないこともあります。そんなときは「考えを書き出す時間は最大でも 15 分〜 20 分」「時間の終わりには振り返りだけでなく、次のステップを立てるようにする」とルールを設定しましょう。問いが立て終えられたら、ひとつずつ答えを書き出していくだけで、振り返りと次へのステップを同時に終えられるのです。 振り返りには「KPT」のフォーマットを また、あえてフォーマットを決めて、考えを整理するのもひとつの手です。ここでは振り返りのフレームワーク「KPT法」を紹介します。 KPT では「Keep（これからも続けるもの）」「Problem（改善するべきこと）」「Try（次に取り組むこと）」の3つを振り返ります。 図のように Evernote のテーブル機能を使って、テンプレートをつくります。左上に Keep、左下に Problem、右側にTryをリスト化していきます。また、テーブルをテンプレートにしておけば、1 日・1 週間・1 ヶ月と、期間を変えて何度も振り返れるでしょう。 ただしひとりで振り返りをしていると、視野が狭くなりがちです。そんなときは、ノートをチームメンバーと共有しましょう。「○月○日までに記入して」とメンバーに伝えておけば、オンライン上でそれぞれの視点からの振り返りを募ることができます。 また、PC やスマートフォンなどのデバイスで行うのではなく、ポスト・イット® ノートやホワイトボードに書き出したとしても Evernote に内容を保存することはできます。出来上がった「KPT」の写真を Evernote カメラで撮れば良いのです。 日々の振り返りに「内省」のタグをつける 新しい 1 年を始めるにあたり、明日の仕事から「振り返り」を導入してみてはいかがでしょうか？ 振り返りを記入したノートにタグをつければ、タグのついたノートを一元的に管理できます。タグ「振り返り」、ノートのタイトルに「日付」、並びを「作成日順」にすれば、後で容易に検索することもできます。 そして、「振り返り」という名前のノートブックを作ります。ポイントは「振り返り」のノートブックをショートカットに入れておくこと。気軽にアクセスできる状態をつくれば、振り返る「習慣」がつくことでしょう。 振り返りが習慣になると、たとえば 1 年後に「現在の自分」を振り返れるようになります。また、1 日の終わり、月の末日に定期的に振り返りをノートとして保存していれば、1 年の間にどのようなことがあり、その都度どのように自分が変わっていったかを順に追うことができます。 また、メモだけでなく、時には講義で配られたプリントや、仕事の資料にも「振り返りタグ」をつければ、後々見返したときアイデアの種になることもあるかもしれません。気がついたときにファイルを保存しておきましょう。 また、Evernote プレミアムにすると、添付した Microsoft Office 書類や PDF ファイル内も検索できるようになるので、さらに見返しやすく、思わぬ情報にも出会いやすくなるはずです。

Evernote はテキストだけでなく、写真などの画像内の文字、PDF などのファイルの中身（プレミアムのみ）まで検索できるため、細かく整理しなくてもすぐに情報が見つかるのが特長です。 ただ、人によっては「それでも細かく整理したい」という方もいるでしょうし、「不要な情報は定期的に削除したい」という方もいると思います。私自身、個人のノートの数は 2,500 とそこまで多くはありませんが、年末に 1 年の振り返りの意味も含めて Evernote を整理してみました。 そこで今回は、実際に行ったノート整理の方法をいくつかご紹介したいと思います。 「無題」または「重複」ノートを削除 「あとで入力しようと思って、空のままノートを放置していた」ということは意外とよくあるもの。そんな時は、自分の Evernote アカウントで「無題」（または「untitled」）と検索してみてください。 また、「全く同じ内容のノートが二つあった」ということもあると思います。タイトルが重複しているノートを見つけるには、以下の手順に従ってください。 Mac の場合: ノートの表示オプションで [並べ替え] → [題名] Windows の場合: ノートの表示オプションで [ノートの並べ替え] → [タイトル] タイトルが重複しているノートが見つかったら、ノートの中身をチェック。全く同じ内容だったら、どちらか一方を削除すると良いと思います。 ノートブックを整理する 私が Evernote を使い始めの頃は、すべての情報を「決まった箱」に収めたくて、ノートブックを細かく分けていました。でも実際に見てみると、数えるほどしかノートが入っていない（つまり有効活用できていない）ノートブックが複数あるのが分かりました。 また、ノートブックがたくさんあると「この情報はどこに入れるべき？」と悩む原因にもなり、結果的に無駄な時間を生むことになってしまいます。そこで、ノートブック自体を整理することにしました。 たとえば、「読み終えた記事」というノートブック。これは文字通り、一度 Web クリップして読み終えた記事を入れておくためのものでしたが、ノートは 18 個しか入っていません。次に「日常に役立つこと」と「仕事に役立つこと」というノートブック。どちらもノート数はそれなりにあるのですが、「この情報はどっちに入れるべき？」と悩む原因になっていました。 そこで今回、「参考になった記事」というノートブックを新たに作成。上述の 3 つのノートブックから残したいノートだけを移動しました。これで、3 つあったノートブックが 1 つになって、新たに情報を保存する際も迷うことがなくなります。 ときめかない情報は消す 片付けコンサルタントの近藤麻理恵さんが発案した、大人気の「こんまりメソッド」。片付けをするときに、そのカテゴリのものを全部出して、その中から「ときめき」を感じるものだけを選ぶという手法です。これを Evernote のノート整理にも応用してみます。 私は野球観戦が趣味なので、「野球」というノートブックを作って、好きなチームや選手の記事、パンフレット、チケット、イベント情報などをすべて保存しています。中でも多いのが Web クリップした記事。2017 年だけで 300 件近く保存したので、来年、再来年と続いていくことを考えると、一度見直した方が良いと思いました。そこで「こんまりメソッド」の出番です。 検索対象を「野球」ノートブックにして、検索ボックスに「source:web.clip」と入力します。 すると、「野球」ノートブックの中の Web クリッパーで作成されたノートのみが表示されます。あとは出てきたノートをひたすら見て、今後も残したいか、情報が古すぎないかなどを判断し、該当しないものは削除していきます。結構時間がかかりましたが、この作業で 211 件まで減りました。 この方法は、趣味のものに限らず「あとで読む」あるいは「業界研究」「参考情報」など Web クリップをたくさん保存しているノートブックを整理するときにも役立つと思います。 その他の整理のコツ 上記のほか、「ゴミ箱」内ノートの削除と、使わなくなったタグの削除も行いました。 「ゴミ箱」内ノートの削除 実は Evernote のノートは、ノートブックから削除すると、一旦「ゴミ箱」ノートブックに入ります。この「ゴミ箱」内のノートを消すことで、アカウントから完全に削除することができる仕組みになっています。ただし、「ゴミ箱」から削除してしまった情報は、サポートにご連絡いただいても復元できませんので、ご注意ください。

Continue reading…

年度末が近づき、増えていく仕事量と書類。ビジネスパーソンにとって、ファイルの管理は生産性に直結します。 しかしながら、ファイルの保管場所を忘れてしまったり、目当ての資料のためにフォルダを行き来したりするのが億劫なこともあります。情報を瞬時に引き出すことができたら、間違いなく生産性が上がるでしょう。 その億劫さは、Evernote でファイルを収集するだけで、すっかり解決するはず。今回は Evernote の強力な検索機能を使った「文書管理術」を紹介します。 Evernote では、Web ページを保存したり、画像、PDF などを添付ファイルとして保存できるほか、Google ドライブとの連携もできます。特に、Evernote Personal になると、Office 書類や PDF ファイル内の文字検索も可能になり、より幅広いファイルの管理ができるでしょう。 「キーワードだけは覚えているが、ファイル名を思い出せない」というときも一安心です。そもそも Evernote の検索機能を使えば、ファイル名や保存場所を正確に覚えておく必要がありません。内容を詳細まで覚えていなくとも、類推したキーワードで検索すればファイルを見つけ出すことができます。 また、ファイルを保存するときファイル名に「20180208」と更新日時を入れたり、「Ver1」とバージョン名を入れたりしている方はいらっしゃいますか？このファイルにさらに変更を加えたいのに、どれが最新版かわからない、また、個人がローカルに持っているバージョンもあったりして困った…、そんな経験はないでしょうか。Evernote でテキストのまま保存しておけば、メンバーは常に最新の内容にアクセスできるので、そんな心配はありません。 Evernote は文字情報で検索する ビジネスにおいて、文字情報で保存できるものは多岐に渡ります。 Evernote の検索機能を使えば、添付された画像内の文字や手書き文字まで検索可能にします。JPG・GIF・PNG ファイルを添付した場合、画像内の文字も検索の対象になります。 Evernote Personal では、ノートに添付した Office ファイルや PDF ファイルの中身も検索で発見できます。また、デスクトップ版で検索を行った場合、添付ファイルをインライン表示してあれば、添付された Office のファイルの中からキーワードをハイライト表示します。 また、ウェブ記事や SNS の投稿を資料として残すのに「Web クリッパー」は重宝します。Web クリッパーは、閲覧中の Web ページを Evernote にノートとして保存できる、ブラウザ拡張機能です。Gmail や Amazon の商品ページ、仕事にまつわるニュースを保存することもできます。 Evernote ユーザの必需品: Web クリッパーとは？ 知っておくと便利な Evernote の検索方法 何度も使うファイルには、テンプレートを利用 文書で保存できるものは、メモに留まりません。議事録、請求書、経費精算書、カレンダー、ニュースなどもあります。今までは紙で保管することが多い書類だったとしても、 Evernote に切り替えていけばペーパーレスに管理できます。 繰り返し使う書類は、テンプレート化すれば何度も新しいファイルをつくる必要がなくなります。また、チームでテンプレートを共有すれば、誰でも同じようにファイルを転用することができます。 定例会議の議事録はその最たる例かもしれません。画像のなかの「【テンプレート】」に会議の名前と日付を上書きすれば、後で検索して見返しやすくなります。また、もし他人に議事録を共有する必要があれば、「共有」からメールやURL発行を通じて、ノートを参照してもらうこともできます。 Evernote では、業務日報、プロジェクト管理、議事録、チェックリストなど幅広いテンプレートを提供しています。用途別にカスタマイズして使うと、より広範囲な問題を解決できるでしょう。 プロジェクトごとにタグを使って管理 プロジェクトに必要な情報は、「タグ」を使って管理するのもひとつの手かもしれません。議事録や提案書類はもちろん、プロジェクトのスケジュール、取引先の名刺までを一元的に管理できるのは Evernote ならでは。 たとえば、タグに「プロジェクトの名前」を入れて保存してみましょう。あとでタグから検索をかければ、情報をワンタップで一覧可能に。いざ会議で必要になったときでも瞬時に取り出せます。また、「プロジェクトにまつわる情報はいつも Evernote にある」と、精神的にも安定した状態でいられそうです。

Continue reading…