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職場で複数のアプリを使いこなすために必要なこと

お客様からいただいたご意見の中に、「普段使っているデジタルツールから直接、Evernote のコンテンツにアクセスしたい」というリクエストがありました。 私たちはすぐに納得させられました。弊社がデータ分析を専門とする YouGov 社と米国で最近実施した調査結果によると、働いている人の約 65% が最大で 9 つのアプリを毎日使用していることがわかったからです。従業員が個人向けアプリやサービスを業務に使用する「BYOA」(Bring Your Own App の略)の概念が普及した今、普段使っている色々なアプリをシームレスに連携させてほしい、という声が挙がるのは自然なことなのです。 問題は、自分がいつも使っているアプリ同士を連携できない場合に、仕事の生産性が下がってしまうことです。それぞれの異なるアプリに少しずつ情報が散らばるため、必要な情報をまとめて入手することができなくなります。そして、集めた情報の断片をまとめて整理しようとすると、大量に開かれたメールやブラウザのタブ、チャットのチャンネルなどが増え続け、結果的には複数のアプリを行き来することに 40% の時間を費やしてしまうのです。 アプリ連携という解決策 2 つのアプリが連携すると、アプリ間での情報共有が可能になります。これにより、自社のデータを新たな方法で活用できるようになるので、お客様が所有するデータの価値も大きく高まります。 ここ数年の間に、Evernote は Microsoft Outlook、Salesforce、Google ドライブ、Slack などを含む強力なアプリとの連携を実現してきました。そして今回、もう 1 つのビッグネームが加わりました。 Office 365 の情報ハブである Microsoft Teams です。チームでチャットやファイル共有、オンライン会議を行ったり、プロジェクト管理に利用されています。Evernote for Microsoft Teams という連携により、Evernote のノートを Teams 内から直接参照して共有できるようになりました。 企業として、Evernote 社と Microsoft 社には共通の目的があります。仕事をチームでしやすくすることです。その目的を達成するために最良な方法は、私たち企業が力を合わせることでお客様のツールをもっと便利にすることでした。私たちはツールやテクノロジーが生産性を高め、それがチームの成功につながると信じています。(なお、他社と連携し共存共栄するという考え方については、先日公開したこちらのプロダクトマネージャー対談記事もぜひご覧ください。) 今回の連携により、Microsoft Teams 内で簡単に、Evernote Business のノートを共有・固定表示・編集・検索することが可能になりました。これでシームレスに作業できるようになり、情報共有もより効率的に行えます。 Evernote for Microsoft Teams の 4 つの使い方 Evernote for Microsoft Teams では、Teams アプリ上の会話を離れずに、Evernote のコンテンツを参照または共有できます。これにより、プロジェクトの立案から実行まで、チーム全体がより高い生産性を維持できるはずです。 Evernote for Microsoft Teams の便利な使い方を 4 つご紹介します。

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業務に余裕を生み出す、リモートワークにおすすめのツール

「リモートワーク」と聞いてどんなことを思い浮かべますか? エンジニアやデザイナーの人が、パソコン片手に自宅やカフェで作業する……そんな風に「リモートワークとは、特定の職種の人だけができることで、自分とはあまり関係ないな」と思っていませんか。 まったく会社へ出社せず仕事を片付るような完全なリモートワークは、できる職業が限られるかも知れません。でも、普段やっている仕事に 「ちょっとだけ」リモートワークを取り入れてみるだけでも、時間に余裕が作れます。 今回は、ビジネスパーソンの 1 日の様子になぞらえながら、普段の業務にリモートワークを取り入れるための、便利なツールやアプリをご紹介します。 朝:全国のコンビニが自社のプリンターに “今日はお客さまとの商談のために直行。昨日のうちに資料はちゃんと準備してカバンに入れてきた……はずなのに、印刷した資料の一部を置いてきてしまった! 会社へ立ち寄っている時間はないけれど、どうしよう?” ビジネスシーンでは、まだまだ紙の資料が必要とされる場面も多いですよね。外出先で、ちょっと印刷したいというときにおすすめなのが、全国のコンビニがプリンターに早変わりする「ネットプリント」です。 パソコンの Web ブラウザ、またはスマホアプリから、ネットプリントへ資料のデータをアップロードしてプリント予約番号を取得。この番号をコンビニのコピー機で入力するだけで、資料を簡単に、美しく印刷することができます。両面印刷や、 A3 サイズの印刷もお手のもの。予約番号とは別に暗証番号も設定でき、印刷時に入力を求めるようにすることもできます。 移動中:スキマ時間でビジネスの情報をアップデート “朝イチの商談を無事に終えて、午後のアポイントに向けて電車で移動中。午後は初めて訪問するお客さまなので、企業情報や業界情報をチェックしておきたいな” ビジネスの情報をアップデートするために、経済紙はチェックしておきたいですよね。「日経電子版」のアプリなら、電車のなかでも片手でサクサク記事がチェックできます。商談に関係しそうな、気になった記事があった場合、日経電子版は Evernote と直接連携しているので、ワンタップで見た目も美しく保存することができます。 特定の業界の情報は、専門のニュースサイトや企業ブログをいくつもチェックしている、という方も多いのでは。そんなときは 「feedly」が便利です。 定期的にチェックしたい Web サイトを登録しておくと、サイトが更新されたときに最新の記事を自動的に受け取ってまとめて読むことができるので、いくつものブックマークを順番にチェックする手間が省けます。 また、 feedly の有料版は「Google アラート」の登録も可能。 Google アラートは、気になるキーワードの上位の検索結果を、自動的に配信してくれるサービス。社名や製品名を登録しておき、 Web への露出状況をチェックしたり、競合の動向をチェックするのに便利です。 昼過ぎ:情報のストックや共有をスマホ 1 台で “午後は、業界の展示会視察。ブースでもらった紙の資料や連絡先の名刺、展示されていた製品を写真でパチリ。さぁ、取りまとめて部内で共有しないと” 多くの情報はネットでも手に入るようになっていますが、業界の最新情報をまとめて幅広く入手したり、実際の製品・サービスに触ってみるなら、展示会は欠かせません。 でも、歩いているだけでたくさんの資料を手渡されてしまうので、帰りにはカバンがパンパンに重くなって、持って帰るのが大変。さらに、その大量の資料を整理して社内で共有しようとなると、またひと苦労……という経験をされた方は多いのでは。 そんなときは Evernote を使えば、スマートフォン 1 台で、資料の整理から共有まで、展示会の帰り道に簡単に済ませることができます。 Evernote のモバイル版アプリには、カメラに写った書類を美しくスキャンすることができる「ドキュメントカメラ」機能があります。書類に合わせて枠を判別し、文字が読みやすいようにコントラストを補正してくれるので、会社へ持ち帰って複合機でスキャンしなくても、回覧するのに十分な画質で記録できます。 スキャンした書類とともにメモをテキストで残せるほか、写真や名刺も一緒に記録しておけるので、展示会の視察レポートが簡単にできあがり。チームへの共有も簡単なので「スキャンした書類の容量が大きすぎて、メール添付するためにいくつかに分割して……」なんて手間もありません。 夕方:クラウドでビジネスチャンスを逃さない “さぁ、夕方のアポイントも終わって、このまま直帰しようかなと思ったら電話が。先ほど商談した A さんだ。 「さっきのサービス、とても良いのでさっそく上に情報を上げたいんです。いったん通常価格で構わないので、見積書の体裁で価格をいただけませんか?」 見積書の Excel フォーマットは会社の共有フォルダにあるし、会社の角印を押して出さなきゃなんだよな。仕方がない、ここはスピード感ある対応で印象を良くしたいから、会社へ戻るか……” 簡単な料金計算から複雑な商品リストまで、自由に作り込めてテンプレートも豊富に用意されている Excel は、今も昔も見積書作成のスタンダードですよね。また、お金に関わる書類なので、「押印しなければならない」「連番を振らなければならない」など、運用ルールを定めている企業も多いのでは。 見積書専用のツールを使えば、頻度の多い見積書作成業務が効率化できます。misoca (*) は、ブラウザから体裁の整った見積書をカンタンに作成できる Web サービス。あらかじめ社判の印影を画像データとして登録しておけば、プリントして押印→スキャンしてデータ化する手間が省けます。 * misoca は基本的に有料のサービスですが、無料で利用できるお試し期間があります。 また、作成した見積書をもとに、納品書や請求書を作成することもボタンひとつで可能。各書類の提出状況を管理する機能もあるので、営業〜経理まで帳票をスムーズに流すことができます。 今回は、普段の業務にリモートワークを取り入れるための、便利な Web サービス・アプリをご紹介しました。 最近では副業の解禁や、男性の育休取得推進など、多様な働き方が拡がってきています。業務で使うアプリは導入に会社の決済が必要な場合がほとんどだと思いますが、多様な働き方の実現と仕事のパフォーマンスの維持・向上のための方法(ツール)とをセットにして、会社へ提案してみてはいかがでしょう。

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Evernote 10 周年 〜日本のみなさまに感謝の気持ちを込めて〜

Evernote は、2018 年 6 月 24 日、2008 年の一般公開から 10 年を迎えます。 Evernote はこの 10 年間で、累計ユーザ数が 2 億人を超えるまでに成長いたしました。ユーザがこれまでに Evernote で作成したノートの数は、約 80 億に上ります。人種・言語・文化も異なる世界の 200 ヶ国以上で、アイデア、目標、夢、趣味など様々な情報を記憶させる第二の脳として、仕事やプライベートなど多岐に渡る場面でご活用いただいています。 Evernote 10 周年 – これまでの歩み CEO クリス・オニールよりみなさまへのメッセージ 私たちは 10 年という節目を迎えましたが、何よりも私たちの未来について考える日にしたいと考えています。 すべての Evernote ユーザのみなさま、そしてパートナーのみなさまに感謝するとともに、Evernote にとって、日本がいかに重要な市場であるかということを改めてお伝えしたいと思います。 Evernote の日本法人であるエバーノート株式会社は、私たちにとって初の海外拠点として設立されました。そして、多くの日本企業との関係を構築し、様々な取り組みを行って参りました。引き続き Evernote サービスを進化させてまいりますので、どうぞご期待ください。 日本法人代表 積田英明よりみなさまへのメッセージ Evernote がこの 10 周年の節目を迎えることができたのは、ユーザのみなさま、取引先・パートナーのみなさま、そしてすべての Evernote コミュニティのみなさまのおかげです。いつもご支援いただき、誠にありがとうございます。 Evernote と日本市場との関わりは深く、プレミアムクーポンキャンペーン、法人向け販売代理店契約などの取り組みもすべて日本法人からはじまりました。また、Evernote に関する書籍もこれまで 60 冊近く発売されており、これだけ多くの書籍が販売されているのは日本のみです。今後も、様々な取り組みを通じて、日本のみなさまのお役に立てるよう努めてまいります。 また、この機会に日本におけるパートナー企業様よりメッセージをいただきましたので、ご紹介いたします。(五十音順) パートナーのみなさまからのメッセージ 株式会社NTTドコモ 取締役常務執行役員 法人ビジネス本部長 古川浩司氏 株式会社NTTドコモは、Evernote サービス提供開始 10 周年を歓迎いたします。 両社のパートナーシップは、Evernote Corporation 様の日本オフィス設立以前に始まります。Evernote Corporation 様への投資、世界初の法人向け販売代理店契約の締結、共同マーケティングの実施のほか、人事交流も続いています。今後も、セミナーの共催や共同マーケティング活動の実施など多岐にわたる連携を行うことで、お客様への新たな価値提供に努めて参ります。 株式会社システムフォレスト 代表取締役

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Evernote 10 周年!思い出シェアで豪華賞品が当たるキャンペーンを実施!

本キャンペーンは、7 月 15 日に終了いたしました。たくさんのご応募ありがとうございました! —– Evernote はこの 6 月 24 日にサービス提供開始から 10 周年を迎えます。そこで、日ごろ応援してくださっているみなさまへの感謝の気持ちを込めて、SNS プレゼントキャンペーンを実施いたします。 「Evernote x ScanSnap:思い出シェアでプレゼントキャンペーン」と称し、Evernote と相性がよく、ユーザにも根強い人気の ScanSnap スキャナの開発元である PFU 社と共同で行うものです。 Evernote に保存できるものは、テキストだけでなく写真、音声、Web ページ、手書きメモなど、多岐にわたります。今回募集するのは、「あなたの思い出ノート」。人からもらった手紙やハガキ、お子さんの作文や絵画、旅先で撮った写真など、「あなたにとっての思い出」はすべて対象になります。 特にステキなノートをシェアしていただいた方 10 名には、Evernote プレミアム 10 年分 (5 名様) もしくは ScanSnap iX100 スキャナ (5 名様) を差し上げます。さらにダブルチャンスで、Evernote 10 周年記念グッズ 1 点 (非売品) を抽選で 20 名様にプレゼント。 下記の応募方法をご覧の上、ぜひご応募ください。たくさんのご応募お待ちしています! 応募方法 STEP 1. 「あなたにとっての思い出」を Evernote に保存する。 手紙など紙ものを撮影・保存する方法はこちら。 写真など画像を添付する方法はこちら。 ※過去に保存したノートで応募する場合、このステップは飛ばしてください。 STEP 2. ノートの公開リンクを取得するか、ノート自体のスクリーンショットを撮る。 ノートの公開リンクの取得方法はこちら STEP 3. 以下の 3 つをすべて含めたツイートを Twitter で投稿。 「なぜそのノートを選んだのか」の理由

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Evernote for Microsoft Teams が新登場

Evernote は、Microsoft Outlook、Salesforce、Google ドライブ、Slack などをはじめとする強力なアプリと連携することで、常にチームでの共同作業を効率化してきました。さらに本日、チームワークに欠かせない素晴らしいアプリ「Microsoft Teams」との連携を発表いたします。 Evernote と Microsoft Teams の連携について Microsoft Teams は、チャットやオンライン会議を通じてチームの業務効率化をサポートする、プロジェクトのコミュニケーションハブとして機能します。Office 365 に含まれるアプリとして、メールや各種ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションの共有も可能なので、あらゆる情報を管理することができます。 この Microsoft Teams(以下 Teams)と Evernote の連携により、Teams 内から直接 Evernote のノートにアクセスし、関連情報を参照できるようになりました。さらに、Evernote のノートの共有・固定表示・編集・検索といった操作も Teams 内で行えるため、会話の流れを止めずに情報共有ができます。 今回の連携について、Microsoft Teams のプロダクトマネージャー Mansoor Malik 氏を迎え、Evernote のプロダクトマネージャー Leo Gong と対談を行いました。Evernote と Microsoft の連携による利点や、チームワークの改善にどう役立つかについてのお話をご紹介します。 Q. Microsoft Teams にとって、Evernote と連携することの利点は何ですか?また、ユーザにとってどのような利点がありますか? Mansoor Malik 氏(以下 MM): Microsoft Teams は情報を「民主化」するツールです。つまり、情報を利用可能にし、その透明性を確保し、誰もがアクセスできるようにするツールなのです。 今回の連携により、ユーザは一ヶ所、つまり Teams 内のチャネルから Evernote のコンテンツにアクセスし、チーム全体に共有することが可能になりました。URL を覚えたり、Teams と Evernote 間を行ったり来たりする必要はありません。必要な情報がすぐ手の届くところにあるわけです。 Leo Gong(以下 LG): 弊社のお客様の多くが、Evernote を「外部脳」として位置付け、必要な情報や取り組んでいるアイデアをすべて記録するのに利用されています。これら 2 つのアプリを連携させることで、ユーザは蓄積した知識に簡単にアクセスし、チームメンバー全員に共有することができます。 例えば、製品ローンチについて

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現代の「オフィス」事情を考える

今日、オフィスの外で働くことはそれほど難しくないものになっています。電源が取れて WiFi 接続があれば、ノートパソコンを開いてすぐにそこがオフィスになります。また、電波さえ届けばどこでもネットワークに接続することができるスマートフォンは、一昔のコンピュータよりもはるかにパワフルです。 リモートワークやテレワークといった言葉が一般的に知られるようになりましたが、「自分は毎日オフィスに通っているし…」と、ご自身には関係ないと思われる方もいらっしゃるかもしれません。 しかしながら、常にリモートで働いていなくても、営業の方でしたら直行直帰という日もあるでしょうし、なにより、朝起きたら会社のメールをスマホでチェック、通勤電車の中で仕事に関連するウェブサイトやニュースサイトで情報収集…と、すでにオフィスの外でも仕事をされているのではないでしょうか。 リモートワークは社員にとっても会社にとっても、大変有益です。社員によってはより柔軟な働き方が可能になりますし、会社にとってはオフィスへの通勤範囲外から有能な社員を採用することができるからです。一方で、リモートワークは様々な問題をもたらす可能性もあり、これを成功させるためには適切な準備が必要です。今回は、リモートワークをいかに成功させるかについてのヒントをまとめました。 バーチャルな「オフィス」を作る リモートワークというと敷居が高いかもしれませんが、本店・支店間など、事務所が物理的に離れているチームメンバーとの仕事を日頃から行っている会社も多いと思います。その際、どういった仕事の仕方をしているでしょうか。メールやチャットツールを活用して日々密接なコミュニケーションを行なっているのではないでしょうか。 様々な意見を交換したりアイデアを議論したりするメールやチャットという場のほか、様々なプロジェクトについて共同作業をする場が必要と感じたことはありませんか?Evernote Business のスペースでは、様々なノートやノートブックをプロジェクト単位でまとめてチームメンバーに共有することができます。その際、閲覧権限のみ与える、編集権限も与える、などの管理も柔軟に可能です。 顔をあわせることによってお互いをより深く知ることができるというメリットもおろそかにはできません。ビデオ会議を活用したり、定期的にチームメンバーを集めてオフサイトミーティングを開催するなどの工夫も必要です。 時差を意識する リモートワークをする人が同じ時間帯にいるとは限りません。グローバルな企業で働いている方の場合、同僚が地球の裏側にいるかもしれません。私たち Evernote もアメリカに本社がありますので、日本時間の朝に多くのミーティングが設定されています。 ミーティングの時間は相手にとって不都合な時間ではないかを考えるのは当然ですが、本当にこのミーティングは必要なのか?を考えるいい機会となるでしょう。メールのやりとりで解決できるかもしれませんし、その他のコラボレーションツールで事足りるかもしれません。 メールやチャットの回答がすぐに返ってこなくてもイライラしたりしてはいけません。時差のほか、お互いの祝日・ホリデーカレンダーを共有しておきましょう。 率直で頻繁なコミュニケーションを心がける リモートで働く最大の問題は、チーム、あるいは会社で何が起こっているのかがわかりにくい、ということに尽きます。重要な伝達事項を見逃してしまうと、なんとなく自分だけ取り残された感覚に陥るものです。 リモートで働く人からの質問を常に受け付け、それに真摯に回答していくことが重要です。この際、一人一人と会話するのではなく、チーム全員にオープンな場で議論するとよいでしょう。 あるいはビデオ会議などを定期的に開催し、何か困ったことはないか、問題が起こっていないかを伝えやすい環境を整えるといったことが重要です。こうしたミーティングでは、チームのアップデートや目標、期待値などを伝えるのにもいい機会です。何にフォーカスすればよいのか、なぜ重要なのかを常に意識してもらういい機会です。 Evernote Business のスペースにある「新着情報」と「固定表示されたノート」は、まさにこのような問題を解決するためにあります。透明性を高め、何が起こっているのかと、常に意識するべき重要な情報をわかりやすくまとめています。   Evernote Business 無料トライアルを始める »  

チームの知識を活用する

5 月も半ばを過ぎ、4 月から新しい職場に異動になったというみなさんも、新しい仕事にそろそろ慣れてきている頃でしょうか。 さて、その際引き継ぎはどのように行われたでしょうか?前任者から直接引き継ぎを受けることができたというラッキーな人もいるでしょうが、前任者が別の支店に引っ越してしまったり、全く違う部署で多忙な日々を送っているため、引継書類を見るだけで、あとは周りの人から教えてもらう…、そんな会社も多いはずです。 しかし、引継書には本当にすべての情報が網羅されているでしょうか?長らく同じ仕事に従事した担当者にしか分からないノウハウの多くが詰め込まれているにしても、すべての詳細まで記述することは不可能といえるでしょう。すべての情報が社内サーバに残されているという会社であっても、メールや手書きのノートやメモなどは引き継がれないまま消えてしまいます。 情報共有は時を超える 引き継ぎは情報共有が重要であると感じる瞬間ですが、それ以外にも社内の情報共有が大切である場面があります。 例えば、プレゼン資料を作成したら、社内で別の人が同じような資料を作成していた…、新しく始めようとした企画が実は過去にすでに考えられていた、あるいはすでに実施されていた…、そんな経験はありませんか。 知識がチーム内で共有されれば、過去に同じようなプロジェクトをやっていたことを発見したり、過去のキャンペーンで経験した失敗から学び新しいキャンペーンで活かす、といったことが可能になります。今すぐ必要ではない情報も、後々意味を持ってくる可能性があるのです。会社やチームでは、未来への情報共有も重要なのです。 知識を残す仕組作り ではどうすればよいのでしょうか。 引継書をわざわざ作るという作業をすることなく、いかに自動的に、自然にこうした知識が会社に残るようにするかの仕組み作りが重要となります。 例えば Evernote Business のスペースにすべての情報を残していけば、部署が変わろうとも、、会社を辞めようとも、その知識はチーム内に確実に継承されていきます。 まずはルール作り 社内で共有する情報の内容・方法について、まずはチームで話し合い、ルールを決めましょう。 Evernote Business をお使いの場合は、スペースをどう使うか、どのスペースに何の情報を入れるか、や、ノートの題名の付け方を標準化する、タグの付け方などの基本のほか、スペース名の付け方でも決まりを作っておくと、必要な情報をより発見しやすくなります。また、現在の社員、現チームメンバーはもちろんですが、新入社員や新規プロジェクトメンバーが参加する度にこのルールをトレーニングし、徹底することが重要です。 透明性を高める チームワーク成功の鍵は、透明性を高めることです。すべてを共有しましょう。最終的な結果だけでなく、議事録やブレインストーミングででてきたアイデアなど、すべての情報を保存しておきましょう。また成功例だけでなく、ボツになったアイデアや失敗例も、将来チームメンバーが同じ間違いをしないためにも、必ず残しておきましょう。   Evernote Business 無料トライアルを始める »  

「スペース」をご紹介する Evernote Business セミナー・引き続き開催中

先月もご紹介しましたが、チームの力を最大限に発揮するために登場した Evernote Business の新機能「スペース」機能をみなさんにご紹介する場として、現在セミナーを全国で開催中です。 3 月は東京・大阪・名古屋・福岡の 4 大都市で開催しましたが、4 月は北は八戸から南は長崎まで、全国を回りました。 Evernote Business ユーザの活用事例 仙台では、宮城県で新築・注文住宅を手がけるあいホーム水族館前店 店長の伊藤様にご登壇いただきました。 株式会社あいホーム 株式会社あいホームでは、図面やお客様との打ち合わせ記録などとにかく紙が多く整理や検索に時間を要していたほか、知識や情報が属人化していて業務が非効率になってしまっていたそうです。 そこで、チームでの情報共有ツールとして Evernote Business を導入。現在は、議事録や名刺、日々のタスクリスト、業務マニュアルを保存したり、土地や図面のデータベースとしても活用しています。 チームで活用することで、お客様への対応スピードが上がり、顧客満足度の向上につながったほか、社員数を変えることなく住宅の建築数・お客様の対応数を大幅に増やすことができたそうです。 スペースをご紹介するセミナー『仕事をもっと楽しく〜今日からできるチーム力を高める働き方』は 6 月まで引き続き開催中です。ぜひ日程をご確認の上、お近くの会場まで足をお運びください。 開催日と開催都市は以下の通りです。 5 月 22 日 (火) 札幌 5 月 24 日 (木) 東京 6 月 6 日 (水) 大阪 6 月 6 日 (水) 神戸 6 月 12 日 (火) 福岡 また、オンラインセミナーも開催中ですので、近くでの開催がないというみなさまは、ぜひこちらにもご参加ください。 5 月 17 日 (木) 5 月 29 日 (火)

情報過多の時代を生き抜くチームになるために

今では私たちの生活になくてはならない技術が、いかに「新しい」技術であるかを私たちは忘れがちです。例えば、iPhone の誕生から 11 年ほど。そして、ホームページを閲覧するためのブラウザが開発されて、25 年ほど。パーソナルコンピュータでさえ 1970 年代半ばから普及しているということは、そこから 40 年ほどしか経っていません。人類の歴史から見るとこれらの出来事はすべてほんの一瞬に起こったものです。 機械の性能が凄まじい速度で向上し、扱う情報量が飛躍的に増加しているのに比べると、人間の脳の処理能力は急激に進化できるはずもなく、とても追いつけるものではありません。 情報オーバーロードという問題 今日、私たちの周りにはたくさんの情報が溢れています。IoT 時代を迎え、ますます様々なデータが取得され、保存されていきます。一方、私たちはこうした過剰な情報を浴び続けているといっても過言ではありません。メールやウェブなどから得られる文字情報や様々な形式のファイル、写真や動画、音声といったデジタル情報はもちろん、様々な紙・書類、名刺などもあなどれません。 IDC の調査によれば、現代の知的労働者は、必要な情報を見つけ出すという作業に 1 日あたり平均 2.5 時間を費やしているそうです。この 2.5 時間は実際の仕事をできていない時間ということになります。 チームが抱える問題 一緒に働く人数が少ないうちは、すべての仕事についてメンバー間で共有しても、それらの情報をそれぞれの脳内で記憶しておくことが可能です。しかし、チームメンバーが増えるに従って、それではとても間に合わなくなります。会社としてはより多くのことが実行できてよいことですが、チームで全員が同じ情報を共有できないという問題が起きます。 また、情報をただ共有しただけでは、チームメンバーがみんな「同じ認識を持っている」とは言えません。人によってどの情報を重要だと考えるかの基準は違いますし、ただでさえ情報過多なのですから、チームで仕事するなら可能な限りノイズを減らしてこれまで以上に効率的に情報共有しなければなりません。 スペースが可能にする最高の仕事 Evernote Business のスペースは、チームが持つ情報を簡単に管理でき、さらに、重要な情報を分かりやすく伝えることができますので、チームが仕事を進める上での、情報ハブとして利用できます。 例えばある新製品のキャンペーンを行うとします。製品写真、お客様へのお知らせメール内容、タスクリスト、会議の議事録、様々なリサーチ結果など、このキャンペーンに関係するあらゆる情報を一つのスペースにまとめます。そして、マーケティング、営業、カスタマーサポート、経営陣など、Evernote Business アカウント内の関連するメンバーをこのスペースに招待しましょう。このスペースに招待されたメンバーはその瞬間から、スペース内のすべての情報にアクセスできるようになります。 まずは、「新着情報」をご覧ください。ここには、新たに作成されたノート、最近更新されたノートが表示されますので、スペース内の最新情報を確認することができます。 そして、「固定表示されたノート」では、ToDo リストやスケジュールなど、スペースのメンバーに必ず見てほしい重要なノートをピン留めしておくことができます。 スペースを活用すれば、チーム内で何が起こっているのか、チームメンバーに何を知っておいてほしいのかを効率的に知らせることができ、またチームメンバーも必要な情報を見つけるためにどこを見ればいいのかが分かるので、不安なく作業に打ち込むことができます。 早速 Evernote Business の無料トライアルにお申し込みいただき、スペースの便利さをあなたのチームでも体感してください。 Evernote Business 無料トライアルを始める »

チームが最大限の力を発揮できる「スペース」

人類の長い歴史において、傑出した人物の多くがチームワークの美点について雄弁に語ってきました。独立独歩で有名なスティーブ・ジョブズですら、「偉大な事業は決して一人では成し得ない。チームによって成し遂げられるのだ」と言っています。 しかし、このような素晴らしい格言の数々にも関わらず、多くのチームは、メンバーの主体的な関与、コミュニケーション、目的意識の欠如に悩んでいます。 チームワークがそれほど素晴らしいものであるのなら、なぜチームで働くことがこれほど難しいのでしょうか? 現代のチームの弱点 ブルックスの法則: 遅れているソフトウェアプロジェクトへの人員追加は、プロジェクトをさらに遅らせるだけである ソフトウェアプロジェクト管理の古典と言われている The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering(邦題『人月の神話―狼人間を撃つ銀の弾はない』)の著者フレデリック・ブルックスは、チームに人員を追加すると、人員と責務をつなぐ線が増えるためにコミュニケーションと調整のコストが増すことを指摘しました。この指摘は明らかな事実であったため「ブルックスの法則: 遅れているソフトウェアプロジェクトへの人員追加は、プロジェクトをさらに遅らせるだけである」として有名になりました。 ブルックスが述べたのはソフトウェア開発についてでしたが、この法則は共通の目標を掲げるあらゆるチームに当てはまると言えます。チームの規模が大きくなれば、メンバー全員の足並みを揃えるのは難しくなります。メンバーがメールに気づかなかったり、通知を見逃してしまったりすることもあれば、全員が顔をあわせるミーティングを設定するのが物理的に不可能なこともあります。そのようにしてメンバー間で情報に偏りがでれば、真の意味でのイノベーションや協力の機会は失われてしまいます。 チームとして最大限に効率的な共同作業を行うことができなければ、生産性は落ち、収益機会を逃し、顧客満足度は下がってしまうでしょう。結果として会社全体が苦しむことになります。 しかし、チームとしてより効率的に知識や情報を共有し、共同作業を行う方法があるとしたらどうでしょう? Evernote Business の「スペース」へようこそ チームメンバー全員が仕事の全体像を把握し、さらに同じ情報を共有できるよう、Evernote Business では「スペース」という新機能を導入しました。スペースを使えば、ノートやノートブックの活用方法がこれまでよりさらに広がり、チームとして効率的に情報を共有、検索、活用できるので、全体としての生産性が高まります。 スペースでは、アイデアを具体的な作業に落とし込み、仕事を進めるために必要となる情報を、チーム全体で一元共有することができます。プロジェクト、チーム、あるいはトピック別にスペースを作成し、そこに関連するノート、ノートブック、PDF、画像、音声ファイルなどを保存しましょう。各スペースには同じ Evernote Business アカウントに属するユーザを招待することができ、招待されたユーザはスペース内のすべてのコンテンツを閲覧できます。つまり、スペースはチームのホームグラウンドとして機能し、すべての情報や作業進捗がここに集約されるので、メンバーは必要な情報をすぐに見つけたり、簡単に共同作業を行ったりできるのです。さらにモバイルデバイスからもアクセス可能です。 Evernote ではスペースの開発にあたり、多くのチームで悩みの種となっている以下の 5 つの課題を洗い出しました。スペースを活用することで、これら一つ一つを解消し、チーム全体の作業効率を高めて最大限の力が発揮できるはずです。 1. 情報の洪水に対処する 米国の発明家バックミンスター・フラーによれば、20 世紀に入るまでは人類の知識はおよそ 100 年ごとに 2 倍になるペースで増えてきたそうです。しかし 20 世紀に入ると情報の増加は急激に加速し、2025 年までには毎日 2 倍の量に増えていくと見込まれています。 フラーはこれを「知識倍加カーブ」と名付けました。 机上の理論としてではなく、現実に及ぼす影響を想像してみてください。IDC によれば、現代における平均的なナレッジワーカー(知識労働者)は 1 日あたり 2.5 時間もの時間を必要な情報を探すことに費やしているそうです。つまりこの時間は実際の仕事をしていない時間ということになります。 スペースでは、チームが仕事をするのに必要な情報を一ヶ所で一元管理できるので、情報の洪水による問題が軽減されます。リンク、文書、画像、PDF などすべてをスペースに保存しておけば、情報の保管場所がわからなくなることはありません。チームメンバー全員のパソコンや社内サーバ、クラウドなどをいちいちすべて検索する必要もなくなります。また Evernote の強力な検索機能を活用すれば、保存した情報の中から必要な情報をすぐに見つけ出すことができます。 2. 組織の知識を保持する 組織において、従業員は入れ替わっていくものです。特に転職が珍しくなくなった現代ではなおさらです。 従業員が組織を去る時、普通はその人の持つ知識も組織を去ります。欠員は新しい従業員が埋めるにしても、そうして人が入れ替わっていくうちに、数年前の仕事について覚えているメンバーが誰もいない、というときがやってきます。 しかし、以前の従業員の知識がスペースに保存されていれば心配することはありません。必要な情報は常に関係者全員に共有されており、過去の情報の損失も起こりません。 プロジェクトを完了したら、チームの気づきや反省点をまとめておきましょう。それをスペースに保存しておけば、後日同じミスが起きるのを防いだり、うまくいった方法を流用したりできます。また新しいメンバーが加わったときにも、スペースに招待するだけで過去の情報をすべて共有できます。 組織として従業員の入れ替わりは避けられません。しかし、個人が有している情報や暗黙知を Evernote Business で「見える化」して保存しておけば、組織として知識を保持していくことが可能です。 3. 重複作業を回避する 「早起きは三文の徳」と言いますが、仕事でも迅速なイノベーションを行い、他社に先んじて新製品を市場に投入することには大きな利益があります。しかし、チームが迅速に目標を達成しようとすれば、組織の形式や手順が追いついていかず、情報の透明性に問題がでてくることが多々あります。 「スピード重視」のデメリットとして、各チームがばらばらに行動することで同じ作業を重複して行ってしまう危険性があげられます。同じチーム内ですら、他のメンバーが取り組んでいることに気づかずに、同じプロジェクトに取り組んでしまう場合もあります。

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