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共同作業がより簡単に: Evernote Business の新機能「スペース」

今日、世界に存在する情報は急激なスピードで増加しています。実際にデータの量は 14ヶ月ごとに倍増しており、その波に飲み込まれずに自分が必要な情報を常に把握することは、多くの現代人が抱える課題となりました。複数の人が関わる共同作業となればなおさらです。私たちは人生の約 4 分の 1 を仕事に費やしていますが、そのうち 80% の時間を他者とのコミュニケーションに使い、毎日 2.5 時間を「正しい」情報を探すのに費やしていると言われています。今までの働き方はもはや機能していません。ビジネスのスピードが加速し、効率的なチームのあり方が変化しつつある今、チーム全員が知識や情報を集約し共同作業できる場所が求められています。 Evernote ではユーザの方々の貴重なご意見を参考に、この度「スペース」を開発しました。Evernote Business をさらに便利にする新機能です。 アイデアを具体的な作業に落とし込む スペースは、チームのアイデアを具体的な作業に落とし込み、プロジェクトを進めて行くのに最適な場所です。チームのメンバー全員が作業をスペースに集約することで、関連性の高い最新の情報をリアルタイムに共有でき、自然と全員の足並みを揃えることができます。また、アイデアや参考情報をまとめて記録しておくことで、情報がどこにあるかわからなくなったり、作業が無駄に重複してしまったりすることがなくなります。 共同作業が自然とはかどる 多くの方が、Evernote を個人用の生産性向上ツールだと考えています。しかし、とても大きな成果を挙げたり現状を打破したりするには、個人の力だけではなく、個人とチームの両方の力が必要です。同じように、最高の仕事というのは、たった 1 つのファイル、ノートブック、ホワイトボードに書かれたアイデアだけで実現できるものではありません。 このことを念頭に設計された機能が、スペースです。チームの能力を最大限発揮するには、メンバーが一ヶ所に集まり、アイデアや情報、参考資料などを共有しながら仕事を進める必要があります。スペースは、情報の収集・整理・共有を簡単にできるようにすることで「チームワークの力」を引き出します。 チームワークをさらに向上 スペースには「新着情報」と「固定表示されたノート」というウィジェットが用意されており、メンバー全員が簡単に作業の進捗を把握したり、重要なタスクを見やすい場所に貼り付けられるようになっています。また、自分のチームのスペースを掲載したり、他のチームのスペースを検索したりできる「スペースディレクトリ」を利用して、組織全体で知識や情報を共有できます。 Evernote Business ユーザの方は、スペースを利用してこれまで以上に生産的な働き方が可能になりました。 現在、スペース機能をご利用いただけるのは Evernote Business ユーザの方のみです。詳細はスペースの概要をご覧いただくか、無料トライアルをお試しください。 弊社では、今後も Evernote Business の新機能開発、他社ツールとの連携、検索機能および共同作業におけるイノベーションに注力してまいります。ぜひご期待ください。

クリエイターたちが語る 5 つの Evernote 活用方法

年初にあたり、今月は 2018 年の目標について継続してお届けしてきました。あなたの大きな目標は何になりましたか?何年も温めてきた小説を書き始めたい、ポッドキャストを始めたい、人前でパフォーマンスしてみたい——いろいろな目標があるでしょう。皆さんの目標が何であれ、今年こそ実現に向けた一歩を踏み出しましょう! 夢見てきたことに挑戦するのは勇気がいります。怯んでしまう人もいるかもしれません。ただ大きな目標だからといって必ずしも大きなアクションが必要なわけではありません。夢を実現するために大切なのは「できる」と信じること、小さな一歩を着実に積み重ねていくこと、そして思いついたアイデアをその場で記録できるツールです。 フォード・モーターの創設者であるヘンリー・フォードは、こう言いました——「『自分にはできる』と考える人間も、『自分にはできない』と考える人間も、どちらも正しい」。つまり、できると思った人はでき、できないと思った人はできないということでしょう。私たちは夢が破れるのが怖くてつい自己防衛してしまいます。「忙しくて時間がない」「アイデアが浮かんだけれど忘れてしまった」など、挑戦できない理由を探し出しては一歩踏み出すことをやめてしまうのです。でも今年こそ、Evernote を使って小さな一歩を積み重ねていきませんか。 今回は、クリエイターの方々に、Evernote プレミアムでアイデアを記録する方法を聞いてみました。それぞれ独自の方法で Evernote を活用されているので、2018 年に夢へと邁進する皆さんの参考になるはずです。 Superfeel — インスピレーションは日々のなかにある ニューヨークを拠点とする Androu Boudreau さんと Jordan Bradley さんの Pop/R&B ユニット「Superfeel」。お二人は創作活動に欠かせないツールとして Evernote を活用しています。Androu さんはこう言います。「Evernote は場所を問わずいつでも創作アイデアをノートに残せるので、僕たちのブレインストーミングに欠かせません。音声録音、メモ、写真、さまざまな方法でアイデアを記録しています。後からそれらのアイデアを振り返り、組み合わせることで新しい音楽を創り出すことができます」。 Superfeel のお二人が素晴らしいのは、日常のなかにインスピレーションを見つけていること。1 枚の画像、1 つの音、ちょっとした考え。こうした小さなアイデアの断片が作品のベースになっています。ですから、そうした断片を逃さずに記録しておくことが何よりも重要で、そのツールとして Evernote が活躍しています。「これまでにレコーディングした曲はすべて、創作のどこかの段階で Evernote を使っています」と Androu さんは言います。「Evernote を使うようになって僕たちの創作活動のやり方はガラリと変わりました」。 使いこなしのヒント: ポッドキャストの素材用に、街角インタビューの音声を録音しましょう。 Nisha Harish — 砂漠横断を Evernote で記録して書籍に Author Nisha Harish 2015 年、Nisha Harish さんは、モロッコの砂漠で毎年 7 日間にわたって開催される全長 251km の「サハラマラソン」を完走しました。このレースでは、参加者は食事と身の回りのものを自分で運びながら走らなければならないため、極限まで荷物を軽くする必要があります。それにもかかわらず Nisha さんは iPhone を持参しました。Evernote を使ってレース中の毎日を記録するためです。レースを終えた後、Nisha さんはその時のノートをもとにレースの体験を綴った『Big Steps, Long Strides』という本を出版しました。 「本を書きたいと思っていて、自分のライフスタイルに合った執筆方法を探していました。Evernote には私が求めていた柔軟性があったのです」と Nisha さんは語ります。灼熱の砂漠を横断するとき、荷物になるデバイスをわざわざ持って行った

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憧れで終わらせない!一生に一度の旅を計画する方法

パリのカフェのテラス席で本場のエクレアを食べる。オーロラを自分の目で見る。アフリカで野生動物の写真を撮るーー。遠い土地への旅や冒険に憧れる人は少なくないでしょう。2018 年こそ、一生に一度の旅を実現してみませんか? 十分な下調べと計画さえできれば、憧れの旅を実現するのはそう難しくありません。必要な情報をすべて Evernote に保存しておけば、旅先でラップトップやスマートフォンから手軽に確認できるので、旅は一層スムーズなものになります。 今回は、旅の達人たちに Evernote をどう使っているか尋ねてみました。旅行前、旅行中、そして旅行後の活用方法をご紹介します。 マドリード在住の David Lengen 氏と Bas Ellen 氏は、MrHudsonExplores.com というトラベルブログを運営し、リゾート旅行やパッケージ旅行といった一般的な旅とは一味違う旅を紹介しています。二人は、文字どおり「一生に一度」しか訪れることのない場所で最高の経験ができるよう、旅行の前に十分な計画を立てています。 「私たちは、旅の計画をインスピレーション、計画と予約、旅行中、旅行後の 4 つの段階に分けて考えています。」と Legen 氏。 一生に一度の旅: インスピレーション Ellen 氏によると、インスピレーションの段階はブレインストーミングと Web クリッパーによる情報収集から始めるそうです。「夢には自分の価値観や大切に感じているものが反映されます。すでにビジョンがある方はそれに基づいて計画を立てればよいでしょう。」両氏はそれぞれ見つけた好みの画像をインスピレーション用の共有ノートブックに保存し、そこから次の目的地を話し合って決定するそうです。 「夢には自分の価値観や大切に感じているものが反映されます」— Bas Ellen 氏 「旅行会社や観光産業のマーケティングに惑わされないでください」と Lengen 氏は言います。「Instagram やトラベルブログ、信頼できる雑誌などを参考にしましょう。目的地が絞れたら、そこに行ったことのある人たちの話を聞いてみます。」この段階に入ったら、現地で見たいものや行きたいレストラン、宿泊先などもリサーチします。「たとえば、どうしても行きたいミシュランの星付きレストランがあるのであれば、かなり前に予約する必要があるでしょう。」 使いこなしのヒント: Evernote Web クリッパーでは、クリップするたびに新しいノートが作成されます。インスピレーション用のクリップをすべて 1 カ所にまとめておくため、専用のノートブックを作成しましょう。 また、旅の予算についてもリサーチは重要です。「自分にとって最適な時期に行くことができれば、旅は一層充実します」と語るのは Ellen 氏。以下は Ellen 氏の予算に関するヒントです。 目的地が決まっていない場合は、予算に見合う場所をリサーチする。 「ショルダーシーズン」と呼ばれる、繁忙期でも閑散期でもない時期に狙いを定める。ハイシーズン料金や混雑を避けることができます。 Hopper などのアプリで航空券価格の傾向を把握し、料金が安い時に購入する。 複数の航空会社の片道航空券を利用することを検討する。往復航空券よりも安くなる場合が多々あります。 計画と予約 憧れの旅の目的地が決まったら、細かいあれこれを計画しています。Ellen 氏は本当に細かいところまで計画するそうです。「想定外のことにびっくりさせられるのが好きではないので、綿密に計画を立てます。」 計画段階では、メール、レシート、地図、予約確認番号などさまざまな情報が発生します。これらの情報をわかりやすくまとめておきましょう。現地で必要な情報がすぐに見つからないと、せっかく計画した旅の快適さが損なわれることになりかねません。 Evernote コミュニティのイベントを主催するために世界中を旅している Josh Zerkel は、旅行中の Evernote の活用方法を以下のように提案しています。旅慣れた人でも忘れがちなヒントもあるので是非参考にしてください。 「スマートフォンに Google マップをダウンロードしてオフラインで使用できることを知っていますか?この機能は Wi-Fi が使えなかったり高かったりする地域を旅する際にとても便利です。また地図に貴重なモバイルデータを消費したくない場合にも使えますね。たとえばホテルからレストランまでといったように経路案内を検索して、そのリンクを旅行計画テンプレートのレストラン情報の隣に貼り付けておけば、現地でリンクをタップするだけで簡単に目的のレストランにたどり着くことができます。」 「インターネットに接続できない場所でもノートブックを見ることができれば、時間も費用も節約できます」— Josh Zerkel

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2018 年、起業の夢を叶えるための Evernote 活用ヒント

起業を迷っている方の多くは、これまで良いキャリアを積んできて、今の仕事でも活躍されていることでしょう。でも心のどこかに、自分のビジネスを立ち上げてみたいという思いがあります。それは趣味を副業にすることかもしれませんし、温めてきたアイデアを製品化することかもしれません。これまでも関連する情報や役に立ちそうなヒントをこつこつ集めてきました。そして「いつか、もしかしたら」と思い続けてきたのです。 ただ、次の一歩がなかなか踏み出せずにいます。「何から始めたらいいのか分からない」「何の準備もできていない気がする」不安をあげればきりがありません。 しかし、2018 年こそ、夢を実現しましょう。これまで蓄積してきたものを整理してみれば、夢は思ったより近くにあることに気づくかもしれません。夢を現実にするための、Evernote 活用ヒントをご紹介します。 踏み出せずにいる理由 米国で行われたある調査によると、3 人に 1 人が、起業することはスカイダイビングよりも恐ろしいと考えています。こうした恐怖心から起業をあきらめる人は少なくありません。また、米国の 57% の人が少なくとも 1 つの新製品あるいは新事業のアイデアを持っているにも関わらず、実際に行動に移す人は、そのうちの約 5 人に 2 人しかいないことが分かっています。 この数字にはそれなりの理由があることも確かです。小規模企業の 50~80% は起業した最初の年に失敗するという予測もあるくらいですから、慎重になるのも当然です。しかし、踏み出せないでいる理由はそれだけではありません。 「十分な経験がない」「十分な準備ができていない」という不安に思っている場合もありますし、「時間ができたら…」と自分に言い訳している場合もあります。あるいは「販売の経験がないから」というように、特定の分野に関して懸念があるのかもしれません。いずれにしろ、起業というのは大きなプロジェクトであり、あれもこれもやらなくては思いがちです。 夢の実現は考えているより難しくない ただ、多くの場合、自分が思っているよりも夢は近くにあります。それはなぜでしょう? まず、みなさんはすでに最初の一歩を踏み出しています。事業の夢を持つことは、誰にでもできることではありません。先ほども触れましたが、新製品あるいは新事業のアイデアを持っている人の割合は全体の 57% にすぎません。つまり、起業したいと思えること自体、大きな一歩なのです。 また、みなさんはすでに多くの参考情報やアイデアを集めてきました。起業についてあれこれ思い描いたり、ビジネスプランを作成するために、起業家向けの記事やヒントも集めてきたことでしょう。デザインの参考にしようとクリップしたウェブサイトも沢山あるはずです。ご自分のノートを振り返ってみてください。必要な情報の多くがすでにそこにあることに気づくはずです。なにもかも一から始める必要はありません。 さらに、必要なツールもすでに手にしています。これまで、ありとあらゆるものを Evernote に保存してきました。ビジネスアイデアを組み立てるためのピースは、まだあちこちのノートに散らばっている段階かもしれません。あるいは「あとで読む」ノートブックに放り込んだままかもしれません。ただ、確実にそこに存在します。必要なのは、整理してアイデアとして組み立てることです。アイデアが固まれば、あとは日々実現にむけて作業を積み上げていくだけです。その際、「試作品を製作してくれるところを見つける」とか「会社設立に必要な手続きを調べる」といったように、タスクを細分化すると取りかかりやすくなり、途中で停滞することがなくなります。 それでは早速、情報の整理に取りかかりましょう。2018 年に起業する夢を叶えるための Evernote 活用ヒントを 6 つご紹介します。 1. 検索機能を使ってこれまで収集してきた情報に目を通す: 起業準備に取りかかるために必要な情報はすでに十分収集されているかと思います。それらにあらためて目を通すことで、目標をクリアにします。過去に保存した情報を見つけるのには、Evernote の強力な検索機能が役立ちます。 クリップした記事、保存したウェブサイト、ハイライトした PDF ファイル、ポスト・イット、ホワイトボードに書いたスケッチのスキャン画像。過去数週間、数ヶ月、あるいは数年にわたって集めてきたノートは数十から数百にもおよぶかもしれません。しかし、Evernote の検索機能を使えば、ビジネスアイデアや起業に関する情報を簡単に見つけることができます。テキストやクリップした記事だけでなく、手書きのノートも検索できます。さらに Evernote プレミアムなら、PDF 内のテキストも検索可能です。 保存した情報が大量にある場合もご心配なく。Evernote での強力な検索機能を使って素早く情報を見つけられます。 2. タグを付ける: 検索機能を使って情報に目を通しながら、タグを付けて、分かりやすく整理しましょう。たとえば、会社設立に関するアドバイスが書かれた記事には「起業ヒント」というタグを、素敵なデザインのウェブサイトをクリップしたものには「参考デザイン」というタグをつけます。こうしてタグ付けしておくことで、そのノートが再度必要になったときに見つけやすくなります。特にノート数が多い方にはおすすめです。 タグを使った整理方法についてはこちら >> 3. 専用のノートブックを作成する: ビジネスアイデア専用のノートブックを作成しましょう。このノートブックをショートカットに追加しておけば、いつでもすぐにアクセスできます。何か新しく追加したい情報があるときは、ウェブページをクリップしたり、メールを転送したりしてノートブックに直接保存できます。 4. 基本計画を作成する: 起業の基本計画を立て、必要なタスクを洗い出しましょう。表やチェックリストを使えば、視覚的に分かりやすく整理できます。 スケジュールの整理には、2018 Evernote カレンダーテンプレートもご利用ください。 5. リマインダーを設定する: 計画を予定通りに進めたり、時間があるときにやるべきことを忘れないようにするには、リマインダーを活用しましょう。そうすることで、自分の計画に責任を持って取り組むことができるので、アイデアを無駄にせずにすみます。 リマインダーの設定方法はこちら >> 6.

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新年の抱負・目標を達成するために

新年あけましておめでとうございます!2018 年もよろしくお願い申し上げます。 突然ですが、みなさんは昨年のこの時期に掲げた新年の抱負が何だったかを覚えていますか?また、2017 年に立てた目標はどれくらい達成できましたか?この達成率については色々な説がありますが、総合するとだいたい毎年 10% 未満の人しか達成できていないということが言えるようです。本ブログではこれまで、新年の抱負をノートに書き出して保存しておくことを推奨してきましたが、今年は目標達成に向けてもう一歩踏み込んで考えてみたいと思います。 2018 年の抱負を決める まず最初に、「自分が本当にやりたいこと」や「ステップアップするために今の自分に足りないもの」を再確認してみてはいかがでしょうか。思いついたキーワードをすべて書き出し、それらを整理しながら優先順位をつけていきます。その中で自分にとって最も重要だと感じるものをピックアップして「新年の抱負」とします。 具体的な目標を設定する 新年の抱負が決まったら、それらを具体的な成果・数字に落とし込んで目標設定をしましょう。例えば、以下のようなイメージです。 抱負: 英語力をアップさせる 目標: TOEIC XXX点をとる 抱負: 去年よりも貯金を頑張る 目標: 毎月 X万円ずつ貯金する この時、設定した目標が現実的かどうかを考えてみることも大事です。また、大きな目標を立てた方がモチベーションが上がるタイプなのか、無理なく実現できそうな目標にした方が努力を継続できるタイプなのか、自分の性格をできるだけ冷静に分析してみるのも良いかもしれません。 新年の抱負(+目標)ノートを参照しやすくする Evernote に保存したノートはお使いのスマートフォンやパソコン、タブレット端末からいつでも閲覧することができますが、どうしても年初に作成したノートは時間の経過とともに埋もれがちです。「新年の抱負」ノートの存在を忘れてしまうことがないように、ショートカットに追加しておきましょう。 定期的に進捗をチェックする 1 年の終わりに結果を振り返ることもできますが、途中で進捗をチェックしていれば、目標達成まであとどれくらいの位置にいるのかを把握できます。また、生活環境が変わった場合や、違うジャンルの仕事に就いた場合などに、必要に応じて軌道修正しやすくなります。例えば四半期ごとに進捗をチェックしたい場合は、2018/3/31 にリマインダーを設定しましょう。 テンプレート 最後に、2018 年版「新年の抱負ノート」のテンプレートをご紹介します。 こちらのリンクをクリック・タップして Web ブラウザで開き、「Evernote に保存」を選択すればすぐに使うことができます。ぜひお試しください!

2017 年振り返り

2017 年も残りわずかとなり、1 年を振り返る時期となりました。 昨年はあまり良いニュースがお届けできなかった、と振り返っていました。今年は少しずつではありますが、その成果をみなさまにご紹介することができたのではないかと思います。 大きな動きとしては、2 月に Google Cloud Platform への移行を完了したことがありました。 みなさんが実際に日々接しているのは Evernote アプリですから、何が変わったのか実感できなかったかもしれませんが、ユーザのみなさんが「何も変わっていない」と思っていただけるスムーズな移行ができたことが重要です。この移行により、保存データの暗号化、そして災害復旧プロセスの改善など、みなさんの大切なアイデアやメモをさらに安全に保護することが可能になり、スピードとセキュリティ、安心感が増した次世代の Evernote を構築する準備が整いました。 また、昨年ご心配をおかけしたプライバシーポリシーについては、データ保護に関する 3 原則をそのまま残しながら、よりシンプルで読みやすいものにし、自分のコンテンツへのアクセス権限を誰に与えるかはユーザ本人が決められることを明確にした、新しいプライバシーポリシーを公開しました。これは 6 月のことでした。 製品については日々改良を重ねていますが、みなさまが実際にそのメリットを享受いただけるいくつかの新機能もご提供することができたと思います。 8 月には新しい表(テーブル)を発表。9 月には iOS のアップデートに伴い Siri への対応を果たし、10 月には Slack との連携も発表いたしました。 2018 年は、みなさんにさらに良いニュースをお届けできるよう、努力してまいります。 本年も Evernote 日本語版ブログをご愛読いただきありがとうございました。みなさま、どうぞ良い年をお迎えください。2018 年も Evernote をどうぞよろしくお願いいたします。

2018 年に向けて: Evernote のカレンダーテンプレート

毎年ご好評いただいているテンプレート「Evernote カレンダー」の 2018 年版が完成しました!Evernote の表(テーブル)機能が新しくなった今年は、より自由度が高くて使いやすいカレンダーに仕上がっています。 Evernote カレンダーを利用するのが初めての方には、今後このテンプレートを使うことが年末の恒例になれば嬉しいです。大事なスケジュールを Evernote に保存するということは、自分の日常生活を整理したり、他のノートにリンクさせて予定を管理したりできます。それだけではなく、お使いのどの端末からでも自分のカレンダーにアクセスできて、同僚や家族に共有することで自分の予定を知ってもらうことだって可能です。 自分の色にカスタマイズ Evernote のカレンダーを自分用にカスタマイズしてみませんか?今回はいくつかの色のパターンを用意しましたが、もちろん違う色に変更することもできます。以下のビデオを参考に、お好きな色にカスタマイズしてみてください。 あるいは、Evernote の緑色がお気に入りの方は、そのまま「グリーン」の 2018 年カレンダーをお使いください。 カレンダーの「曜日論争」に終止符を 週の始まりを月曜日にしたい人もいれば、日曜日にしたい人もいます。これまでたくさんのユーザの方からご意見をいただいてきましたが、もう心配は要りません。曜日の列をドラッグ&ドロップで簡単に移動することができますので、月曜始まりを希望される場合はこちらの手順をご参照ください。 Evernote のテンプレートを使うのは今回初めてという方も、特に難しい操作はありませんのでご安心ください。テンプレートの入手方法は以下のとおりです: 下記のリンクをクリックし、「Evernote へ保存」ボタンをクリックします。 自分の Evernote アカウントに同じノートが保存されます。ここからは自由に編集可能です。 他のテンプレートでも手順は同じになりますが、保存したノートに書き込む前に、必ずノートを複製してください。最初にコピーを作成しておくことにより、次回必要になった時もきれいなテンプレートをすぐに用意することができます。 新年を気持ちよく迎えられるように、早速 2018 年カレンダーテンプレートを入手して予定を立ててみましょう。ぜひお試しください! 「ブルー」バージョン: 2018 年間カレンダー 2018 月間カレンダー 週間プランナー デイリープランナー 「Evernote グリーン」バージョン: 2018 年間カレンダー 2018 月間カレンダー 週間プランナー デイリープランナー

チームの知識を蓄積する

会社でわからないことがあった場合、みなさんだったらどうしますか?終身雇用が主流だった時代、わからないことがあればなんでも社歴の長い先輩に聞けばわかったかもしれません。 しかしながら、非正規雇用が増加を続け「一生同じ会社で働くこと」が必ずしも普通ではなくなりつつある現代、会社の常識は変わりつつあります。必ずしも社歴が長い人が近くにいるとは限らず、また仕事によっては、社員のみにとどまらず外部の協力会社やパートナー企業であったり、すでに会社を去ってしまった契約社員が重要な役割を担っていることもあります。 こうした変化の中で、会社の共有財産であるチームの知識をしっかり残すためにはどうしたらよいのでしょうか? ルールを作成する まず「どの情報をどこに保存するか」というルールを作成して、チーム全体で徹底するようにしましょう。この際、複雑なルールを作成するのではなく、できるだけシンプルで誰にでも分かりやすくすることが重要です。 Evernote には書類、写真、音声ファイルなど、あらゆる形式の情報を保存しておくことができるほか、必要に応じてパソコンでもスマホでもタブレットでも欲しい情報を簡単に見つけ出すことができますので、コンピュータに不慣れな方でも簡単に使い始めることができます。また、Google ドライブや Slack との連携もできますので、あちこちに保存された情報も一元的に管理できるようになります。 チーム内で共有する せっかく保存された様々な記録、知識も、誰にも見られなければ宝の持ち腐れです。必要な情報を、それを必要とする人たちと共有しましょう。 Evernote Business なら、特定の人への共有、会社全体の共有など、コンテンツによって権限を変えることも簡単です。ノートリンクや目次を活用して、分かりやすい情報として共有しましょう。プロジェクトの担当者が退職してアカウントを消去したとしても、Evernote Business に保存した情報は消えません。たとえあなたが会社を去ったとしても、あなたが残した知識が構成まで会社に残り続けます。 知見を深める 共有された情報が社内で知られるようになると、それに対してのコメントやフィードバックをもらうことができるようになります。「見られている」「フィードバックがもらえる」ということがさらに情報を共有しようというモチベーションとなり、さらに社内の情報共有が進むようになります。 Evernote Business をお使いのお客様からも、報告書やノートを他の誰かが読んでくれている、コメントがもらえる、ということから、その質が向上したという声を聞きます。以下の導入事例もぜひご覧ください。 株式会社クシタニ 株式会社金澤兼六製菓 Evernote Business について詳しく »

仕事の重複を避ける 3 つの方法

「どこかで見たことがあるデータを会議の資料で使いたい」「でもその資料がどこにあるかわからないし、誰が作ったかもわからない」 結局のところ、自分で似たようなものを一から作り直して発表に使った…、そんな経験はありませんか? 同じ資料を二人の人が作るーこんな無駄なことはありません。それどころか、将来同じ資料を使いたいと思う人はどちらの資料を使ったらいいかわからず、また新しい資料を作り直す羽目になるかもしれません。 また、こんなケースはどうでしょう。 素晴らしいアイデアが浮かんで企画書を作ってみたら、実は 3 年前に同じことが考えられていたのを後になって発見した、あるいは、すでに実行されており、しかも失敗していた…。 あなたが欲しい情報は一体どこにあるのでしょう?そして、社内の知識は会社に長く在籍した人に聞かないかぎり、わからないものなのでしょうか。 こうした仕事の重複を避けるためには、社内での情報取り扱いのルールを作る必要があります。情報を見つけやすくし、埋もれにくくする方法をご紹介します。 ステップ 1:すべてを 1 ヶ所にまとめる Office 書類を共有する場合、会社のサーバに保存するルールですか?一方、メールでやりとりする場合もあれば、バージョンによってはあなたのパソコンにしか存在しないものもあるかもしれません。さらに、Google ドライブも併用したりしていませんか?書類の保存場所が複数にまたがると、過去の情報を見つけ出すのがどんどん困難になっていきます。すべての情報を 1 ヶ所にまとめておけば、チームメンバーが検索するのはその 1 ヶ所で済みます。 Evernote Business のノートには Office 書類や PDF ファイルを添付できるほか、Google ドライブのファイルを追加したり、Slack での会話を保存したりすることができます。プロジェクトごとにノートブックを作成したり、あるいはタグを活用してノートブックを横断的にまとめることも可能です。 ステップ 2:仕事に取り掛かる前に、まず調べる 仕事に手をつける前には、他の人が同じような資料・データ・グラフなどを作成していないか?過去に似たような企画はなかったか?もしあったとしたらそこから何を学んだのか?といったことを確認する時間をとりましょう。同じデータがすでに作成されていれば、あなたの準備時間を大幅に節約することができます。また、同じようなプロジェクトが過去にあれば、以前のフレームワークを再利用することができるかもしれませんし、以前の失敗から学び今回はその問題を乗り越えることができるかもしれません。 Evernote Business にこうした情報が保存してあれば、それがどれだけ古いプロジェクトであろうと、担当者がすでに退職していようと、いつでも取り出すことができます。 ステップ 3:次の世代へつなげる プロジェクトが終了したら、次の世代に知見を引き継いでいきましょう。様々なヒント、失敗から学んだことなどをまとめ、他の人が見つけやすいようにしておくことも重要です。このため、タイトルやタグの付け方をルール化しておくとよいでしょう。 また、プロジェクトのノートブックには目次ノートをつけておくと、欲しい情報をより簡単に見つけられるようになります。きっと次世代のチームメンバーに感謝されることでしょう。 このサイクルを繰り返していくことで、より無駄のない、精度の高い仕事が可能になるはずです。 Evernote Business について詳しく »

情報の海に飲み込まれないために

「必要な情報が見つからない」「必要な情報を探すのに時間をとられて、実際の仕事に専念できない」 ー そんな経験は誰にもあるはずです。 仕事に必要となる多様な情報は、書類、Web ページ、書籍・雑誌、動画、音声など形態も様々なら、パソコンの中からサーバー、書類キャビネットなど置き場所も様々。 また、パートナーや同僚とのやりとりは、メール、チャット、電話での会話、会議…と、様々な場所で行われています。それどころか保存すらされていない場合もあります。 そして、誰かにある情報について質問しようにも、その人が同じオフィスにいるとは限らず、海外支店とのやりとりとなればその回答はすぐには返ってきません。 これは私たち現代の会社員が抱える一番の問題といっても過言ではありません。情報の分散は、生産性を阻害します。 マッキンゼーの調査によると、私たちは仕事の 19% の時間を何かを探すために使っているといいます。つまり、1 週間の勤務 5 日間のうち、ほぼ丸一日を「探す」という行為に費やしてるということです。 また、何かを探すために仕事を一時的に中断した場合、また作業に戻って集中した状態に戻るまでには時間がかかるため、これも生産性を下げてしまう一因です。この調査では、もしこの「何かを探す時間」を省くことができれば、生産性は 30〜35% 上昇するとも言っています。 また、HubSpot による調査では、82% の調査対象者が、仕事で必要な様々なシステムにログインするために、1 日あたり 1 時間ほどの時間を費やしているといいます。多くの会社は 1 つ〜5 つほどのサービスを情報の保存や共有のために活用しているそうですが、一番極端な例では 88 個ものサービスを使っていたそうです。 こうしたサービス同士は必ずしも連携していませんので、すべての情報を一気に検索することは不可能です。情報を見つけるために時間がかかるのも、不思議なことではありません。 適材適所 88 ものサービスを使っているのは極端ですが、逆に 1 つのツールですべてを済ますのもまた無理があります。 例えば、家が火事になっているときに、消防署にメールで連絡する人はいません。一番緊急を要する件に関しては電話で、回答が欲しい件についてはメッセージングツールでといった適材適所があります。 よって、複数のサービスを上手に使い分けることが大切です。 重要なのはルール作り それでは、複数のサービスを、チームで使いこなすためにはどうしたらよいでしょうか?重要なのは、チーム全員がそれぞれのサービスをどのように使うかについて理解し、決めたルール通りに実行することです。 例えば、Everote Business をお使いのユーザ様の中には、こんなルールで運用されているお客様がいらっしゃいます。 タイトルの頭に日付を入れる ノートは日付・会社名・ご担当者様のお名前をカタカナでタイトルに入れる 議事録ノートに部署や年などをタグ付けする 名刺ノートはそれを保存した担当者のイニシャルをタグ付けする こうしたルールさえ決めて、すべてを Evernote Business に保存すると決めておけば、蓄積した情報の海から必要なデータをすぐに見つけ出すことができるようになります。また、新入社員トレーニング時にこのルールについて徹底すれば、新しいチームメンバーでも、すぐに過去の情報まで見つけられるようになるでしょう。 Evernote Business について詳しく »