Posts by Marie Matsunaga

やらなければならない事はたくさんあるのに、集中して取り組むことが難しいと感じるときは、もしかしたら「頭のなかのメモリがいっぱい」になってしまっているのかも知れません。 「メモリ」はもともと PC の部品のこと。同時並行でさまざまな処理を行う際に各作業の状況を「一時的に記憶する場所」としての役割があります。 メモリの容量に余裕があれば PC は処理をすばやく行うことができますが、作業の数が増えてメモリの空きが減ってくると徐々に動きが遅くなってしまいます。 さまざまなタスクを同時並行で行わねばならず、「あれもやらなければ」「これもやらなければ」と頭のなかでグルグル回ってしまっている状態は、PC が遅くなる「メモリ不足の状態」と似ています。やるべきことに集中するためには、頭のなかのメモリをうまく「解放」することが必要です。 そこで今回の記事では、Evernote を使って頭のなかにある「やるべきこと」を整理し、目の前に集中するためのヒントをご紹介します。 タスクを洗い出す まずは「あれをやらなければ」と気になっているもの（タスク）を、いったん頭のなかからすべて追い出します。 Evenote で新しいノートを一つ作成します。そして、書き出したものを整理しやすいよう、書式バーで「チェックリスト」を設定します。設定したら、チェックリストへ思い付く限りのタスクをどんどん書き出していきます。 仕事とプライベートが混ざってしまっても構いません。また、この段階ではタスクの分類や細分化はまだ考えず、一人でブレインストーミングをするように、とにかく「頭のなかの気になることをすべて追い出す」ことに集中するのがポイントです。 Windows・Mac の 新しい Evernote では「ノートを展開」のボタンを使ってエディタを画面全体に拡げ、他の情報が目に入らないようにすることもおすすめです。 また、新しい Evernote ではスマートフォンからも同じ見た目で作業ができるので、オフィスや自宅から少し離れて、リラックスできる環境で書き出してみるのも良いでしょう。 タスクの優先順位を整理する タスクの書き出しが終わったら、次は優先順位を整理します。Windows・Mac の 新しい Evernote のエディタでは、チェックリストをドラッグ＆ドロップで移動できるので、順番を簡単に入れ替えることができます。 「今日やるもの」「今週やるもの」というように、見出しで区切って分類すると、見た目にも分かりやすく整理できるのでおすすめです。 タスクを実行できるように情報を付け加える ズラズラと並んだタスクを見てしまうと、少し圧倒されて、いざやるべきときに手が動かしづらいかも知れません。 タスクを実行するべきタイミングが来たときにスムーズに手が付けられるように、そのタスクの「ファーストアクション」を設定しておくことをおすすめします。 ファーストアクションは、ごく簡単なものでも構いません。例えば、原稿を作成するなら「この Word ファイルを開く」といったものでも OK です。とにかく、手を付けやすくすることがポイントです。 参照すべきファイルやメモがある場合は、チェックリストにそのまま添付しておくと、ファーストアクションの代わりになります。 Word・Excel・PowerPoint などのデータファイルは、ノートに直接添付することができます。他にも、参照すべき Web サイトのハイパーリンクや、Evernote 上の別のノートへのリンク（内部ノートリンク）を添付することも可能です。 新しい Evernote なら、スマートフォンアプリでも内部ノートリンクの取得を簡単に行えます。 このようにして作成したノートには、自分がやるべきことがすべて書かれた「地図」のようなものです。 この地図を頼りにタスクを処理していくことで、「頭のなかでタスクを覚えておく」ということに意識の力を消費せず、「目の前のタスクを実行する」ということに集中できるようになります。 働き方が多様化する現代では、会社のなかで複数のプロジェクトに同時に携わる、あるいは、複数の企業で働く「複業」も珍しくなくなってきました。 さまざまな種類や粒度のタスクに自分で優先順位を付けて取り組んでいくことが、これからの時代にはますます必要となります。 そして私たちには、仕事で成果を出すだけでなく、家族との幸せな時間を過ごしたり、社会貢献活動をしたりするなど「成し遂げたい」と思うことがたくさんあります。これらは、言い換えれば「人生においての、やるべき大切なタスク」です。 自分が成したい人生を実現するために、皆さんが目の前の「やるべきこと」にフォーカスできるよう、Evernote がお役に立てましたら幸いです。

秋晴れの空が気持ちいい紅葉の季節。古くは唐の時代の中国で「灯火親しむべし」と詠まれたように、読書をはじめとした「学問」に良い季節になりました。この秋に、何か新しく学んでみようという方もいらっしゃることでしょう。 何かを学ぼうとするとき、従来は「学校へ通って授業を受ける」「図書館へ通って書籍を読む」といったアナログな手法が一般的でした。もちろんこれらは現代でも重要な学びの方法ですが、一方で電子書籍やオンライン講座のようにデジタルを活用して「いつでも・どこでも学ぶことができる」という機会も近年増えています。 そこで今回は学びの手法の中でも「デジタルな方法」に着目して、効率よく情報を整理し学びを深めていくための Evernote 活用法をご紹介します。 電子書籍 × Evernote 収納スペースを気にせず、たくさんの本をどこへでも持ち運んで読むことができる電子書籍はとても便利です。代表的なものは Amazon の「kindle」ですが、使ったことがある方も多いことでしょう。 読書を仕事や生活に活かすためには「読書ノート」を作って、本からの学びを書き留めることがおすすめです。kindle と Evernote を使って「デジタル読書ノート」を作りましょう。 まずは、読んだ本のノートを Evernote に作成します。Web クリッパーの機能を使うと、Amazon のページをクリップする際には専用の形式を選ぶことができ、書影や本の要約などから、必要な情報を選んで簡単にノートが作成できます。 これで、メモを書き留めておくためのノートが作成できました。続いて、実際に本を読んで気になった部分を、このノートにメモしていきます。 kindle では、読書中に気になった箇所にハイライトを入れることができますが、「kindle cloud reader」 のページにアクセスすると、自分がハイライトした部分を一覧表示することが可能です。 コピーして先ほど作成したノートにペーストすれば、本のフレーズを引用して保存しておくことが簡単にできます。（※出版社による電子書籍への制限により、ハイライトした全文が表示されない場合があります。） 最後まで読み終わった後に、感想をメモしましょう。長文でなくても、数行の箇条書きでも構いません。本の内容を SNS で誰かに紹介するようなイメージで、自分の言葉で書くことがポイントです。 なお Kindle では、パブリックドメインの書籍が無料で配信されていますので、大人になった今だからこそ名作を読んでみるのもおすすめです。 オンライン講座 × Evernote インターネットにつながるデバイスがあれば、どこでも授業を受けることができるオンラインの講座やセミナー。Schoo や Peatix などのサービスを使えば、仕事で使える実用的なものから趣味のものまで、多種多様なオンライン講座を見つけることができます。 オンライン講座からの学びと、さまざまな周辺情報を一緒に保存しておける学習ノートを、Evernote で作りましょう。 まずは講座が始まる前に、Web クリッパーの機能を使い、イベントページから講座の概要や講師の情報をメモしておきます。ページの中で、必要な部分だけを選択して保存することも可能です。 これで、講義メモを書き留めておくためのノートが作成できました。講座が始まったら、先ほど作成したノートに直接テキストのメモを打っても良いですし、手書きのメモを後でスキャンして保存しても良いでしょう。 スクリーンショットの撮影が許可されている場合は、スライドの画像を一緒に保存しておくのもおすすめです。 資料がデータで配布されたら、一緒に添付して保存しておきましょう。PDF データの場合、編集ソフトを持っていなくても Evernote の注釈機能を使ってデータに直接注釈を書き込むこともできます。 Evernote で「デジタル学習ノート」を作成する利点 Evernote を使って「デジタルな方法で学んだ内容をデジタルに保存する」ことには、次のようなメリットがあります。 まず 1 つ目は、整理がしやすいという点です。例えば、講座ごとにノートブックを作って複数回の授業をまとめたり、重要なキーワードでタグを付けたりして、整理が簡単にできます。 2 つ目は、後から振り返りやすいという点です。検索で簡単に見つけることができるだけではなく、「振り返って後から編集したり、新たな気付きを追記したりする」ことがしやすいのもデジタルなノートならではの利点です。 そして 3 つ目は、共有がしやすいという点です。例えば会社の補助を受けてセミナー受講などをした場合、共有ノートブックの機能を使えばチームメンバーと簡単に学びをシェアすることができます。また同じ講座を受講しているクラスメイトとノートブックを共有して、授業についてのディスカッションやグループワークの作業を行う場所としても活用できます。 2016 年にベストセラーとなり、「人生 100 年時代」という流行語も生み出した書籍・LIFE SHIFT では、長寿化する人生においては学生時代の学びだけでなく、大人になってからの学び直しや生涯学習が必要になると述べられています。 「新しい生活様式」の拡がりにより、日常生活や仕事だけでなく学習環境も大きな変化を迎えている現代。リアルな体験やコミュニケーションは学びにとって大切な要素であることは変わりありませんが、「デジタルをうまく活用して効率的に学んでいく」こともまた、これからの時代に必要となることでしょう。 深まりゆく季節とともに皆さんの「学びの秋」が実り多きものとなるよう、Evernote

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Evernote は自由な書式でメモを取ることができますが、目的別に、あらかじめ決められた書式をもとにして、ノートを作成することもできます。それが「テンプレート」の機能です。 Evernote には数十種類のテンプレートが用意されていますが、今回はその中から「仕事効率化」や「自己管理」におすすめなテンプレートを 10 個ピックアップしてご紹介します。 テンプレートを活用した「仕事効率化」 1. 目標進捗管理 こちらのテンプレートでは、1 年間の目標に向けて、月ごとに達成した内容を記録していけるようになっています。 1 年という長い期間を通じて目標を達成するためには、モチベーションの維持が大切です。モチベーションを維持するために、できなかったことよりも「できたこと」に注目して記録を残していきましょう。 このテンプレートと組み合わせて、年間目標のテンプレートを一緒に使うのもおすすめです。 2. 2020年月間カレンダー（月曜日始まり） 月ごとのカレンダーが 12 か月分並んだテンプレートです。このテンプレートを使うことで、業務ごとに、毎月のスケジュールの全体像を把握しやすくなります。 例えば、マーケティング・チームが「いつ・どのメディアで・どんなコンテンツを配信するのか」を管理したり、開発チームが「プロダクトローンチまでの、開発・テスト・レビュー・リリースのスケジュール」を管理したりするといった使い方で、チームメンバーとの連携をスムーズに取ることができます。 通常のノートと同様、カレンダーの中にはテキストだけではなく、ファイルや画像を添付したり、リンクを挿入したりすることもできます。 3. アイデア出し（ブレインストーミング） イベントなどの企画を立てるときの、アイデア出しに便利なテンプレートです。 このテンプレートを使って作成したノートを、共有ノートブックの機能を使ってチームで共有し、思い付いたときにアイデアを書き込んでもらいましょう。メンバー全員が一堂に会さなくても、オンラインでブレインストーミングを行うことができます。 先ほどご紹介したように、画像や、参考となる Web サイトへのリンクなども一緒にメモしておくと、アイデアをより具体的に伝えることができます。 こうしたアイデアを Evernote に記録しておくことで、例えば毎年恒例のイベントを行っている場合に「前年の企画を参考にする」というような、アイデアのアーカイブとしても役立ちます。 4. ミーティングの議事録 議事録は、話し合われた内容の記録だけでなく、そのミーティングで何が決まり、次に誰が・何をするのかを明確にしておくことが大切です。 このテンプレートを使えば、ミーティング後の NEXT アクションを設定し忘れることがありません。 テキストだけでなく、ミーティングで使用した資料のデータも一緒に添付しておくと便利です。また、Evernote には録音機能があるので、議事録を取りながら会議の模様を録音し、一緒に記録に残しておくこともできます。 5. プロジェクトの概要 プロジェクトでは、社内外でさまざまな関係者が登場します。プロジェクトを円滑に進めるためには、関係者が共通の認識のもとでゴールを目指すことが大切です。 このテンプレートでは、メンバーやスケジュールなどのプロジェクトの基本情報を集約し、進捗を管理するのに役立ちます。 「プロジェクトの概要」のノートを作成したら、共有ノートブックの機能を使ってメンバーと共有し、常に関係者が進捗状況を把握できるようにしておきましょう。 テンプレートを活用した「自己管理」 6. 振り返りと軌道修正 月の目標に対して、1 週間ごとに振り返ることができるテンプレートです。ソフトウェア開発プロジェクトで用いられる、KPT 法（Keep・Problem・Try）とも似ていますが、ポイントは「ポジティブに書くこと」です。 今週上手くいかなかったこと・できなかったことをそのまま書くのではなく、次の週で「もう少し頑張りたい」というように、前向きな書き方に変換することで、目標達成に向けたモチベーションアップに繋がります。 7. 振り返り日記 毎日の振り返りと言えば「日記」ですが、「書き始めたはいいものの、なかなか長続きしない」ということはありませんか。 フリーフォーマットの日記では「何を書こうか」と迷ってしまうことがありますが、このテンプレートでは質問項目があらかじめ決まっており、書きやすくなっています。 また、同じ質問への回答を記録していけば、日々どのような変化があるのかが分かりやすくなるので、心や体の健康の、定点観測としてもおすすめです。 8. 感謝日記 アメリカの心理学者、クリストファー・ピーターソンは著書・ポジティブ心理学入門のなかで「感謝の手紙」の効用について述べています。他人に対する感謝の気持ちを言葉にすることは、それを述べている本人にとっても、心の健康を保つメリットがあると言われています。 このテンプレートでは、感謝の気持ちとともに、その日のポジティブなできごとも一緒に記録することができます。 9. 貯蓄計画 細かな家計簿を付けるのが苦手であっても、このテンプレートを使えば、少し敷居が下がるかも知れません。 貯蓄のコツは「余ったら貯金するのではなく、予め月々の予算に貯蓄額を含めておくこと」です。このテンプレートを使って、毎月の収入と支出をチェックしましょう。 10. 就職活動に勝つ 就職活動の際の、応募履歴を管理するのに便利なテンプレートです。 就職や転職活動をする際には複数の企業に応募することが多いかと思いますが、いつ・どの企業に・どの書類で応募したのかを管理するのは、意外と煩雑です。 これらの情報を記録するとともに、応募書類のデータも添付して一緒に管理するようと便利です。 面接が終わった後は振り返りを行い、話した内容や気付きなどをメモしておくことがおすすめです。

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私たちは、日々の仕事でたくさんの情報を「保存」しています。 打ち合わせのメモは「手帳」に、名刺は「名刺ファイル」に、提案書のデータは「会社のサーバー」に…というように、仕事で必要な情報をいくつかの方法・場所に分けて保存している方もいらっしゃると思います。 しかし、必要な情報があちらこちらに散らばり、情報やデータを「探すこと」に時間を取られてしまっては、効率よく業務を進めることは難しくなってしまいます。 そこで、今回の記事では「Web サイト制作プロジェクト」を例に、Evernote に情報を「集約」することで、仕事を効率よく進めるための具体的な活用法をご紹介します。 顧客との打ち合わせ情報をチームでスムーズに共有 プロジェクトの第一歩は、顧客との面談からスタートします。担当者が対面や Web 会議などでお客さまのお話を伺い、現在感じている課題や実現したい内容、予算や納期などをヒアリングしていきます。 「まずは担当者が状況をヒアリングして、それを元に提案を作成していく」というシーンは、Web サイト制作に限らず、様々なプロジェクトであることと思います。チームメンバーが協力して知恵を出し合い、お客さまに最適な提案を行うために、入手した情報をチームメンバーとスムーズに共有しましょう。 Evernote のスマートフォンアプリなら「ドキュメントカメラ」機能を使って、名刺や手書きのメモなどの「アナログな情報」も簡単に保存することができます。 名刺を保存するときには、担当者名で「タグ」を付けておくことで「この顧客を社内の誰が担当しているのか」を分かりやすく整理することができます。 また、Evernote を使ってヒアリング・シートを「テンプレート化」しておけば、お客さまに聞くべき情報が明確になり、チームメンバーへの伝達もスムーズになります。 Evernote のテンプレートは、予め用意されている豊富なサンプルの中から選べるほか、オリジナルの「カスタムテンプレート」を作成することもできますので、ぜひご活用ください。 （※カスタムテンプレートの作成は、有料版の機能となります。） Evernote の共有ノートブックの機能を使い、「顧客ごと」あるいは「プロジェクトごと」といった単位でノートブックを作成・共有すると、複数のプロジェクトが並行で動いているときにも、管理がしやすくなります。 アナログもデジタルも、データの種類を問わずに保存 プロジェクトが始まると、さまざまなドキュメントやデータファイルを管理する必要が出てきます。 集客ターゲットやゴール設計などの戦略をまとめた設計書の PowerPoint、サイトのディレクトリを一覧化した Excel、Adobe XD や Sketch などのワイヤーフレームのデータファイルといったように、データの種類は多岐に渡ります。 また、アイデアを検討する際に付せんやホワイトボードに手書きでメモを取ったり、参考となる他社の Web サイトをクリップしたりと、「アナログな資料」と「デジタルな資料」が織り混ざるような場合もあります。 Evernote を使って、データの種類や、デジタル／アナログを問わずに、さまざまな情報をまとめて保存していきましょう。 Microsoft Office などのデータファイルは、ノートにドラッグ＆ドロップするだけで保存が可能です。Evernote の表機能と組み合わせて、ファイルのバージョンやデータの種類毎に分類すると、見た目にも分かりやすく管理することができます。 先ほどもご紹介した、スマートフォンアプリの「ドキュメントカメラ」の機能を使えば、手書きメモやホワイトボードといったアナログな情報も、簡単に保存できます。 また、Web クリッパーを使えば Web ページをそのままの形で保存しておくことができるので、「他社のサイトを参考として保存しておき、出来上がりのイメージをチームで共有する」といった使い方も便利です。 社外のチームメンバーと効率的にデータを共有 プロジェクトでは、社内のメンバーのみならず、例えばフリーランスのデザイナーのような「社外のメンバー」と協力しながら進めていく場合もあります。 このようなケースでも、Evernote に情報やデータを集約しておけば効率よく作業を進めることができます。 プロジェクトの共有ノートブックに社外のメンバーを招待すれば、必要な情報やデータをすぐに共有することができます。共有の設定はノートブック単位で制御できるので、社外のメンバーに共有して「良いもの」と「悪いもの」とを分けてノートブックを作っておいても良いでしょう。 また、アカウント情報など、よりセキュリティに配慮したい情報は、ノート内のテキストを暗号化する機能を使って、パスコードを入れないと見ることができないように設定することもできます。 デザインのデータのように「比較的容量の大きなファイル」をやり取りしなければならない場合にも、Evernote を使うとスムーズです。 プレミアム または Business のプランでは、1 つのノートに最大で 200MB まで情報を保存できるので、Adobe illustrator や Photoshop のように容量が大きくなりがちなファイルでも安心です。 今回は一例として Web サイト制作プロジェクトを取り上げましたが、「さまざまな情報やデータを、いかに効率よく管理するか」は、現代の多くの仕事で求められることではないかと思います。 Evernote に集約しておくことで、複数のツールや保存場所を行き来しなくても、必要な情報を必要なタイミングですぐに取り出すことができるようになります。 情報やデータを効率的に管理し、皆さんのプロジェクトの目的が達成できるように、Evernote

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チームで効率的に仕事をするために、タスクやプロジェクトを管理するツールをお使いの方も多いと思います。期限を設定して優先順位を付け、タスクを進めていくことは、仕事を成し遂げるための大切なポイントです。 Evernote でも「リマインダー」の機能を使うことで、特定の日時に通知するよう設定をすることが可能です。今回はその機能を活用して、チームの仕事を円滑に進めるためのヒントをご紹介します。 リマインダーを使って会議アジェンダの書き忘れを防止 これまで「会議」と言えば、「出席者が同じ場所で一堂に会して」行われることが一般的でした。しかし近年では、ツールの発展や生活スタイルの多様化によって、「オンラインによるリモート会議」も増えてきています。 リモート会議を効率よく進めるためには、参加者が事前にアジェンダを作り、出席者と共有しておくことが大切です。 Evernote の共有ノートブックの機能を使ってアジェンダのノートを作成すれば、出席者がそれぞれ書き込んだ内容が自動で同期され、簡単に共有することができます。 さらに、アジェンダの共有忘れを防ぐためにも、会議前に通知を受け取るべくリマインダーを設定しましょう。共有されたノートにリマインダーを設定すると、そのノートに参加しているメンバー全員に通知を送ることができます。 例えば、毎週水曜日に定例ミーティングを行っているなら「前日、火曜日のお昼 12:00 に通知する」というようにリマインダーを設定しておきます。こうすることで、事前にアジェンダをまとめておくよう、出席者に促すことができます。 特にオンラインで会議を行う場合、ホワイトボードなどを使ってその場で議事をまとめていくことが難しいので、事前にまとめたアジェンダを Web 会議ツールの「画面共有」機能を使って参加者で共有しながら進めると効果的です。 リマインダーを使って営業の情報をスムーズに共有 「複数のメンバーが情報を連携しながら、ひとつの仕事を進めていく」というのは、皆さんもさまざまな場面でご経験があると思います。 例えば「事務担当者が電話で問い合わせを受け、その情報をもとに営業担当者が商談を行う」というような場合です。 このような場面でも、先ほどご紹介した「共有ノートブック」と「リマインダー」との組み合わせで、効率よく業務を進めることができます。 先ほどの例ではまず、問い合わせを受けた事務担当者が、共有ノートブックにヒアリング内容をメモしておきます。営業担当者の手元にもメモが自動的に同期されるので、問い合わせの内容をスムーズに共有することができます。 さらに、リマインダーを活用することで、情報共有や商談をさらに効率化することが可能です。 例えば「事務担当者がリマインダーをセットし、営業担当者が問い合わせ内容を読み忘れないように通知を送る」や、「営業担当者が自分で訪問 1 時間前にリマインダーをセットして、問い合わせの内容を見返してから商談に臨む」といった活用方法があります。 このように、リマインダーを活用して「ノートの内容が通知されるタイミング」をコントロールすることで、効率よく業務を進めることができます。 リマインダーを使ってルーティンワークを忘れず処理 一定の期間ごとに繰り返し行うような業務は、予めマニュアルを作っておくと効率よく進めることができます。 Evernote は、業務マニュアルの作成にも便利です。デスクトップ版のアプリでは、簡単な操作でスクリーンショットを撮影することができます。撮影した画像には矢印や文字などで注釈を入れることができるので、視覚的に分かりやすいマニュアルを作ることが可能です。 （画像への注釈の描き込みは、デスクトップ版・スマートフォン版のいずれでも可能です。） このマニュアルに、リマインダーと「タグ」を合わせた活用方法をご紹介しましょう。 例えば「立替経費精算」のように、毎月の締め切りが決まっている業務は、リマインダーを使って締め切り前にメンバーに通知が送られるよう設定しましょう。 さらに、その業務を処理すべきメンバーの名前を、ノートに「タグ」として付けておきます。処理が終わったメンバーは、ノートから自分のタグを削除するようにすれば「誰が処理して誰がまだ処理していないのか」、状況をすぐに把握することができます。 例としてご紹介した立替経費精算のように、発生する頻度が少なかったり、手順が煩雑だったりする業務ほど、つい後回しにされてしまいがちです。 しかしマニュアルとセットで運用することで手を付けやすくなり、スムーズに業務を進めることができるようになります。 働き方改革の推進や、新しい生活様式の拡がりによって、私たちの働き方は近年、大きな変化を遂げてきました。 特に、同じ場所で働いていれば「ちょっとひと声かける」だけで済んでいたコミュニケーションが、リモートワークのように「働く場所が物理的に離れると、難しくなってしまう」ということもあるのではないでしょうか。 しかし、大きなプロジェクトを成し遂げるためにも、日々の業務を滞りなく進めるためにも、チームワークが必要であることは昔も今も変わりません。 新しい時代のチームでコミュニケーションを円滑に行うために、「リマインダー」をはじめ、Evernote の機能をぜひご活用ください。