Posts by NTT ドコモ

Evernote の基本機能で生活を効率化する方法

Evernote の基本機能の中で生活を効率化する方法をご紹介します。

Evernote で資料作成作業を効率化

みなさんはチームで資料を作成するための情報収集をどの様に行われていますか?情報収集をチームで実施する場合、どのような情報をメンバーが集めているかをリアルタイムで把握できず、同じ情報を複数のメンバーが集めてしまったりするなど、作業に無駄が発生しやすくなります。このような作業の重複を避けるために、 Evernote ではノートブックやタグを利用した文書の整理や検索機能のほか、様々な機能で作業を効率化することが可能です。そこで今回は、資料作成を便利にする Evernote の機能をいくつかご紹介したいと思います。 Webクリッパーでインターネット上の情報共有を 情報収集をインターネットを使って行う場合、 Web クリッパーを利用すると、ブラウザから直接ノートを作成・保存することができ、より簡単に情報の共有が行えるようになります。ノートへの保存は、 Web ページ全体や、ページ内の文書とグラフィックのみ、ページ内の文書のみ、スクリーンショット等様々な方法で行うことができ、指定するノートブックのノートとして保存し簡単にチーム内で共有することが可能となります。また、ウェブで公開されている PDF もそのまま、あるいは必要な部分だけ切り抜いて保存し、共有することができます。 スペースを利用して様々な情報の効率的な共有を さらに、 Evernote Business のスペース機能を利用すれば、特定のプロジェクト、チーム、あるいはトピックに関するスペースを作成し、関連するノートやノートブックを集約してチームと共有することが可能となります。スペースを作成するには、サイドバーの「新規スペース」をクリックしてスペース名を入力します。 作成したスペースには、新規にノートブックを追加したり、すでに Evernote Business をご利用頂いている場合には既存のノートブックを作成したスペースに移動させたりすることが可能です。ノートブックを作成するには、作成したスペース画面内の「新規ノートブック」をクリックし、ノートブックの名前を設定します。 既存ノートブックを新しいスペースに移動するには、移動したいノートブックのオプション(点線)ボタンをクリックし、「ノートブックを移動…」を選択して、移動先のスペースを選択します。 スペースにまとめることにより、テーマごとに作成された複数のノートブックをチームで同時に共有するなど、多岐にわたる情報を整理した形で簡単に全体の調査状況を全員で把握することができます。 資料作成はプレゼンテーションモードで Evernote Business のプレゼンテーションモードを利用すれば、収集した情報をノートにまとめてボタンを1つクリックするだけでプレゼンテーションとして発表することが可能です。 Evernote Business なら文書を書いていくと共有するノートブックの関連する情報がコンテキストで表示されますので、さらに良いデータが得られることも。 また、プレゼンテーション用レイアウトエディタを使用してノートの表示方法をカスタマイズしたり、ノートを複数のセクションに分割すれば、パワーポイント等のスライドの様にページを区切って表示させることもできます。プレゼンテーションモードでチーム全員で資料全体の構成や資料の内容を確認しながら、提出用のスライドを作成していくなど、ペーパーレスで資料のブラッシュアップを行うこともできます。この様にチームでの情報収集・資料作成にも便利に Evernote を活用していただけます。 いかがでしたでしょうか?仕事での利用であれば、情報の共有・管理方法が充実した Evernote Business がおすすめです!NTTドコモが提供するビジネスプラス Evernote Business について、もっと詳しく知りたいかたはぜひこちらをご覧ください。 

テンプレートの活用方法

自由度高く活用できるのが Evernote の良さですが、一方で、「どうやって活用すれば良いのか分からない」、「もっと上手く使いこなしたい」という方もいらっしゃるかと思います。そのような方にオススメなのが、昨年 10 月にリリースされた、「テンプレート機能」です!この機能を活用すれば、事前に作成されたノートを雛形として、Evernote 上で繰り返し利用することが出来ます。 そこで本日は、Evernote をもっと便利に使っていただく為に、「テンプレート機能」についてご紹介させていただきます。 使い方「テンプレート機能」の使用方法はとても簡単です。1.新規ノートを作成します2.ノート本文に表示されている「テンプレート」アイコンをクリック 3.「テンプレートギャラリー」にテンプレートリストが表示されるので、使用したいテンプレートを選択します。 4.「テンプレートを適用」を選択すると、自動的に選んだテンプレートが新規ノートに適用されます。 オリジナルのテンプレートを作るプレミアム、あるいは Business をお使いの方であれば、普段自分が繰り返し使うテンプレートを、自分オリジナルのテンプレートとして保存することも可能です。 作り方はとても簡単!テンプレートにしたいノートを開き、オプションから「テンプレートとして保存」をクリックするだけです。 画面詳細は以下のとおりです。 いかがでしたでしょうか? テンプレート機能を使うことで、より Evernote を効率的にお使いいただくことができます。 また、テンプレートギャラリーから様々なテンプレートをご覧いただくことで、普段の Evernote 活用のヒントにもなるはずです! また、仕事での利用であれば、共有機能が充実した Evernote Business がおすすめです! NTTドコモが提供するビジネスプラス Evernote Business について、もっと詳しくしりたいかたはぜひこちらをご覧ください。

1つのノートに複数ノートの情報をまとめる: 目次ノート活用術

皆さんは、Evernote に保存された情報をどのように整理整頓されていますか? 簡単なメモから写真まで、あらゆる情報をまとめて保存できるのが Evernote の魅力ですが、もう一つの魅力が、保存したデータを自己流に整理できることです。 そんな Evernote の「整理整頓術」の中から今回は複数のノートをまとめる「目次ノート」の機能をご紹介します! 目次ノートとは? 目次ノートとは、Evernote に保存してあるノートへのリンクを1つのノートにまとめて、「目次」のように使う機能です。バラバラに保存しているメモや写真が、すべて1つのノートからアクセスできるようになるので、自分のノートをまとめてチームメンバに共有するときにも便利な機能です。※Evernote for Mac 、Windowsで利用可能です 目次ノートの作り方 1. Windows の場合は Control を押しながら、 Mac の場合は Command を押しながら、目次ノートに入れたいノートを選択します。クリックしていくと、複数のノートを選択できます。 2. 「目次ノートを作成」をクリックします。すると、選択したノートへのリンクが一覧化された新規ノートが作成されます。 目次ノートの活用方法 様々な使い方がありますが、過去の情報をキレイに整理整頓できるので、自分が保存した情報をチームメンバーへ共有するときに非常にオススメです。例えば、 ・プロジェクトの打ち合わせメモを新しいメンバへ共有したいとき ・新入社員へ仕事のマニュアルを共有したいとき などに目次ノートで関連ノートを一覧化し、まとめて共有すれば、はじめて Evernote を使う方であっても必要な情報を直感的に見つけられるようになるので、非常に便利です!ぜひお試し下さい。 ※一番最初にご紹介した目次ノートも、このように表を使って整理すれば、更に見やすくなります。目次ノートを上手く活用すれば、チームメンバーへの情報共有が非常に便利になります。 いかがでしたでしょうか? あらゆる情報を一元的に管理できるEvernote。仕事でのご利用には、スペース機能をはじめとした、情報共有がより強化された Evernote Business がお勧めです。Evernote Business について更に詳しく知りたい方はこちらから。

充実した長期休暇を過ごす環境の作り方

みなさん週末や連休をどのようにお過ごしになられますでしょうか。1年を通してゴールデンウィークや、夏休み、冬休みなどがありますが連続して休むときには、日頃の疲れを癒して思う存分充実した時間を過ごしたいですね。 オランダのある研究では、休暇の計画を綿密に立てた人は計画を立てなかった人に比べて休暇による幸福感の持続性が5倍ほどになったという結果が出ているそうです。休暇前の計画が休暇後の充実感を大きく高めてくれるということですね。 そんな休暇の充実度を大きく左右する要素の一つとして、 仕事の心配事などを考えずにいかに休暇を楽しめるかという事が挙げられると思います。 そこで今回は、休暇の充実度を左右する要素に注目して、Evernote を使った ”最高の休暇環境の作り方” をご紹介したいと思います。 日常の心配事を忘れて休暇を楽しむ方法 ・●●の資料を来週までに提出しないといけないのにまだ手をつけられていない・・・ ・2週間前に依頼された▲▲の業務をほったらかしにしていた・・・ など、心配事は突然に浮かび上がってくるものですよね。せっかくの休暇中に心配事で落ち着かなくなってしまったらそれこそ休暇が台無しです。 こういった事を防ぐために最も効果的なのが、自分の感情も含めて心配事を丸ごとアウトプットするということです。言うなれば、「記憶を外部へ移行する作業」です。脳というのは意外と単純な構造で、不安なことを心の内に抱えているとますます不安な気持ちになっていきますが、アウトプットすることで自然と不安な気持ちも消えていきます。 Evernote はまさに記憶を外部へ保存するにはうってつけのツールです。 抱えている心配事を2つの方法により Evernote にアウトプットしてしまいましょう。 ①形式を決めずにとにかくアウトプットする 一つ目は一切形式を決めず自由に自分のストレスになっていることを書き出すということです。 ・明日期限の資料が全くできていなくて不安だ。 ・上司に理不尽な事を言われた。 ・もっと集中して仕事に取り組みたいのに全く集中できない。  など、どんな形でも構いません。 とにかく自分が思ったままに自由に書くことがポイントです。 普通に生活しているとなかなか自分の感情を何かに書き出したりする機会は少ないので、つい人に見られても大丈夫なように綺麗に体裁よく書こうとしてしまいますが、それだと意味がありません。 心の声をそのまま書き出しましょう。 もしどうしても抵抗がある場合は Evernote の暗号化機能を使うのがオススメです。  暗号化機能を使えば、中身の文章がパスワードでロックされて見えなくなるので、万が一誰かに見られてしまっても安心です。 また、Evernote の音声録音機能を使って音声としてアウトプットすることもできます。 とにかくアウトプットして自分の気持ちを発露することが大事になります。 ②ToDoリストの整理 二つ目は ToDo リストの整理です。  タスク管理は人それぞれ色々な方法でされていると思いますが、心のどこかで「タスクの抜け漏れがあったらどうしよう・・・」という不安を抱えていると思います。 ですから、定期的にあえて時間をかけてタスクの整理をするタイミングを作るようにしましょう。 タスクを整理する際のポイントは ・時間をかけて確実に抜け漏れなくタスクを書き出す ・タスクの内容と期限を明確化し、いつまでに何をやる必要があるのかをしっかりとイメージする ・タスクの優先順位を決める これらをしっかり丁寧にやっておけば、休暇中しばらく仕事に手を付けなくても、問題なく期限内にタスクを完了できるこということが再確認できます。 綿密な休暇の計画を立てて休暇の幸福感を持続させる方法 続いては、休暇による幸福度を最大限持続させるための休暇の計画についてご紹介します。 ①気になる行き先を Web クリッパーでノートに保存する これは休暇前に関わらず普段から行われることをおすすめします。ネットサーフィンをしていて気になる行き先や面白そうなアクティビティを見つけたら、どんどん Web クリッパーでノートに保存しましょう。 Evernote の Web クリッパーを使えば、保存した記事を簡単に探せるだけでなく、元記事が削除されたり変更があったりしても、全く影響なく記事を閲覧することができるので非常に便利です。 また Google Chrome であれば、Chrome 拡張機能の「Evernote Web Clipper」を使うことで、Evernote のアイコンを押すだけで簡単に記事のクリップが可能になります。 普段からこうして気になるコンテンツをクリップしていると、長期休暇の前にはたくさんの行きたいところ、やりたい事リストが溜まっている状態になるので、とてもワクワクした気持ちで休暇を迎えられます。 ②クリップした記事を整理する たくさんのリストをクリップすることができたら、実際に次の休みに実践してみたい事を新しいノートに整理します。 Evernote にクリップした記事は、中身の文字や画像などを自由にドラッグしたり編集したりすることができるので、必要な所だけ切り取って別のノートに整理します。 下の画像のように、ちょっとしたキーワードと観光スポット等の画像を貼り付けていくだけでも、立派な「休暇計画ノート」を作ることができます。 ③ノートを友人に共有する

Continue reading…

驚くほど効果が出る Evernote x RPA による生産性向上術

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business Slack や Salesforce、ScanSnap など、様々なツールと簡単に連携できて便利に使えるのが Evernote の魅力ですよね。 そこで、今日は少し異色なツールとの連携による生産性向上術を一つご紹介します。 そのツールとは、「RPA (Robotic Process Automation:ロボットによる業務自動化)」です。 RPA といえば WinActor や UiPath などに代表される PC 操作の自動化ツールのことで、ニュースサイトやセミナーなどで今非常に注目されているものの一つです。 IT に関心のある方であれば、RPA という言葉を日常的に聞いているという方も多いのではないでしょうか。 私自身、普段から RPA には大変お世話になっており、煩雑な事務処理や面倒なルーティンワークをロボットにお任せして仕事効率化に役立てています。 ですが、RPA というのは先ほどのご紹介の通り PC 操作の自動化ツールなので、一般的には指定の PC 上でしか使えず利用シーンが限定されてしまうのが残念な所です。 実はそれを解決するのが Evernote です。 Evernote を連携させることにより、手元のスマートフォンやタブレットからでも、もっと簡単かつ手軽に RPA を使うことができるようになり、あらゆる作業の自動化が可能になります。 具体的な事例をいくつかご紹介しましょう。 1. Evernote の商談メモを社内の CRM に登録 商談のメモや打合せの議事録を PC やタブレットで取っている方も多いでしょう。 そんな時 Evernote であればサクッとメモを取れて検索性も高いので非常に便利です。 しかし、商談のメモとなると会社によって独自の CRM を導入していることが多く、一度 Evernote にメモした内容をわざわざコピペして細かい項目を設定し直す手間が発生します。 そこで登場するのが RPA です。 Evernote の「ノートをメールで送信」という機能を使うことで、Evernote と RPA を簡単に連携させて使うことができます。 実際の画面をみてみましょう。

Continue reading…

仕事の効率化に。自動化サービス IFTTT で Evernote をもっと便利に使おう

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business ビジネスの場でも、プライベートの場でも、情報の保存・共有ツールとして活用されている Evernote。外部サービスとの連携で、更に便利にご活用いただけることをご存じでしょうか? Slack や Microsoft Teams など Evernote と直接連携しているサービスもありますが、IFTTT という外部サービスを使うことで、Evernote をありとあらゆるサービスと連携させて使用することも可能です。 今回は Evernote 活用の幅を広げてくれる IFTTT 活用法について、簡単にご紹介します。 IFTTT とは? IFTTT (If This Then That) の略で、「イフト」と呼びます。 Web サービスを連携させるサービスで、Excel のマクロのように「○○が○○の時、○○で○○をする」という条件(レシピと呼ばれています)を設定することで、異なるアプリケーションを連携させることができます。Evernote、Google など 100 以上のサービスに対応し、様々な自動化を助けてくれます。 使用方法 1. IFTTT のアプリケーションをダウンロードします。あるいは、ブラウザでIFTTTにアクセスします。 2. 「Sign up」を選択してユーザー登録をします。メールアドレスとパスワードを設定するか、Google や Facebook アカウントを使って登録することも可能です。 3. 初回利用時には、Evernote との連携が必要になります。Services で Evernote を検索し、Evernote のパネルを選択。「Connect」ボタンをクリックまたはタップし、Evernote の画面で IFTTT との連携を承認します。 4. 使用したい連携機能を検索して選択し、「Turn on」をクリックまたはタップして「入」の状態に変更します。例えば、右上の検索アイコンをタップし、「evernote」を検索することで、Evernote と連携した機能を表示させることができます。 IFTTT で Gmail との連携 機能の例として、Gmail のメールを自動で Evernote へ保存するレシピをご紹介します。 こちらのレシピを追加すれば、Gmail のメールに「スター」をつけるだけで、自動的に

Continue reading…

Evernote で素早くわかりやすいレポート共有

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business インターネットで簡単に大量の情報が得られるようになっても、実際に自身で見て・聞いて集めた情報はネットでは得られない貴重な資産です。 例えば、社会人の方だと展示会や研修、現地ヒアリングで、学生の方だと資料館巡りやフィールドワークで情報収集をされると思います。そして、そこで得た情報はチームメンバーに共有することでより価値のある資産になります。 ただ、誰しもこのような経験があるはずです。 展示会に行くと、いくつものパンフレットをもらいます。そして、都度メモ帳やパンフレットに必死にメモを取ります。へとへとで帰ってきたら、チームへフィードバックするためにレポートを作成しなくてはいけません。そのために再度一つ一つのパンフレットへ目を通しますが、欲しい商材のパンフレット探しに時間がかかり、メモは汚くて読めません。そもそもどこにメモしたかわからなくなるものも。写真を加工していると、結局、資料作成に数時間を要してしまった…。 それらを解決できるのが Evernote です。Evernote なら、たくさんの資料を持ち帰る必要はありません。 かさばって邪魔なパンフレットは、ドキュメントカメラ機能で文書化し、ノートに取り込みます。また、いつもは写真を撮ったままで終わってしまっていたパネル資料も、ドキュメントとして保存できます。パンフレットにはないヒアリング情報もノートにメモすることで、情報は一つにまとまります。必要な情報は検索することで瞬時に見つけることができます。 また、Evernote なら後からレポートを作る必要はありません。パンフレットやヒアリングメモもノートになっているので、ノート=レポートになります。 私が重宝しているのは、写真への書き込み機能。いつもは PC にデータを移して加工していた作業も、その場で終わらせてしまえます。 そして、その場で作ったノートは、すぐチームに共有されるため、資料作成してメールで送るといった作業は必要ありません。 後日チームミーティングで展示会での気づきを共有したい、なんて時はプレゼンテーション機能があります。ノートにある画像データは拡大し、ポインターを使って説明できます。何度も言いますが、ノート=レポートなので、わざわざパワーポイントにデータ張り付けて資料を作るといった作業はもう必要ないのです。 いかがでしたでしょうか。 展示会やフィールドワークで得た情報をレポートとして共有するには、紙媒体や画像データ、時には音声データなどさまざまな情報を一つにまとめなければいけません。Evernote はそのような多様な形式の情報を簡単にまとめられ、すぐ共有できます。 もし、このブログを読んでいいな!と思われた方はぜひ Evernote Business をお試しください。お申込みは、Evernote の Web もしくは NTTドコモのビジネスプラスから。

メモの価値を 3 倍上げる次世代の紙ノート活用術

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business スマートフォンやタブレット、ウェアラブルデバイスなど、様々なデジタルデバイスが普及している現在ですが、どれだけデジタルが普及しても絶対に手放せないツールがありますよね。 そう、紙ノートです。 おそらく、周りのビジネスマンを見渡しても 99% の人が紙ノートをかばんに持ち歩いているはずです。 かくいう私も、かなりのガジェット好きで、スマートフォンやタブレットはもちろん、スマートウォッチやスマートスピーカー、スマートアイマスクなど、身の回りはスマートなもので溢れかえってます。 それでも、手放せないアナログツールが紙ノート。 どんな場面でもサッと取り出して、形式を問わず自由にメモができる素晴らしさが、紙ノートにはあります。 私の愛用の Surface や iPad でも優れた手書き機能がありますが、やはり紙ノートの書き心地と場所を選ばない柔軟性には到底及びません。 ただ、紙ノートには致命的な弱点があります。 それは、保存性や共有性が弱いこと。 デジタルのメモであれば、ファイル名を付けてクラウドに保存してしまえば、5 年でも 10 年でも保存して後から見返すことができますが、紙ノートの場合はそういはいきません。 紙ノートを 10 年分持ち歩こうと思ったら、それこそ時代と逆行するひどく醜い姿になってしまうことが容易に想像できるでしょう。 また、共有性の弱さも致命的です。 紙ノートはコンテンツそのものが物体なので、それを誰かに共有しようと思ったらノートそのものを貸すか、写真でとって送るという無駄な作業が必要になります。 私も学生の時は、よく試験前日に友人から試験勉強用のノートを借りて写真に保存して勉強してましたが、一枚一枚ページをめくってパシャパシャ撮るのが非常に面倒でした。 ですから、紙ノートは手放せないツールでありながら、保存や共有が重要視される現代では致命的な弱点を持ち合わせていると言えます。 でも安心してください。 今回はそんな紙ノートの弱点を消し去る次世代の紙ノート活用術を紹介します。 そして、今回非常に重要な役割を担うのが、こちら。 ただのノートに見えますか? いいえ、違います。 見た目や素材は普通のノートとボールペンですが、実はこれ、Bluetooth でスマホや PC と接続する、スマートペンとスマートノートなんです。(正式名称は NeoSmartpen といいます。) そしてもう一つの主役はもちろん、Evernote です。こちらは説明するまでもないでしょう。みなさんが愛用する、高機能クラウド型メモ帳です。 そしてこれら二つのツールは、スムーズに連携することができます。 勘のいい方はそろそろ気づいてきたと思いますが、要は、NeoSmartpen で紙ノートにいつも通りメモをすれば、自動で Evernote に保存される、というロジックです。 こんな感じです↓ いかがでしょうか? わざわざ写真で取らなくても今まで通りメモするだけで勝手に保存されるんですよ。ものすごく便利ですよね。 でも、まだまだそれでけでは終わりません。 紙ノートを画像ベースで自動保存してくれるのは大変便利なのですが、保存先が Evernote だというのが大きなポイントになんです。 なぜかというと、Evernote なら、保存した画像の中の文字まで検索対象にしてくれるからです。保存した画像の中の文字は Evernote ベーシックでも検索対象になります。 こちらは、検索窓で「改革」と調べたときの検索結果です。 「働き方改革…」の「改革」という手書き文字をちゃんと認識してくれていますね。 こんな風に、普通なら捨ててしまいそうな何気ないメモでも、そのメモの一部でも内容を覚えていれば、Evernote で瞬時に探し出すことができます。 もちろん、それが 5 年前のものでも、10 年前のものでも。 ただ、OCR

Continue reading…

Evernote を活用したプロジェクト管理のススメ

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 仕事でも、プライベートでも、ありとあらゆる場で必要とされる「プロジェクト管理」。みなさんはどのように行なっていますか? プロジェクト管理に絶対的な正解はないですが、マルチタスクを求められることが多い今、「いかにプロジェクトを効率良く進められるか」という命題に日々頭をかかえられている方もいらっしゃるかと思います。 そこで今回は、Evernote を活用したプロジェクト管理の一例をご紹介します。 1. まずは、プロジェクト全体の流れを整理する プロジェクトに着手する前に、まずは自分自身の頭の整理をすることが大切です。 例えば、以下のような項目について考えられると良いかなと思います。 プロジェクトの目的は何か? いつまでに実施が必要か? 巻き込めそうなメンバーはいるか? 過去同様のプロジェクトがあったか? 全体の流れは、Evernote のノートで書き留めて置いても良いでしょう。 2. 必要なタスクをノートにリストアップする 全体の流れを整理できたら、次にプロジェクト遂行に必要なタスクをリストアップしていきます。 この時いかに抜け漏れなくタスクがリストアップできるかが、プロジェクト管理の要になってくるかと思います。この時、Evernote のチェックボックス機能もご活用下さい。 3. 各タスクの担当者、期日を設定する タスクがリストアップできたら、次に各タスクの担当者、期日を設定します。 4. 関連メンバーにノートを共有する 最後に、Evernote の共有機能を使って、関連メンバーにノートを共有します。ノートを共有すれば、メンバーがすべて同じ情報にアクセスすることができるようになり、全員が常に最新の情報を持っている状態になります。 また、チームでお使いのみなさまには、Evernote Business をおすすめします。Evernote Business では「スペース」機能を利用することで、複数のノートやノートブックをまとめて共有することができます。スペースには、常に新着情報を表示するエリアがあるほか、重要な情報を常に固定表示させる機能もあります。プロジェクトメンバーが最新情報と重要情報に簡単にアクセスできます。 いかがでしたでしょうか?複数人への共有が簡単にできる Evernote を使用すれば、プロジェクト全体のタスク管理、進捗管理を容易に実現することができます。ありとあらゆる端末からアクセスできる Evernote だからこそ、例えば PC からでも、移動中の携帯電話からでも、気軽にプロジェクトの状況を追うことができます。また、スペース、ユーザーやノートブックの管理機能が搭載された Evernote Business がおすすめです。 お申込みは、Evernote の Web もしくは NTTドコモのビジネスプラスから。