Posts by Ryohei Masuda

Zapier と Evernote がより便利になるSlack のアクション機能

デジタル時代の毎日は非常に目まぐるしく、私たちは日々多くのことを手際よくこなさなければなりません。そこで、面倒な手作業やルーチン作業を自動化して、タスクとストレスを減らす方法をご紹介します。 コミュニケーションアプリの Slack が 2018 年 5 月に初めてアクション機能を導入したとき、世界中のユーザが歓喜しました。それ以前は Slack と他のアプリを連携させたければ、スラッシュコマンドを覚える必要がありましたが、アクション機能の登場により、クリックひとつで連携できるようになりました。これに伴い Evernote と Slack の連携もメニューアイテムをクリックするだけで済むようになりました。 そして今回さらに、Zapier がこの連携に加わりました。これにより、Slack アクションを使って、Airtable、Todoist をはじめとする1,300 以上のアプリと Evernote を連携できるようになりました。 Evernote は Zapier と円滑に連携します 「皆さんに必要なアプリは Evernote だけです!」とお伝えしたいところですが、現代社会では必要な情報が複数のアプリに分散されているケースが多々あります。App Annie の調査によれば、平均的なスマートフォンユーザは毎日 10 個のアプリを使っているそうです。 そこで活用したいのがアプリ間を連携する Zapier です。Zapier では「Zap」と呼ばれる自動ワークフローを作成することで、複数のアプリ間で情報を自動で共有することができます。 Evernote 関連では、Google カレンダー、Trello、Asana、Dropbox と連携する Zap が人気ですが、他にも何百というアプリと連携させることができます。また、Evernote は Zapier ユーザに最も利用されているアプリのひとつでもあります。 Zapier + Slack のアクション機能がこれまでと違う点 これまでは、Evernote か連携アプリのいずれかで特定の操作を行うと、自動的に Zap が起動していました。例えば、Evernote でリマインダを作成すると、同じ内容が Google カレンダーに追加されるといった具合です(逆もまた然りです)。 もちろんこの方法も引き続き使うことができますが、Slackの アクション機能で Zapier を利用すると、これまで以上に簡単に自動化することができます。 この機能を使えば、任意の Slack メッセージの内容を、チャンネル名やユーザ名、追加テキストといった補足情報と共に Evernote に送り、新規ノートを作成したり、既存のノートに追記したり、タグを作成したりできます。また、同じメッセージを Airtable データベースに記録したり、Todoist でタスク化することができます。 使用方法 Zapier

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新生活に使える3つの情報整理術

入学、就職、転勤など、新生活を迎える方も多くなるこの季節。 新しい出会いがあったり、今までにない経験が出来たりと、 はじめての環境はとてもワクワクするものですよね! その一方で、環境の変化が多いこの季節は何かとやらなければいけないことも多く、 気がつくと必要なタスクを忘れてしまった、ということも珍しくありません。 「新しい場所で上手くやっていけるかな?」、「仕事についていけるかな?」と 不安に思っている方もたくさんいらっしゃるかと思います。 そこで今回は、新生活を気持ちよくスタートしていただくために、 Evernote を活用した情報整理術を 3 つご紹介したいと思います! 1. タスク管理を Evernote で 新生活がはじまると、知らず知らずのうちに溜まってしまうタスク。 特に、4月は仕事、プライベート、両方でやらなければいけないことが増えるので、 ついつい大切なタスクを見落としがちです。 そんな時におすすめなのが、チェックリストを作ること。 1日のタスクをチェックリストにまとめ、スキマ時間に確認するようにすれば、 抜け漏れがなくなります。 Evernote ではチェックボックスを使ったチェックリストが手軽に作成できるので、 外出先で急な仕事が舞い込んできたとき、移動中にやらなければいけないタスクを思い出したとき、 片手でいつでもどこでもタスクを確認、編集することができます。 新社会人の方に特におススメなのが、タスク完了にかかった時間も記録しておくことです。 慣れない仕事をするときは、つい作業時間を短めに見積もってしまいがちです。 ひとつひとつの仕事に、自分がどのくらい作業時間がかかっているのか記録をとることで、 スケジュールの立て方も上手になりますし、自分の成長を振り返ることもできるので、とてもおススメですよ! 2.重要なメールをEvernoteに保存 Evernote には、「送信用メールアドレス」という便利な機能があることをご存じでしょうか? プレミアム、Business をお使いの方であれば、 「送信用メールアドレス」宛にメールを転送することで、送ったメールを自動的に「ノート」として Evernote へ保存できるようになります。 例えば、お客さまとの待ち合わせ場所、出張時の宿泊ホテルなど、 外出先でも確認したい情報を Evernote に送れば、プレミアム、Business であればオフラインでも情報にアクセスできます。 さらに使いやすくするテクニックとして、「@」や「#」などの記号をメールの「件名」の最後に追加することで、保存先のノートブックやタグを指定することができます。「@」はノートブック、「#」はタグ、「!」はリマインダーです。 たとえば、件名を「2019.04.03A社訪問議事メモ @3011_仕事」と設定すれば、送信したメールが自動的に「3011_仕事」のノートブックに保存されます。 また、検索機能が優れているのが Evernote の大きな特徴。 送信用メールアドレス宛に送った情報は、Evernote の検索機能で見つけられるようになるので、 キーワード検索をするだけで、必要な情報をすぐ見つけることができます。 3.スペースを使って、チームの情報共有を効率的に 最後にご紹介するのは、「スペース」を活用した情報整理術。 「スペース」は Evernote Business の機能ですが、 チームの掲示板として、Evernote 内に保存したノートをチームのメンバに瞬時に共有することができます。 例えば社内会議の議事録、お客さまとの打ち合わせメモなど、 日ごろ Evernote に保存している情報を社内のメールに転送して、メンバに共有しようと思うと、実は結構時間がかかりますよね。 日々の仕事で Evernote を活用している方であれば、自分のためのツールだけでなく、チームメンバと一緒に Evernote を使うことで、 情報をより効率的に管理できるようになります。

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