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IT を活用して自社の働き方を変えてみませんか?

この記事はトップオフィスシステム株式会社による寄稿です。 こんにちは、トップオフィスシステム株式会社の池田栄司です。当社は関西地区を中心に Evernote Business 販売代理店として、IT を使って主に中小企業の「働き方を変える会社」として活動しています。 今回は、経営者のみなさんの頭を悩ませている「IT を活用して働き方を変える方法」をお話ししたいと思います。 働き方改革とは? 働き方改革という言葉をよく耳にします。これを弊社では「企業が、働く人の目線で働きやすい環境を作る必要がある」ことととらえています。 その一つの例は、残業時間をなくすことでしょう。しかしその一方で、現状の売上は保ちたいものです。となると、業務効率を上げざるを得ません。実際のところは、残業を減らしたいと思いつつ、作業量は減らないため現状維持…、特に人手が足りない中小企業ではそれが現実ではないでしょうか。 なぜ IT? 一方で IT を活用すれば働き方を大きく変える事ができます。なぜ IT なのかというと、IT を使うことで「効率」を上げることが出来るからです。 IT で業務改善 例えば、今まで手書きするしかなかった書類を Excel や Word を使って 誰もが作成することが出来るようになりました。今は当たり前ですが、私が就職した時(20 年ほど前ですが)は、見積書も受注表も全て手書きで、1 枚書き上げるのに 30 分ほど掛けていました。 ところが今はどうでしょうか?見積書を作成するのに 30 分も掛からないですよね?一方で Excel や Word で作成した書類を印刷して、必要に応じてコピーをする業務フローが当たり前になりました。 PC の普及と共に業務改善が大きく進んだのですが、紙の書類はむしろ増える一方です。業務フローも煩雑になって来た今、今度は情報の共有化が求められるようになりました。つまり Excel で作成した書類を印刷してコピーしていたのでは間に合わなくなってきました。 例えば、「モバイル環境があるにも関わらず、営業マンが日報を書くのに帰社しないといけない。作成した書類に手書き修正したのはいいけど、どれが最新版かわからない…。」このようなことでお悩みではないでしょうか?そしてみなさんの机の上には書類が山積みになっていないでしょうか? 情報を共有化して業務改善 企業によって共有する情報は異なります。また共有する手段も異なりますが、確実に言えることは「全社で同じ情報を共有することが必要だ」ということです。 販売会社を例に取ると、全社で共有すべきは間違いなく顧客情報です。自社の販売情報はもちろん、お客様との対応履歴やサポート内容、保守内容など多岐に渡ります。そしてこれらは日々更新され続ける情報です。つまり、どこからでも見られる情報にする必要があります。 そこで利用されるのが IT ツールです。ファイルの共有であれば Dropbox や Box などが最適ですし、データとしての共有であれば FileMaker や kintone など、あらゆる情報の共有であれば Evernote と、それぞれに特性があります。当社ではどの IT ツールがお客様に最適かを見極めて提案いたします。 Evernote は情報やファイルを共有できる便利なツールです。よくお話をするのですが、Evernote を活用すれば、ファイルを添付したメールのやりとりを無くすこともできます。また必要に応じてコメントも記入できるので、社内で常に最新の情報を共有するには最適なツールです。 IT を効果的に使って業務改善をすれば、煩雑な事務作業が軽減し、わざわざ帰社しないとできない作業を減らすことが期待できます。つまり、必然的に業務効率を上げることになり、かつ残業時間を減らすことができます。 また IT ツールを活用した場合、モバイル環境さえあればどこからでもアクセスできるので、時短勤務をされている方にも便利ですし、通勤圏外の遠方の方なども勤務していただけるようになります。テレワークを採用した先進的企業として認知されるという利点もあり、より優れた人財を採用できる可能性が広がります。 教育現場では、大学の卒論指導時にゼミの教授が生徒との情報共有手段として

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業績アップにつなげる型と報連相の仕組づくり

この記事は株式会社ニックスによる寄稿です。 業績アップに向けた経営者や事業責任者の役割は何でしょうか?目標を設定し、アクションプランを作って PDCA を回すだけでは、その目標達成は難しいのでないでしょうか。 目標達成のための「仕組」づくり、できていますか。 私は株式会社ニックスの小池龍輔と申します。 2013 年度から IT コーディネータ協会、東京商工会議所の IT 活用専門家として、中小企業の IT 活用の取り組みを毎年 5 社ほど支援しています。 主な支援内容は Excel を活用して見積~受注~納品~請求などの定型業務を、身の丈にあったスモールスタート型で取り組む、無駄のない IT 活用で業務カイゼンを推進することです。 中小企業がコストを抑え、時流にあったクラウドツールを活用して定型業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を無くすことで、カイゼン効果を生むことができます。 しかしビジネスでもっと大切なこと、業績アップにつなげる何かが足りない!社長や事業責任者が日々思っていることがあります。 コミュニケーションとチーム力 それは「コミュニケーション」と「チーム力」です。これが足りないと昨今話題の「新しい働き方」にも取り組めません。必要なのは、根底にある継続性のある収益確保、生産性向上にむけた取り組みです。 個人でもビジネスでも必要なこと、弊社ニックスにも欠けていたことなど、今回は営業活動を例にとり Evernote Business を活用した仕組みづくりについてお話しします。 弊社では技術者も含め 2008 年から「全員営業」を掲げ取り組んでおり、定型業務以外の時流情報や顧客情報などを様々な場で共有活用できるよう社内環境を整備してきました。 ファイルサーバでの情報共有とペーパーレス推進 フリーアドレスでコミュニケーション強化 四半期毎に全社員集会を開催し、経営戦略・業績報告・事例等を共有 その結果、社内コミュニケーション密度は向上しましたが 部・課等の組織を横断した情報活用に制限がある 社外から活用しづらい 情報の有無確認に手間取る、見つけれない 肝心な情報が共有されない、業務ノウハウの属人化 結果情報が多く、現在の状況がわからない などの課題が残り営業面での弊害にもなっていたため、解決に向けてスピード感のあるビジネス環境変化に対応できるよう、次の 3 つのことを重要視しました。 ムリ・ムダ・ムラをなくすためにスピード感のある連携ができ情報共有できること 活用する人が良質なアウトプットを創出できるよう発信共有できること ノウハウや成功プロセスの共有で業務承継、短期育成につながる活用ができること これまでは部門内や特定個人でのつながり等、狭い範囲での情報共有しかできていませんでしたが、必要とする人に必要な情報を共有できる新しい仕組みとして Evernote Business を活用することにしました。 弊社では「全員営業」を掲げ取り組んでいますので、様々なプロセスでの報連相と状況の共有を優先的に考え取り組んでいます。 メッシュ型連携で必要な時に必要な情報を活用できる仕組み Evernote Business を使い始めると魔法のように業績が上がるわけではありません。Evernote Business の導入目的は協働しやすい環境を提供することであり、それが最終的に業績向上につながると考えます。 少しの運用ルールづくりと共有する情報の範囲を決める必要がありますが、スモールスタートし、チームでブラッシュアップしながら活用するとより利便性がよくなります。 例えば、商談状況(日報)は従来、定型書式に記入する方式でしたが、形式にこだわらず最低限の必要項目をメモ形式で自由に記入するようにし、それが好結果につながっています。チームで共有することで、報連相も兼ねアドバイスもすぐできます。雑談メモすることでそれがヒントになり、先輩のちょっとしたアドバイスが受注につながったこともあります。 現在弊社ではこのような好結果がでています。 顧客対応スピードが速くなり受注率が向上、同様に素早いクレーム対応で高評価をいただく 様々な成功、失敗事例に触れることで仕事の「型」が伝わり実践に活かしている(成長) 報連相が無駄なくできるようになりコミュニケーションの質が向上している 若手主導で自主勉強会が生まれ組織を横断した社員同士の輪が広まっている 様々なプロセスで発生する問題もスピード感をもって改善できるようなってきた 社内活用普及のヒント 業績向上に取り組みませんか?社長の思い、活用目的を伝え共有できると、社内での普及は一気に進みます。是非社員のみなさんに直接お話しください。 また弊社の活用事例等を含め IT

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Evernote で未来の自分に「ラク」をプレゼントする

この記事は株式会社タスクによる寄稿です。 株式会社タスクの福岡雅則と申します。北陸地方で Evernote Business をはじめとしたクラウドサービスの導入のお手伝いをさせていただいております。 仕事で Evernote を使うようになってから気がついたのは、「使えば使うほど『使える』道具になっていく」ということです。特に定期的に開催する行事やイベントの準備作業には、Evernote が最適だと思います。 調べた内容を Evernote にまとめる イベントの会場と日程を決めるのは骨の折れる仕事ですよね。例えばセミナーを開く場合、空室状況、定員、費用、設備などを片っ端から調べ、目的に合った会議室を探さなければなりません。一度ならともかく定期的に開催する場合、毎度調べ直すのは面倒だし、もし担当者が変わった場合はまたイチから調べ直しになることも。そんなムダを極力なくすために、Evernote が役に立ちます。 調べた内容はとりあえずノートに書いていきます。施設名、定員、部屋の広さ、料金、予約方法、連絡先など、簡単に表形式でまとめられるから便利。施設サイトへのリンクを貼っておけば、ワンクリックでアクセスできます。 このように一度会場の情報を Evernote に蓄えてしまえば、次回から会場探しは劇的にラクになります。 日程調整はカレンダーテンプレートで 日程を決める場合、会場の空き状況だけでなく、講師やスタッフのスケジュールとの兼ね合いや、特定の日や曜日は外すなど、いろんな要素を踏まえての判断が必要です。ところが、会場の空き状況はネットにあり、講師の希望日はメールで届き、スタッフのスケジュールはグループウェアにあるなど、情報が分散していてまとめきれません。そんな時に Evernote のカレンダーテンプレートを使います。 各種テンプレートは Evernote 日本語版ブログ・Evernote ヘルプ&参考情報から無料で入手できます。 カレンダーテンプレートのダウンロードページはこちら 決して高機能ではありませんが、手書きの手帳感覚でシンプルかつ自由に書けるのが便利。例えばスタッフの都合のいい日に「○」印を、都合の悪い日に「×」印を書き、会場の空き状況をメモ程度で書いていくだけで、とても見やすい形で日程調整できます。 下見の記録も申込用紙も Evernote へ 会場の下見でも Evernote が活躍します。 全体の様子のほか、音響や照明の設備、電源の場所、出入口や通路など、できるだけ多く写真に撮って Evernote へ。スマートフォンアプリを使えば撮った写真をワンタップでまとめて一つのノートに添付できるので大変便利です。 コメントはノート本文に書くだけでなく、「注釈機能」を使って写真に直接書き込み、誰が見ても分かるようにしておきます。そうすれば、本番の日はスタッフ各自がスマートフォンで写真を確認しながらスムーズに準備が進められ、ミスを防げます。また、次のイベントの時に同じ会場が候補に挙がったとき、もう下見に行く必要はありませんよね。 必要事項を記入した申込用紙をその場でアプリで撮影して Evernote に取り込んでおけば、これ以上ない「サンプル」のできあがり。申込内容をいつでも確認できるだけでなく、次に同じ会場を使う場合に誰でもすぐに申込用紙を記入することができます。 一番大事!反省点もしっかり Evernote に記録 イベントが終わった後は現地で反省会を行います。スタッフ全員が、その日の良かった点や改善すべき点などを出し合い、ホワイトボードに書いていきます。 ホワイトボードの内容は紙に書き写すのではなく、アプリで撮影して Evernote に保存。瞬時に記録できるだけでなく、後から検索して反省会の内容を素早く手元に引き出せます。これなら反省会が名ばかりのものに終わらず、次のイベントでフルに活かすことができます。 最後に目次で関連ノートを束ねる さて、ここまででイベントの準備や運営に関する様々な情報を Evernote に保存してきました。会場のデータや写真、提出書類、反省点など、イベント運営のノウハウが詰まった沢山のノートができました。 ところで本には必ず目次があって、目的のページに素早く導いてくれますが、Evernote も簡単に目次を作ることができ、素早く目的のノートにジャンプして詳細を確認できます。目次ノートがあれば他の人との情報共有が格段にスムーズになります。 使えば使うほど「使える」道具に ここまでの話を聞いて「なんでそこまで Evernote を使うの?」と思うかもしれませんが、Evernote は使えば使うほど「使える」道具に成長してくれるのです。次に同じようなイベントを企画する場合、前回のイベントのノートを検索でサっと引き出せます。もうイチから会場を探したり調べたりする必要はなく予約もカンタン。下見の写真を見れば会場の長所短所が分かり、一度使った施設なら申込用紙の書き方も分かります。全てのノウハウが Evernote に分かりやすい形で詰まっているのです。 そして何より、Evernote Business なら、全てのノートが会社の財産として蓄えられ、会社の仲間と共有できます。もう誰が担当者になったとしても、「このノートを見ておいて!」と目次ノートの在り処さえ教えてあげれば引き継ぎはほぼ完了。安心して仕事を任せられます。 このように、Evernote は使えば使うほど様々なノウハウが蓄積されていき、次に活かせるようになります。最初は少しだけ苦労するかもしれません。けれど必ずこの先の自分の仕事がラクになるのです。 未来の自分に「ラク」をプレゼントするために、何はともあれ新しいノートを一つ作ってみませんか?

アナログとの相性抜群な Evernote Business

この記事は株式会社 DATA KIT による寄稿です。 株式会社 DATA KIT の喜多庸元です。建築業・製造業を中心に、クラウドサービスで中小企業の生産性改善をお手伝いしています。 中小企業の IT 化を支援していると常にぶつかるのが「うちの社員に使いこなせるかな…」という声です。生産性を改善しようと新しいツールの導入に取り組んでも、現場の抵抗にあって思うように導入が進まないケースをよく見かけます。 全ての社員が IT ツールを使いこなすことは必要か? 結論から言うと”全て”の社員が”使いこなす”必要はないです。一方、IT ツール導入で一番の壁となっているのは”入力”です。 お客様に強要することはできない みなさんは打合せ記録には何を使われていますか?企業間の取引(BtoB・B2B)ですと、ノートパソコンでメモを取ることが当たり前になっているかもしれませんが、企業と消費者間のビジネス(BtoC・B2C)では今でも頻繁に紙を使用します。特に建築業の場合、図面を拡げてそこに文字や指示を書き込みながら打合せすることも多くあります。 全ての社員がスマートフォンから書き込むことも難しいのですが、それ以上に、全てのお客様にデジタルデバイスを強要することは出来ません。 手書きには「誰にでもできて」「誰にでも伝わりやすい」という良さがあり、お客様に納得していただくためにも、今後も重要な入力手段です。 アナログとの相性が抜群に良い! しかし、Evernote なら手書きの打合せ記録を画像として簡単に保存できます。操作はカメラモードでかざすだけです。しかも、現場の写真も一緒に保存できます。図面・現場・打合せ記録をまとめて保存したいシーンではとても効果的です。 また、写真内の手書き文字も検索できるので、あとから探すことも簡単です。さらに、Evernote Business なら社内での共有が容易にできます。 デジタルデバイスを操作できるようにスキルを高めるよりも本業に時間をかけて、デジタルデータへの橋渡しは Evernote に任せてはいかがでしょうか?

営業マンが Evernote Business をめいっぱい活用すると?

この記事はビーアイピー株式会社による寄稿です。 ビーアイピー株式会社 Evernote 認定コンサルタントの望月 整です。ビジネスで活用する Evernote と題して、実際に私がどのように Evernote を活用してビジネスに役立てているのかご紹介したいと思います。 Evernote が得意とするのはデスク周りの煩雑な書類やちょっとしたメモを全て電子化して簡単に検索できることですが、それだけでは商談を進められないですよね。そのために弊社では SFA(営業支援システム)では世界 No.1 シェアを誇る Salesforce というクラウドサービスと Evernote を連携させて利用しています。 では、その Salesforce と Evernote Busiess 両方を利用してどのように商談を進めるのか説明したいと思います。 なぜ Salesforce という営業支援システムを利用するのか? Salesforce では顧客情報、そしてその顧客に紐づいた商談の管理を行うために、いつ・誰に・何を、という情報を記入して、商談の流れや顧客との過去の情報のやり取りを見える化して管理しています。 具体的な例をあげてみましょう。私が担当する A 社での商談が発生したとします。私はその商談を管理するため、Salesforce 上の商談情報に現在「提案中」というフェーズで、いつ受注予定なのか、次のステップとしていつ訪問するのかといった情報を入力します。これらを私の上長がチェックすることで、きちんと商談が進んでいるのか、情報が可視化されるわけです。 営業支援システムと Evernote を連携させるとどうなる? Salesforce を使った場合、商談管理という点では大変優れているのですが、実際に商談の情報を残すという意味ではまだ不完全です。 では何が不完全なのでしょうか?例えば、実際にその A 社の商談で私が訪問した際に、担当者とどんな話をしたのか、またどんな提案書を出したのかなど、その場でメモとして残した情報や資料、担当者の名刺がきちんとその商談に紐づいていないと、商談の管理ができていると言えませんよね。折角その場で作成した打合せメモや送った資料をどこに保存したのか忘れてしまい、探し回った経験があるのではないでしょうか? そこで Salesforce と Everenote Business の連携が重要になってきます。 Salesforce と Everenote Business を連携させると、顧客や商談情報を入力する Salesforce 上の画面に Everenote の画面が表示されます。Salesforce 上で管理されている商談情報に Evernote で記録した打合せのメモや提案書のデータ、名刺情報を紐づけることができるようになります。 連携させるメリットとは? では、私が実際の商談でどのように活用しているかをご説明します。商談時に担当者に了承を得た上で Evernote の音声メモ機能を立ち上げ、打合せの音声を記録します。商談後、録音した音声を基に Evernote 上で議事録ノートを作成し、顧客と情報を共有します。 共有時に提案書などのデータがある場合は、議事録ノートに添付するだけで、当日打ち合わせた内容、資料を一つのノートに全てまとめて管理する事が可能です。 その後、そのノートを Salesforce の商談情報と紐づけること(ワンクリックで簡単にリンクします)で、商談を管理する Salesforce

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産休前の引き継ぎ不安を解消!1 ヶ月で新人に業務を引き継ぐまで

この記事はシステムフォレストによる寄稿です。 システムフォレスト Evernote 認定コンサルタントの吉田 恵です。 昨年妊娠が分かり、今年の 4 月からいよいよ産休に入ります。産休を取るのも、また 1 年近く仕事を休むことも初めてなので、長期休み前に何から手を付けていいか、正直分かりませんでした。マイナビウーマンのとあるコラムでは「職場の女性が産休・育休を取る時、不安に感じること」の第 1 位に「仕事の引き継ぎがしっかりできているか?」とありましたが、真っ先に私もその不安を感じました。とくに営業を担う私にとっては、社内業務で行うことがたくさんあります。見積もりの作成や報告書の提出、注文書の作成、受注後のシステムへの入力、お客様情報の引き継ぎ・・・挙げればきりがありません。 お腹の子のためにもストレスを溜めないように、極力後任担当者へ時間をかけずに引き継ぎをスムーズに行えないかと考え、まず引き継ぐ業務の情報を Evernote にまとめました。 なぜ Evernote で引き継ぐ業務の情報をまとめたのか? Evernote がもし無かったら、引き継ぎは口頭での説明と Office ツール(Excel・Word 等)で資料を作成していたと思います。しかし、以前あるプロジェクトを後任者へ引き継いだ際に、十分にかつスムーズに伝わらなかった経験があります。口頭では自身が説明していたつもりでも相手が忘れてしまったり、Office ツールを使って資料を作るにも引き継ぎの期間内に作成する時間がありません。 以下は、以前 Excel で作成した業務プラン。作成に 1 週間ほどかかりましたが、文字ばかりでほとんど読んでもらえませんでした。 Excel でこのように資料を作るとなると、マス目の広さが気になって修正を繰り返すことになります。しかも Excel 自体を使いこなせていないので、機能を駆使して資料を作成するにも時間がかかります。また、文字だけの情報になってしまい、読むに耐えない資料になっていたかもしれません。 文字以外の情報が引き継ぎの際に重要! Evernote は文字だけの情報に終わらないので、より分かりやすく指示を伝えられます。引き継ぐ業務は以下のように簡単にまとめました。 作成は 10~15 分ほどで完了。Excel だったら 1 時間・・下手すると 1 日かかっていたかもしれません。 Excel と口頭だけではなかなか伝わりにくい「誰に・何を・どのように」という指示が、Evernote では画像や Office データを貼り付けて説明できるので、毎回口頭で説明せずに済みます。 また、スクリーンショットやすでにある資料を活用することで作る手間を削減でき、見る側にとってはより理解しやすいものになります。 お客様情報は顧客管理システムの担当を変えるだけ 会社では Evernote と連携できる顧客管理システム Salesforce を利用していたため、お客様との過去のやり取りは、この情報を見てもらうだけの指示で済みました。 Salesforce は Evernote と連携させることが可能で、Salesforce 上で Evernote のノートを見ることができるように設定できます。例えば Evernote に記載したお客様との打ち合わせ議事録や提示した資料などを Salesforce のお客様情報でつなげておくことができます。情報を閲覧するのにあちこち見て回る必要がなくなるわけです。 ワークチャットでの共有でさらに的確な指示を実現 引き継ぎの時間があまり取れない場合には、作成した資料をワークチャットで共有しておけば、時間が空いた時に確認してもらうことができます。 ワークチャットを使うと、ノートやノートブックを共有しながら会話できるので、非常に効率的です。

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来年の目標を Evernote に記憶させよう

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 年の瀬も近づき、この 1 年を振りかえる時期になりました。それと同時に、新たに迎える年への目標設定が毎年の恒例であるという方も多いのではないでしょうか。 ただ、毎年の目標は立てても、多忙な日々に追われ、達成できずに断念してしまったという場合も少なくはありません。達成するための手段として、来年の目標は Evernote に記憶させてみませんか? ビジネスとプライベートの目標を一つのツールに 皆さんは、プライベートの目標、ビジネスの目標と別々に管理をしていますか。企業で取り組む場合、何かしら達成目標が明確にありますが、個人の場合は、プライベートとビジネスを明確に区別するのは少々難しく、目標のためのタスクをどのように管理すれば自分にとって把握しやすく有益なものになるのかも悩みますね。 たとえば、手帳をプライベートとビジネスで分ける、クラウド上のカレンダーでアカウントを分ける、あるいは、自分の頭の中だけに整理している場合もあるかもしれません。 多忙な日々を送っているから、なるべく一つのツールで整理したい。そんな時は、あらゆる情報を自由な形で保存できる、Evernote が最適です。目標を確実に行動に落とし込み、達成するためには、目標に関連する情報を Evernote に記憶させて、必要なときにやるべきタスクを思い出しましょう。 目標をまとめたノートとノートリンクの作り方 では今年の目標をどのように記憶させるか、例えばこんなやり方はいかがでしょう。 1. 新しい年の目標を入れるノートブックを作る まず、例として「2017 年目標」というノートブックを作成します。 2. 目標をまとめたノートを作る そのノートブックの中に、ノートを一つ作り、プライベートとビジネスのそれぞれの目標を書き出してみます。 Evernote の表を活用して、大まかに分けることにより、自分の目標の全体を把握しやすくなります。ビジネスは必ずしも会社の目標ではなく、仕事に関連した個人的な目標でも良いでしょう。 3. 各目標を達成するための詳細情報は別ノートに作る 「2017 年目標」ノートブックに、さらに各目標に対応した個々のノートを作成し、その中では、必要な細かい情報(記事、写真、資料等)を入れていきます。例えば TOEIC 試験なら、試験日、それまでに勉強する教材、英会話スクールの情報など、タスクリストやファイルを保存しておきます。 4. 目標をまとめたノートと、各目標の詳細ノートをリンクさせる 各目標の詳細ノートを右クリックし、ノートリンクをコピーして、まとめたノートにリンクをしていきます。リンクを貼り付けておけば、検索しなくてもクリックするだけでノートの詳細を確認できるので便利です。 リマインダーで未来の自分を呼び出そう 一度決めた目標を達成するためには、やるべきことを思い出すのが重要です。そのため、ノートにリマインダーを設定しましょう。 1. 目標を意識するべき日付にリマインダーを設定する 目標達成に向けて必要なのは、プロセスづくりでもあります。なにをいつまでにやるか、自分が行動すべき日にリマインダーを設定することで、目標達成へのタスクを呼び出し、実行に移す後押しをしてくれます。リマインダーは各目標の詳細を書いたノートに設定するのが良いでしょう。 2. チームで共有したノートブックではメンバー全員にリマインドされる ノートブックを共有すれば、ビジネスの目標をチームで共有することも可能です。またそのリマインダーは、共有した全員に通知されるようになります。 通常の Evernote でも個別にノートブックを共有することは可能ですが、Evernote Business ではチーム全員に一斉に共有することが可能なので、企業で同じ目標を達成するために最適と言えるでしょう。またそのノートブックは個人ではなく企業に残りますので、毎年積み重ねることで、どのような目標を持ってやってきたのかが一目瞭然となります。 以上のように、プライベートとビジネスの目標を、年末年始の時間を使って Evernote に記録してみてはいかがでしょうか?きっと新しい年が充実したものとなるはずです。 新しい年の目標をチームで共有したい、という方には Evernote Business がおすすめです。お申込みは、Evernote の Web もしくは NTTドコモのビジネスプラスから。ビジネスプラスでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、企業でのスモールスタートにおすすめです。

世界を飛び回る研究生活に Evernote – 途上国支援を研究する狩野さんの場合

一度就職した後、もう一度大学に通って勉強するというケースが増えています。仕事でしか身につかないスキルもあれば、大学で専門的に学ぶ方が効率よく身につけられるスキルもあるからです。 JICA(独立行政法人 国際協力機構)に所属しながら、休職して渡米、ミシガン大学スクール・オブ・インフォメーションの学生兼研究員として「IT × 途上国」をテーマに研究を行う狩野 剛(かのう つよし)さんもその一人。いくつもの国をまたいで仕事と研究に没頭する狩野さんにとって、Evernote は欠かせないツールなのだといいます。 狩野さんの研究生活にとって Evernote はどんな役割を担っているのか。お話を伺いました。 氏名:狩野 剛(かのう つよし) ブログ:ICT for Development.JP IT 企業から JICA、そしてミシガン大学へ ――本日はよろしくお願いいたします。まずは狩野さんが JICA に入られた経緯を教えてください。 狩野:もともと途上国への支援については興味がありました。ただ、私は大学卒業後、一旦は SE として証券系の IT 企業に就職したのです。そこで頻繁に中国に行く機会があり、貧富の差を目の当たりにして、やはり途上国支援に携わりたいと考えました。 就職して 4 年目、IT 企業を退職し、JICA に入りました。最初に海外赴任したのはバングラデシュで、3 年間を過ごしました。 ――そこから JICA を休職され、ミシガン大学へ通うことにしたのはなぜですか? 狩野:私はこれまでずっと IT を使った途上国支援に実務の立場で関わってきたのですが、もう少し客観的な立場からの視点、つまり理論や分析手法などについて習得したいと思い始め、改めて勉強し直すことを決めました。 ちょうど、IT × 途上国のテーマで研究をされている外山健太郎さんという研究者がミシガン大学で教授になるというのを知って、外山先生のもとで学び・研究したいと考えたのです。 大学の授業や指導教官とのミーティングで Evernote を活用 ――研究生活に Evernote を使っていただいているとのことですが、以前から使われていたのでしょうか。 狩野:バングラデシュに行く前から Evernote は使っていました。もともとガジェットが好きで、「何でも保存できる」というキャッチコピーに惹かれたのです。ただ、職場ではすべてのクラウドサービスを使用することができないので、当時はプライベートでだけ使っていました。 本格的に使い始めたのは渡米してからですね。現在は Evernote プレミアムを登録して使っています。 ――具体的にどのような場面でお使いなのでしょう。 狩野:まず、大学での勉強です。授業といっても座学やディスカッション形式などがあるのですが、講義だけのときは、Mac で Evernote を開いてタイピングします。一方、ディスカッション形式や、図や絵などを書く必要のある授業では、iPad Pro と Apple Pencil を使い、手書きでノートをとっています。授業の形式やその時の気分によって使う端末が違うのですが、Evernote はほとんどのケースで使えるので気に入っています。 また、アドバイザー(指導教官:外山教授)とは定期的にミーティングを行うのですが、その際のメモに Evernote を使っています。ミーティングではあらかじめ議題を考えておかないといけないので、それをバスの中などからスマホを使って箇条書きで書いておき、必要に応じて Google

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仕事のストレスを減らすために – ビジネスパーソン必見のタスク管理術

通常、法人での利用を想定している Evernote Business ですが、中には個人で利用されているユーザーの方もいらっしゃいます。土木設計のエンジニアの仕事の傍ら、著書「あのプロジェクトチームはなぜいつも早く帰れるのか?」の執筆、Evernote ユーザーが集まる Facebook グループ「Evernote Café」の管理人など多方面で活躍され、Evernote コミュニティリーダーでもある中島紳さんもその一人。 なぜ個人で Evernote Business なのか。そしてどのように活用されているのか。お話を伺いました。 個人で Evernote Business を使うメリット ――本日はよろしくお願いいたします。まずは中島さんのお仕事について教えてください。 中島:土木設計の会社でエンジニアの仕事をしています。主に新しい街を作るための造成設計、道路設計、雨水排水・汚水排水などのインフラ設計、公園設計などに携わっていて、現在は東北の復興関連事業をメインに手がけています。 ――中島さんは Evernote ユーザーのコミュニティ「Evernote Café」の管理人でもありますが、そもそも個人でありながら Evernote Business を導入されたきっかけは何だったのでしょうか。 中島:記憶が定かではないのですが、Business アカウントに移行したのはサービスが正式リリースされた直後だったと思います。プレミアムアカウントに不満があったのではなく、ただ Evernote の新しいサービスをためしてみたいという気持ちで使い始めました。そういったこともあり、普通であれば会社の中の複数メンバーで運用するのが前提のビジネスアカウントを一人で使っています。 ――しかし、現在もビジネスアカウントを使い続けていらっしゃいますよね。個人でもビジネスアカウントにメリットを感じていただけているということでしょうか。 中島:はい。具体的なメリットとしては、「個人ノート」と「ビジネスノート」を表示、検索するとき、視覚的に完全に切り分けられることですね。仕事関連のノートを参照しているときにプライベートで作成したノートが目に入ったりするのは避けたいし、検索結果に個人ノートがまじるのは一瞬でも早く欲しい情報にたどり着くことへの妨げになります。ビジネスアカウントですと、検索対象を「個人ノート」か「ビジネスノート」かをまず選択できるので、情報の絞り込みを最初からザックリとできるのが気に入ってます。 ――仕事とプライベートの情報をあえて分けずに使っているユーザーさんも多いのですが、中島さんは逆にきっちり分けておきたいということですね。 中島:そうですね。Evernote 上の資料を見ながら作業内容の説明をすることがあるのですが、たまたま子どもの写真などが出てくるのは恥ずかしくて。逆に自宅にいるときはビジネスノートの中を見たくないんですよ(笑)。 ――個人用のアカウントを二つ持つということは考えなかったのでしょうか。 中島:それでもいいのですが、一つのアカウントの中で切り分けられるのがベストです。私の使い方として、まずすべての情報を「inbox ノートブック」に入れて、そこから仕分けをしていきたいのです。複数アカウントですとすばやく切り替えることができませんから。 ――なるほど、切り替えのしやすさもポイントなのですね。 中島:それから、仕事で終わったプロジェクトについては、ノートとしては残しておきたいのですが、検索結果からは外しておきたいんですよね。そういう場合、Evernote Business でしたらもう必要のないノートブックへの参加を解除すれば一時的に見えなくすることができます。 仕事のデータベースとして Evernote を活用 ――それではお仕事での使い方を教えていただけますか。 中島:まずは設計基準のデータベースです。土木設計では、それぞれの項目において厳密な設計基準が決まっていて、道路の幅員や勾配などが基準から外れると最悪の場合、作り直しになってしまいます。図面を書いているときはつねにその基準を頭の中で確認しながら作業するのですが、基準自体も自治体でまちまちですし、たまにしか設計しないものも多く、すべてを頭に入れておくことはできません。 Evernote を使う前は常に手元に各種基準書をおいて、迷うたびにペラペラめくっていましたが、Evernote のおかげで今では紙の基準書を閲覧することは減りましたね。一度調べたことは次も調べることになりますから、紙の基準書で参照したページはその都度、写真に撮って保存しています。こうして情報や知識を蓄積していくことで、次回は Evernote の中を検索するだけで済むようになります。 Evernote と Nozbe、TaskChute を連携させてタスクを管理 中島:もう一つの使い方はタスク管理の起点です。仕事中に思いついたことややるべきことは、その場で Evernote にメモを残します。すべてのメモは inbox ノートブックに入れて、後から整理し、タスクとすべきものはリマインダを設定します。 私は Evernote を Nozbe というタスク管理アプリと連携しているのですが、リマインダを設定したノートは自動的に Nozbe に入ってくるので、今度は Nozbe 内でノートを各プロジェクトに振り分けていきます。

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Evernote Business が工務店にもたらした 3 つの革新

住宅の建築やリフォームなど、生活に欠かせない「衣食住」の一つを担う建築業界。これまでは、どちらかといえば IT とは縁遠い業界だったといいますが、人手不足に悩まされていることもあり、IT 化による業務の効率化が急速に進みつつあります。 長野県南部を中心に地元密着型で事業を展開する井坪工務店も、IT 化を推進する企業の一つ。特に Evernote Business の導入により、それまでの様々な課題が一気に解決できたのだとか。どんな活用方法をされているのか、なぜ Evernote Business だったのか。同社の代表取締役である井坪寿晴さんにお話を伺いました。 井坪工務店が抱えていた 3 つの課題 ――本日はよろしくお願いいたします。まずは Evernote Business を導入するきっかけを教えてください。 井坪:Evernote Business を導入するまで、弊社はいくつかの課題を抱えていました。まず営業資料の保存方法がルール化されていないことによる営業機会の損失です。誰かが資料を作って保存しても、それが個人の PC だと他の人は活用できません。紙で印刷して保管しても、一部の人しか場所を知らないため、もう一度同じような資料を作ってしまうこともありました。 また、業務内容を報告する際、担当者と上長の間で認識にズレができることがありました。たとえば担当者はお客様への初回提案時の内容を上長に報告するのですが、口頭ですと言い方の問題でうまく伝わらなかったりすることもあるのです。 三つ目は業務効率が悪いと感じていたことです。現場からの連絡に対応する際、状況がわからず、確認や対応にどうしても時間がかかっていました。現場にある資材も把握できないため、二重発注や不良在庫の発生に悩まされていました。 これらの課題を解決するためには、情報共有をサポートしてくれるツールが必須だと考えたのです。 シンプルなインターフェースが職人にも好評 ――なぜ Evernote Business だったのでしょうか。他のツールは検討されたのでしょうか。 井坪:私自身が以前から Evernote を個人的に使っていたのです。Evernote は画面が見やすく、インターフェースも優れているので、職人さんも使いやすいのではないかと考えました。他のツールや SNS も検討しましたが、あまりしっくりきませんでした。 ――導入に対して、職人さんからの反応はいかがでしたか。 井坪:もっと拒否反応があるかなと思っていたのですが、情報共有の重要性を皆わかっていたこともあり、反応はよかったですね。Evernote のメリットを理解してもらえたのだと思います。最初はシンプルに日報を書くところから始めてもらったのですが、それにコメントを返していたら私自身も何だか嬉しくなって(笑)。そこから少しずつ浸透していった感じです。 情報の保存場所が”個人の引き出し”から”会社の引き出し”に ――先ほど挙げていただいた「営業機会の損失」「業務内容の報告」「業務効率の改善」という 3 つの課題を、 Evernote Business でどう解決されていったのでしょうか。 井坪:「営業機会の損失」については、それまで個人の PC に保存していた資料を Evernote Business で共有するようルール化しました。「Evernote Business に入っているものが公式の情報である」と決めたわけです。この認識が広まったことで、個人の引き出しではなく、Evernote という”会社の引き出し”に情報が一元化できました。その結果、資料やノウハウを全員が使えるようになったのです。 もう一つの効果として、ペーパーレス化が進んだこともあります。社内会議などで配るレジュメは紙である必要はありませんから、事前に Evernote に入れておいて、会議で開いて見れば済みます。実際、営業や設計、工事など社内の部署ごとに会議があるのですが、そこでの資料配布がなくなったことで、20 % ほどの紙の削減につながったと実感しています。それに、紙を印刷する時間もコストですからね。 実は、以前は別のソフトを使って同じ試みを行っていたのですが、そのソフトはフォルダでファイルを管理するタイプだったため、検索性が悪く、Evernote のように一覧でノートをプレビューすることができませんでした。会議では次々に資料を開いていくことも多いので、ノートの内容の視認性がよく、検索で目的の情報へすばやくアクセスできる Evernote がベストだと感じています。 コミュニケーションが可視化され会議も効率化 ――「業務内容の報告」のついてはいかがでしょうか。 井坪:日報などの報告内容をマニュアル化して、Evernote Business

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