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Evernote Business が工務店にもたらした 3 つの革新

住宅の建築やリフォームなど、生活に欠かせない「衣食住」の一つを担う建築業界。これまでは、どちらかといえば IT とは縁遠い業界だったといいますが、人手不足に悩まされていることもあり、IT 化による業務の効率化が急速に進みつつあります。 長野県南部を中心に地元密着型で事業を展開する井坪工務店も、IT 化を推進する企業の一つ。特に Evernote Business の導入により、それまでの様々な課題が一気に解決できたのだとか。どんな活用方法をされているのか、なぜ Evernote Business だったのか。同社の代表取締役である井坪寿晴さんにお話を伺いました。 井坪工務店が抱えていた 3 つの課題 ――本日はよろしくお願いいたします。まずは Evernote Business を導入するきっかけを教えてください。 井坪:Evernote Business を導入するまで、弊社はいくつかの課題を抱えていました。まず営業資料の保存方法がルール化されていないことによる営業機会の損失です。誰かが資料を作って保存しても、それが個人の PC だと他の人は活用できません。紙で印刷して保管しても、一部の人しか場所を知らないため、もう一度同じような資料を作ってしまうこともありました。 また、業務内容を報告する際、担当者と上長の間で認識にズレができることがありました。たとえば担当者はお客様への初回提案時の内容を上長に報告するのですが、口頭ですと言い方の問題でうまく伝わらなかったりすることもあるのです。 三つ目は業務効率が悪いと感じていたことです。現場からの連絡に対応する際、状況がわからず、確認や対応にどうしても時間がかかっていました。現場にある資材も把握できないため、二重発注や不良在庫の発生に悩まされていました。 これらの課題を解決するためには、情報共有をサポートしてくれるツールが必須だと考えたのです。 シンプルなインターフェースが職人にも好評 ――なぜ Evernote Business だったのでしょうか。他のツールは検討されたのでしょうか。 井坪:私自身が以前から Evernote を個人的に使っていたのです。Evernote は画面が見やすく、インターフェースも優れているので、職人さんも使いやすいのではないかと考えました。他のツールや SNS も検討しましたが、あまりしっくりきませんでした。 ――導入に対して、職人さんからの反応はいかがでしたか。 井坪:もっと拒否反応があるかなと思っていたのですが、情報共有の重要性を皆わかっていたこともあり、反応はよかったですね。Evernote のメリットを理解してもらえたのだと思います。最初はシンプルに日報を書くところから始めてもらったのですが、それにコメントを返していたら私自身も何だか嬉しくなって(笑)。そこから少しずつ浸透していった感じです。 情報の保存場所が”個人の引き出し”から”会社の引き出し”に ――先ほど挙げていただいた「営業機会の損失」「業務内容の報告」「業務効率の改善」という 3 つの課題を、 Evernote Business でどう解決されていったのでしょうか。 井坪:「営業機会の損失」については、それまで個人の PC に保存していた資料を Evernote Business で共有するようルール化しました。「Evernote Business に入っているものが公式の情報である」と決めたわけです。この認識が広まったことで、個人の引き出しではなく、Evernote という”会社の引き出し”に情報が一元化できました。その結果、資料やノウハウを全員が使えるようになったのです。 もう一つの効果として、ペーパーレス化が進んだこともあります。社内会議などで配るレジュメは紙である必要はありませんから、事前に Evernote に入れておいて、会議で開いて見れば済みます。実際、営業や設計、工事など社内の部署ごとに会議があるのですが、そこでの資料配布がなくなったことで、20 % ほどの紙の削減につながったと実感しています。それに、紙を印刷する時間もコストですからね。 実は、以前は別のソフトを使って同じ試みを行っていたのですが、そのソフトはフォルダでファイルを管理するタイプだったため、検索性が悪く、Evernote のように一覧でノートをプレビューすることができませんでした。会議では次々に資料を開いていくことも多いので、ノートの内容の視認性がよく、検索で目的の情報へすばやくアクセスできる Evernote がベストだと感じています。 コミュニケーションが可視化され会議も効率化 ――「業務内容の報告」のついてはいかがでしょうか。 井坪:日報などの報告内容をマニュアル化して、Evernote Business

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オフィスの整理整頓に、複合機で Evernote に自動保存

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 2016 年も残り約 1 ヶ月になりました。働くみなさんにとって、年末に向けてやる事の一つといえば、オフィスの整理整頓ではないでしょうか。身の回りの整理をして、気持ち良く新たな年を迎えたいですね。 今回は会社にある複合機を使い、デスクに溜め込んでしまった資料や、保管場所に悩む全ての書類を、Evernote へ簡単に保存する方法をご紹介します。 大量の資料をスキャンするには、スキャナーを使用すると良いでしょう。ご存知のとおり、日常的にスマートフォンや ScanSnap を使い、名刺や配布された資料を Evernote へ保存するのはとても便利です。しかし、大量に溜まった書類を一度にスキャンする場合には、少し時間がかかってしまいます。そこでスキャナーの出番ですが、会社にある複合機を利用した場合の手順をご説明します。 やり方は 2 通りです。まずは、複合機にメール送信機能が有るか無いかをご確認ください。 複合機にメール送信機能がある場合 お使いの複合機に、スキャンしたデータをメールで送信する機能がある場合、Evernote のメール転送機能を使って保存するのが最も簡単です。会社のパソコンが Windows でも Mac でもご利用可能です。 1. Evernote 転送用メールアドレスを確認しましょう。 Evernote 転送用メールアドレスは、Evernote にメールを転送して保存するためのアドレスです。アドレスは、☓☓☓☓☓☓@m.evernote.com のような形式で、各ユーザに専用のものが割り当てられます。自分のアドレスは、アカウント設定から確認ができます。 2. 複合機に転送用アドレスを登録しましょう。 複合機のアドレス帳にスキャンデータの宛先を登録します。登録方法は、ご使用の複合機ごとに異なりますので、お調べ頂き、設定してください。 3. 複合機でスキャンするとメールが送信され、自動的に Evernote に保存されます。 なお、メールの件名を変更することができれば、指定したノートブックに保存することも可能です。メール送信については「実は仕事で使えるメール機能。どこからでも投稿、追記、リマインダー」も参考になります。 複合機にメール送信機能がない場合 お使いの複合機がメール送信できず、フォルダへの保存のみの場合は、Evernote Windows 版にあるインポートフォルダ機能を使うのが便利です。(Windows のみ対応) 1. 複合機の保存先をネットワークドライブに割り当てましょう。 複合機でスキャンしたデータの保存先がファイルサーバのフォルダの場合、そのフォルダを Windows の「ネットワークドライブの割り当て」で任意のドライブ名に指定します。 2. Evernote でインポートフォルダを指定しましょう。 Evernote Windows 版で、インポートフォルダを 1. で割り当てたドライブ名に指定します。 Evernote for Windows でインポートフォルダを作成する方法 3. 複合機で保存先を指定してスキャンすると、Windows PC を経由し、自動的に Evetnote に保存されます。

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「テクノロジーが音楽業界を激変させている」 – tofubeats が語るこれからの音楽

インターネットの普及とテクノロジーの発達で、急速に変わり続ける音楽業界。それを象徴するかのように、個性豊かな新世代のミュージシャンが続々登場しています。 インターネット上でオリジナル楽曲を発表していたことをきっかけにメジャーデビューを果たした tofubeats さんも、デジタル時代を代表するトラックメーカーの一人。自身の音楽活動に加えて、ミュージシャンへの楽曲提供やリミックスなど幅広く活動されています。 そんな tofubeats さんの創作活動には、様々なデジタルガジェットとクラウドサービスが欠かせないといいます。中でも重要なツールとしてお使いいただいているのが Evernote。どのようにご活用いただいているのかを伺いました。 tofubeats さん公式ウェブサイト 公式 Twitter アカウント / 公式 Instagram アカウント 複数台の Mac をシームレスにつなぐために Evernote を導入 −−tofubeats さんが今の音楽業界をどのように見ていらっしゃるのかというお話も伺いたいのですが、まずは創作活動において Evernote をどうお使いになっているのかを聞かせてください。 tofubeats:文字に関する作業はすべて Evernote で行っています。作詞はもちろん、仕事に関するフラッシュアイデアや、文章仕事の原稿、ちょっとしたメモなど、本当に何でも Evernote に入れていますね。 −−そもそも Evernote をお使いになったきっかけは何だったのでしょう。 tofubeats:僕はガジェットをたくさん持っていて、Mac 系のデバイスだけで 6 〜 7 台あるんですよ。自宅がある神戸と東京を行き来することも多くて、外出用と自宅作業用でデバイスを使い分けているんです。それらをシームレスにつないで情報を共有できるツールはないかなと思って、いろいろアプリを試しました。その結果、Evernote に落ち着いたというわけです。使い始めたのは、たぶん 2012 年の頃だったと思います。 インターフェースの良さとスピードの速さが Evernote の長所 −−数あるアプリの中で Evernote を選ばれた理由は? tofubeats:インターフェースを気に入ったからです。とりあえず何でも放り込んでおけば、新しいもの、編集したものが自動的に上がってくるのがいいですね。サムネイルがプレビューできるのも見やすいし、別ウインドウや一画面表示など表示のスタイルが選べるのも便利です。 ノートのインターフェースで特に気に入っているのは、区切り線がパッと引けること。僕にとって Evernote はメモなので、一つのノートの中でも「ここで一区切り」とできるのが本当に使いやすいのです。 アプリケーションのスピードの速さもいいですね。別のサービスを使ったこともあったのですが、とにかく重かったんです。Mac で仕事をしているときは、つねに Evernote を開いている状態ですから、インターフェースやスピードはとても重要なポイントなんです。 それから検索性の良さ。すぐに目的のノートが見つかるので、ノートブックやタグは特に使っていません。 −−ノートの共有機能などはお使いでしょうか? 共有機能を使うことはほとんどないですね。Evernote は完全に自分のために使っているという感じなので。データの共有が必要なときは、仕事用の Dropbox があるので、そちらを使っています。 −−目的によって使い分けをされているのですね。他にお使いのクラウドサービスはありますか? そうですね。自分の楽曲をアップロードするときは SoundCloud を使うこともありますし、デザインなどの作業では Adobe Creative Cloud も利用しています。

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業務が大幅に効率化、ペーパーレス化も実現 – 株式会社ブラボーグループ

フィットネスクラブで使用するプログラムや音源などを海外から輸入し、日本語化して販売する−−そんなフィットネス向けの事業を展開し、来年で設立 20 年を迎えるブラボーグループ。同社にとってここ数年の課題は、社内におけるファイル共有の効率化だったといいます。様々なサービスを検討する中で同社が選択したのは Evernote Business でした。導入のきっかけと成果を、代表取締役 ジョン B ボードマン氏と、事業企画部 プランニングマネージャー 角田恭輔氏に伺いました。 いろいろなグループウェアを検討し、Evernote Business を選択 −−Evernote Business を導入した経緯を教えていただけますか。 角田:もともと社内やチームの情報共有をメールで行っており、ファイルは社内サーバを使って共有していました。もっと効率化するためにグループウェアの導入を検討して、実際にいろいろと使ってみたのですが、どれも使いづらく社員になかなか浸透しないという状況が何年も続いていたのです。 そんなとき、たまたま私が個人的に使っていた Evernote を社長のボードマンに紹介したところ、すっかり気に入ってしまって、「これを皆で使おう!」と言い出したのです(笑)。 ボードマン:Evernote を使ったのはそのときが初めてだったので、最初の数日は少し戸惑うこともありました。でもすぐに良さがわかりましたね。もうビジネスでもプライベートでも欠かせないツールになっていますよ。 −−社員の皆さんの反応はいかがでしたか? 角田:初めて使う人も多かったので、全員が慣れるまでには半年くらいかかりましたね。ただ、「今日から会社公認のツールとして Evernote を使う」ということを社長命令として明言したことで、社員にも受け入れてもらえました。 ボードマン:社員向けに Evernote の説明会も開催しました。他のクラウドサービスとの違いなども説明しましたね。 自社、部署、パートナーでノートブックを共有 −−どのようにお使いいただいているか、教えてください。 角田:自社と、業務委託先のトレーナー、それから弊社のウェブサイトの制作をお願いしている制作会社と一緒に使っています。 自社の全員で共有するノートブックには、プロモーションの資料、会社規則、週報、会議の議事録、業界の気になったニュースのウェブクリップ、名刺、年間の目標などをまとめています。特に週報は全員が見られる状態になったことで、誰が何の仕事をしているのかがわかりやすくなりました。 部署(事業企画部、フィットネスミュージック事業部、フィットネスシステム事業部)単位でもノートブックを共有していますが、戦略ミーティングや社内のシステム関係のノートなど機密性の高いものはマネージャークラスだけが見られるようになっています。他にもパートナーだけと共有しているノートブックなど、権限管理はしっかりと行っています。 展示会などに出展することも多いのですが、企画や招待者リスト、ブースデザイン、関係者のスケジュールや配布物などをすべてノートブックにまとめています。展示会は毎年出展するので、翌年も情報を再利用できるのです。それと、会社主催で開催するイベントでも、最新情報をまとめたノートを作って活用しています。 −−社内で決めている使い方のルールなどはありますか? 角田:自社のみで共有しているノートについては、他と混同しないよう [BG] を頭につけています。また、必ず部署名の後にハイフンをつけてからタイトルを書くことで見やすくしています。 一方でノートブックについては誰もが作れるわけではなく、私とシステム担当者のみが新規作成の権限を持っています。 −−タグなどは使われますか? 角田:議事録ノートには部署や年などをタグ付けしています。名刺ノートはそれを保存した担当者のイニシャルをタグでつけています。こうすることで、その名刺を登録したのが誰なのかがわかるというわけです。 検索の優秀さと自由度の高さが Evernote の良さ −−Evernote Business の良いところはどこでしょうか。 角田:検索の優秀さですね。文書を共有する仕組み自体は他のアプリにもありますが、溜め込んだ情報を検索ですぐ呼び出せるのは Evernote ならでは。 細かいところですが、ノートブック名を変更すると他の人のノートブック名も自動的に変更されるのは助かっています。 プレゼンテーションモードも重宝しています。以前はパワーポイントで資料を作っていたのですが、社内のミーティングではそこまでする必要はありませんから。ノート内にはノートリンクを張ってすぐに他のノートを呼び出せるようにしたり、ドキュメントを入れたりしています。 別のモニターに投影用のノートを表示しておき、手元ではそのノートを編集するといった使い方ができるのも便利ですね。 また、海外の製品を評価する機会も多いのですが、多いときは同時進行で 10 社くらいを見なくてはいけません。Evernote を使うと、評価に必要な画像・テキストといった形式の違うファイルを一つのノートにまとめることができるので、フォルダをクリックして探す手間がなくなりました。 それから、自由度が高いところが Evernote の良いところですね。フォーマットに制約がないため、箇条書きでどんどん書き込んでいけるのは楽です。 ボードマン:パソコンとスマートフォンなど複数のデバイスで使えるのは良いですね。電車の中や、会議に向かう途中、自宅でリラックスしているときなど、アイデアが思いついたときすぐにメモすることができるので助かっています。 Evernote Business を使うと、ビジネスとプライベートを一つのアプリで分けて管理できることも気に入っています。日記や ToDo 、領収書などをスキャンして入れているおかげで、個人での確定申告もスムーズにできるようになったんですよ。 仕事の効率が大幅に上がり、ペーパーレス化を実現 −−Evernote

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先生と生徒が学校で共有する Evernote の具体例

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 文部科学省の調べによると、教員の1日の平均勤務時間は、一般企業よりもやや多い約 10 時間半だそうです。その中で、最も時間をかけているのは、授業や部活動、学校行事など、生徒に直接的にかかわる業務で約 6 時間。残りの 4 時間半はその他の業務に費やしています。生徒と直接かかわる業務を減らさず、勤務時間を短縮したいと考えた時、どの業務を効率よく運用するかが課題になります。 今回は、教員が負担と感じている事務的な業務、そして授業準備、成績処理等の業務を Evernote を使って軽減する例をご紹介いたします。 プリントや課題を Evernote で配布し、手間もコストも削減 授業で生徒へ渡す配布物は、印刷して配るといった作業にも、意外と時間がかかります。事務的なこの業務を効率化するため、共有ノートブックでプリントを生徒へ配るのはいかがでしょうか。 例えば学年やクラス、授業単位でノートブックを作り、教員には編集可能、生徒には閲覧のみの権限で共有します。授業や HR でのプリントをノートブックで共有することで、印刷や配布の手間も省けますし、休んでいる生徒も自宅から閲覧することができます。また、教員同士で授業内容を共有することで、経験のある教員のノウハウを共有することにもなります。コスト面では、インクや紙の経費削減にもなります。 Evernote Business を導入している品川女子学院では、時間割やシラバスをノートブックで共有し、配布物のかわりとしています。詳しくはこちらの事例をご覧ください。 課題の回収も Evernote で。生徒個人の成長も蓄積 生徒へ出した課題の回収や、確認作業にも時間がかかります。生徒個人単位でノートブックを共有して、課題提出や内容チェックをしてみるのはいかがでしょうか。 例えば出席番号と氏名のノートブックを生徒の人数分作成し、教員とその生徒に編集可能権限で共有します。課題はそのノートブックに生徒自ら入れてもらうことで、回収する手間が減ります。教員が課題を確認する時間も、タブレットやスマホでいつでも空いた時間に可能になります。また、提出物が蓄積していくことで、生徒の成長も把握できますので、生徒一人ひとりに目を向けやすくなります。 大阪成蹊女子高等学校では、英語の「聞く、話す」課題に Evernote Busienss を使っています。詳しくはこちらの事例をご覧ください Evernote Business を授業に活用したい、という声にお応えして、ドコモでは学校向けのプランをご用意しております。通常価格よりもお安く導入できるので、ぜひこの機会にご検討ください。

「ログを残すことで日々が計画的に」 – 理系大学生の Evernote 活用法

大学生といえば、もっともデジタルに親しみ、使いこなしている世代といっても過言ではないでしょう。それを表すかのように、彼らの学習環境はここ数年で激変しています。スマートフォンやタブレットを使いこなしながら効率よく学習を進める大学生、そのリアルな声をお届けします。 今回、インタビューを受けてくださったのは、立教大学理学部物理学科 3 年生の三嶋 洋介さん。三嶋さんは、Evernote を中心とした様々なクラウドサービスを日常的に使っているそうです。 専門分野は宇宙。将来は研究職かウェブプログラマーに ――本日はよろしくお願いいたします。まずは三嶋さんの専門分野について教えてください。 三嶋:立教大学の理学部物理学科に所属しているのですが、僕の学部では 4 年生で専門分野を決めることになっています。4 年生になる来年取り扱いたい専門分野は宇宙ですね。数式を立てて理論を立てる分野と、実験で観測して理論を立てる分野があるのですが、僕は前者に進みたいと思っています。 ――ということは、将来は研究の道に? 三嶋:そうですね。いろいろな業界を見てきたのですが、今は研究職に進むか、もしくはウェブ系のプログラマへの関心が高いです。 ――まったく異なる二択ですね。 三嶋:実は今、プログラマとしてインターンをさせていただいているので、そちらへの興味がより高まっています。どの道に進むか、もう少し考えたいですね。 iPad Pro と Apple Pencil、Penultimate を使って講義ノートを作成 ――では三嶋さんの学習環境について伺っていきたいと思います。Evernote を使っていただいているとのことですが、いつごろから? 三嶋:2012 年の 5 月から使っています。ニュースサイトの記事で Evernote の使い方が紹介されていたのを読んで、「すべてを保存する」というキャッチフレーズに興味を惹かれたんです。 その後、Evernote を活用している方のブログを見たときに、「思い出の品を写真に撮って Evernote に入れて断捨離する」ということが書かれていて、このやり方なら自分の部屋の物が減るかなと思って始めました。僕は物が捨てられないタイプだったんです。 ――なるほど。そこから勉強にも活用されるように? 三嶋:そうですね、だんだんと活用の場が増えていきました。それで、はじめの 1 か月はベーシックプランを使っていたのですが、たくさんの情報を保存したくて、すぐにプレミアム会員になったんです。 ――勉強ではどのようにお使いですか? 三嶋:講義ごとにノートブックを作成し、講義の内容を iPad 用手書きアプリの Penultimate を利用してまとめています。座学のときは iPad Pro と Apple Pencil を使って手書きでノートをとります。 ――タイピングではなく手書きなのはなぜですか? 三嶋:以前はタイピングしていたこともあったのですが、手書きした方が記憶が定着するなと感じたんです。それに物理学科の講義ではテキストだけでなく数式や図が出てくることも多いので、タイピングではノートがとれません。 ――たしかに……これはタイピングでは無理ですね。 三嶋:紙のノートでもいいのですが、結局 Evernote に入れることを考えると iPad Pro と Apple Pencil の組み合わせで手書きするスタイルが効率的だと思いますね。実際、まわりにも同じように iPad Pro と Apple Pencil で数式などを手書きし、Evernote に保存する使い方をしている学生が多くなってきています。 完成品だけでなく、思考のプロセスをすべて残しておきたい

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膨大な量の情報が整理され、紙の量が 10 分の 1 に減少 – 株式会社メタボリック

ダイエットや美容、健康に関する食品の研究開発・販売を行っている株式会社メタボリック。きっとみなさんもドラッグストアや薬局で同社の商品を見たことがあるのではないでしょうか。40 名という少数精鋭で業界の大手企業と渡り合うためにメタボリックが重要視しているのは情報の整理と共有。そのもっともコアな部分の役割を担っているのが Evernote Business なのです。 同社ではどのように Evernote Business を活用しているのか。代表取締役社長 薬剤師・西田 和弘さんと研究開発部 室長・林 智子さんに伺いました。 膨大な量の情報を適切に扱うために Evernote Business を導入 ――本日はよろしくお願いいたします。まずはメタボリックの事業内容から教えていただけますか。 西田:メタボリックはダイエットや美容など健康食品全般の研究開発および販売を行っている会社です。研究開発は自社ですが、製造は外部の工場に委託して行っています。 ――商品を開発するまでの流れはどのようなものでしょう。 林:弊社には私が所属する研究開発部の他にマーケティング部、営業部があり、この 3 つの部署が連携して製品を開発していきます。まず原料メーカーから原料を購入し、マーケティング部や営業部が調査して仕入れてきた情報をもとに、工場とのやり取りを経て、商品を開発していきます。 健康食品業界は毎年のように新しい成分が出てきますし、今ブームでも将来どうなっているかはわからないので、先のニーズを読みながら商品を開発していく必要があるのです。 ――なるほど。とにかく情報が大切なのですね。 西田:そうですね、膨大な量の情報を限られた人数で適切に扱わないといけません。そのために導入したのが Evernote Business なのです。 紙のせいで社内のスペースがとられたり、情報が属人化するという課題があった ――Evernote Business 導入前にどのような課題があったのでしょう。 西田:まず紙がとにかく多かったんですね。原料のパンフレットなどは増える一方で、キャビネットに収納していたのですが、どこに何があるのかわかりにくい状態でした。ファイリングした人間しか知らないということもあり、情報が属人化してしまっていたのです。 また、顧客情報も社内サーバに保管していましたが、共有はできていませんでした。林が言ったように製品の開発を行うには、研究開発部、マーケティング部、営業部の連携が必須です。部をまたいだ情報共有が必要だと感じていました。 林:そこで Evernote を使ってみようという話になったのです。もともと西田も私も Evernote ユーザーだったこともあり、Evernote Business が出たタイミングで導入しました。会社として公式に使えるツールとして認めたことで、少しずつ社内でも広まり、現在は 40 名の社員全員で使っています。 ――他のソフトは検討されましたか? 西田:他のストレージサービスも検討したのですが、アップロードできる上限が決まっているのがネックでした。Evernote でしたら月間の容量は決まっていますが、総容量は無制限なのがいいですね。 Evernote Business で紙の量が 10 分の 1 に ――Evernote Business をどのようにお使いでしょうか。 西田:まず紙類を電子化して入れました。パンフレットはスキャンして PDF で保存するようにしており、商談記録や議事録も Evernote Business を使うようになったので紙はグッと減りましたね。紙を置いていたスペースの分、社内が広くなりましたよ。 林:感覚としては 10 分の 1 くらいになりましたね。Evernote Business は

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研究者を目指す大学生が、論文や授業のまとめに Evernote を使う理由

ビジネスや趣味など、さまざまな場面で活用されている Evernote 。実は学業でも大いに役立つことをご存知でしょうか。東京大学理学部地球惑星物理学科で研究者を目指し学業に励んでいる神野 拓哉(じんのたくや)さんも、Evernote を勉強や研究に活用されているユーザーの一人です。ふだん、どのように使われているのかを伺いました。 雲や雨など大気物理を専攻、将来は研究の道へ ――神野さんは東京大学理学部で地球惑星物理学科を専攻されているそうですが、どのような学科なのでしょうか。 神野:高校でいう地学全般を学ぶ学科です。地震だったり海洋だったりと幅広いのですが、僕の専門は大気物理。雲や雨に関する様々な現象などの研究をしています。 ――将来は研究の道に? 神野:そのつもりです。 ――Evernote を使い始めたきっかけは何だったのでしょう。 神野:友人が Evernote の共有リンクで音楽のプレイリストを書いたノートをシェアしてきたんです。そこから Evernote へ飛んで存在を知り、使うようになりました。ただ、その頃はまだクラウド自体そんなに使っていなくて、Evernote もメモ帳代わりに使っているような感じでしたね。 その後、友人から iPad を譲ってもらったのですが、そのタイミングで研究者の落合陽一さんが Evernote で論文データベースを作っていることを知って、本格的に使い始めたのです。 PDF や Word の中の文字列まで検索できる機能が便利 ――Evernote をどんなシーンで活用されているのでしょうか。 神野:まず、落合さんと同じく論文データベースです。授業や友人との話の中で出てきておもしろそうだと思った論文を検索して探し、論文の PDF と自分なりのまとめを一緒に保存しています。Evernote は PDF や Word の中の文字列まで検索できますし、PDF に自分で書き込みを追加できるのも便利です。僕はこの機能のためにプレミアムプランを契約しています。 紙で読む論文や配布されるプリントについてもノートに保存していますが、いちいちスキャンするのではなく、Evernote のドキュメントカメラで撮って保存することで労力を軽減しています。 ――論文をまとめるための専用ソフトなどもあるのでは? 神野:たしかに管理用のソフトもありますが、一つのノートの中にいろいろな形式のファイルを入れられて、どこからでもアクセスできる Evernote の方が僕は使いやすいですね。 手書きでまとめた数式を写真に撮って Evernote に保存 ――授業でも Evernote を使うことはありますか? 神野:授業のノートは紙を使っています。というのも、PC の持ち込みやスマホで黒板を撮影するのを良く思わない大学教員もいるからです。それに、物理などは数式を書く必要があって、これは手書きでないと書けません。そうやって紙のノートに書いたものを、後から必要に応じて写真に撮り、Evernote に保存しています。 数式を使わない授業では Evernote を使うこともあります。サブメジャー(専門以外の授業)で映像関係の授業を履修していたときは、先生からもらったフィードバックと映像作品の制作過程を一つのノートにまとめていました。メディア論やジャーナリズムのような授業では Evernote を使っている学生も多いですよ。 今後 iPad Pro と Apple Pencil を買うつもりなので、そうすれば数式も手書きできるようになるかもしれませんね。 プレゼン資料の作成に Evernote の機能をフル活用 ――学会などの発表で Evernote

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創業 100 年の老舗企業が Evernote Business を導入した理由

一説によると、国内の企業の寿命はおよそ 30 年だといいます。せっかく起業しても、半数の企業は 30 周年を迎えずになくなってしまうのだとか。ビジネスの世界で存続するというのは、それほど厳しい世界なのですね。 そんな中、来年でなんと創業 100 周年を迎える企業があります。1917 年 10 月 1 日、港区白金の地からスタートした土井電機。戦前、戦中、そして戦後という激動の時代を生き抜いてきた同社は、100 周年を目の前に新たなチャレンジをスタートしています。 その一つが、クラウドサービスの導入による業務効率化。4 代目となる代表取締役社長 土井信幸氏の号令のもと、最先端のツールを取り入れているそうです。 中でも欠かせないのが Evernote Business。いったい、どのように活用されているのでしょうか。 オフィスをペーパーレス化するために Evernote Business を導入 ——本日はよろしくお願いします。来年でいよいよ 100 周年ですね。 土井:ありがとうございます。 ——Evernote はまだサービス提供開始から 8 年ですが、皆様の大切なデータをお預かりする企業として、この事業を 100 年続けていくビジョンを持っています。その意味で土井電機様は Evernote にとっての目標ともいえます。ぜひ 100 年続けるためのアドバイスなどもいただきたいのですが、まずは Evernote Business 導入についてのお話から聞かせてください。 土井:私は土井電機の 4 代目なのですが、もともとリコーで働いていまして、その後、土井電機に就職しました。私が代表取締役社長になってからクラウドサービスの導入を本格的に始めたのですが、そのときオフィスをペーパーレス化しようとして出会ったのが、Evernote Business だったんです。 ——なぜペーパーレス化しようと考えたのですか? 土井:とにかく紙が多かったんです。会議になると書類があふれますし、印刷代や紙代もばかになりません。また、会議の議事録なども紙で保管していたので、ファイルが分厚くなってしまい、後から見返そうとしても探すのに手間がかかってしまっていたんです。また、事業推進のため、ISO を取得しようとしていまして、その際に「情報がどこにあるのか」をきちんと把握する必要があったんですね。紙では管理が大変ですから、早急なペーパーレス化の必要性を感じたというわけです。 ——ペーパーレス化ですと、他にもソフトやサービスがあるかと思いますが、Evernote Business を選んでいただいたのはなぜでしょうか。 土井:たしかに他にも候補はありました。Evernote Business を選んだ一番の理由は、「自分たちのところにデータが置いておける」ということですね。Evernote って理念に「データの所有権はユーザにある」ということをはっきりうたっているでしょう。それはすごく大切なことで、決め手になりました。 電子化を進める中で「紙で残しておくべきもの」がわかった ——共感していただいてありがとうございます。Evernote Business の導入にあたり、社員の方からはどんな反応がありましたか? 土井:導入してから書類の電子化の作業は順調に進んだのですが、社員が使い方に慣れるのには正直、一ヶ月くらいかかりましたね。ただ、慣れれば問題ありませんでした。 ——具体的にはどのようにして電子化を進めていかれたのでしょうか。 土井:最初は ScanSnap を使って大量に電子化し、Evernote Business に入れていきました。実は今年、会社が白金から渋谷に移転したのですが、それもあって紙の資料はすべて電子化してしまいたかったんです。ただ、一部、電子化しなかったものもあります。 ——それはなぜでしょう? 土井:あれもこれもと電子化していく中で、貴重な品々も見つかったのです。たとえば創業者が直筆で書いた会社の歴史を物語るような資料などは、むしろ紙としてそのままとっておくべきだと思いました。面白いことに、電子化を進める中で、今度は「紙で残しておくべきもの」がはっきりとわかったのです。これも Evernote

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営業力アップに、Evernote で案件管理のススメ

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business チームで案件情報を共有するとき、何をどこまで残すか、ルールを明確に決めているでしょうか。 営業において、一つの案件に対して顧客の検討から導入まで長い時間を要す場合、多くのやりとりと、その情報を履歴として蓄積する必要がありますが、同時期に多くの案件を抱えている場合、その進捗管理も大変です。 Evernote を案件の進捗確認ツールとして利用する Evernote で管理することで、どこにいても、そこにアクセスすれば情報をしっかりと把握できる状況を作り出すことが可能です。例えば、「案件進捗」という共有ノートブックをつくり、そこには活動履歴、進捗状況、メモといった大小様々な情報をいれていきます。そうすることで案件全体の流れを追うことができ、進捗確認が把握しやすくなります。 集めた情報をきちんと活用できるようするには、ある程度フォーマットを作るのもアイデアです。以下の機能を使って、だれが見てもわかりやすいシンプルな構成にすることで、必要なものだけを探しやすくしてみましょう。 タグ付け・・・担当者と拠点をつけて誰がどの交渉記録をつけているかが明確になります。 日付・・・ショートカット機能を使えば、簡単に今日の日付が可能です。 リマインダー・・・次のアクションまで日数が空く場合、忘れないように設定ができます。 ノートリンクを使って詳細情報を分別する 名刺や、見積書や提案書といった資料もノートに入れる必要がありますが、何を入れるかルールを決めていない場合、そのノートの内容は作成する人によって差が出てきてしまいます。 進捗を見やすくする工夫として、詳細情報は別のノートブックに分別するのも手段の一つです。そのときに使えるのがノートリンク機能です。例えば、「名刺」「見積書」「提案書」を別のノートブックにいれておき、それらを案件管理ノートに関連づけます。案件管理のノートから貼り付けておいたリンクに飛ぶだけで、検索と確認作業の手間を減らすこともでき、結果として一つの案件を短時間で追えるようになります。 たとえば同じチームでも担当が違う場合、案件進捗の確認をそれぞれが行う必要がありますが、一つのノートに集約すれば、だれがどの段階をどの様に進めているかが把握できます。 営業チームのそうした動きを Evernote で「見える化」することで、営業全体の組織力アップにつなげてはいかがでしょうか。 このように案件管理にも使える Evernote Business は、Evernote の Web もしくは NTTドコモのビジネスプラスからお申し込み可能です。ビジネスプラスでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、スモールスタートから始めたい、という方におすすめです。ぜひ Evernote Business をご利用いただき、便利さを実感してください。