Posts by Evernote

イベント準備から終了後の打ち上げまで、Evernote を使った仕事の進め方

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 他のクラウドストレージと比較されることの多い Evernote。仕事で使うと、どんなメリットがあるでしょうか? ファイルをフォルダで整理する通常のストレージと違い、一つのノートに複数のファイルを添付できたり、ノートリンクや目次ノートを作ることができる Evernote は、様々な情報を一ヶ所にまとめ、つながりを持たせることができます。例えばプロジェクトに関連する情報を Evernote でまとめれば、全体像がわかりやすくなり、ミーティングを少なくすることも可能です。どんな情報を Evernote に入れると良いか、一例として先日の Evernote セミナー準備に使ったノートブックの中身を、順を追ってご紹介いたします。 ノートブックを共有し、アイデアベースから始める 最初に、プロジェクトのノートブックを作ります。今回は Evernote のセミナーなので、ノートブックの名前は「Evernote セミナー東京 20160717」としておきました。そして、まずは簡単にアイデアベースからのノートを書き始め、ノートブックを主要メンバーへ共有します。ちなみに個人向けの Evernote でもノートブックの共有は可能ですが、タグを追加できるのはノートブックのオーナーだけなど、使い方に制限があります。Evernote Business のビジネスノートブックでは、編集権限のあるメンバーなら自由にタグも追加可能ですし、管理コンソールで権限設定できるので安心です。 プロジェクトに必要な情報を集める 共有したノートブックに、まずは必要な情報を集めます。例えば、会場を撮った写真に注釈機能で描き込みをしておくなど、他のメンバーが内容を見て理解できるようにノートを作成します。 ■作成したノート セミナー募集ページの Web クリップ 会場の地図 フロアの図面、会場を撮った写真 事前準備のタスクリストとコンテンツを作る 必要な情報が集まってきたら、やるべきことが見えてきますので、タスクリストを作成します。あわせてイベントでは重要なタイムテーブル、それからコンテンツの概要も作成します。すでにメンバーには共有していますので、自分では忘れていたタスクなどがあったら追記してもらいます。 ■作成したノート タスクリスト 当日の準備品 タイムテーブル コンテンツ(パネルディスカッションの案など) 当日のシナリオとフローなどを作成する イベント当日の動きがスムーズに進むように、できるかぎりシミュレーションをして、あらかじめ何をすべきかをノートに書き出しておきます。司会のスクリプトなども決めておきましょう。また、当日会場に貼りだしておくサインも入れておきます。 ■作成したノート 受付のフロー 司会のスクリプト 会場案内サイン ノートリンクを使ってメンバーの役割分担をする さて、ここまでノートができたら、役割分担をします。メンバーを役割ごとにチーム分けし、ノートリンクを使って、見てほしいノートをリンクしておきます。こうしておけば、誰が何をすべきなのかが理解できます。さらに余力があれば、セミナー後の打ち上げのお店を予約して、打ち上げ参加者リストを作っておくのもいいかもしれません。 ■作成したノート メンバーとタスク割り振り 打ち上げの場所とメンバー 目次ノートで情報を整理し、あとで使える情報に 最後に、すべてのノートをまとめた目次ノートを作成します。単純に並べるとわかりにくいので、小見出しをつけて分けておきます。目次ノートを作ることで、あとあと何が必要だったか、だれがどんな役割分担だったかがわかります。目次ノートを目立たせる工夫として、変更日を未来にしておくと一番上に来るので見やすくなります。 以上、いかがでしたでしょうか? このような情報をノートブックに入れて共有することで、今回のセミナーでは事前打合せを一回もせずに滞り無く進みました。普段の業務でも、他の人が見て理解できるようにメモをとり、必要なファイルや情報を Evernote にまとめることで、情報がわかりやすくなりミーティングが減らせると思います。ぜひお試しください。 ドコモは Evernote と共催でこのようなセミナーを定期的に実施しております。Evernote Business の良さを知りたい、という方にぜひおすすめです。まずはスモールスタートから始めたい、という方は、Evernote の Web もしくは NTTドコモのビジネスプラスからお申し込み可能です。ビジネスプラスでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能。ぜひ

Continue reading…

Evernote Business で、先生、生徒、保護者をつないで生産性を高める

業種・職種を問わず導入が進んでいる Evernote Business。実は学校でもご活用いただいています。沖縄尚学高校・付属中学校で教鞭をとる上野浩司先生は、ご自身だけでなく生徒さんとも Evernote Business を活用して生産性を高めているのだとか。学校という場で Evernote Business がどのように役立っているのか、お話を伺いました。 Evernote を使い始めたのは、シリコンバレーで知り合った人が皆使っていたから ——学校で Evernote Business を使っていただいているとのことですが、上野先生ご自身はそれ以前から Evernote ユーザでしたか? 上野:ええ、かなり前から個人で Evernote を使っていました。それを職場でも使いたいと考えて、1 年ほど前から Evernote Business に切り替えたのです。 ——Evernote を知ったきっかけは? 上野:Evernote を使い始めたきっかけは、生徒を引率してシリコンバレーに行ったとき、向こうで知り合った人たちが皆使っていたからなんです。 ——それは修学旅行か何かで? 上野:いえ、アイアーン沖尚(iEARN Okisho)という部活動の一環です。アイアーンは世界最大の教育ネットワークで、国際協働学習を支援するプログラムを提供しています。本来は授業の中でやりたいのですが、教育課程は厳しく決まっており、日本ではなかなか授業に組み込むことができません。それで、部活動として、国際交流とともに被災地支援活動などを行っているのです。過去にアイアーンの生徒たちとは 30 ヶ国ほどまわり、アイアーンの世界大会に参加するなど、様々な体験的な活動をしてきました。シリコンバレーツアーもその活動の一つです。 ——なるほど。そしてシリコンバレーで Evernote に出会われたのですね。 上野:Evernote 自体は知っていましたが、それまでは登録だけしてほとんど使っていなかったのです。使ってみるととても便利で、どんどんはまってしまい、Evernote のイベントやユーザ会を回ったり、たくさん本を読んで学んだりしました。 忘れがちな「生徒の良かった探し」を Evernote Business で共有したい ——そして Evernote を職場にも導入していただいたわけですが、どんな使い方を想定されていたのでしょうか。 上野:学校には先生同士で共有したいデータがたくさんあります。たとえば「教育ネタ」や「生徒の良かった探し」ですね。 ——生徒さんの良かった探し? 上野:そう、学級担任は通知表や三者面談で、生徒のいい情報を保護者に伝えたいと考えています。でも、担任が自分のクラスの生徒を全部見ることはできません。「英語の苦手な生徒が、理科の時間にはこんなにがんばっている」ということは、理科の先生しか知らない。そういう情報を担任に伝えることがとても大事です。たとえば「○○さんが今日、すごくいいアイデアを出した」とか「○○さんが廊下でこんな風に友だちを手伝っていた」とかですね。しかし、こういう話は口頭で伝える程度で終わることがほとんど。担任も全て覚えているわけではない。そこでクラスごとにノートブックを作って共有しておき、そこに生徒の良かったことを気づいた先生がどんどん入れておくわけです。学期末にここを開けば、生徒のちょっといい話がある。その情報が、通知票や三者面談などにも反映できると思います。 ——なるほど、生徒さん一人ひとりの情報を頭で覚えておくのは大変ですよね。 上野:それから保護者との共有も提案していきたいと思っています。たとえば学校からのプリントを担任がスマホで撮影して、保護者との共有ノートに入れておくといった使い方です。一応、PDF で保存したものを学校の専用サイトにアップしてはいるのですが、保護者がそれを見るにはいちいち ID とパスワードが必要ですし、スマートフォンにもまだ対応していないんです。それは手間なので、Evernote を使っていただけるといいなと。 ——学校は保護者あてのプリント類が多いですからね。 上野:そうですね。たとえば給食のメニューなどは便利だと思います。保護者の方は、給食のメニューを見てから夕飯の買い物をされることが多いんです。Evernote なら、スーパーにいても手軽に確認できますからね。 時間割や届け出の書類、答案用紙……入れるものは様々 ——Evernote Business について、先生方の反響はいかがでしょう。 上野:積極的な共有まではまだ行っていなくて、今は個人レベルで使ってもらっている状態です。これから講習などを通して、共有することの良さを一緒に学んでもらおうと思っています。 ——上野先生個人としてはどんな使い方を? 上野:助かっているのは時間割の確認ですね。時間割には A と B の 2

Continue reading…

社員のミスが減り、中間マネジメントが不要に - 株式会社デジカル

書籍のデザインや制作のほか、電子出版事業も行う株式会社デジカル。編集プロダクションやデザイン事務所といった既存の枠組みに収まらない幅広い業務内容で注目を集める出版系企業です。多様な業務に取り組む社員の皆さんをつなぐのが Evernote Business。なぜ導入したのか、導入後にどういった効果が生まれたのか。同社の代表取締役社長である香月 登さんにお話を伺いました。 社内の情報をまとめる場所としての Evernote Business ――デジカルはとてもユニークな企業ですよね。編集プロダクション的な機能もあれば、デザイン、電子出版、アプリ開発まで行われています。 香月:ありがとうございます。2003 年に創業してから今年で 13 期目になりますが、出版に関するあらゆるサービスをワンストップでサポートできるのが弊社の強みです。 ――香月さんご自身、以前からの Evernote ユーザーであると伺っています。 香月:2009 年頃から個人でずっと使っていましたね。 ――個人で使っていた Evernote を、企業としてもお使いいただくことになったきっかけは? 香月:社内では最初、あるグループウェアを使っていました。おかげでオンラインでやりとりをする文化が社内に根付いたのですが、グループウェアですと情報がどんどん流れていってしまうことと、閲覧や検索に時間がかかるので、「情報をまとめる」ということには向いていないなと思ったのです。そこで、社内の情報を溜める場所という位置づけで Evernote Business を一年前から導入し、社員 10名で利用しています。 共有設定の管理が楽なのが Evernote Business の利点 ――なぜ Evernote Business に切り替えられたのですか? そのまま個人アカウントの共有機能を社員の方にも使っていただく方法もあったかと思います。 香月:たしかに数人なら個人用でもいいのですが、当時、「今後さらに社員を増やしていこう」と思っていたので、そうなったときの管理の大変さを考えて Evernote Business に移行しました。また、社員にお願いして個人アカウントで Evernote を使ってもらうのと、会社として Evernote Business を使ってもらうのとでは、強制力が違うのです。これが会社のオフィシャルなソフトであるとすることで、仕事として使ってもらえるようになります。 ――なるほど。実際に使ってみて、いかがでしたか? 香月:仕事で使うなら、機能面でも Evernote Business の方がよかったですね。個人用ですとノートブックの共有設定でユーザーを追加していく必要がありますが、Evernote Business なら社員全員、またはプロジェクトごとに設定したメンバーへの共有が一気にできるので非常に楽なんです。会社だと退職する社員も出ますから、そんなときに個人用アカウントを使っていると共有設定をいちいち外す必要もあり大変だと思います。 自由なフォーマットで使う週報ノート ――具体的な使い方を教えていただけますか? 香月:まず週報ノートです。社員が毎週、自分のノートブックに週報を入れます。特にフォーマットは決めておらず、その週にやるべきこと、それを達成できたかどうかなどを、自由なスタイルで書いてもらいます。チェックボックスを使う社員が多いのですが、それも誰かが決めたわけではなく、自然にそのスタイルになっていました。社員によってはイラストを添える人もいて、学級新聞のように個性が出るんですよ。週報には先輩や上司がコメントを入れることで、社内のコミュニケーション促進にもなっています。 ――内容だけ決まっていて、見せ方は自分で決められるというのは、本作りを手掛けるデジカルさんらしいユニークな使い方ですね。 香月:そうですね。バラエティに富んだ他の人のノートを見ると刺激を受けるのではないでしょうか。 定型化できない仕事の案件管理に Evernote Business が便利 ――週報以外では? 香月:案件管理にも使っています。弊社は毎月、たくさんのプロジェクトが同時に走っているのですが、それを社内の担当者が表にして Evernote Business で管理します。顧客情報にはノートリンクを張っておき、別のノートに書いた商談履歴に飛ぶようにしてあります。 ――案件管理用の専門ソフトは使われていないのですか? 香月:もちろん、管理部門にきちんとしたデータベースはあります。ですが、作業中に共有する情報のメモとして使うのは Evernote Business がとても便利なのです。書籍の制作ではデザインや中身などが毎回違っていて、定型化できません。以前、工程管理用のシートを作ってみたのですが、機能しませんでした。結局、毎回違う使い方ができる白紙のノートが一番便利なんですよ。Evernote Business はフォーマットの自由度が高く、ちょっとした端書きもそのまま残しておくことができます。タイトルや作業項目など、ある程度共通している項目は定型化していますね。

Continue reading…

連携モバイルアプリで仕事を楽々こなす

前回は生活に便利な連携モバイルアプリをご紹介しましたが、今回は「仕事」編です。仕事でモバイルを活用するシーンとしては、スケジュール関係が多いと思いますので、関連アプリをふたつ、具体的な設定方法と使い方を交えてご紹介します。 スケジュールとの連携アプリで出張をスマートに Evernote をお使いなら仕事の様々な情報が Evernote のノートとして保存されていると思います。例えば出張に行く際には、この中から必要なフライトのスケジュールや相手先情報、商談内容などのノートを参照することになります。一方、出張の際は移動があるため、ノートとスケジュール表の両方を意識する必要があります。できる限りそうした情報はスマートに確認したいですね。Evernote と Outlook の連携機能を使えばスケジュールと関連ノートの内容をスマートフォンからスムーズに確認することができます。 Evernote と Outlook のスケジュール連携 設定は簡単です。まず Outlook の設定画面(画面は iOS 版です)から「予定表アプリ」をタップします。リストの中から Evernote を選択します。 次に Evernote のユーザ名(またはメールアドレス)とパスワードを入力して Outlook を承認します。 次に Evernote 側では出張に必要なノートにリマインダーを設定します。画面のようなフライト情報の他、出張先で会う相手の名刺や商談ノートなどにリマインダーを設定しましょう。 それでは iPhone で Outlook の予定表を見てみましょう。 リマインダーをつけたノートのタイトルが予定表に表示されています。あとはこの画面から時間軸に沿って詳細を確認するだけです。空港へ行く前に搭乗時間を確認したり、 訪問相手の名刺で訪問先の住所を再確認したり、 アジェンダが書かれたノートをサクッと確認することもできます。もちろん Evernote で開いて最新情報を書き込んでノートを更新することも可能です。 Evernote と SnapCal のスケジュール連携 もうひとつ、Evernote と連携するカレンダーアプリ SnapCal をご紹介します。SnapCal はタグをつけた Evernote のノートを読み込んでイベントを作成できます。まずは設定画面から「Evernote」を選択してログインします。次に検索したいタグを指定します。ここでは訪問相手の名刺情報を探してみます。「名刺」を指定して「ノートを検索」をタップすると、検索結果が表示されます。 訪問先を選択して「+」をタップするとイベント作成画面になり、名刺情報がメモに転載されます。あとはスケジュールを入れれば完成です。 このように普段から必要なノートにリマインダーやタグを設定しておくと、モバイルから簡単にスケジュールアプリに取り込むことができます。ノートを確認するために PC を開くことが難しい環境では重宝する使い方ですので、ぜひおためしください。 なお、Evernote 連携アプリは、端末制限とは関係ありませんので、無料ユーザのみなさまにも好きなだけお使いいただけます。

Evernote で変わる農業のスタイル – 新進気鋭の農業人が目指す農家とは

皆さんは「農業」に対してどんなイメージをお持ちでしょうか。「自然」とか「肥料」とか……おそらく IT や IoT といったデジタルな言葉とはかけ離れた印象でしょう。もちろん、農業は自然を相手にしたアナログな産業です。しかし、それと同時に急速な IT 化が進んでいる業界でもあるのです。変革の中心を担っているのは、現在 20 〜 30 代を迎える新たな農業の担い手たち。中には Evernote をはじめとするクラウドサービスを使いこなしている人もいます。今回はそんな新進気鋭の農業人であり、埼玉県で農家を目指し研修に励む、加藤雅也さんにお話を伺いました。 健康に興味を持ったことで農業の道へ ――本日はありがとうございます。まずは加藤さんが農家を志すことになったきっかけから教えていただけますか。加藤さんはそもそも農家のご出身なのですか? 加藤:いえ、まったく違います(笑)。ごく普通の会社員の家庭なんですよ。 ――えっ、ではどうして農業の道を? 加藤:私は生まれたときからアトピーや喘息があり、薬ではなかなか改善しなかったので治療法をずっと探していました。そのとき食べ物が大事であると書かれた本に出会ったんです。実際、食べ物を自然栽培(無農薬無肥料)のものに変えたら、徐々に体の変化が感じられるようになりました。そこで思ったのが、「自分がアトピーとして生まれてきたのは、なにか意味があるのでは?」ということです。「自分と同じようにアトピーで苦しんでいる人たちの役に立つ」という役割が与えられているような気がして、無農薬や無添加、有機栽培の食べ物をもっと広めたいと思いました。 ――なるほど。そこから農家を志したわけですね。 加藤:体が楽になってからたくさんの農家さんを訪問して生産現場で勉強させていただきましたが、いきなり農家になることを考えたわけではありませんでした。最初は漠然と「食べ物に関わる仕事をしよう」ということで、小売の販売職に就きました。ただ、やってみると、もっと根本的に野菜を作るところから関わりたいという思いが芽生えてきたんです。そこで今年の 2 月から本格的に農家を目指し、無肥料自然栽培農家の明石農園で研修をスタートしたのです。 ――現在は研修中なのですね。独立されるのはいつ頃の予定ですか? 加藤:希望としては来年の 2 月くらいを予定しています。実家の近く、埼玉県日高市で畑を借りて、農業を始める予定です。 ――畑はレンタルなのですね。 加藤:I ターンなどで農家を目指す方も多いですが、そういう場合も地元の農家さんや地主さんから畑を借りて農業を始めるケースが多いようですね。 ――ご実家は会社員なのですよね。農家を目指すことへの反応はいかがでしたか? 加藤:特に反対されるということはなかったですね。両親からも「やりたいことをやればいい」と言ってもらえています。 ――それは嬉しい言葉ですね。ちなみに加藤さんが目指す農家とはどんなものですか? 加藤:野菜農家ですね。無農薬・無化学肥料であることもそうですが、少量多品目で作っていきたいと考えています。一般的な販売ルートではなく、個人宅配を中心にして直接お客様にお届けしたいですね。 「一年に一度しか必要としないけれど、一年に一度は必ず必要になる知識」が多い農業と Evernote の相性は抜群 ――なるほど。少量多品目ですと大規模農家の大量生産のようなコストダウンは難しそうですが、その分、中間コストが少ない直販をメインにすることで利益も上げられそうですね。さて、ここからは加藤さんが農家をやっていく上でお考えの IT 活用法について伺っていきたいと思います。現在、Evernote をお使いいただいているのですよね。 加藤:はい。今はまだ研修中ですが、すでに Evernote はなくてはならないツールになっています。 ――具体的にどんな使い方をされているのでしょうか。農業というと、こうした IT 系のサービスを特に必要としていないイメージもありますが……。 加藤:そんなことはないですよ。メモとしても毎日のように使います。たとえばこのノートには将来、独立したときに栽培したい野菜をメモしていますし、他にも植える間隔や発芽の適温などは野菜ごとに異なっていて覚えることがたくさんあるんです。もし Evernote がなければ普通に紙にメモしてファイリングして持ち歩いていると思いますが、それでは後から目的の情報を探すのが大変です。何しろ紙は検索できませんからね。 ――たしかに野菜の育て方などをすべて覚えておくのは大変そうですね。 加藤:基本的に農業は「一年に一度しか必要としないけれど、一年に一度は必ず必要になる知識」というのが多いんです。毎日使う知識なら覚えていられるのですが、年に一度しか使わない知識をすべて記憶しておくのは大変です。そこで Evernote です。検索で目的のノウハウをすぐに引っ張り出せますし、端末を問わず使えるので畑に出たときもスマートフォンでサッと確認できます。 ――Evernote がなければ、ノウハウをメモしたファイルを畑まで持ち運ぶことになりますよね。 加藤:畑が自宅からすぐ近くとは限らないので、メモしたファイルを忘れるたびに取りに帰るのは効率が悪いんです。その点でも Evernote はとても助かります。 農家がやっていることを広く消費者に伝えたい。Evernote はそのためのツール ――他にはどんなことを? 加藤:農園ではまだまだ書類などで紙を使うことが多いので、それは Evernote のカメラで撮影して取り込んでいます。それから Web クリッパーを使った Web ページの保存。仕事に関係するページはもちろんですが、それに限らず見ていいなと思ったページはすぐにクリップしています。僕はブログも毎日書いているので、そのネタを Evernote に入れていますね。

Continue reading…

情報共有で生産性を向上〜名刺の有効活用

企業において生産性の向上は大きな課題の一つです。 その一環として多くの職場でペーパーレス化が進められています。紙の情報をデジタル化することで検索性が高まり、いつでもどこでも必要な情報にアクセスでき、情報を探し回るコストを大幅に削減できるからです。そうしたペーパーレス化を進めていく中で、最後に残る「紙」が名刺と言われています。 名刺管理は大変 みなさんは名刺をどう管理されてますか?名刺フォルダーに綺麗に整理して定期的に見直して整理したり、あるいは引き出しの中に積まれているだけだったりというケースが多いのではないでしょうか。いずれにせよ、紙のまま保管しているために、急に必要になった時にあわてて探したり、外出中の場合は社内の誰かにお願いして机の上を探してもらったり、あるいは共有ができていないために、社内にすでにあるコンタクトを生かせず、「早く言ってよ〜」とついボヤいたりというのはよくある光景です。 Evernote で名刺管理を あらゆる情報を保管する Evernote は、もちろん名刺にもしっかり対応しています。写真のようにスマートフォンを名刺にかざすだけですぐに名刺を取り込みます。 Evernote が自動的に「これは名刺である」と認識して名刺情報をその場でテキスト化します。 よく見ると名前が漢字ではなく英語の方が認識されています。もちろん、ここで日本語に書き換えることもできますが、英語のまま保存します。 では次に検索してみましょう。「吉田」で検索すると先ほどの名刺がヒットしました。 名前が英語のままなのに漢字で検索してもちゃんとヒットしました。高度な文字認識技術により、画像の中の文字(ここでは漢字)を認識しているのです。細かい修正をしなくても必要な名刺をきちんと見つけることができます。このように名刺をサッと取り込み、パッと参照したい方には、Evernote の名刺取り込み機能は重宝いただけると思います。 名刺情報をビジネスに役立てる Evernote Business をお使いなら、このように取り込んだ名刺情報を共有ノートブックに蓄積して社員全員で重要なコンタクト情報を共有することができます。さらにセールスフォース・ドットコムをお使いの場合には、先日ご案内した新機能により、名刺を写真で取り込んだ時、またはすでに連絡先ノートとして保存されていた名刺情報を、簡単に「リード」や「取引先責任者」として取り込むことができます。 紙の情報を Evernote で管理し、生産性の向上につなげていきましょう。

たまったノートの整理のしかた

Evernote に保存してあるたくさんの情報。ネットでいろいろな情報を見て回って、自分がほしいものを保存していくとノートが増えていきます。ネットショッピング、夏の旅行で行きたいところ、あるいは計画、仕事の調査に使うデータや資料などなど。Evernote の優れた検索を使えば目的の情報はすぐに見つかるので、保存したノートをあらためて整理する必要はありませんが、それでもきれい好きな日本人としては「整理整頓したい!」と思う人も多いのでは。そんな人にオススメする、シンプルなノート整理法をいくつかご紹介します。 今年は梅雨入りにそなえてレインシューズをいろいろと見て回りました。保存した情報は以下のような感じで、情報源もサイトもバラバラなので、一足ごとにノートになっています。他にも、同じ時期にセミナーのメモや議事録、スキャンした資料なども保存しているため、一緒に見えています。いざレインシューズを決めるときには、その情報だけをまとめて見たいものです。 ひとつのテーマやカテゴリにまとめる(ノートブックで整理) 複数のノートをまとめて保存できる「ノートブック」を作ってみましょう。Windows や Mac でファイルを保存するときに「フォルダ」を作って管理しますが、「ノートブック」はそれと同じで、Evernote 内で複数のノートをまとめて保存できるものです。 レインシューズのノートだけを一つのノートブックにまとめるという例でご説明します。 ファイルメニューから「新規ノートブック」を選んでノートブックを作成します。名前は「レインシューズ」にします。 ノートブックに入れて整理したいノートを複数選択した状態で右クリックし、「ノートブックに移動…」を選択します。移動先のノートブックに先ほど作成した「レインシューズ」を選びます。 レインシューズの情報だけが集まっているノートブックができました。一覧できて見やすくなりました。 ノートブックはテーマやカテゴリ、用途ごとに作ると分かりやすくなります。たとえば旅行、レシピ、授業の教科、仕事のプロジェクト、同一テーマの資料の保存場所、といった具合です。 自分に分かりやすい”まとめノート”を作る(ノートリンクを活用) じっくり考えて、どのレインシューズがよかったか自分の感想をつけたり順位をつけたりして、購入前に自分なりのまとめノートを作ってみましょう。 まず、新規ノートをひとつ作成しておきます。次に、お気に入りのシューズのノートを選んで右クリックし「ノートリンクをコピー」を選びます。 先ほど作成しておいた新規ノートで、コピーしたノートリンクをペーストします(右クリックで「ペースト」を選択するか、「編集」メニューから「ペースト」を選択する)。緑の文字でノートへのリンクがペーストされます。これをクリックすると、それぞれのノートが開きます。 複数のノートにまたがる情報の一覧を作ったり、集めたデータをもとにコメントや分析を加えてより一段深い考察にしたいときには「ノートリンク」を使ってまとめノートを作るととても便利です。 さらに効率よくまとめノートを作る(目次ノート) 「ノートリンク」でひとつひとつリンクをコピーしなくても、複数のノートの目次を一気に作ることができます。選んだレインシューズのまとめをこの機能を使って作ってみましょう。 「レインシューズ」ノートブック内で該当のノートを複数選択します。すると右の表示欄に、選択中のノートといくつかのメニューが表示されます。その中の「目次ノートを作成」を選択します。 あっという間に、行頭番号が振られたレインシューズのリストができあがりました。 複数のノートに情報がまたがっている時は、目次ノートを作成して情報のまとめをつくると便利です。仕事での資料集めや調査、複数議事録の管理にも便利ですよ。 一気にひとつのノートにする(ノートのマージ) 複数のノートに分かれて保存されている情報を、ひとつのノートとしてまとめてしまうこともできます。お気に入りのレインシューズだけを選んで、ひとまとめにしてみましょう。複数ノートを見る手間がなくなります。 該当のノートを複数選択し、画面右欄に表示されたメニューの中から「マージ」を選択します。 ノート間を行き来することなく、ひとつのノートだけ見ればお気に入りがわかるようになりました。 必要な情報をまとめたあとは、不要なノートは削除してもいいかもしれませんね。

デジタルデータを数百年後にまでどう伝えるのか – 元エンジニアの僧侶に聞く活用法

IT 化が進むにつれて、寺院のあり方にも変化が訪れています。伝統的な方法を大切にしながらも、デジタルや IT を取り入れた新しい波が起きているのです。そうした潮流を先導する僧侶の一人、小路 竜嗣さん。長野県に位置する浄土宗善立寺の副住職でありながら、元機械系のエンジニアというユニークな経歴を持っています。 なぜ寺院の IT 化を進めるのか。テクノロジーは寺院にどのような変革を促すのか。小路さんにお話を伺いました。 氏名:小路 竜嗣(こうじりゅうじ) Facebook アカウント / Twitter アカウント エンジニアから僧侶の道へ ――さっそくですが、小路さんの経歴について教えていただけますか。元機械系のエンジニアということですが、かなり珍しいですよね。 小路:珍しいと思います。もちろん、他の職業から僧侶の道へ入られる方もおられるのですが、私の場合は実家が寺だったというわけでもありませんから。 ――どうして僧侶の道を選ばれたのですか? 小路:実は現在、副住職をしている善立寺は妻の実家なんですよ。妻は一人娘だったので、私が婿入りして寺を継ぐことにしました。妻と知り合ったのは学生時代で、そのときは僧侶になるとは全く思っていませんでした。 ――なるほど。一度はエンジニアとして就職されたわけですよね。 小路:はい。株式会社リコーのエンジニアとしてしばらく勤務していました。 ――就職もして順調だった人生から方向転換した理由は何だったのでしょう。 小路:妻や周囲からもゆくゆくは僧侶に……と言われていたこともありました。実際、もっと年をとってから修行して僧侶になる人もいます。ただ、私の場合は年をとってからだと体力的に心配だったのと、もっとも大きな理由は……惚れた弱み、でしょうか(笑)。 ――いい話ですね!(笑) 僧侶になるにはどのような修行をされるのですか? 小路:宗が定める四年制大学で勉強する人が大半です。しかし、私の場合は大学生という歳でもなかったため、二年課程の養成道場に入って修行をしました。この養成道場では、京都や鎌倉の大本山などで僧侶としての必要な素養を徹底的に学びます。たとえば、インド仏教史から宗教法人法に至るまで、仏教にまつわる様々な知識を学びます。また、お経を読んだり木魚や鉦を打ったりといった法要に関する実技も。ちゃんと試験があって、合格しないと次のステップに進めないんですよ。それらを終えた後、2013 年に東京・芝の大本山増上寺にて最後の修行を修めました。 ――ちゃんとしたカリキュラムがあるのですね。どんな方が学ばれているのですか? 小路:18 歳から 70 歳を超えた方まで、年齢も経歴も本当に様々です。定年を迎え、次の人生として僧侶になろうという方や、一般の大学に通いながら修行される方もいますね。 僧侶の仕事はアナログとデジタルが共存する ――小路さんもそうやって二年間修行されてから、2014 年 1 月より奥様のご実家である善立寺に副住職として入られたわけですね。寺院の仕事というと、あまりデジタルとは相性がよくないイメージがありますが……。 小路:それが、そうでもないんですよ。私は出家すると同時に Evernote を使い始めたのですが、今では絶対に欠かせないソフトになっています。 ――ちなみに使い始めたきっかけは? 小路:docomo のキャンペーンですね。もともと興味はありましたが、一年間無料でプレミアム機能が使えることに惹かれました。 ――最初はどのような使い方を? 小路:最初は日常生活の買い物リストのメモなど何気ない使い方をしていたのですが、副住職になってから Evernote を活用する場面が多くなりました。その理由はいくつかあります。まず僧侶って所属する団体が意外と多いのですよ。 ――団体といいますと? 小路:たとえば浄土宗の中にも多くの関連団体があります。また、松本地域の寺院関係者が所属する団体、さらに長野県の寺院関係者が所属する団体、若手の僧侶で構成されている青年会もあります。複数の団体に所属していると、お知らせの書類だけでもかなりの量が届きます。こうした紙類はたまってしまう一方ですし、後から必要な情報を探し出そうとするだけで一苦労です。そこで私は ScanSnap iX500 スキャナを導入しました。iX500 を使って、届いた紙類をすべて PDF 化して Evernote に保存しています。Evernote の強力な OCR 機能のおかげで検索性も上がり、ほしい情報がすぐ見つかるようになりました。 ――お知らせはメールではなく、書類で届くのですね。 小路:はい。僧侶は 20 代から 80 代まで幅広い世代が活動していますので、全員が確実に使えるやり方となると、手紙かはがき、せいぜい FAX になってしまします。その一方で若手の僧侶はメールで PDF をやりとりしたり

Continue reading…

メモから始める“スマホ × Evernote”の便利な生活

日々の生活で浮かんだアイデア、忘れたくない事柄、ふと出会った名言など、「これはメモしたい!」と感じるシーンはよくあります。 もし、あなたがスマホのメモ機能や、メールの下書きになにかを書き留めているのなら、それらを Evernote に切り替えてみませんか? Evernote は、あらゆるメモや情報を貯めていくことで、それらをより使いやすく、よりすばやく役立てられるツールです。何も考えず気楽に放り込んでいくだけでも、今までよりずっとラクにメモできるはず。 今回の記事では、Evernote をまったく触ったことのない方、名前は知っているけれど試したことがない方に向けて、 Evernoteがスマホメモにぴったりな理由や具体的なメモの方法などをまとめました。 Evernote がスマホメモにぴったりな理由 気になるモノやコトに出会ったら、スマートフォンの Evernote アプリを立ち上げ、気ままにメモしていきましょう。ここで大切なのは、「いいものだけを残そう」と考えず、とにかく放り込むことです。 「そんなことしたら、ごちゃごちゃになって見返しにくくない?」 ご安心ください。Evernote には高速で強力な検索機能があるのです。詳しくは後ほど書きますが、キーワードを入力すれば、テキストメモだけでなく写真の中の文字列までも認識してくれます。 僕は仕事でライターをしていますが、街中で見つけたユニークなフレーズや、友人から聞いたささいな情報まで、ポンポンと放り込んでいます。コラムを書くネタに困ったとき、そのストックを見るとヒントになってくれて助かったシーンが何度もありました。 この「とりあえず保存」からの「すごい検索で見つけ出す」のパターンは、多くの人が Evernote を愛用する理由のひとつとなっています。 必要なものと準備 Evernote は無料で使い始められるのも良いところです。必要なのは 3 つです。 ・スマートフォン(iPhone でも、Android のスマホでも大丈夫です) ・Evernote のアプリ(iPhoneは iTunes Store で、Android スマホは Google Playストア でダウンロードしてください) ・メールアドレス(アカウント登録に必要です) アプリを立ち上げたら、画面下部の「またはアカウントを作成」を選んでください。次に、メールアドレスとパスワードを入力して「アカウントを作成」を押すと、プランの選択画面が表示されます。 ベーシック、プラス、プレミアムがあります。プラスやプレミアムは、Evernote をさらに使いたくなった時にいつでも変更可能です。 プランの違いについてはこちらのページに案内があります。 早速メモしてみよう! プランの選択が終わると、4 ステップからなる「使い方の紹介ツアー」が始まります。Evernote の基本操作がわかるのでオススメです。 さて、文房具でペンと紙を使ってメモを取るとします。Evernote でたとえるなら、ペンが Evernote のアプリ、メモを書いた紙の一枚ずつを「ノート」と呼びます。ノートにはタイトルをつけたり、「ノートブック」として一冊にまとめたり、検索しやすいように「タグ」を貼ったりもできます。 Evernote で残せる代表的な情報は以下のようなものがあります。 テキスト 写真 音声 ウェブページ 手書きしたメモや紙資料、名刺のデータ化などは、写真でのメモが手軽でオススメです。書籍の一節や板書などを残したいときにも重宝します。この機能については、先日公開した「カメラを使って、メモや書類を持ち歩く」で詳しく紹介しています。 また、意外に便利なのが音声メモです。マイクのボタンを押したそばから録音が始まり、完了を押すと止まります。文字を打つのも億劫なときはもちろん、友達との会話を保存したり、音楽を嗜む方ならメロディーを口ずさんだりするのもいいでしょう。 ただし、無料の「ベーシック」は 1 ノートあたりのサイズが 25 メガバイトですので、長時間の録音は難しいかもしれません。音声メモをよく使うようなら、1 ノートあたりのサイズが 200 メガバイトになる、Evernote プレミアムへの変更も検討してみてください。 気に入ったサイトの情報に出会ったら、ウェブページをまるごと残す機能も用意されています。 つまり、Evernote は自分が思いついたアイデアはもちろんのこと、あなたが見聞きしたものすべてをメモするのにうってつけということです。 メモをもっと役立てるには Evernote を日々使うごとにたくさんのノートが増えていくはず。しかし、ここからが本領発揮。以前メモしたアイデアを「ノート」から探しだすのも大変ですから、アプリ上の虫眼鏡マークを押して、検索を使ってみましょう。 入力欄に文字を打ち込むと、すぐに「最近の検索」が「ノート」に切り替わり、そのキーワードを含むノートが表示されます。

Continue reading…

Evernote とスマホでできる!ビジネス名刺の自動共有化

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business Evernote での名刺管理、どのように活用していますか? 個人利用の場合、そのまま名刺を保存するだけでも十分便利ですが、会社や組織で共有する場合、あらかじめ名刺を保存する共通のルールを決めておく必要があります。 今回は、会社で名刺を共有することを前提に、スマホの設定を工夫することで「誰が・いつ・どこで」名刺交換をしたかが自動的に保存される方法をお教えします。 ノートブックとタグを事前設定 事前設定は、Evernote のアプリから行います。Evernote のカメラ機能には、機能ごとに保存先のノートブックを選べるようになっています(名刺以外にもポスト・イット® ノートを活用した方法もあります)。さらに、決まったタグを自動的につける機能(現在 Evernote iPhone・iPad 版のみ)もあるので、今回はこの 2 つを事前設定します。 Evernote のアプリから、 設定>全般>カメラ>名刺 を選択 名刺の設定画面で、「ノートブック」を選択 Evernote Business の場合:「ビジネス」をタップし、保存したいノートブックを選択(今回はあらかじめ共有しておいた「会社共有名刺」を選びます) Evernote プレミアムの場合:他の人と共有したノートブックを選びます 名刺の設定画面に戻り、「タグ」を選択 あらかじめ作っておいた自分の名前のタグを選びます 以上で事前設定は完了です。 「誰が・いつ・どこで」の情報を自動共有 以上の設定により、以下の 4 つが自動化されます。 タグ:「誰が」名刺交換したか、個人の名前が自動的にタグ付けされます 日付:Evernote の標準機能で「いつ」交換したか保存されます 位置:スマホの位置情報により「どこで」交換したか保存されます 共有:自動的に共有ノートブックへ保存されます 実際に名刺を交換したら、事前設定をしたスマホで名刺を撮るだけで、名刺に書いてある情報だけではなく、「誰が・いつ・どこで」名刺を交換したのかが自動保存されます。さらに保存先は共有ノートブックに設定してあるので、会社の他のメンバーにも自動的に共有されるわけです。 さらに、Evernote プレミアムもしくは Evernote Business なら、コンテキスト機能によって同じ会社の人の名刺も表示されるようになるので、社内のメンバーが誰とつながっているかもわかるようになり、さらに便利になります。 このように名刺管理にも最適な Evernote を、会社として利用するには Evernote Business がおすすめです。お申し込みは Evernote の Web から、もしくは NTTドコモのビジネスプラスから。ビジネスプラスでは 1 ユーザから請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能です。 まずはプレミアムから試してみたいという方には、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンも継続していますので、この機会にぜひお試し下さい。