Posts by 間島 ゆかり

同じミスを繰り返さないための仕事術

作業のやり直しは、仕事の生産性を下げてしまう大きな原因。また、同じミスを繰り返すことは、自己肯定感を下げてしまうことにもつながります。 でも、注意する・意識するといった心がけだけでは、ミスそのものをなくすことは難しいのではないでしょうか。そこで今回は「仕組み」として同じミスをなくすための仕事術をご紹介します。 メモを取るクセを付ける ミスの原因には、大きく分けて「そもそも、タスクがあることを忘れてしまった」「タスクがどうなれば完了なのか、ゴールを誤って理解していた」の 2 つがあります。 「そもそも、タスクがあることを忘れてしまった」に対しては、メモを取ることが効果的。上司から指示を受けるとき、お客さまとの商談のとき、電話の応対をしたときなど、メモを取るクセを付けましょう。 ポケットサイズのメモ帳とペンを持ち歩くのがおすすめです。シーンを選ばずサッと取り出してメモするには、デジタル機器よりもアナログのメモ帳に軍配が上がります。 取ったメモは、なくさないように一カ所にまとめておきましょう。 Evernote のスマートフォンアプリなら、ドキュメントカメラ機能を使って手書きのメモをスキャンし、簡単に保存することができます。 Evernote に保存しておけば、なくす心配もなく、過去のメモを検索してすぐに探すことができます。 ゴール設定を明確にする もう一つのミスの原因、「タスクがどうなれば完了なのか、ゴールを誤って理解していた」への対策としては、タスクが発生したときに「期限」と「アウトプット」の2つのゴール設定を明確にすることが大切です。 期限を明確にする 例えば、上司からタスクを依頼されたときに、締切があいまいなまま引き受けることはありませんか?こちらが「そんなに急ぎではないだろう」と思っていても、依頼者は違うことを考えているかも知れません。 期日を告げられない場合はこちらから確認する、「なるべく早く」など曖昧な期限を提示された場合には「では●月●日でよろしいですか?」とこちらから提案するなど、依頼者と具体的な期限を合意しておきましょう。 アウトプットを明確にする 例えば「来週の会議までに、競合サービスをリサーチして報告するように」と言われた場合に、どのように報告すれば良いのでしょうか。 いくつのサービスを調べれば良いのか。パンフレットや資料を入手しておく必要はあるのか。結論だけが知りたいのか。それとも詳細な報告書が必要なのか。相手の目的によって、どのようなアウトプットを提出すれば良いのかも自ずと変わってきます。 実際に作業を始めてみないと、アウトプットのイメージをつかめないこともあるかも知れません。そのようなときは「着手した直後」と「期限の半分まで進めたとき」の2回、依頼者と状況を共有しましょう。 まず、いったん着手した後、本格的に作業を進める前に自分なりに考えたアウトプットのイメージを依頼者に共有します。もし依頼者のイメージと違っていても、作業の当初で気がつくことができれば軌道修正しやすくなります。 次に、期限の半分まで作業を進めて、もう一度依頼者に共有します。この段階になれば、お互いにゴールのイメージをつかみやすくなっているはずなので、最終アウトプットについての具体的な議論ができるでしょう。 同じミスを繰り返さないよう記録を取る ミスの記録を取る ミスを繰り返さないために、記録を取っておきましょう。ポイントは「具体的な対策をセットで記録しておく」ことです。 例えば、書類に記載するお客さまの名前を間違えてしまった場合。「次回から気を付けてチェックする」では、具体的な対策とは言えません。「お客さまからいただいた名刺と照らしてチェックする」「自分でチェックした後に同僚にもチェックしてもらう」など、「どのようにチェックすれば、再発を防ぐことができるのか」というところまで、具体的に落とし込みましょう。 マニュアル化する 繰り返し行う作業は、マニュアル化しておくとミス防止につながります。 マニュアル化というと「ちゃんと文書化しないと」と身構えてしまいがちですが、「作業をした手順を記録しておく」だけでも十分です。前回の手順が分かれば二度目はスピードアップできますし、ミスした部分を併せて書いておけば、注意すべきポイントも明確になります。 どんなに注意していても、誰しもミスはしてしまうもの。大切なのは「発生したミスを再び起こさないために、何ができるか」の仕組みを考えることです。日々の小さな改善を積み重ねて、大きな成果へとつなげましょう。

学びを深める勉強会の主催・企画のための Evernote 活用法

個人の趣味から仕事のスキルアップまで、最近は、大小さまざまな勉強会が行われています。 「大人の学びは、アウトプットすることが大切」だと言われます。参加することで学ぶのはもちろんですが、自分が主催者側となり発信することで、さらに大きな学びを得られるかも知れません。 そこで今回は、事前の準備から終わった後の振り返りまで、勉強会を主催・企画するときの Evernote 活用法をご紹介します。 準備編 連絡や共有の方法を統一する まずは、情報をやり取りするときのルールを決めておきましょう。「ある人はメール、ある人はチャット」と、人によって連絡方法がバラバラだとやり取りが振り返りづらいですし、添付ファイルのデータも散らばってしまいます。 例えば「メッセージは Facebook の勉強会グループで。データのやり取りや記録を残すのは Evernote で」といったように、ルールを決めておきます。Evernote なら無料でアカウントを作ることができるので、初めて使うメンバーがいたときにも安心です。 Evernote に共有ノートブックを作る 勉強会のためのノートブックを一つ作り、ここに情報を溜めていきます。例えば、企画案や会場、事前準備するもの、タイムスケジュールなどです。主催者チームでノートブックを共有すれば、情報を追加・修正したときに、いちいち送り直さなくてもすぐに同期されて、いつでも最新の情報を見ることができます。 また、主催者ノートブックとは別に、参加者と共有するノートブックを作っておき、「事前に課題を共有したり宿題を提出してもらう」というのもおすすめです。 当日編 発表用のスライド資料を共有する 複数の登壇者がいる場合、発表資料をあらかじめ Evernote で共有しておくと便利です。発表用の PC を一台プロジェクター接続しておくだけ済むので、登壇者が変わるたびに PC のつなぎ直しであたふたすることがありません。 また、手元でデータを変更した場合、変更した内容が同期され、共有相手も常に最新のデータを閲覧することができます。勉強会の直前まで資料の手直しをしていたとしても安心です。 プレゼンテーションモードを活用する もし、誰かの講義を一方的に聴くのではなく「参加者が相互に発表し合って学んでいく」スタイルの場合は、発表資料のスライド作りにあまり手間をかける必要はないかも知れません。 Evernote のプレゼンテーションモードを使えば、スライドを準備しなくてもノートをそのままプレゼンテーションに使うことができます。 振り返り編 主催者チームで振り返る 共有ノートブックに、参加者からもらった名刺やアンケート、また、当日の様子を撮影した写真などを保存しましょう。チームメンバーがそれぞれ気が付いたことをメモしておくと、次につながるヒントが得られるかもしれません。 参加者とともに振り返る 参加者がそれぞれ学んだことを振り返り、共有ノートブックにその内容をアップしておけば、さらに学びが深まります。学生時代、友人に授業のノートを見せてもらったときのように、他の人の視点やまとめ方から学べることはたくさんあります。気が付いたことを参加者同士でフィードバックし合うのもおすすめです。 今回ご紹介した活用法はプライベートの勉強会のみならず、会社内の勉強会にも使えます。また、ビジネスセミナーや研修の企画・運営にも応用できます。勉強会を効率良く運営し学びを深めるために、ぜひ Evernote をご活用ください。

1 日の生産性が変わる通勤時間の使い方

首都圏では、平均で片道 1 時間かかっているという通勤時間。単なる「移動」として過ごしてしまいがちですが、「1 日のなかで、まとまって何かできる時間がある」というのは、実は貴重なことかも知れません。 そこで今回は、通勤時間を使って、1 日の生産性を上げるためのヒントをご紹介します。 インプット編 読書する 通勤時間の過ごし方として、もっともポピュラーなのが読書ではないでしょうか。おすすめは、図書館を活用することです。 多くの図書館では「その市区町村にある企業に通勤している人」も利用登録が可能。会社帰りに立ち寄って本を借りる、といったことができます。 動画講座を見る スマートフォンで手軽に見られる動画講座は、スキマ時間の活用に最適です。 趣味から実用まで幅広いコンテンツが揃う「Schoo」、プログラミング言語やデザインツールの講座が充実した「Udemy」、経営戦略やマーケティングなどビジネススキルを体系的に学べる「グロービス学び放題」など、月額定額で見放題のもの、1 講座だけ単体で気軽に受けられるもの等があるので、自分のスタイルに合わせて選んでみましょう。 あらかじめ、自宅の Wi-Fi 環境で動画を端末にダウンロードしておけば、移動中でも快適に見ることができます。 レビュー編 一日を振り返って、日記を付ける 毎日を忙しく過ごしていると、立ち止まって何かを考える時間はなかなかないもの。帰りの電車でその日を振り返って、日記を付けてみましょう。 おすすめは Evernote に日記のテンプレートを作っておくこと。同じ形式で記録を残していけば、振り返りもしやすくなります。過去の日記を見返したときに、なにか新しい気付きを得られるかも知れません。 今日やるべきタスクを書き出して整理する 往きの電車で「今日やるべきタスク」を書き出してみましょう。 Evernote なら、チェックリストを作るのも簡単。スマートフォンからメモしたものは PC からも確認できるので、会社に着いてすぐにタスクに取り組むことができ、一日のスタートダッシュを切ることができます。 前項の「振り返りの日記」と併せるのもおすすめです。前日の進捗状況や気付きをもとにタスクを書き出してみることで、その日に取り組むべきことを明確にできます。 アウトプット編 「個人」が主役となり、「個人」が発信することが当たり前になった現代。通勤時間を「クリエイティブなアウトプットの時間」にしてみてはいかがでしょうか。 特別なことはなくても、仕事や生活の中で日々感じることはあるはず。それらを発信することで、新しい発見があるかも知れません。 例えば「ブログ」なら、移動中に Evernote のスマートフォンアプリで下書きをしておき、家に着いたら PC で清書してアップするといったこともスムーズにできます。 本格的なブログを始めるのは敷居が高いと感じたら、「note」や「Medium」といった、ミニブログサービスもおすすめです。難しい設定も必要なく、スマートフォンのアプリから SNS に投稿するような感覚で記事を投稿・公開することができます。 「postach.io」というミニブログサービスなら、Evernote と連携することで、ノートにタグ付けるだけでそのままブログとして公開することもできます。 スキマ時間をうまく活用することが、日々の生産性を上げることにつながります。通勤時間の活用方法を、ぜひお試しください。

コレクターにおすすめの Evernote 活用法

レコードのジャケットやワインのラベル、ポストカード、記念切手など、何かを集めるのが趣味という方も多いのではないでしょうか。でも、モノを集めていると「自分が何を持っているのか」が俯瞰しづらかったりしますよね。 そこでおすすめなのが Evernote。スマートフォンを使って、コレクションしたいものの管理が簡単にできます。今回は、そんなコレクター向けの Evernote の使い方をご紹介します。 コレクションを始めたきっかけ Evernote 社員の Minami さんの趣味は、ご当地キティちゃんのキーホルダーを集めること。ご当地キティちゃんとは、各地方の特産品や有名人などに変身したキティちゃんのこと。たとえば、千葉県なら「落花生に乗っかった」キティちゃん、三重県なら「伊勢海老に扮してパールを抱いた」キティちゃんなど、実はすごくたくさんのバリエーションがあります。 自分で買ったり人からもらったりしたこのキティちゃんですが、最初は部屋に飾っていただけだったそう。しかし、コレクションの数も多く、一目で「自分がどれを持っているのか」が分かりづらかったため、Evernote で管理することにしました。 基本は 1 都道府県に 1 ノート Evernote で管理するコツは、とにかくシンプルにすること。ご当地キティちゃんの場合は、1 都道府県につき 1 ノートと決めて保存しています。 実はご当地キティちゃんの種類は、1 都道府県に 1 つというわけではなく、たとえば福岡県であれば「あまおう」「明太子」「博多人形」「門司港バナナ」など複数の種類を展開しています。こうしたものは別のノートにせず、「福岡県」というノートにまとめています。 ちなみに、ノートはカードビューで表示をするとサムネイルが並ぶので、より達成感が味わえるそうです。 目次を作ってコレクションを俯瞰 「自分が何を持っているか」を確認したい時、ノートをスクロールするのも良いのですが、目次を作ってまとめておくとさらに便利です。 ご当地キティちゃんの場合、都道府県名の隣に、すでに持っているキティちゃんの種類を書き込んでいます。また、各都道府県のノートにすぐに飛べるよう、ノートリンクも張っています。 こうした情報はスマートフォンで確認できるので、コレクションを見ながら次の旅行先を考えたり、旅行先でお土産を買うときに参考にしたりすることができます。 そんなご当地キティちゃんが大好きな Minami さんに、すでに持っている中でのお気に入りを教えてもらいました。 1 つめは福島県限定のあかべこキティちゃん。ご当地キティちゃんでは珍しく、首のところが動くのがお気に入りだそうです。 2 つめは八丈島限定の蓄光きのこキティちゃん。八丈島に生息する光るきのこをモチーフにしたもので、暗闇で光るのが特徴です。 いかがでしたか。Evernote を使うと、現物は自宅で保管しながら、自分のコレクションを手軽に把握、管理することができます。コレクションの充実に、ぜひ活用してみてくださいね!

ビジネス書に効く Evernote を活用した「明日の仕事に活かす」ための読書術

「人生 100 年時代」と言われる現代。長い人生を過ごす上では、学生時代の学びだけでなく、社会人になってからも「学び続けること」「学び直すこと」が大切だと言われます。 もっとも身近な学びの方法が「読書」ではないでしょうか。今回は、特に社会人の方向けに Evernote を活用した「本からの学びを、明日の仕事に活かす」ための読書術をご紹介します。 本を読む目的を持つ たまたま立ち寄った本屋で、「話題の本!」と平積みで置かれていた本を手にとってみる。ときに本との出会いはそうした偶然もありますが、仕事に活かすための読書の場合は「何のためにこの本を読むのか?」「自分はこの本から何を得たいのか?」をまず考えてみましょう。目的が明確だと「これは、自分の仕事に活かせるか?」という視点で本を読みやすくなります。 「目的が明確にあるわけではないが、将来のために何か学んでおきたい」という場合には「読書のための読書」をしてみることもおすすめです。例えば、「戦略読書」や「読書は格闘技」といった読書術の本では、年代別や学びの目的別にブックガイドが掲載されているので、普段の生活では出会えないような本と出会えるチャンスを与えてくれます。 本を用意し、目的が定まったら、Evernote にメモしておきましょう。本の表紙をカメラで撮影しておけば、後から振り返るときに探しやすくなります。 必要なところだけを読む 目的を定めて読書を始めたら、まずは「前書き」と「後書き」を読みましょう。「読み始めたばかりなのに、いきなり後書きを読んでしまうなんてとんでもない!」と思われるかも知れませんが、仕事に活かすための読書は「いかに効率よく、学びを得られるか」がポイントです。 前書き・後書きは、その本の要点となる部分がまとめられているので、本の全体像をつかみ「この本で、自分が求める学びが得られるのか?」を判断する指標にもなります。もしこの時点で「自分の求めている内容とは違う」と感じたら、今はその本を読むタイミングではないのかも知れません。 前書き・後書きを読んだら、次は目次にも目を通します。ビジネス書は、文学や小説と違い、必ずしも最初から順を追って読まなくても、内容をつかみ取ることができます。目次から自分の目的に添った内容の部分を探して重点的に読むようにすると、より効率的に読書を進めることができます。 出版社や書籍の通販サイトでは、その本の概要や目次を公開していることがあります。これらをコピーして Evernote に記録しておけば、後から振り返るときに役に立つでしょう。 気になったところをメモする 「仕事に活かす」ための読書術のポイントは、「記録を残すこと」です。後でまとめてメモを残せるように、気になった部分にはフセンを立てたり、電子書籍の場合はハイライトしたりしておきましょう。 読み終わったら、フセンを立てたページを振り返り、印象に残った部分、重要だと感じた部分を Evernote にメモしておきましょう。 本からの学びをまとめる 読み終えたら、本から得た学びをまとめていきましょう。例えば、本の内容を自分の言葉で要約してみる、大切だと思うポイントを 3 つ挙げてみる、といった感じです。 まとめ方がよく分からないという場合は、「この本を SNS で誰かにシェアするとしたら」という観点で書いてみましょう。誰かに紹介しようと思うと、自然と自分の言葉で要約することになりますし、おすすめポイント(=本の中で大切だと思うポイント)を考えることにも繋がります。 最後に、「自分の仕事に応用するとしたら?」を考えます。ここでは、日々の業務に当てはめて「実際のアクション」として考えるのがポイントです。 読書メモを後から振り返ってみると、何年か経ってから当時とは違った学びを得られることが多くあります。蓄積されていく読書メモが、まるでデータベースのように活用できるのです。自分だけの「学びのデータベース」に、ぜひ Evernote をご活用ください。

必要な情報をすぐに引き出すための Evernote の検索や整理のコツ

Evernote は検索機能で情報をすぐに探せることが特徴ですが、情報=ノートの数が増えてくると、どうしてもお目当てのノートがなかなか見つからない、といったことがあります。そこで今回は「ノートが見つからない!」を解決するための、検索や整理のヒントをご紹介します。 検索するときのコツ キーワードで検索したときに「検索結果に出てくるノートの数が多すぎて、お目当てのノートが見つからない」といったことはありませんか?そんなときには、検索結果を絞り込んでいきましょう。 複数のキーワードで絞り込む もっとも手軽な絞り込みの方法は、「キーワードを追加すること」です。例えば、「提案書」で検索するとたくさんのノートが出てきてしまう場合は、相手の担当者名を追加して「提案書 山田」という2つのキーワードで検索してみる、といった感じです。 Evernote が検索するのは、ノートにタイプしたテキストや、ファイル名だけではありません。写真の中に写っている文字や、Word・Excel・PowerPoint や PDF といった「ファイルの中身」まで検索してくれます。(ファイルの中身を検索するのは、プレミアム版の機能となります。) ノートブックで絞り込む 「特定のノートブックを指定して、その中だけを検索する」こともできます。例えば、プロジェクトごとにノートブックを分けておけば、いま進行しているプロジェクトの情報だけをすばやく検索することもできます。 検索の条件を保存しておく 例えば、「日報のノートブックの中で、担当が ”山田” というもののみ定期的に検索したい」といった場合に、検索の条件を毎回指定するのは少し面倒ですよね。そんなときには、設定した検索条件を保存しておくこともできます。保存した検索条件は、そのままショートカットにも入れられるので、次回に検索するときにすぐ呼び出すことが可能です。 ノートを作るときのコツ タイトルの付け方にルールを設ける 日報や名刺、見積書など「繰り返し、同じようなノートを作成する」という場合には、タイトルの付け方のルールを決めておくと、後から探しやすくなります。 例えば名刺であれば、「20181026_株式会社○○_山田太郎_名刺」といったように「日付_会社名_名前_種類」の順番でタイトルを付けるルールにしておきます。こうすることで、名刺を保存したノートのタイトルがきれいに揃うので、一覧から目的のノートを見つけやすくなります。また、チームで情報を共有する場合にも、ルールが決まっていると管理がしやすくなります。 関連するノートをリンクさせる あるノートと関連する情報を参照したいときには、ノートリンクの機能が便利です。例えば、「山田さんの名刺のノート」から「山田さんへ提出した提案書」へのノートリンクを貼っておけば、関連する情報を辿ることが簡単にできるようになります。 よく間違える検索キーワードを一緒にメモしておく 「ノートに保存したはずなのに、検索でうまく引っかからないな…」ということはありませんか?もしかしたら、似たキーワードや、省略したキーワードで検索しているのかもしれません。 例えば、「送付状」で検索したのに引っかからず、よくよく探してみたら「送り状」と記載していた、といった場合です。こんなときには「よく間違えて検索してしまうキーワード」を、その都度ノートに追加していくようにします。すると、あいまいな記憶で検索をしたとしても、お目当てのノートが見つかりやすくなるのです。 整理のコツ ノートブックとタグを活用する ノートが増えてきたら「ノートブック」や「タグ」を活用してノートを分類・整理してみましょう。分類に悩んだら、「学校の授業で作るノート」をイメージすると、分かりやすくなります。よく検索する情報をノートブックやタグでまとめておくことで、引き出したい情報へすばやくアクセスすることができるようになります。 ノートブックの名前をひと工夫する ノートブックが増えてきたら、一覧から目当てのノートブックがすぐ見つけられるよう、名前の付け方にも工夫してみましょう。例えば「01. 名刺」「02. 提案書」というようにノートブックの頭に数字を振っておくと、自分が並べたい順番に揃えることができます。 ノートブック名の先頭に絵文字を入れるのもオススメです。「?業務日報」のように、ノートブックの内容と関連した絵文字を付けておくと見つけやすくなるでしょう。ただし、全部のノートブックに絵文字を入れてしまうと逆にわかりづらくなるので、毎日使うものや、大事なものだけにしておきましょう。 情報は溜めておくだけでなく、使いたいときに引き出せてこそ価値があるもの。Evernote にはさまざまな情報の引き出し方が用意されていますので、ぜひご活用ください。

共働き夫婦の情報共有のコツ

家庭のタスクは二人でシェアし、夫婦で仕事をすることが当たり前になった現代。仕事でも成果を出したいし、家庭も大切にしたい。でも、限られた時間を効率的に使うにはどうすれば良いのか? とお考えの方も多いのではないでしょうか。 今回は、忙しい毎日を効率化するための「共働き夫婦の情報共有のコツ」をご紹介します。 スケジュールを共有する 「今日、取引先と飲み会だから遅くなる」 「え!その日は会議だから、早く帰れないよ」 そんな事態にならないために、スケジュールは予め共有しておきたいですよね。夫婦それぞれ手帳に予定を書き込んでも良いのですが、突発的なスケジュール調整にも対応できるよう、スマートフォンのカレンダーアプリなどを使って「デジタル」でスケジュールを共有しておくと便利です。 Evernote を活用した、カレンダーの共有もおすすめです。 メモを書き込んだり、画像を添付したり、 URL のハイパーリンクを付けたりといったことも自由に行うことができます。ですので、例えば夫婦でコメントをやり取りするほか、「子どもに持たせる持ち物を写真で保存しておく」といった使い方もできます。2018 年のカレンダーのテンプレートは、こちらから保存が可能です。 タスクを共有する 日用品の買い物や、ゴミ出しなど、家庭での日常的なタスク。「いつも担当がどちらかに偏っている」ということはありませんか。お互いに共通するタスクは、気づいた方が自然に処理しておけるとベストですよね。お互いが見える形に、ToDo リストにして共有しましょう。 買い物には、スマートフォンで使える ToDo リスト・買い物リスト専用アプリのほか、Evernote も便利です。買い物リストを作って夫婦でノートを共有し、それを見ながら買い物をすれば「二人で同じものをダブって買ってきてしまった」といったことがなくなります。 ちなみに、忙しい朝に面倒な「ゴミ出し」のタスクをスムーズにこなすための、ちょっとしたコツをお教えします。ポイントは「前日の準備」。 ToDo リストには「出社前に資源ゴミを出す」といった当日の予定だけでなく、前日の夜に「新聞紙をしばる」「各部屋のゴミを回収する」といったタスクをセットし、二人で分担しておくと、忙しい朝に慌てなくても済みます。 紙の書類を共有する 郵便で届く請求書や、園や学校から届くプリントなど、仕事だけでなく普段の生活にも「紙の書類」は多くありますよね。ダイニングテーブルの上に書類が山積みになっていて、気がついたら〆切を過ぎてしまっていた…なんてことはないでしょうか。 オフィスでは自分宛てに回ってくる書類を受けるためのトレーやボックスを活用している方も多いと思いますが、家庭でも活用できます。届いた書類を一時的に入れておく「Inbox」と「夫」「妻」の3つのボックスを用意します。届いた書類はいったん Inbox に溜めておき、夜など夫婦が揃ったときに「夫」「妻」のボックスへ仕分けします。 コツは、すべての書類は必ず各人のボックスへ仕分けをして Inbox を空にすること。こうすれば誰が処理すべき書類かが明らかになるので、いつまでたってもダイニングテーブルの書類の山が消えない…ということがなくなります。 保管しておく必要がある書類は、Evernote アプリのドキュメントカメラ機能でスキャンしておくのがおすすめ。データとして保存しておけば場所を取りませんし、スマートフォンからいつでも確認することができます。 夫婦二人で時間を共有する 毎日を忙しく過ごしていると、気がついたら「夫婦二人でゆっくりと話す時間がない」と感じることはありませんか。話しているつもりでも、何か家事をしながらだったり、ついスマートフォンをいじりながらだったりと、「ちゃんと向き合って話をしている」という時間は意外に少ないかも。 仕事では、チームのコミュニケーションとして「1 on 1」という手法があります。仕事や家事・育児の話や、ときにはグチを言ってガス抜きすることも大切。夫婦二人で話をする時間を意識的に作り、日々の振り返りや気づきをシェアしましょう。 情報共有は、人間関係を円滑にする潤滑剤のようなもの。家庭だとつい見落としがちですが、本来なら仕事よりも情報共有を大切にしなければいけないのは、夫婦の間なのかも知れません。夫婦での情報共有のコツ、ぜひお試しください。

おすすめの Evernote 活用法 12 選

Evernote はテキストだけでなく、画像、ファイル、音声など様々なデータを保存することができます。どのように使うかはそれぞれですが、フォーマットが自由なので「どう使えば良いの?」というお声をいただくこともあります。 そこで今回は、私が頻繁に使っているおすすめの活用法を 12 個ご紹介したいと思います。ぜひ参考にしてみてください。 1. タスクリスト 毎日必ず使うのはタスクリスト。朝、電車の中でスマホから「今日やること」をチェックリストにして書き出し、仕事中はパソコンで同じノートを見ながら、終わったらチェックを入れていきます。 また、タスクに関連するファイルがあったら一緒に保存しておくのがおすすめ。「やること」と「作業用のファイル」がセットになるので、すぐに作業に着手できます。 2. 飛行機や映画などの予約確認メール 旅行のホテルや飛行機、野球や映画のチケット、レストランなど、予約をしたらメールが届きますよね。これをメールボックスに入れたままにしておくと、いざという時に「探す」手間が発生します。 私は、こうした大事なメールをすべて Evernote に保存しています。メールの保存は Web クリッパーを使うか、メール転送の機能(プレミアムの機能)で行いましょう。 3. レシピ 定番の使い方ですが、Web や雑誌で見つけたレシピも保存しています。実際に作って美味しかったものは、タグで「★★★☆」などの評価を付けておくと、再び作るときに便利です。 Evernote なら Web ページと紙の両方のレシピが保存できるので、ぜひお気に入りレシピをたくさん集めて、自分だけのレシピブックを作ってみてくださいね。 紙のレシピをドキュメントカメラで保存する >>> Web のレシピを Web クリッパーで保存する >>> 4. ウィッシュリスト 日々やりたいと思っていることを Evernote にまとめておくのもおすすめ。前述のチェックリストを使って、たとえばこんなリストを作ってみては? 気になるレストラン 買いたいもの 読みたい本 見たい映画 人生で成し遂げたいこと また、気になるレストランへのリンクや、読みたい本の Amazon などへのリンクを一緒に張っておくと、思い立った時すぐにアクションが起こせます。 5. ヘルスケア 「健康診断や検診の結果をいつも紙で持ち歩いている」という方は、そうそういないと思います。だからこそ、急に必要になった時に困るもの。そこで私は、自分が過去に受けた健康診断やアレルギー検査、がん検診などの結果を Evernote に入れています。 こうしておくと、病院で過去の検査結果を聞かれた時なども安心。また、お子さんやペットの健康に関する情報を保存して、家族と共有しておくのもおすすめです。 6. 気になる記事 これはタイトルの通り、気になった記事を Web クリッパーで保存しておくという使い方。Web ページを見たまま手軽に保存できますし、仮に元の記事が消えてしまっても Evernote に残っているので安心です。 また、私が最近よく使うのは「Pocket」と「Evernote」という 2 つのツール。「あとで読みたい」と思う記事はすべて Pocket に保存して、その中で「これは仕事で使えそう」「今後に役立ちそう」と思うものは、Evernote に保存しています。そうすると、ノートがやたら増えて、検索ノイズが多くなる心配も軽減されます。 7. 名刺 名刺管理専用のアプリもありますが、私はすべて Evernote に保存しています。Evernote

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自分の価値を出すべき仕事に取り組むための、集中力の高め方のヒント

仕事で成果を上げていくためには、「急ぎではないが、重要な仕事」にフォーカスすることが大切だと言われます。 しかし、身の回りに様々な情報があふれ、日々たくさんのタスクに追われている状況では、なかなか難しいもの。「もっと集中して、本来、自分が価値を出すべき業務に取り組みたい」と思う方も多いのではないでしょうか。 今回は、忙しい日々の仕事のなかで集中力を高めるためのヒントをお届けします。 スケジューリングする タスクの処理も、カレンダーに予定として入れる 通常だと、会議やアポイントといった「日時が決まっているもの」だけをカレンダーに入れることが多いと思いますが、タスクの処理も予定に組み込みましょう。 特に「急ぎではないが重要な仕事」は、日々のルーティンや飛び込みタスクによって後回しにされがちです。例えば「1 日 1 時間は重要な仕事に取り組む時間」として「先に」予定を押さえておくことで、少しずつでも確実に、重要なタスクを前に進めることができます。 重要な仕事は午前中に、ルーティンは午後を中心に 集中力も体力と同じで、1 日のスタートのときがもっとも高くなります。頭が冴えている午前中には、「急ぎではないが重要な仕事」や「複雑で難易度の高い仕事」の時間としてスケジュールを押さえましょう。 お昼ご飯を食べたあとは、眠くてなかなか集中できないと感じることはありませんか? 昼過ぎや、疲れが出てくる夕方は「慣れていて、あまり頭を使わずにできる業務」をスケジューリングしておくと、集中力が下がっている時間も効率よく業務を進めることができます。 メールの通知は切って、確認タイムを設ける 次から次へとメールが届いて処理に追われてしまう……なんてことはありませんか? せっかく集中しているのに、メールの通知に気を取られて途切れてしまうのはもったいないですよね。 例えば「朝の業務がひと段落した 11 時、昼過ぎの 14 時、ラストスパート前の 16 時」というように、メールは確認タイムを設け、通知を切っておきましょう。 リアルタイムで確認をしていないと心配になるかも知れませんが、タイムラグがあったとしても数時間。もし、本当に緊急の要件の場合は、声をかけられたり電話が掛かってきたりするので、意外に大丈夫なものです。 ツールを活用する 情報をひとつにまとめ、探しもので集中力を切らさない 「あれ、あのデータはどこのフォルダに保存してあったけ……」「こないだの会議のメモ、どこに書いてあったかな……」仕事中、探しものに費やしている時間は意外と多いもの。 探しものの間はタスクが前に進みませんし、探している途中で他のモノ・コトに目移りしてしまう可能性もあり、集中力を切らす原因になります。 こうした時間を減らすコツは「1 カ所にまとめておくこと」。例えば PC なら作業用のフォルダはひとつにする、手書きのメモなら 1 冊の手帳にすべてまとめるなど、「探す場所を 1 カ所にまとめておく」ことで、探しものにかかる時間を減らすことができます。 情報をまとめるために、ツールをうまく活用してみましょう。データをクラウドに保存できるツールなら、 PC からもスマートフォンからも同じデータを参照できるので、会社の内外を問わず、探しものに費やす時間を減らすことができます。例えば Evernote なら、手書きのメモも Word ・ Excel ・ PowerPoint といった PC のデータも 1 ヶ所に集め、検索ですぐに探すことができます。 タイマーを使って、作業時間をカウントダウンする 「やり始めれば集中できるんだけれど、なかなか手を付けられなくて……」ということはありませんか。手間のかかる業務や複雑な作業ほど、作業をやり始めるのに抵抗感を感じてしまいますよね。そんなときには、タイマーを活用してみましょう。 スマートフォンのタイマーアプリや、キッチンタイマーを使って時間を測り、「まずは 5 分間だけ」やるべきタスクに取り組んでみます。たったの 5 分で良いと思うと抵抗感が和らぎますし、5 分だけのつもりがやってみたらエンジンが掛かって、自然と集中モードに入ることができます。 チームで協力する 仕事をする以上、どんなに集中しようと思っても、誰かに話しかけられたり割り込みタスクが発生したりするもの。一人だけで対策を立てるには自ずと限界があります。コアな業務に集中し成果を上げるために、チームで取り組んでみることも大切です。 「集中タイム」であることを宣言する 「今は集中して作業に取り組みたい」ことを宣言しましょう。例えば、チームで共有しているカレンダーに予定として「集中タイム」と入れておく、チャットのステータスで「集中タイム」と表示する、デスクに「今は集中タイム中です(急ぎでなければメールでご連絡ください)」とカンバンを立てておくなど、周りに伝わるように準備しましょう。 「午前中は会議を入れない」「朝の2時間は、メンバー全員が集中タイムにして、話しかけない」など、チームで話し合ってルールを決めておいても良いでしょう。 イヤホンを付ける 受験勉強をしていたときに「イヤホンをすることで集中できた」という経験をお持ちの方もいるのではないでしょうか。一般的なオフィスワークだと仕事中にイヤホンをするというイメージが薄いかも知れませんが、エンジニアやデザイナー、翻訳者といった集中力を必要とするスタッフが多い企業では、イヤホンが普通に活用されている場面も多くあります。 電話や来客応対など、通常の業務に支障が出ないよう、例えば「集中タイムの 2

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運動会の思い出を記録する Evernote の活用法

前日は子どもたちを寝かしつけてからお弁当の仕込み。当日は早朝から場所取りに並び、本番では PTA や父母会でのお手伝いをしながら、我が子を応援しつつ、ベストなアングルを探して奮闘する… 運動会は、子どもにとっても大人にとっても、年に一度の大イベントです。毎日忙しいけれど、頑張る子どもたちのことは心から応援してあげたいですよね。今回は、そんな頑張る父親・母親の皆さんに、運動会での Evernote 活用法をご紹介します。 準備編 「運動会のお知らせ」のプリントを、ドキュメントカメラで保存 子どもたちが学校からお知らせのプリントを持ち帰ってきたら、 Evernote アプリの「ドキュメントカメラ」機能で保存しておきましょう。プリントが届いてから本番までは、まだ少し日があります。 Evernote に保存しておけば、お手元のスマートフォンでいつでも確認が可能。プリントをなくして慌てる心配もありません。 準備するものをチェックリストで管理 プリントに書いてある持ち物は、チェックリストにしておきましょう。 Evernote なら、ノートへ簡単にチェックボックスを追加して、持ち物リストを作ることができます。リストは父親・母親で共有しておけば、チェックを更新したら相手にも反映されるので便利です。 当日編 運動会のプログラムを保存しておき、いつでもスマートフォンから確認 運動会の当日は父親・母親も意外と忙しいもの。シートに座ってゆっくり見ているというよりも、手分けして別行動しているシーンも多いのではないでしょうか? 別行動していて困るのが「ウチの子、次に出るのはいつだっけ?」問題です。プログラムは各家庭に 1〜2 枚しか配布されないので、「プログラム確認しようと思ったら……あ、妻のリュックに入ってるんだった!」なんてことに。 そんなときは、予め Evernote のドキュメントカメラでプログラムを撮影しておきます。書類をキレイに読み取ってくれるので、手元のスマホでいつでも確認することができるようになります。紙の原本は、シートから見ているおじいちゃん・おばあちゃんに渡しておいてあげましょう。 頑張って準備したお弁当を、写真で撮って保存 子を持つ親にとっての、運動会の最も重いタスクが「お弁当づくり」です。当日の早朝、あるいは前日の夜から、苦労してご準備されている方も多いのでは。子どもたちにとって、校庭にシートを広げ家族と一緒に食べるお弁当は運動会の最大の楽しみですから、喜んで食べてもらいたいと思いますよね。メニュー決めは、毎年の悩みどころです。 「普段は好きでよく食べるのに、当日は汗をかくせいか塩気のあるものばかりが人気で、特定のおかずが残ってしまった」なんてことはないでしょうか。来年の運動会に備えて、お弁当も写真に撮って保存しておきましょう。 Evernote なら、写真と一緒にメモを残すことも簡単なので、どれが人気でどれが不人気だったか、友だち家族のお弁当で参考になったものはなかったか、記録しておくと来年の役に立ちます。 振り返り編 場所取りの情報をメモ 頑張ってきた子どもたちの晴れ姿を、一番いい形で思い出に残したい……父親・母親なら、誰しもがそう思うはず。実は、来年の運動会へ向けた戦いは、すでに始まっています。 ベストの場所を確保するには、何時から並べば良いか?お昼を食べる場所の日当たりはどうだったか?ゴールシーンを撮るのに良いアングルはどこか? 「うろ覚えで、なんとなく場所を取りに行ったら、出遅れていい場所が取れなかった」ということはないでしょうか。1 年前の記憶は、意外と忘れてしまうもの。今年に実際にやってみてどうだったか、来年の自分たちへメモを残しておきましょう。 カメラで撮った写真を保存 子どもたちの頑張る姿を収めた写真や動画。後から見返すのが、運動会の楽しみのひとつでもあります。でも、見返した後の保存はどうしているでしょうか。「本当は、プリントしたり編集したりして、キレイにアルバムでも作りたいけれど、なかなかそんな時間がない…という方も多いのでは。 そんなときにおすすめなのが、 Evernote で作る「簡易絵日記」です。 Evernote なら、スマートフォンでも PC でも、保存した写真を簡単に貼り付けて、一緒にメモを残しておくことができます。ハイライトになる写真を選んでコメントをつければ、わざわざプリントしなくても「クラウド絵日記」が簡単に作れます。 仲良しの親同士でシェア 仲の良い友だちの親同士で、子どもたちの写真をシェアすることも多いのではないでしょうか?「チャットアプリで送ると画質が荒くなるし、現像して渡すのは手間だし…」そんなときにも、 Evernote なら共有が簡単。ノートの URL を相手に送るだけで、ノートに保存した写真をそのまま共有することができます。 そうしてもらった写真は、自分たちで撮った写真と一緒に Evernote に保存しておきましょう。データではなく現像された写真をもらったときも、Evernote アプリのドキュメントカメラ機能で撮影すれば、スキャナがなくてもデータとして簡単に残しておくことができます。 大人になってみると、親にとっても運動会は意外と大変なんだな、と気が付きます。父親・母親の頑張りは、子どもたちの思い出づくりにきっと役に立っているはず。何年かたってノートを見返しながら、子どもたちと一緒に振り返ってみるのも楽しいかもしれません。ぜひ運動会でも Evernote をご活用ください。

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