Posts by 間島 ゆかり

Evernote Business を会社へ導入するためのヒント

Evernote Business を会社でも使いたい。自分一人だけではなく、チームとして運用したい。でも具体的にどうすれば良いのか…… 社長や役員みずからが Evernote ユーザで「会社で導入したい」という場合には話が早いのですが、現場からボトムアップで導入を進めるには、様々なプロセスが必要になるケースが多いと思います。 そこで今回は、私自身が前職で Evernote Business を導入した経験を踏まえて、社内で導入を進める際のヒントをお伝えします。 情シス部門/ IT 部門との関係を築く 普通に仕事をしていると「PC やネットワークのトラブルがあったときに声をかける」という関係性になってしまいがちですが、会社に新しいツールを導入しようとする際に、情シス部門/ IT 部門の協力は必要不可欠です。 お客さまとの関係もそうですが、相談ができる関係を作るためには、普段のコミュニケーションが欠かせません。 情シス部門/ IT 部門の役割を知る 会社のシステムを管理するうえでの最大のミッションは「システムが安定的に稼働すること」。例えば営業や企画部門だと、何か「新しいこと」が起こっている状況は良いことだという感覚がありますが、システムの運用上は「何も起こっていない状況」こそが最善。何も起きないように日々のチェックやメンテナンスを行い、会社のインフラを支えているのが情シス部門/ IT 部門なのです。 会社の温度感を知る 現代において IT はバックオフィスではなく、企業の成長をフロントで支える存在となりました。システムの保守・運用だけでなく、IT に求められる役割は多岐に渡り、より経営的・戦略的な提案が求められるようになりました。現場を安定稼働させつつ、新しいことを求められるのが、現代の情シス部門/ IT 部門です。 普通に仕事をしているとなかなか知る機会がありませんが、例えば「会社のルールとしてはクラウドを禁止しているけれど、実は上からクラウドを活用して経営を効率化させるような提案を求められている」といったような事情が、往々にしてあるもの。会社がどのような温度感を持っているか知っておくことは、ボトムアップで提案する際に大切なポイントです。 決裁の範囲を知る 導入プロセスにおいて、どこまでの決裁を得る必要があるのかを知ることは重要です。自分が所属するチームのリーダーが許可すれば良いのか、それとも、会社として社長の決裁が必要なのか。それによって、ひと口に導入と言っても複雑さがまったく違います。 Evernote Business は 1 ユーザあたり 1,100 円/月と手軽に始めることはできますが、それでも「導入プロセスにおいて何が必要なのか」という情報を、日々決裁に関わっている部門から得ておくことは大切です。 体制を整える 会社へ導入するためには、受け入れる体制を整えることが重要です。例えば、下記のような項目です。 データの範囲を明確にする 「営業に必要な情報のみをアップロードする」「お客さまからお預かりしたデータはアップロードしない」といったように、 Evernote Business で利用するデータの範囲を明確にしましょう。 使う範囲を明確にする ユーザーは「外勤の営業だけ」、端末は「会社支給の端末だけとし、私用の端末にはインストールしない」など、使う人や端末の範囲を明確にすることは、会社の規模が大きくなればなるほど、管理上大切なポイントになります。 リスクへの対応を明確にする 例えば、端末紛失時の対策として「データの遠隔消去」ができるソフトをインストールしておくなど、リスクへの対応を明確にしましょう。 会社へ入社するときに結んでいることも多いですが、そもそも会社と従業員が「機密保持契約」を結んでいるかも確認しておきましょう。すでに結んでいる場合には、 Evernote Business を使うメンバーで改めて読み合わせをしてみるなど、メンバーのリテラシーを高めることも大切です。 小さく始める 社内の検討プロセスに上げるとき、関わる人や影響を受ける業務の範囲が大きいほど、プロセスは複雑になり、検討に時間がかかります。ボトムアップで行う場合には「小さく始める」ことが有効かもしれません。具体的には、下記のような方法です。 用途をしぼる Evernote はいろいろな使い方ができますが、小さく始めるために最初は用途を限定するというのも、ひとつの方法です。 例えば「社内のすべての文書を電子化してペーパーレスにする」ではなく「名刺を管理する」といった形です。名刺はもともと「社外の人に渡すもの」であり、また最近ではスマートフォンのアプリで撮影してクラウド上で名刺を管理するサービスを使っている人も多いので、他の書類よりも「クラウド化する」敷居が低くできるかも知れません。 小さなムーブメントを起こす 会社全体、部門全体という大きな単位ではなく、例えば「営業部門の、国内営業部の、関東エリアチーム」といった小さなチーム単位で始めてみましょう。 自分が所属するチームであれば、サポートもしやすくなります。サポートのしやすさだけでなく「社内で使っている仲間を増やす」という点でも意味があります。 何かモノやサービスを売るときと同じで、導入を推進する本人が売り込むのではなく「Evernote 使ってみたけど、結構便利だよ」とクチコミで伝えてもらうことは、社内において大きな効果があります。 また、仲間を増やすために「同僚を Evernote のセミナーに連れて行く」というのも、一つの方法です。セミナーはリアルなイベントのほか、参加がしやすいオンライン形式のものもあります。

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災害に備える Evernote の活用法

もし、自分や家族の周りで災害が起こったら…地震大国である日本に住む私たちにとって、自然災害はとても身近なもの。普段から備えるために、必要な「モノ」だけでなく「情報」をまとめておくことも大切です。今回は、いざというときの「情報の備え」としての Evernote 活用法をご紹介します。 災害が発生したときへの備え 緊急連絡先 SNS での「ゆるいつながり」が当たり前になり、チャットアプリで手軽にコミュニケーションができる現代だからこそ、いざというときに「どの方法で、どこへ連絡したら良いのか?」を迷ってしまうかも知れません。緊急時の連絡先は、1 つのノートにまとめておくとスムーズです。 また、職場や学校から、緊急時の対応について指導があった場合は、その情報も一緒にメモしておくと良いでしょう。 身分を証明するもの 自分の身元を証明するものとして、免許証や保険証を写真で撮って保存しておきましょう。また、家族やペットの写真を保存しておけば、避難所へ別々に避難してきて家族を探すときなどにも役に立ちます。 生活の再建に向けての備え 二次持ち出しリスト 非常用の持ち出し袋を備えている方も多いと思いますが、市販されている持ち出し袋は、災害発生直後にすぐに持ち出すことを想定した「一次持ち出し用」になっています。 余震で建物が倒壊するといった二次災害の恐れから、すぐに自宅に戻って、元の生活をスタートするのは難しい場合もあります。そんな時のために、一時帰宅して、改めて持ち出すための「二次持ち出し用」リストをあらかじめ作成しておくことをおすすめします。 保険証券 生命保険や医療保険、火災保険や地震保険など、「どこの保険会社と、どのような契約しているか」を記録しておきます。 保険証券の原本がなくても、保険会社で契約内容の確認ができれば補償を受けることができます。(参考:https://allabout.co.jp/gm/gc/453540/) しかし証券がないと「自分は、どんな場合にどのような補償を受けられるのか?」「どこへ連絡し、どのような手順を踏めば良いのか?」が分からなくなってしまいます。 契約したときの担当者の名刺や、証券、契約時の書類データなどをまとめて保存しておくと、いざ補償を受けようというときに安心です。 仕事に関するもの いざというときにこそ、取引先やお客さまとの信頼関係が大切。緊急時にどの取引先へ連絡をすべきか、お客さまへの連絡はどのように行うのか、連絡先の管理はどのように行うのかなどをメモし、チームで共有しておくと、対応が遅れずに済みます。 災害時にはモバイルの電波が届かない・通じづらいという状況も考えらるので、インターネットに繋がっていなくてもノートを見ることができる「オフラインノートブック」を設定しておくと安心です。 普段使わない情報こそ、いざというときにすぐ引き出せるよう、準備しておくことが大切。防災の日に、ぜひ備えについて考えてみましょう。

メール業務を効率化する Evernote を使ったテンプレート仕事術

チャットや Web ミーティングなど、ビジネスにおけるコミュニケーション方法が多様化している現代ですが、今でも「メール」はビジネスに欠かすことができないツールです。 毎日、何十通ものメールを処理していると「もう少し、効率よくできないかな……」と思いますよね。 繰り返しやっている仕事はテンプレートを作るとスピードアップできますが、メールは意外と、同じもの・似たようなものを繰り返し送っていることが多いものです。今回は、ビジネスであると便利な「メールのテンプレート(定型文)」をご紹介します。 1. 取引先へ請求書を送るときのメール 請求書と言えば、必ず毎月処理しなければならないものの代表格。「送らなければならない日付」や「送り先の担当者」が決まっていることが多いので、注意事項として一緒にメモしておくと便利です。 このテンプレートをダウンロードする >> 2. イベントの確認のメール 「セミナーなどのイベントを定期的に行っている」というときは、申し込みの受付確認や、開催●日前のリマインドなどを定型文にして保存しておきましょう。日付や場所を空欄にしておけば、使い回すのも簡単です。 このテンプレートをダウンロードする >> 3. 自社へ来社する人へ送る案内のメール 郊外の工場や研究所の場合、「部署によって入場場所が分かれていたり、入館手続きが分かりづらくて、説明の PDF ファイルを送っている」ということも多いのでは。 Evernote なら、定型文と一緒に添付ファイルも保存しておくことができます。 また、スマートフォンで Google マップを確認して移動する方も多いと思いますので、 Google マップで自社の場所を示したリンクを記載しておくと、相手にとっても便利でしょう。 このテンプレートをダウンロードする >> 4. 営業訪問した後の御礼メール 商談の後には、すばやい対応で相手に良い印象を与えたいですよね。御礼メールのテンプレートを Evernote に保存しておけば、スマートフォンのメールアプリにコピー & ペーストして、商談後にすばやくメールを送ることができます。 このテンプレートをダウンロードする >> 応用編ですが、商談後に決まって送る資料がある場合は、資料をまとめたノートを 1 つ作っておくと便利。「公開リンク」というノート固有の URL を相手と共有することができるので、メールの添付ファイル容量を気にせずに、資料を送ることができます。 Evernote でメールテンプレートを管理するメリット 作ったメールテンプレートをノートブックにまとめて共有すれば、チームで共通のテンプレートを使うときに便利です。 テンプレートの更新も簡単。例えば「署名欄の部署名が変わった」というとき、誰かがテンプレートを更新すればデータは自動的に同期され、毎回変更する手間がかかりません。 また、PC・スマートフォン・タブレットなど、どのデバイスからでも同じデータを見ることができるので、会社のデスクトップから送るときも、移動中のスマホから送るときも、いつでも同じテンプレートを使うことができます。 Evernote でテンプレートを作るコツ Evernote の「表」の機能を使って、メールの宛先・題名・本文などの項目別に整理しておくと、見ためにも分かりやすくなります。 また、表にすることでテンプレートに書いておくべき項目が整理されるので、チームで共有するときに書き方が統一されて、使いやすくなります。 Evernote を使ったメールテンプレートの管理、ぜひお試しください。

Evernote で親子の「夏休みの学習帳」を作る

両親ともに共働きで、仕事に家事に大忙し。子どもの頃は毎年、あんなに楽しみだった夏休みなのに、親の立場になってみると「子どもがずっと休みだなんて……大変!」と、つい思ってしまったり。 でも本当は、子どもたちには夏休みを通じて成長していって欲しいし、できる限りその手助けはしてあげたいですよね。そこで今回は Evernote を夫婦でシェアして、子どもと一緒に作る「夏休み学習帳」の作り方をご紹介します。 準備 まずは、今年の夏休み用にノートブックを用意しましょう。「2018年 夏休み学習帳」という名前でノートブックを作ります。このノートブックに、夏休みの情報をすべて溜めていきましょう。 作ったノートブックは、夫婦で共有しておきます。夫婦それぞれのスマートフォンに Evernote のアプリをインストールしておけば、どちらか片方が追加した情報をお互いに見られるので、例えば、母親が受け取った学校のプリントを、父親も見られるようになります。 お知らせのプリント 学校や園からもらう「夏休みの過ごし方」や、学童のスケジュール表は、Evernote の「ドキュメントカメラ」でスキャンして保存しましょう。 書類に合わせて写真の枠が自動調整され、文字が読みやすいように背景を処理してくれるので、家でもスマホ 1 台で簡単に、書類をスキャンすることができます。 こうしたプリントには休みに関する情報が詰まっているのですが、例えば「あれ?夏休みだけ送迎バスの時間が 5 分違うって、こんな所に書いてある!」といったように、意外な所に大切な情報が載っていることがあります。 Evernote に保存しておけば、いつでもスマホから確認が可能です。夫婦で同じデータを見ることができるので、交代で送り迎えをしている場合に便利。 「夏休み中の学童の持ちものは Evernote に入ってるプリントに書かれているから、帰りに会社近くのお店で買ってきてくれる?」なんてことも簡単です。 申請書や申込書 学童や夏期保育、あるいは習い事など、ふだんと違うスケジュールで利用する場合に、申請書を出さなければならないことも多いですよね。これが意外に難しくて、気が付いたら期限ギリギリ、なんてことに……。 「夏休みの学童の申請書、去年も書いたはずだけど、どうだったっけ?」というときに、去年の記録が残っていれば、それを真似して簡単に作ることができます。申請書を書いたら、提出前に Evernote のドキュメントカメラで撮影して保存しておきましょう。 夏休みに限らず、「1 年に一度しかやらないけど、毎年必ずやっていること」の記録を残しておくと、自分だけのマニュアルになって毎年参考にできるので、とてもおすすめです。 自由研究 夏休み最大の難関と言えば、自由研究ではないでしょうか。確かに「何でも好きに研究していいよ」と言われても、漠然とし過ぎいていて大人だって悩んでしまいますよね。でも、あまり手助けしてしまうと、子どもが自分で考える力を養えなさそう…… そんなときは、大人は「考え方の枠組み」をサポートしてあげると良いかも知れません。まず、親子で 30 分くらい時間を作って、自由研究の「目的・仮説・検証方法」を、 Evernote へ書き出します。 ・ふだん、生活をしていて何か「なぞ」に思ったことはないか? (研究のお題=目的) ・なぜ、そのような「なぞ」なことが起こると思うか? (自分なりの考え=仮説) ・では、その「自分なりの考え」が正しいかどうか、どうやって調べるか?(調べ方=検証方法) 「なぞ」は、一つでなく、複数出しても良いでしょう。ポイントは、大人にとってはその場で答えが出せるような簡単な「なぞ」であったとしても、途中でクチを挟まないことです。 親としてはつい「夏休みの自由研究なんだから、もっとこう科学的な、壮大なテーマをもって欲しい」と思ってしまうのですが、そこはグッと抑えて、子どもたちが自分の頭で考えることをサポートしてあげましょう。 親の出番は、子どもたちの「なぞ」を、具体的なアクションへと繋げてあげる部分です。アクション=調べ方については、まだ社会を知らない子どもたちの知恵では限りがあります。 ・図書館に、いい本がないか蔵書を調べる ・どこかに、関連する展示をしている博物館がないか調べる ・家で簡単にできる実験がないか調べる 「こんな調べ方もあるよ」と大人が提案してあげて、子どもたちが行動を起こせるようにサポートしましょう。 図書館で参考文献を借りてきたら、後でまとめるのに参考になりそうな箇所をコピーしておくか、Evernote のノートに書き出しておきます。 実際に実験している様子も、スマホのカメラで撮っておくとあとで思い出になります。 Evernote は通常の写真も貼り付けることができるので、夫婦どちらのスマホで撮っても記録しておくことができます。 最後に画用紙や模造紙へまとめる際には、 Evernote の記録を見ながら、子どもたちに清書をしてもらいます。Evernote に保存した写真を印刷して貼り付けたり、あるいは写真を見ながら手書きでイラストを描いたりするのも良いでしょう。 夏休みが終わるころには「2018年 夏休み学習帳」のノートブックにはいろいろなデータが溜まっていると思います。便利になるように、と保存したデータですが、後から振り返ったときには、子どもたちの成長を感じることができる「記録」になります。 夏休みは毎年やってきますが、今年の夏休みは、「一生に一度の夏休み」です。ぜひ、親子ですてきな「思い出の記録」を作ってみてください。

テレワークでもしっかり結果を残す – Evernote 営業担当の働き方

2020 年の東京オリンピック・パラリンピック開催まであと約 2 年。開催期間に予想される交通機関の混雑緩和を目的に、昨年、開会式にあたる 7 月 24 日を「テレワーク・デー」とすることが発表されました。 今年は、7 月 24 日 + 1 日の計 2 日間以上にわたってテレワークを行う「テレワーク・デイズ」の実施が決定。Evernote Japan も昨年に引き続き、テレワークの「実施団体」としてこの取り組みに参加します。 昨年は、Evernote Japan で普段から実施しているテレワーク、リモートワークの基本的なポイントをご紹介しました。今年は、「営業」にフォーカスを当て、Evernote Business の営業担当・増田良平のある一日の働き方(*)をご紹介したいと思います。 * これは、もっとも意識が高い一日をご紹介したものです。日によって、若干の差があります。 6 : 00 起床 お気に入りの J-WAVE TOKYO MORNING RADIO を聴きながら、近所の公園を軽くランニング。Garmin のアクティブトラッカーとアプリを利用して、その日の走行距離を記録するようにしています。ランニング後に余裕があれば、ジムに行って筋トレをすることもありますね。運動の後はシャワーを浴び、体重を測ってアプリに残すのが日課です。 7 : 00 朝食 帰宅する頃には、徐々に家族が起きてくるので、一緒に朝食をとります。仕事柄、出張で家にいないことも多いので、こうして家族と過ごす時間を大切にしています。 8 : 00 ウェブ会議 Evernote 本社があるのはアメリカ西海岸なので、日本時間の朝早くに、本社の営業チームとのウェブ会議が入ることもよくあります。 ウェブ会議には Zoom ミーティングを使用します。事前に Evernote Business で共有しておいたアジェンダに、話したこと、決まったことなどをその場で書き込んでしまいます。 9 : 00 パートナーとウェブ会議 Evernote Business の販売を行うパートナー各社とは、日ごろから共有ノートブックを通じて様々な情報を共有しているのですが、時にはウェブ・電話会議をすることも。 今日は、この後の商談についての最終の擦り合わせと、今後の新規顧客開拓のための打ち合わせ。パートナーもテレワークを実践しているため、同じく Zoom ミーティングと Evernote Business を使って会議を行います。議事録を作るときは、一番上に ToDo を記録するようにしています。 9 : 30 移動 普段、自宅から最寄り駅まではバスを利用しています。バスの中では立っていることも多いので、スマートフォン向けの日経電子版アプリで今日のニュースをチェックして、気になるものは Evernote

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Evernote for Windows の便利な機能

パソコンからでもスマホからでも、デバイスを問わず必要な情報にいつでもアクセスし、作業ができるのが Evernote 。今回は、特にお仕事で Evernote を使っている方からのご要望が多かった、 Evernote for Windows の便利な機能をご紹介します。 サイドバーを活用する Evernote を立ち上げると、画面の左側にはショートカットやノートブック、タグといったメニューが並んでいます。この「左サイドバー」には、蓄積したアイデアを素早く引き出し、スムーズに作業を行なうための機能が備えられています。 マウスカーソルを合わせて、新規作成や検索を簡単に 「ノートブック」の上にマウスカーソルを持っていくと、虫眼鏡や「+」マークのアイコンが浮かび上がります。既存のノートブックを検索したり、新しいノートブックを作成したりといった操作を、スピーディーに行うことができます。 色を変えて目立たせる ノートブックの中にも、毎日決まって使うものや、進行中のプロジェクトのものなど、様々な重要度のものがあると思います。ノートブックやタグの名前は好きな色に変えることができるので、重要度の高いものは目立つ色にしたり、ジャンル毎に色分けしたりすることで、より素早く情報にアクセスすることができます。 設定を変えたいノートブックやタグを右クリックして、メニューから「スタイル (T)」を選びます。色を変える他にも、太字にする、下線を引くといったことも可能です。 また、別のユーザから共有されたノートブックは自動的に色が付くので、誰の所有なのか見分けるのに役立ちます。 画面を大きく使いたいときにはアイコン表示だけにできる 集中して作業を進めたいときには、 Evernote の作業スペースを最大限に広げましょう。キーボードの F10 ボタンを押すと、左サイドバーをたたんで、アイコンだけのミニマルな表示にすることができます。この状態からも、アイコンをクリックすれば各メニューを表示することができます。 キーボードショートカットを活用する マウスを使わず、キーボードの操作だけで各種機能を使えるキーボードショートカット。 Word や Excel などで使っている方も多いのではないでしょうか。 Evernote にも様々なキーボードショートカットが用意されていますが、特におすすめなのは以下の 2 つです。 Ctrl + Q で「クイック検索」 クイック検索を使うと、いつでも検索窓を呼び出し、すぐに検索を始めることができます。クイック検索ではノートだけでなく、ノートブックやタグを、名前で検索することも可能。キーワードを打ち込むと、そのキーワードを含むノートブックとタグが候補として一覧表示されます。 一覧をマウスで選択すると、そのノートブックやタグを表示。選択せず Enter キーを押すと、通常と同じくノートを検索できます。ノート・ノートブック・タグという「Evernote の全体」をいつでも検索できるのが便利です。 Ctrl + Shift + V で、装飾されていないテキストとして貼り付ける 例えば業務マニュアルや議事録など、誰かと共有するノートを作るときには、書式は整えておきたいもの。通常の貼り付け(ペースト)のキーボードショートカットは Ctrl + V ですが、ここに Shift キーを追加するだけで「書式の情報を除いた、装飾されていないテキスト」として、貼り付けることができます。 連携アプリや機能を活用する fastnote と連携すれば、すばやく新規ノートの作成が可能 なにか別の作業をしているときにも Evernote にサッとメモを取れたら……そんなときに便利なのが「Fastnote」という連携アプリです。 起動するとメモ帳のようなウィンドウがひとつだけ表れ、テキストが打てるというとてもシンプルなアプリなので、思い付いたアイデアをすぐに書き留めることができます。 Windows のフォルダと連携して、自動的にファイルを アップロードする「インポートフォルダ」機能 例えば、Word で作成した業務日報を毎日 Evernote

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公開リンクの使い方

Evernote は、相手が Evernote ユーザでなくてもノートの共有ができるのをご存じでしたか?例えば、レポートや原稿、オリジナルのレシピ、打ち合わせの議事録、イベントの概要など、「まとめたものを見てもらいたい」という時に便利です。 共有の方法はシンプルで、ノートに固有の「公開リンク (URL)」をコピーして、見て欲しい相手に教えるだけ。そのリンクを知っている人なら、誰でも閲覧 (*) をすることができます。 * 共有したノートを相手が編集するには、相手も Evernote アカウントを有している必要があります。 今回は、各クライアントごとの公開リンクの取得方法をご紹介します。 Web 版の場合 1. ノート右上の「共有」ボタンの下向きの矢印をクリックします。そこから外部アプリに直接送るか、「リンク」を選択します。 2.「リンク」を選ぶとこのような画面が出るので、表示されたリンクをコピーして、お好きなところに貼り付けてください。 Windows 版の場合 ノートを開き、共有ボタンの下向きの矢印をクリックします。「共有 URL をコピー」を選ぶとリンクがコピーされるので、お好きなところに貼り付けてください。 Mac 版の場合 ノートリストで共有したいノートの上で右クリックをし、メニューを開きます。「共有用リンクをコピー」を選ぶとリンクがコピーされるので、お好きなところに貼り付けてください。 Android 版の場合 1. ノート右上の「共有」アイコンをタップします。 2. 別の方法で共有するオプションが表示されるので、タップします。すると、共有リンクが有効になり、共有リンクをどのように使うか選ぶ画面が表示されます。 3. そのまま外部アプリなどに送ることもできますし、「クリップボードにコピー」を選ぶと、お好きなところに貼り付けができます。 iPhone・iPad 版の場合 1. ノート上段の「共有」アイコンをタップします。 2. 別の方法で共有するオプションが表示されるので、タップします。すると、共有リンクが有効になり、共有リンクをどのように使うか選ぶ画面が表示されます。 3. そのまま外部アプリなどに送ることもできますし、「リンクをコピー」を選ぶと、お好きなところに貼り付けができます。

出張準備を楽にする 3 つの Evernote 活用法

1 泊 2 日の出張準備でも、打ち合わせの資料準備、交通ルートの下調べ、飛行機などのチケットの発券、持ち物準備とそれなりの時間が必要なもの。ましてや、期間が長かったり、行き先が海外だったりすると、相当の労力がかかりますよね。 でも、本来時間を割くべきなのは、出張の目的(自社の製品を検討の土台に乗せてもらう、セミナーを成功させるなど)の達成に直結するところ。 そこで今回は、出張準備を楽にする 3 つの Evernote 活用法をご紹介します!準備に役立つ「出張の持ち物テンプレート」もご用意しましたので、ぜひご活用ください。 交通機関やホテルの予約情報を保存 新幹線や飛行機の予約は、ネットで済ませるという方も多いと思います。新幹線の場合は予約番号とパスワードがあれば発券可能ですし、飛行機の場合は e チケットがあれば発券の手間がなく、そのまま搭乗することができますよね。 そうした予約情報はメールで受け取ることになりますが、出張当日にメールボックスの中を慌てて探すということは防ぎたいもの。メールを受け取ったら、メール転送(Evernote プレミアムの機能)か Web クリッパーを使って、Evernote に保存しておきましょう。 この方法は、ホテルを予約した時にも活用できます。おすすめなのは、ホテル情報の「設備」や「アメニティ(備品)」の部分も一緒に保存しておくこと。私はいつも持ち物リストを作る時に参照しています。特に海外出張の場合、「忘れたらコンビニで買う」というのが難しいので、必ずチェックしておきましょう! カレンダーと関連情報を紐づける 仕事の予定管理には、デジタルのカレンダーを使っているという方が多いと思います。でも、カレンダーに書ける情報は限られていますし、出張に必要な情報は「プレゼンテーション資料」や「訪問先の名刺」「打ち合わせのアジェンダ」など多岐に渡るかと思います。 そこで、必要な情報は 1 つのノートにまとめておき、カレンダーに紐づけておきましょう。やり方はとても簡単。情報をまとめたノートの共有用リンクを、カレンダーの備考欄に張るだけです。 持ち物テンプレートを活用 出張の持ち物はあまり変わらないことが多いので、毎回持ち物リストを作るのは非効率ですよね。そこで、持ち物リストのテンプレートを使い、必要に応じて追加・削除するという方法がおすすめです。 そこで今回は、年間約 100 回の国内出張をしている Evernote の出張マスター・増田良平と、1 年中、国内外を飛び回っている Evernote 日本法人代表の積田英明の意見を参考に作成した、出張の持ち物テンプレートをお届けします! 1 つのノート内に、男女別の持ち物リストが入っているので、適宜加工してお使いください。 >>> 国内出張の持ち物テンプレートはこちら >>> 海外出張の持ち物テンプレートはこちら ダウンロード方法: 1. 上記いずれかのリンクをクリックすると、ノートが Web ブラウザで開きます。 2. 「Evernote に保存」を選択します。 3. Evernote ログイン画面が表示されるので、ログインして保存先ノートブックを選択してください。 【ヒント】 スマートフォンで表を閲覧する場合、横向きに持ち替えて画面を回転させると見やすくなります。 デスクトップ環境 (Evernote for Mac/Windows) で使うと、表の作成・編集、色やフォントサイズの変更などの操作も可能になります。 表の作成・編集方法につきましてはこちらのヘルプ記事をご参照ください。 いかがでしたか?Evernote にこれらの情報を保存しておくと、「あの情報どこ行ったっけ?」と探し回る必要がないですし、お手持ちのスマートフォンでサッと確認することもできます。出張準備をスマートにする活用法、ぜひ参考にしてみてください!

旅がおすすめな 3 つの理由

明日 5 月 16 日(水)は「旅の日」。1689 年の同日に松尾芭蕉が奥の細道の旅に出発したことにちなみ、1988 年に日本旅のペンクラブによって制定された記念日だそうです。 みなさんが最後に旅行をしたのはいつですか?休日は家にいることが多いというインドア派の方にも、旅はおすすめしたいもの。そこで今回は、旅に出た方が良い 3 つの理由と、旅行でおすすめの Evernote 活用法をご紹介します! 旅に出た方が良い 3 つの理由 1. リフレッシュできる 「小さなことにイライラしてしまう」「何をしてもワクワクしなくなった」と、後ろ向きな気持ちになってしまうことは誰にでもあるもの。そんな時こそ旅行に出かけて、頭と体をリフレッシュさせましょう。 リフレッシュを目的にするなら、自然に囲まれた場所がおすすめ。一泊でも日帰りでも、日常とは違う景色の中に身を置くことがポイントです。感情がリセットされ、新たな気持ちで日々を過ごすことができるでしょう。 2. 問題解決能力がつく 旅をすると、多くの予期せぬ出来事に遭遇します。たとえば、時間になってもバスが来ない、ホテルがオーバーブッキングだった、行きたいお店が閉まっていた、言葉が通じない、パスポートを無くしたなど。 旅先によっては、ネットが不安定ですぐにスマホで調べることができない場合もありますよね。そこで大事なのが、状況を俯瞰した上で、どう対処すべきか?を自ら考えて行動に移すこと。旅で培った問題解決能力は、日常生活でも大いに役立つはずです。 3. 視野が広がる 慣れ親しんだ空間というのは心地が良いものですが、そこから外に出てみることで視野を広げることができます。海外旅行であれば、その国ならではの文化や慣習を知ったり現地の人と触れ合ったりする中で、様々な気づきが得られると思います。 海外はハードルが高い!という方には国内旅行もおすすめ。たとえば、ローカル線でひとり旅をしてみたり、地方の島や農村にホームステイしてみたりすると、新たな発見があることでしょう。 ここまで読んで、「旅行してみようかな」という気持ちになりましたか?旅行に行くことが決まったら、ぜひ次の項目も参考にしてみてください! 旅行におすすめの Evernote 活用法 1. 旅程表をつくる 楽しい旅行の計画は、旅程表にまとめましょう。Evernote の表を使えば画像も一緒に保存しておけますし、急に予定が変わってもスマホからすぐに編集できます。 表の使い方はこちら 2. 必要な情報をまとめる 飛行機や新幹線の予約メール、宿泊施設の予約確認画面、行きたいお店の Web ページ、各種パンフレット、周辺の地図、緊急連絡先など、旅行に必要な情報はまとめて一つのノートブックに保存しておきましょう。 おすすめなのは、行き先ごとに一つのノートブックを作ること。家族や友だちと一緒に行く場合は、このノートブックごと共有(リンク)しておくと、情報共有が簡単にできます。 メールの保存方法はこちら Web ページの保存方法はこちら ドキュメントスキャンの使い方はこちら 3. オフラインノートブックを活用する 旅先では、常にインターネットがあるとは限りません。Evernote のオフラインノートブックを事前に設定しておけば、ネット環境がなくてもスマホからノートの閲覧と編集が可能。いざというとき安心です。 オフラインノートブックの設定方法はこちら (Evernote プレミアムの機能) 4. 日記をつける 旅先で感じたこと、気づいたことなどは、記憶が新しいうちにメモしておきましょう。そのとき、テキストと一緒に関連する写真も保存しておくことをお忘れなく。あとで見返したときに記憶が蘇りやすく、見返すこと自体が楽しくなります。

球春到来!野球観戦を楽しむためのテンプレート

先日プロ野球が開幕を迎え、いよいよ本格的に野球のシーズンがやってきました。以前このブログでも書いたことがあるのですが、私は野球観戦が大好きで、昨年は週 1 回は球場に足を運んでいました。 そんな野球観戦の思い出も、どこかに記録しておかないと時間の経過とともに薄れていってしまうもの。普段から野球に関する情報はすべて Evernote に記録している私。せっかくなので、野球観戦の記録も Evernote にしたら良いのではないか?と思い、今回「野球観戦テンプレート」を作ってみました。 野球ファンにおすすめの Evernote 活用法も合わせてご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください! チケットの支払いにリマインダーを設定する 野球のチケットは、球団の公式オンラインショップやチケットショップなどで買うという方が多いと思います。オンラインで購入すると、コンビニでの支払い・受け取りが必要になるケースがまだまだ多いですが、忙しいと支払い期限をついつい忘れてしまいがち。 そこでおすすめなのが、リマインダー機能。まず、チケットの申し込み完了メールを Evernote に転送するか Web クリッパーで保存します。そのメールにリマインダーを設定しておくことで、支払い忘れを防ぐことができます。 好きなチームや選手の情報をまとめる 好きなチームのイベント情報、ダイジェスト動画などへのリンク、試合結果や選手に関する記事などはどうやって管理していますか?ウェブページ、リンク、紙と形式がバラバラな情報は、Evernote のノートブックにまとめておくのがおすすめ。 お手持ちの iPhone・Android 端末でいつでもどこでも閲覧・編集ができますし、必要に応じて家族や友人にノートを共有することも可能です。 なお、紙をスキャンする方法はこちらをご覧ください。 テンプレートを使って観戦記録をつける せっかく野球観戦に行くなら、しっかり記録を残しておきたいもの。その日のスタメンや試合結果のほか、チケットの半券、写真なども一緒に保存しておくことで、思い出がよみがえりやすくなります。ぜひこの野球観戦テンプレートをダウンロードして、使ってみてください。 ダウンロード方法: 1. 上記画像またはこちらをクリック・タップすると、ノートが Web ブラウザで開きます。 2. 「Evernote に保存」を選択します。 3. Evernote ログイン画面が表示されるので、ログインして保存先ノートブックを選択してください。 【ヒント】 スマートフォンで表を閲覧する場合、横向きに持ち替えて画面を回転させると見やすくなります。 デスクトップ環境 (Evernote for Mac/Windows) で使うと、表の作成・編集、色やフォントサイズの変更などの操作も可能になります。 本テンプレートは、観戦のたびに複製してお使いください。Mac/Windows の場合はノートリスト上で cmd+クリック/右クリックメニュー、iOS/Android の場合はオプション(点線)メニューから「複製」を選択してください。 表の作成・編集方法につきましてはこちらのヘルプ記事をご参照ください。 いかがでしたか?今回ご紹介したテンプレートは、プロ野球を愛する方々だけでなく、お子さんが野球チームに所属している、あるいは学校で野球部に入っている(あるいは指導している)という方にもおすすめです。Evernote を活用して、ぜひ楽しい野球シーズンを過ごしましょう!