Posts by 間島 ゆかり

モチベーションを高める 7つの方法

ビジネスパーソンにとって「モチベーション」は、仕事の生産性や満足度を左右するもの。一般にモチベーションとは、「物事を行うための動機や意欲になるもの」を示す言葉ですが、モチベーションを維持・向上するには、外的要因と内的要因の 2 種類が必要だと言われています。 外的要因には、給料やボーナス、表彰、人間関係、企業理念などがある一方、内的要因には、仕事のやりがいや達成感、成長している実感、楽しさといったものが含まれるそうです。どちらも大切なものではありますが、インセンティブや会社の方針などはすぐに変えることが難しいもの。 そこで今回は、内発的な動機付けによって、モチベーションを向上させるための 7 つの方法をご紹介します。 1. 嫌なことを書き出す モチベーションが低くなってしまう要因の一つは、心の中にネガティブな感情が溜まっているから。そんな時は、どんなことがストレスなのか?何に不安を感じているか?などを考え、ノートに書き出してみましょう。次に、なぜ?を繰り返して、自問自答を続けていきます。 たとえば、「転職したい」→「仕事が単調で面白くない」→「データ集計だけでなく分析もしてみたい」→「データ分析の方法を本を読んでみよう」というように、悩んでいることへの解決策やヒントが見つかるかもしれません。また、書き出すこと=心のモヤモヤを吐き出すことなので、書いたあとには心が軽くなることも期待ができます。 2. タスクを細分化する 人は、未知のものや予測できないものに対して不安を抱きがちです。大きなプロジェクトのリーダーになったり、初めての仕事を任されたりすると、「自分にできるだろうか?」と不安になってしまうという方も多いと思います。 そんなときは、タスクをできるだけ細分化して、一つ一つに期限を設けましょう。たとえば、「新規顧客への提案書を作成する」という大きなタスクは、「顧客について調べる」「顧客にヒアリングを行う」「過去の提案書を参照する」「上司にレビューしてもらう」などより細かいタスクに分けられます。 細分化することで自分がすべきことの見通しが立ち、「これならできそうだ」と思えるでしょう。また、一つタスクが完了したら、チェックリストなどでチェックすることも忘れずに。進捗を見える化することで、「計画通りに進んでいる」という安心感が生まれます。 3. 心に響く言葉を読み返す 著名人やスポーツ選手のインタビュー記事に元気付けられた、お客様からメールや手紙で感謝の言葉をもらった、雑誌やネットでハッとする言葉に出会った…こうした経験はよくあるのではないでしょうか?名言や格言だけでなく、人から言われて嬉しかった言葉なども、普段からメモしておくのがおすすめです。 メモするものは手帳でも Evernote でも良いのですが、自分が必ず持ち歩くものに書くのがポイント。仕事でミスしてしまったり、上司に怒られたりした時に見返すと、「もうちょっと頑張ってみよう」とやる気が湧いてくるはずです。 4. 心地よい仕事環境を作る 仕事へのやる気というのは、環境を少し変えるだけで湧いてくることがあります。机が散らかっているなと思ったら片付けてみる。逆に殺風景だなと感じていたら、好きな写真やグッズを飾ってみる。 また、お気に入りのカフェやコワーキングスペースなど、いつもとは違う場所で仕事をしたり、フリーアドレスの会社であれば座席を変えてみるのも良いでしょう。 ちなみに Evernote では、時々チーム全員で貸し会議室などに出かけてミーティングをすることがあります。環境を変えることで脳がリフレッシュして、新しいアイデアが浮かびやすくなるのでおすすめです。 5. 「成長している」という実感を持つ 「この仕事に何の意味があるんだろう」と悩んでしまう時期は誰しもあるもの。特に、大きなプロジェクトの中の小さな作業だけを任されている場合などは、その作業へのやりがいを感じにくいと思います。 そんな時は、プロジェクトリーダーや上司・先輩に、自分の仕事がプロジェクト全体にどう役立つのかを聞いてみましょう。全体を知ることで、「この作業がちゃんとできたら、来年はあの作業を任せてもらえるかもしれない」と未来への意欲が湧いてくるかもしれません。 さらに、「成長している」という実感を持つため、定期的にキャリアの棚卸しをすることもおすすめ。「一人で商談に行ける」「請求書の作成ができる」など細かいことでも記録しておくと、見返したときに少しでも成長している実感が得られるはずです。 6. 適度にリフレッシュする 毎日休みなく働いていると、体も頭も疲れ切ってしまって、やる気を出すのが難しくなってしまいます。「ちょっと疲れてるかも」と思ったら、適度にリフレッシュするのが大切。仕事中であれば、軽くストレッチしてみたり、外の空気を吸ったり、甘いものを食べて脳にエネルギーを送ったりするのも良いでしょう。 休日や有給などをうまく使って、定期的に旅行に行くのも良いと思います。なかなか休みが取れない!という方は、休暇の事前ブロックがおすすめ。「この日は休みます!」と周りにも宣言することで突発的な予定が入るのを防ぎ、仕事もそれに向けて効率的に進めることができます。 7. とにかくやってみる ここまで書いたことと少し矛盾するかもしれませんが、どうしてもモチベーションが上がらないけど期限が決まっているという場合は、「とにかく始めてみる」というのも一つの手です。 たとえば、「部屋が散らかってるから、まずは机の上を片付けよう」と作業を始めたら、いつの間にか床の掃除や、不要なものの整理など、本格的に掃除をやっていたという経験はありませんか? 仕事でも同じように、「まずは 5 分だけやってみよう」と作業に着手します。すると、だんだんとやる気が生まれ、「やっぱりここまでやってしまおう」という気持ちになってきます。 いかがでしたか?今回ご紹介した 7 つの方法は、今日からでも実践できるものです。ぜひ気になるものを試して、自分に合う方法を見つけてみてください!

Evernote を整理する

Evernote はテキストだけでなく、写真などの画像内の文字、PDF などのファイルの中身(プレミアムのみ)まで検索できるため、細かく整理しなくてもすぐに情報が見つかるのが特長です。 ただ、人によっては「それでも細かく整理したい」という方もいるでしょうし、「不要な情報は定期的に削除したい」という方もいると思います。私自身、個人のノートの数は 2,500 とそこまで多くはありませんが、年末に 1 年の振り返りの意味も含めて Evernote を整理してみました。 そこで今回は、実際に行ったノート整理の方法をいくつかご紹介したいと思います。 「無題」または「重複」ノートを削除 「あとで入力しようと思って、空のままノートを放置していた」ということは意外とよくあるもの。そんな時は、自分の Evernote アカウントで「無題」(または「untitled」)と検索してみてください。 また、「全く同じ内容のノートが二つあった」ということもあると思います。タイトルが重複しているノートを見つけるには、以下の手順に従ってください。 Mac の場合: ノートの表示オプションで [並べ替え] → [題名] Windows の場合: ノートの表示オプションで [ノートの並べ替え] → [タイトル] タイトルが重複しているノートが見つかったら、ノートの中身をチェック。全く同じ内容だったら、どちらか一方を削除すると良いと思います。 ノートブックを整理する 私が Evernote を使い始めの頃は、すべての情報を「決まった箱」に収めたくて、ノートブックを細かく分けていました。でも実際に見てみると、数えるほどしかノートが入っていない(つまり有効活用できていない)ノートブックが複数あるのが分かりました。 また、ノートブックがたくさんあると「この情報はどこに入れるべき?」と悩む原因にもなり、結果的に無駄な時間を生むことになってしまいます。そこで、ノートブック自体を整理することにしました。 たとえば、「読み終えた記事」というノートブック。これは文字通り、一度 Web クリップして読み終えた記事を入れておくためのものでしたが、ノートは 18 個しか入っていません。次に「日常に役立つこと」と「仕事に役立つこと」というノートブック。どちらもノート数はそれなりにあるのですが、「この情報はどっちに入れるべき?」と悩む原因になっていました。 そこで今回、「参考になった記事」というノートブックを新たに作成。上述の 3 つのノートブックから残したいノートだけを移動しました。これで、3 つあったノートブックが 1 つになって、新たに情報を保存する際も迷うことがなくなります。 ときめかない情報は消す 片付けコンサルタントの近藤麻理恵さんが発案した、大人気の「こんまりメソッド」。片付けをするときに、そのカテゴリのものを全部出して、その中から「ときめき」を感じるものだけを選ぶという手法です。これを Evernote のノート整理にも応用してみます。 私は野球観戦が趣味なので、「野球」というノートブックを作って、好きなチームや選手の記事、パンフレット、チケット、イベント情報などをすべて保存しています。中でも多いのが Web クリップした記事。2017 年だけで 300 件近く保存したので、来年、再来年と続いていくことを考えると、一度見直した方が良いと思いました。そこで「こんまりメソッド」の出番です。 検索対象を「野球」ノートブックにして、検索ボックスに「source:web.clip」と入力します。 すると、「野球」ノートブックの中の Web クリッパーで作成されたノートのみが表示されます。あとは出てきたノートをひたすら見て、今後も残したいか、情報が古すぎないかなどを判断し、該当しないものは削除していきます。結構時間がかかりましたが、この作業で 211 件まで減りました。 この方法は、趣味のものに限らず「あとで読む」あるいは「業界研究」「参考情報」など Web クリップをたくさん保存しているノートブックを整理するときにも役立つと思います。 その他の整理のコツ 上記のほか、「ゴミ箱」内ノートの削除と、使わなくなったタグの削除も行いました。 「ゴミ箱」内ノートの削除 実は Evernote のノートは、ノートブックから削除すると、一旦「ゴミ箱」ノートブックに入ります。この「ゴミ箱」内のノートを消すことで、アカウントから完全に削除することができる仕組みになっています。ただし、「ゴミ箱」から削除してしまった情報は、サポートにご連絡いただいても復元できませんので、ご注意ください。

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iPad で Evernote を使う

カフェや学校、客先、社外セミナーなどの外出先には、パソコンよりも手軽なタブレットを持っていくという方も多いと思います。中でも人気なのは iPad。そこで今回は、多くのリクエストにお応えして「iPad 版 Evernote の基本の使い方」をご紹介したいと思います。 基本メニュー iPad 版 Evernote を起動してすぐに表示されるのが、ノートリストとタブバーです。タブバーには、ノート、検索、新規ノート、ショートカット、アカウントの 5 つのメニューがあり、ノートの検索・作成を素早く行うことができます。 また、新規ノート(「+」ボタン)を長押しすると「X」ボタンに変わり、次のようなオプションが表示されます。記録用に音声を録音したい時は「音声」、紙の書類や名刺を取り込みたい時は「カメラ」など、必要なアクションをすぐに行うことができます。 ノートリストの表示形式を変更したい時は、ノートリスト右上にある「…」をタップしてください。ノートのサムネイル画像の大きさの変更のほか、ノートを更新日、作成日、タイトルの順で並び変えることができます。 メモを取る iPad でメモを取る場合は、Bluetooth キーボードを使うのがおすすめです。新規ノートを作成したら、タイトル、ノート本文を入力します。タイトルは、あとで見つけやすいように具体的な方が良いでしょう。 フォントのスタイル、色、サイズの変更や、箇条書き、チェックリストの作成などは、ツールバーから行うことができます。また、ツールバーの右にある「+」をタップすると、次のような「その他のオプション」が開きます。写真の撮影・追加や、音声の録音、手書き入力、PDF などファイルの追加が行えます。 また、Evernote for iPhone・iPad の最新版(v8.8)で、書式の自動設定オプションが利用可能になりました。キーボード操作のみで、チェックボックスの作成やコードブロック、表の作成などが行えます。「アカウント」>「設定」>「ノート」から設定できますのでお試しください。 また Evernote は、テキストだけでなく、写真や音声、ファイルなどもまとめて保存が可能です。 例えば、Evernote のユーザのみなさんはこのような使い方をしています。 セミナーや勉強会に参加したら、スライドを撮影し、メモと一緒に保存しておく。 * この場合、撮影が可能なセミナーかどうかを事前に確認することを忘れずに。 製造・建築などの現場で写真を撮影。細かい指示を写真に描き込み、同僚に共有する。 営業に必要なカタログなどの資料をまとめておき、客先で iPad を使って見せる。 大学の授業に必要な資料やレポートをすべて保存し、学習ツールとして使う。 Split View を活用する iPad で最も便利な機能は「Split View(スプリットビュー)」だという方も多いのではないでしょうか。画面上に 2 つのアプリを表示させて操作することが可能になる機能で、このような手順で使うことができます。 たとえば、Evernote とカメラロールを Split View で表示してみます。このようにカメラロールの画像を Evernote にドラッグ&ドロップするだけで、新規ノートとして保存されます。 また、画像を既存ノートにドラッグすれば、コンテンツを追加することもできます。 このように、別の場所からコンテンツを素早くコピー&ペーストしたい時に、行ったり来たりしなくて済むのでとても便利です。 ウィジェットを活用する Evernote のウィジェットなら、Evernote アプリの起動やスマートフォンのロック解除をしなくても、検索画面から直接ノートを表示・作成できます。ウィジェットの設定のやり方はこちらをご覧ください。 ウィジェットを設定しておくと、このように最大 3 つのおすすめノートのほか、新規ノート、カメラ、リマインダー、検索といったよく使うアクションも表示されるようになります。 また、3D Touch に対応した端末をお使いの場合は、Evernote アプリのアイコンを少し深めに押してみてください。このような簡易メニューが開き、すぐに新規ノートの作成、写真の撮影、リマインダーの設定、ノートの検索ができます。 スマートフォンも便利ですが、iPad を使うとお仕事や日常生活をもっとスマートに過ごすことができると思います。ぜひ今回ご紹介した機能を使ってみてください!

複数のノートを 1 つにまとめるマージ機能

複数のノートを 1 つのノートにまとめたいとき、コピー&ペーストするという手もありますが、ノートが複数あると面倒なもの。そこで今回は、デスクトップ版で利用できるマージ(ノートの結合)の機能をご紹介します。 マージの機能は、旅先で撮った写真、1 ヶ月分のライフログ、ブログ用に書き溜めたネタ、スキャンしたレシート・領収書、取引先に関する色々な情報、あるテーマに関するリサーチ結果など、同じカテゴリーのものをまとめておくのに便利なので、ぜひご活用ください。 マージの手順 マージのやり方はとても簡単。まず、Ctrl キー(Windows)または command キー(Mac)を押しながら、複数ノートをクリックして選択します。そして、右側の「マージ」ボタンをクリックすると、選択した複数のノートが 1 つのノートに結合されます。 マージされる順番 マージをする際、選択したノートがどういう順番で並ぶのかは気になるところだと思います。現時点では、以下の通りとなっています。 Windows: ノートを選択した順 Mac: ノートのソート順(並べ変え順) Mac の場合、並んで欲しい順にノートを並び替えておく必要があります。ノートリストを、ノートの作成日・更新日順で表示している場合は、ノート編集画面の上部にある「i」(情報ボタン)から作成日・更新日を変更することで、ノートの並び順も変えることができます。 マージしたノートを元に戻したい 残念ながら、一度マージしたノートをバラバラにして元に戻すことはできません。 ただし、元のノートはゴミ箱に入っているので、「ゴミ箱」ノートブックを開いて、「ノートを復元」ボタンをクリックすれば、削除されたノートを元に戻すことができます。 ※このとき、誤って「完全に削除」をクリックしてしまうと、二度と復元できなくなってしまいますのでご注意ください。 なお、復元した場合、1 つにマージしたノートは捨てない限りそのまま残ります。復元した複数のノートと、マージしたノートの両方がアカウント内にある状態になりますので、必要に応じて整理をするのも良いと思います。

Evernote で簡単にできる読書管理術

10 月 27 日から 11 月 9 日は読書週間。涼しくなって過ごしやすくなったこの時期、ゆっくり本を読むのも良いですよね。買っただけで読めていないという「積ん読」を解消するのも、今が良いタイミングかもしれません。 読書を続けるコツの一つは、読み終わったという達成感を持つこと。そして、読書を通じて何かを得たという実感を得ることではないでしょうか。そのためには、読書記録をつけておくのがおすすめです。 今回は、Evernote で簡単にできる読書管理術をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。 「読みたい」「読んだ」をタグで管理 まず、「読書記録」「読書管理」といったタイトルでノートブックを作成します。次に、読みたい本を見つけたら、その場で Evernote のノートにメモ。Amazon で本を見つけた場合は、Web クリッパーの特別なフォーマットで保存が可能です。保存するときは「読みたい本」などの名前でタグをつけておきましょう。 その本を読み終わったら、「読みたい本」タグを削除して、「読み終わった本」タグを追加します。こうすることで、読書状況をすぐにチェックすることができます。 また、「読み終わった本」タグをつけるときは、読んだ本の感想やそこから学んだことなども書いておきましょう。たくさん書こう!と意気込んでしまうと、なかなか長続きしないもの。慣れるまでは、3 〜 4 行程度の箇条書きでも良いと思います。 チェックリストでさらに簡単に記録 上記の方法もめんどくさいと感じてしまう方は、チェックリストを使う方法もあります。やり方は簡単。読みたい本の隣にチェックボックスを付け加えるだけ。読み終わったらチェックを入れておくと、簡単な読書記録になります。余裕があるときは、本のタイトルの下に一言感想を書いておくのも良いでしょう。 Kindle の読書記録も Evernote に保存 たくさん本を買っても場所を取ることがなく、気軽に読めるという点で、電子書籍を読んでいるという方も多いかと思います。電子書籍の代表的なものに Kindle がありますが、そこでハイライトをした箇所や入れたコメントも、実は Evernote に簡単に記録しておくことができます。 まずは、ハイライトした箇所を一覧表示させるために Kindle のメモとハイライトにアクセス。ログイン情報を入力したら、ハイライト一覧の画面に移動します。あとは、保存したい本のハイライト部分を選択して、ウェブクリッパーで「選択範囲」を保存するだけです。 上記で保存したものは、Evernote ではこのように見えます。ノートタイトルを本のタイトルなどに変更したら、タグ(★の数)を使って本の評価を記録しておくのも良いでしょう。もちろん、感想文を残しておきたいという方は、メモを書き加えることも可能です。 こうして保存した読書メモは、定期的に見返すことが大切。「そうだ、これを実行しようと思ってたんだ。」「あの時の自分はこんなことを考えてたんだ。」という新たな気づきや、違った感情が得られるはずです。 Evernote では、読書記録のための公式テンプレートもご用意しています。毎回決まったフォーマットで記録していきたい!という方は、ぜひテンプレートをダウンロードしてみてください。 秋の読書ノートテンプレートのダウンロードはこちら>>

悩み別!仕事での Evernote の始め方

仕事の効率を上げたくて Evernote をインストールしてみたけど、何ができるの?何から手をつけたら良いの?とお困りの方も多いかもしれません。そこで今回は、仕事で抱えがちな悩み別で、初心者におすすめの 5 つの機能をご紹介します。どれもスマートフォンがあればできるものですので、ぜひ試してみてください! 1. やることが多すぎて何から始めたら良いか分からない。 自分の仕事をたくさん抱えているのに、急な仕事をいくつも頼まれてしまった。何から手をつけて良いか分からずパニック!という状況になったことはありませんか? そんな時は、一旦やることを書き出して、頭の中を整理することが大切。Evernote のチェックリストを使って ToDo リストを作りましょう。 タスクを可視化することで全体の仕事量や優先度などが把握できるので、漠然とした不安が軽減でき、効率的に作業を進めることができます。 出勤中の電車の中や就業前のオフィスなど、自分で決めたタイミングでタスクの整理を習慣化するのもおすすめです。 >>> Evernote での代表的なタスク管理の方法を見る。 2. あとで参考にしようと思っていた Web ページが見つからない。 「この Web ページ、参考になりそうだから後で見よう。」とブックマークに保存したら、そのページ自体が削除されてしまい、見ることができなかった。あるいは、ブックマークしたものが多すぎて、見たかったページが見つからない!と困った経験はありませんか? そんな時は、Web クリッパーを使って、そのページごと Evernote に保存しましょう。一度保存しておけば必要なとき検索ですぐに引き出せますし、そのページ自体がなくなってしまっても Evernote 上では見ることができます。 たとえば、こんなものを保存しておくと便利です。 自社や競合他社、業界トレンドなどに関する記事 Web 明細書やオフィス機器の Web の取扱説明書 歓送迎会に使えそうなお店のページ 出張時の宿泊先や訪問先までの地図 リニューアル前の自社の Web ページ 3. 名刺を探したり管理したりするのにすごく時間がかかる。 交換した名刺をどう管理すべきか悩んだ末、結局机の引き出しに入れっぱなしになっていたりしませんか?あるいは、もらったはずの名刺がすぐに見つからず、探すのに時間がかかっていたりしませんか? 名刺で重要なのは、名刺そのものではなくて、所属や連絡先などの中身。どうしても必要なもの、取っておきたいもの以外は、Evernote の名刺スキャンで保存しておきましょう。やり方は簡単!スマホの Evernote のカメラを名刺にかざすだけです。 Evernote の名刺スキャン機能で作成されたノートは、「連絡先ノート」という特別なレイアウトのノートとして保存されます。そのため、電話・メールのアイコンをタップすると、直接電話をかけたりメールを送信したりが可能。また、その人についてのメモも追加できます。 さらに、保存した名刺は必要なときすぐに検索で引き出せます。「会社名は分かるけど、名前が思い出せない!」とという場合でも、検索で見つかるので安心です。なお、Evernote の名刺スキャンはプレミアムの機能です。ベーシック・プラスでは 5 枚までお試しができます。 4. 大事なメールが埋もれてしまってすぐに見つからない。 メールボックスには、仕事のメールからメールマガジン、売り込みのメール、スパムメールなど、日々たくさんのメールが届きます。そんな中、予約した飛行機の e チケットや仕事の依頼に関する大切なメールなどが埋もれてしまって、すぐに見つからなかったという経験はないでしょうか? そんな時は、メール転送の機能(プラス・プレミアムの機能。ベーシックは 5 通までお試し可能)で、メールごと Evernote のノートに保存。1 アカウントごとに付与される「Evernote 転送用メールアドレス」宛にメールを送ると、その内容が Evernote のノートとして保存されます。 この機能は、定期的に届くメールマガジンを Evernote

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タスク管理はデジタルで!がおすすめな 3 つの理由

みなさんは仕事やプライベートのタスク管理をどのように行なっていますか?手帳やノートに書き込んだり、付箋を使ったり、あるいは裏紙を再利用しているという方もいるかもしれません。 「紙に書く」という行為は、意識づけや記憶するという点で効果があると言われていますが、無くしたり、汚したりといったリスクも付きもの。また、デジタルツールでタスク管理を行うと、こんなメリットがあります。 1. いつでもどこでも閲覧・編集が可能 「あ、そういえばこれやんなきゃ!」「あの案件ってどうなってたっけ?」と思い出すのは、通勤中や散歩中、寝る前といったふとした瞬間だったりしますよね。そんなときはさっとスマホを取り出してメモしておくと、うっかり忘れを防ぐことができます。 Evernote は Mac、Windows、iOS、Android および Web ブラウザで利用が可能なので、たとえば、通勤中にその日のやることリストを作って、出社後はそれを Web ブラウザで見ながら作業を進めるということもできるんです。 端末ごとのタスクリストの作り方は、こちらのブログをご覧ください。 2. タスクの進捗管理・移動が簡単 一日の初めにタスクリストを作っても、なかなかその通りにはいかないもの。急に何かを頼まれたり、やり直しが発生したりすると、タスクリストを更新しなくてはいけません。また、仕事を効率よく進めるためにタスクを優先度や緊急度順に並べているという方も多いと思いますが、状況によっては並べ替えが必要になります。 上記を紙でやろうとすると大変ですが、デジタルツールであれば操作は簡単。Evernote の場合は、タスクをコピー & ペーストするだけで簡単に移動や並べ替えができます。また、期限付きのタスクはリマインダーを設定しておくこともできるので安心です。 3. タスクに紐付く情報をリンク たとえば「お客様向けの提案書を作成」というタスクの場合、過去の提案書のフォーマットを探す、お客様の会社のホームページを見る、これまでの議事録を参照するなど、それに伴う小さなタスクが発生します。 Evernote はタスク以外のこうした情報も保存しておけるので、たとえば以下のように、必要な情報をタスクの横に配置したり、関連するノートへのリンクを張ったりして、作業しやすい環境を作ることができるのです。 では最後に、Evernote での代表的なタスク管理の方法を 3 つご紹介したいと思います。 仕事とプライベートのタスクを一つのノートに:すべてのタスクを一目で把握したい、という方におすすめです。 一日のタスクを優先度によって色分け:主に仕事のタスク管理におすすめ。たとえば、赤は「最優先でやる」、青は「今日中にやる」、黒は「明日以降でも OK」などタスクの優先度によって色を決めて分ける方法です。 少し先のタスクも一つのノートに:今日、一週間、近い将来と時間を区切ってタスクを分ける方法です。規模の大きなプロジェクトを抱えていたり、短期間で実現したいことがあるときなどにおすすめです。 タスクの完了後は、チェックボックスにチェックを入れておくとやり忘れが防げます。また、そのタスクごと「完了済みタスク」という項目を作って移動しておくと、過去のタスクを振り返るときにも便利です。 なお、GTD(Getting Things Done)をベースとしたより本格的なタスク管理を行いたい方には、Nozbe や Todoist といったタスク管理ツールと Evernote を組み合わせて使う方法もあります。ぜひご自身にあったタスク管理の方法を見つけてみてください!

Evernote で音声メモをとる

Evernote には、テキスト、画像、紙の書類、音声など様々なデータの保存ができますが、実はレコーダーとしても使えるというのをご存知ですか?パソコンかスマートフォンがあれば簡単に録音し、そのままノートに保存ができるので、わざわざ IC レコーダーを持ち歩く必要がありません。 この音声録音の機能は、たとえばこんなときに便利です。 サクッとメモ:「メモが必要だけど、テキストを打ち込むのは面倒」というとき。音声録音を使えば、素早くメモがとれます。 会議の議事録:聞き漏らしを防ぐためのバックアップとして。録音しながらテキストの入力も可能。欠席したメンバーへの共有も簡単です。 取材の記録:ライター・ブロガー・広報担当者などの取材の記録に。聞き漏らしや発言の内容確認のほか、音声の書き起こしをするときにも使えます。 語学の勉強:対面やオンラインでの語学の授業を録音しておくと、あとで発音を真似して練習したり、細かい内容を復習したりするのに役立ちます。 スピーチや歌の練習:プレゼンテーションや歌の練習に。自分で話したり、歌ったりしたものを録音し、セルフチェックを行うことで上達につながるはずです。 音声録音の機能は、すべてのプランでお使いいただけます。クライアントごとの使い方は、以下をご覧ください。 デスクトップ環境の場合 Windows の場合 ノートのツールバーにあるマイクのアイコンをクリックします。終了したら「保存」をクリックすると、録音を停止し、ノートに音声が保存されます。 Mac の場合 ノートのツールバーにあるマイクのアイコンをクリックします。終了したら「保存」をクリックすると、録音を停止し、ノートに音声が保存されます。 モバイル環境の場合 iPhone・iPad の場合 +マークを長押しして、マイクのアイコンをタップします。終了したら「完了」をタップすると、録音を停止し、ノートに音声が保存されます。 Android の場合 ノートの右上の添付アイコンをタップした後、「音声を録音」をタップします。終了したら停止ボタンをタップすると、録音を停止し、ノートに音声が保存されます。 保存した音声ファイルは、ノートの好きな場所に移動ができます。同僚や友達と共有する場合は、このように見やすい位置に移動しておくと良いと思います。 なお、どのくらい長く録音ができるかは、アカウントごとに利用可能なノートの最大サイズによって決まります。(ベーシック版は 25MB、プラス版は 50MB、プレミアム版・Evernote Business は 200MB)録音した音声がノートのサイズの上限を超えてしまうと、そのノートは Evernote に同期されませんのでご注意ください。

ふるさと納税に Evernote を活用

みなさんは、ふるさと納税を利用していますか? ふるさと納税とは、自分の好きな地域(都道府県・市区町村)を選んで寄付をすることができる制度。寄付金額に応じて税金控除が受けられるほか、お礼の品として地方の特産品がもらえたり、寄付金の使い道を指定して地域を応援したりすることができるのが魅力で、年々人気が高まっています。 私も数年前から利用しているのですが、意外と扱う情報が多く、毎年同じような作業が必要ということに気づきました。そこで Evernote での管理をスタート。これがとても良かったので、今回はその方法をご紹介したいと思います。 気になるお礼の品は Web クリッパーで保存 「ふるさと納税」で検索すると、いくつかウェブサイトが出てきます。お好きなサイトを選んで、応援したい地域やお礼の品を探してみましょう。気になる返礼品を見つけたら、Web クリッパーで Evernote に保存。お礼の品は本当にたくさんあるので、Evernote にまとめておくと見やすくなります。 寄附したい自治体が決まったら、サイト経由で手続きを行い、クレジットカードなどで支払いを行います。そのあと、「お支払い手続き完了」のページを Web クリッパーで保存。さらに、登録したメールアドレス宛にも手続き完了メールが届くので、そのメールも Evernote に転送(プレミアムの機能)しておきましょう。 なお、Web クリッパーで保存したページは編集が可能です。保存済みのお礼の品のページに「ボリュームがあって美味しかった」「写真と実物が少し違った」など届いた商品の感想を書いておくと、翌年以降の参考になるのでおすすめです。 自治体への申請書はスキャンして保存 ふるさと納税を行うときに利用したいのが、ワンストップ特例制度。これは、ふるさと納税先の自治体が 1 年間で 5 自治体以内であれば、確定申告を行わなくてもふるさと納税の寄附金控除が受けられるという仕組みです。 寄附を申し込むと、各自治体から寄附金の受領証明書が届きます。私が寄附を申し込んだ自治体の場合、受領証明書の中にワンストップ特例制度の申請用紙が同封されていましたので、それに記入をして返送しました。そして書類が無事に受理されると、ワンストップ特例制度の申請書の受付書が郵送されてきますので、手続き完了です。 この一連の作業においても、自治体から届いたもの、自分で記入した用紙などはすべてドキュメントカメラでスキャンして Evernote に保存しておきます。こうしておくことで、万が一手続きに不備があったときも慌てずに済みます。また、ワンストップ特例制度の申請書のように、複数の自治体に同じような書類を提出する場合、すでに記入したものをすぐに参照し、活用することができます。 ふるさと納税に関するすべての情報を Evernote に保存しておくことで、「去年はどこに寄附したっけ?」「申請書はどうやって書いたんだっけ?」と、今年保存した情報を、翌年、翌々年と未来に有効活用することができます。今年ふるさと納税をするという方は、ぜひ使い方を参考にしてみてください!

社会人 1 年目のみなさんに――役立つ 3 つのアドバイスと Evernote 活用法

もうすぐ新生活をスタートさせるみなさんを応援する、新生活応援ブログを掲載中。今回は新社会人のみなさんにお伝えしたい 3 つのアドバイスと、Evernote の活用法です。 — 厳しい就職活動を終え、この 4 月から晴れて社会人になったみなさん、ご入社おめでとうございます!社会人になると、仕事の進め方から立ち居振る舞い、人との接し方など、新しく学ぶことがとても多いですよね。私も、社会人になりたての頃は、仕事を進めていく中で、あるいはミスして怒られたときなどに、上司や先輩から数多くのアドバイスをもらいました。 そこで今回は、私自身の経験から、新社会人のみなさんにお伝えしたい「本当に役に立った 3 つのアドバイス」と、「今日から使える Evernote の 3 つの使い方」をご紹介したいと思います! 1. 白紙の状態で相談しない 社会人 1 年目だからといって、先輩がずっと側にいて教えてくれるなんていうことはないですよね。「このメールにはどう返信したら良いんだろう?」「報告書ってどう書けば良いんだろう?」など、困る場面も出てくると思います。そんなときにやりがちなのが「これ、どうすれば良いですか?」と、判断をすべて先輩・上司任せにしてしまう相談のパターン。 答えを求めることは簡単ですが、大切なのは、まず自分なりに考えてみること。その上で、「私はこう考えたのですが、どう思いますか?」と相談すれば、先輩や上司もきっと快くアドバイスをくれると思います。さらに、早い時期から自分で考える癖をつけることで、仕事上のさまざまな問題に対処する力がつくはずです。 2. すべての人のアドバイスを 100% 聞かない 社会人になって仕事を教えてくれる人は、必ずしも一人とは限りません。アドバイス自体はありがたいものですが、私はかつて、「あの先輩とこの先輩では、言っていることが違う。どっちのアドバイスに従えばいいのかな?」と悩んだことがありました。 そんなときに言われたのが、「100% 正しい人・やり方なんてないから、自分で判断して、色んな人の良いところを吸収していけば良いんだよ。」というもの。もちろん、この仕事はこの順序でやらないとダメ!この取引先にはこう対応しないとダメ!などの社内ルールはあると思います。でも、それ以外の部分は「自分流のやり方を少しずつ確立していく」ということを考えてみても良いかもしれません。 3. 雑用や面倒な仕事をちゃんとやる 配属して間もないうちは、電話対応や資料のコピー、書類・名簿の整理、歓送迎会の幹事など、雑用や面倒な仕事を任されることが多いと思います。なんで私ばっかり!こんなことするために入社したんじゃない!と思うと、何か頼まれる度にイライラしてしまいますよね。 そんなときは「すべての仕事には意味がある」と考えるようにしてみてください。時が経つと、最初は雑用としか思えなかったものが、実は、会社の業務や社内外の人を知るのに役立ったり、商談をうまく進めるのに必要なことだったんだと分かったりします。そして、雑用と思えることをきちんとこなしていれば、上司や先輩も「お、そろそろ他の仕事を任せても良いかな?」と思ってくれるはずです。 今日から使える Evernote の 3 つの使い方 では最後に、新社会人のみなさんにおすすめの Evernote の 3 つの使い方をご紹介したいと思います。どれも基本の使い方ではありますが、習慣化することで、社会人としてのレベルアップに役立つはずです。 チェックリスト 社会人になると、急にやることが増えるもの。仕事でもプライベートでも、「あ、これ忘れてた!」ということがないように ToDo リストを作るのがおすすめ。最初のうちは 1 つ 1 つのタスクを細かく書いておく方が、抜け漏れがなくて安心です。パソコンやスマートフォンからこまめに確認して、終わったものにはチェックを入れておきましょう。また、期限付きのタスクがある場合は、リマインダーを設定しておくこともできます。 テキストメモ 先輩や上司からのアドバイス、失敗から学んだこと、日々感じたことなどは、忘れないようメモしておくと良いと思います。手帳や紙のノートに書く場合は、ドキュメントカメラでメモ撮って保存。Evernote に入れておくと無くす心配がありませんし、いつでもどこでも見返すことができます。そうして残したメモは、自分が先輩の立場になったときも生かせるかもしれませんね。 記事のクリップ 社会人としてのスキルを磨くのに、ネットの記事からヒントが得られることもあります。たとえば、仕事を効率化する方法や仕事に取り組む姿勢など、「これ良いな」と思う記事は、Evernote に保存しておきましょう。Web クリッパーを使えば、電車の中でもカフェでも、情報との出会いの瞬間を逃すことなく、簡単に記録しておくことができます。 いかがでしたでしょうか。もっと Evernote の色々な使い方を知りたい!と思われた方は、ユーザさんのインタビュー記事をぜひご覧ください。この記事が、より充実した社会人生活を過ごすためのヒントになれば幸いです!