Posts by 間島 ゆかり

展示会、イベント準備の作業効率をアップする Evernote 活用法

毎年春と秋は、展示会が多く開催される季節。特に、企業向けに製品・サービスを提供している B to B の企業にとっては、この時期に集中してリソースを割くというところも多いのではないでしょうか。特に、展示会を取り仕切る部門の方々は、山のような ToDo をこなしつつ突発的な作業にも対応しなければならず、忙しさはピークに。 1 つ 1 つの作業をミスなくこなし、展示会を成功に導くために、できるだけ作業の手間は減らしたいもの。そこで今回は、Evernote Business を使って効率よく展示会の準備を行う方法をご紹介したいと思います。 書類も議事録も、必要な情報は Evernote Business に集約 展示会への出展が決まったら、まずはチームメンバーで共有する共通のノートブックを作成します。ここに、展示会への出展に関するさまざまな情報を集約していきますので、チームメンバーとも意識合わせをしておきましょう。 ノートブックを共有する方法についてはこちら まずは、ミーティングの議事録。展示会の準備を進めるにあたって、社内外の人と何度もミーティングをすると思います。Evernote ならミーティングをしながら議事録が書け、終わったらそのノートを簡単に共有。まとめ直して、書類をメールに添付して…という作業はいりません。しかも、社外の人など相手が Evernote Business のアカウントを持っていない場合でも、ノートに固有の「共有リンク」を教えることで、相手はいつでもノートの最新版が閲覧できます。 ノートを共有するさまざまな方法についてはこちら 次に、さまざまな書類。展示会への出展申込書からレンタル品・電気供給・インターネット回線の申請書など、提出しなくてはいけない書類はたくさんあると思います。原本は取っておくとしても、いざという時サッと確認するためには、やはりデジタル化しておきたいもの。そこで、スマートフォンの Evernote で書類を撮影。画像内の文字も検索できるので、必要なときは検索ですぐに見つけることができます。 制作物のチェックは PDF に直接描き込むことで素早く、正確に 来場者に配布するパンフレットやチラシ、ブースに掲示するパネルなど、展示会に欠かせないのは制作物。多くの場合、社外のデザイン会社、広告代理店などとのやり取りを重ねて、作り上げていくと思います。この制作物のチェック、みなさんはどうやっているでしょうか?もし、「メールの文章だけで伝えている」「プリントアウトしたものに赤入れし、スキャンしたものをメールで送っている」という方は、Evernote を使うことで、もっと正確に、手間なく伝えることができます。 「この部分とこの部分を入れ替えて」「このイラストをもう少し大きく」といったことを、PDF や図形に直接描き込み。テキストだけでなく、矢印や直線、図形なども使って視覚的に伝えられるので、作業の手戻りが少なくなるはず。修正後は、相手にそのままノートを共有すれば、指示出し完了です。 また、展示会では会社のロゴ入りのノベルティを配るというところも多いでしょう。Web サイトやカタログなどをざっと見て、良さそうなものはノートブックにどんどん溜めていくのがおすすめ。ウェブページは Web クリッパーを使うと、ワンクリックで保存できます。このウェブクリッパーは、展示会後の打ち上げのお店候補を探すのにも便利な機能です。 「ここを見れば安心」というノートで事前準備を万全に 準備が終盤に差し掛かると、「ブースデザインの最終版はどれだっけ?」「打ち上げのお店はどこだっけ?」など、社内から質問を受けることも多くなると思います。また、自分自身もどこに何の情報があるのかが一目で分かった方が、作業効率が上がるはず。そこで、大切な情報がまとまった「ここを見れば安心」というノートを作ることをおすすめします。 Evernote のノートには、このようにテキスト、リンク、Office ファイル、画像などを一つのノートに見やすくまとめておくことが可能。 また、ノート間がつながるノートリンクを使えば、一瞬で別のノートに移動できます。この機能を利用することで、このようにまとめノートをスッキリと見せることができます。 上記 2 つのノートは同じまとめノートですが、ノートリンクを使うか、使わないかでレイアウトが大きく異なってきます。お好みに応じて使い分けてみてください。このまとめノートを関係者と共有しておくと、「最新情報はここを見ればいい」という場所ができ、安心してそれぞれの作業を進めることができます。 展示会、イベント準備で大切なのは、コンテンツ作りや集客などの部分。この部分にリソースを投入できるよう、情報の保存・検索・共有には Evernote Business をうまく活用してみてください。

引越し作業を楽にする Evernote の活用法

もうすぐ社会人になるみなさん、また、大学に合格して学生生活を始めるみなさん、そして、4 月から新しい職場に転勤になるみなさん。4 月は多くの人にとって新しい節目を迎える時期といっても過言ではないと思います。 そんな新生活シーズンを、Evernote を使ってもっと効率的にしてみませんか? これまで Evernote を使ったことがない、使ったことはあるが挫折してしまった、という方でも大丈夫。実際の活用例、便利な機能を 4 月までの間、集中的にご紹介していきます。 第 1 回目の今日は、引越しでの活用法です。 — この春、進学や就職で新生活が始まるというみなさん、おめでとうございます!これからどんな経験をするんだろう、どんな人と出会うんだろうと考えると、ワクワクしてきますよね!その一方で、環境の変化に不安はつきもの。たとえば、煩雑な作業が多く、ストレスになりがちな引越し。今回は、引越しにまつわる不安やストレスを減らすために、Evernote を活用する方法をお伝えします。 1. 物件探し 引越しを決めたら、多くの方がまず不動産サイトに希望条件を入力して、物件の絞り込みをすると思います。気になる物件に出会ったら、Web クリッパーを使って Evernote にページをどんどん保存していきましょう。Web クリッパーを使うと、ページ内のリンクも生きたまま保存されます。そのため、「この物件にお問い合わせ」や「メールでお問い合わせ」をクリックし、そこから問い合わせをするといったことも可能です。 お使いのブラウザに対応した Web クリッパーを入手 » (注: Internet Explorer 版の場合は、Evernote for Windows と一緒にインストールされます。) 不動産屋さんに行くと、候補となる物件の情報は紙でもらうことが多いですよね。こうした紙の情報は、なくさないうちにドキュメントカメラで撮影して、Evernote に保存しておくのがおすすめ。Evernote は、写真や画像の中に書いてある文字も検索対象になるので、あとから地名や駅名などで探したいときに便利です。 また、追加の物件情報が、後日メールで送られてくるということもあると思います。そんなときは、メールをそのまま Evernote に転送。メールに添付された PDF ファイルも一緒に保存できるんですよ。さらに、メール件名に「@引越し」と @ マークとノートブック名を入力すると、指定したノートブックにそのまま転送することも可能です。 2. 下準備・内見 物件が決まったら、次は引越しまでにやることを整理。先日公開したこちらのテンプレートをカスタマイズして、やることをリストアップしてみましょう。 引越し準備リスト【テンプレート】をダウンロードする >> 入居前の内見では、床やカーテン、クローゼットなど、主要な部分の寸法を測っておくのを忘れずに。図面にそのまま書き込む、寸法だけメモしておくのも良いのですが、あとで見たときにイメージしづらいですよね。そこでおすすめは、現地で撮った写真に直接寸法を描き込むこと。Evernote の注釈機能を使うと、一目で分かりやすい形で記録しておくことができます。 そして、内見が終わったら家電や家具の購入を検討し始めると思います。今の家から何を運び出すか、新しく何を買うか、リストにまとめておくと良いでしょう。 購入すると決まったら、商品探し。ネットでも店頭でも、「これ気になる」というものを見つけたら、Web クリッパーや Evernote のカメラ機能を使って、保存しておきましょう。こうしておくと商品の比較も簡単ですし、たとえば「この前ネットで見たあの家電を買おう」と思ったとき、保存済みのノートからすぐに購入できます。もし買いたいものを Amazon で探す場合は、特別なフォーマットで保存が可能です。チェックボックスの選択・非選択で、保存したい項目を指定して、保存してみてください。 3. 荷造り・引越し当日〜 さて、いよいよ引越しの日が近づいてきました。荷ほどきのときに「あれ、どこにしまったっけ?」と探し回る時間はできるだけなくしたいもの。そこで、ダンボールに番号を振って、その番号を付けたノートに箱の中身を書き出しておくという方法があります。この方法は、引越しのときだけでなく、家のものを整理・整頓するときにも使えるので、ぜひ試してみてください。 そのほか、以下のものを Evernote に入れておくとあとで役立つと思います。 家などの契約書 引越しの見積もりや領収書 購入品のレシート、注文確認メール 家電などの取り扱い説明書 引越し先のゴミ出し表 引越しは一大プロジェクト。仕事や日常生活と並行して進めるために、省ける手間はできるだけ省きたいですよね。今回ご紹介したヒントが、少しでもみなさんの引越しに伴う不安やストレス軽減に役立つとうれしいです!

明日から使える!Evernote を活用するための 12 のヒント

Evernote の使い方は人によってさまざま。「インストールしたけど、どう使ったら良いんだろう?」という方から、「それなりに使ってるけど、もっと便利な使い方ないかな?」とお悩みの方まで、ほかの人の活用法が参考になることは多いかと思います。 そこで今回は、Twitter の「#Evernote活用ヒント」というハッシュタグに寄せられたみなさんの活用法を、いくつかご紹介していきたいと思います。 マイルールでノートを見やすく管理 まずは、ノートタイトルの付け方。会議や行事など、日付と関係するノートのタイトルには、日付を 8 桁で入れるそうです。 仕事とか行事とか日付の関係するなノートにはタイトルの頭に日付を8桁の数字(20161026)で入れている。後から探すときに日付で検索できる。多少、その他の文字に揺らぎがあっても必要なノートをすぐに集められる。 #Evernote活用ヒント — やました (@mnbymst) October 26, 2016 次は、タグをたくさん使う方に。すべてのタグの先頭に、共通の記号を入れておくのがおすすめだそう。「このノートには何のタグを付けよう?」と悩んだとき、その記号を「タグの追加」欄に入れるだけで候補一覧が表示できます。 #Evernote活用ヒント タグは多くなると覚えきれなくなってくるので頭に『.』など共通の記号を入れておくと、『.』と入力するだけでタグが一覧できて便利です。 pic.twitter.com/c90Nde6EE9 — 平岡 雄太@DRESS CODE. (@yuta_black) July 6, 2016 次は、ノートブックの並び順が気になる方に。ノートブック名の冒頭に 2 桁の数字を入れておくと、好きな順に並べ替えることができます。 #Evernote活用ヒント ノートブックの名前の頭に二桁の数字を入れることで、好きな順番でソートできるようになる。最初は10ずつ開けた番号で作っておけば、間に追加したい場合も簡単にできる。 <例>00最初のノートブック10ホーム20レシピ…という感じ。 — Manami(まー) (@ryokuma00) July 20, 2016 日々の暮らしをもっと楽にする Evernote 活用法 まずは、救急箱の中身の管理。頻繁に開けないものは、中に何が入っているかを Evernote に記録しておくと便利そう。調味料や日用品ストック管理などにも使えそうな方法ですね。 頻繁に開けない救急箱、何が入っているのかEvernoteで管理すれば家でも外でも非常に便利です。#Evernote活用ヒント Evernoteで救急箱を管理するコツhttps://t.co/l1cVCE2sEu — とみー@アラサーOLブロガー (@tommy_0edition) July 24, 2016 次は、家電の取扱説明書の管理。PDF がある場合は、ダウンロードしてノートに保存。紙しかない場合は、カメラで撮影して画像を保存しておくのも良いですね。 新しく家電製品買ったら、メーカーのホームページから取扱説明書のpdfをダウンロードしてきてEvernoteに入れる。見出しにはどんな製品かと型番を記入。これで取説を探し回る苦労から解放されますw#Evernote活用ヒント — 瑞光琢磨 (@takuma_zuikoh) July 19, 2016 1 年に一度しか使わない情報こそ Evernote を利用。年末調整など役所への提出書類、新年・新学期にすべきことなどをまとめておくと、「覚えていなくちゃ」というストレスから解放されそうです。 #Evernote活用ヒントもう暫くしたら年末調整の時期ですね。去年どうやって書いたか忘れるんですよね〜。私は、提出前にスキャンしてます。書く時に去年のを見ながら書くと楽チンですよ。時々フォーマットが変わるので要注意ですが。 — でっちっち

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カレンダーと Evernote をうまく活用する 3 つの方法

みなさんはどうやってスケジュールを管理していますか?「仕事とプライベートは完全に分けたい」「家族の予定も一緒に管理したい」など、人によってタイプはさまざま。また、世の中にはたくさんの紙の手帳、デジタルのカレンダーがあり、どう使い分けたらいいか分からない!とお悩みの方も多いはず。そこで今回は、カレンダーと Evernote をうまく組み合わせて使う方法を 3 種類ご紹介します。ぜひ、自分に合った使い方を見つけてみてください! デジタルのカレンダーと Evernote を組み合わせて使う 「急な予定変更にすぐ対応できる」「持ち歩きの手間がない」などの理由で、カレンダーアプリをはじめとするデジタルのカレンダーの人気は年々高まっています。一方で、予定に紐づく細かな情報(地図・メモ・画像など)はカレンダーアプリだけで管理するのは難しいものです。 そこで、デジタルのカレンダーと Evernote を組み合わせて使ってみましょう。これまで以上に効率よくスケジュール管理ができるはずです。 まずは、Outlook 予定表アプリをお使いの場合。Evernote と連携させると、Evernote でリマインダーをつけたノートのタイトルが、このように自動表示されます。 あとは、見たいノートをクリックするだけ。飲み会のお店の地図、訪問先の相手の名刺、予約した飛行機のe チケットなど、Outlook 予定表と Evernote を連携することでスマートに管理できます。 次に、Google カレンダーやカレンダーアプリをお使いの場合。Evernote のノートの「共有リンク」をコピーし、そのリンクをカレンダーの「説明」や「URL」の欄にペーストします。 このリンクをクリックすると、以下のようにブラウザ上で Evernote のノートを確認することができます。詳細を確認するために Evernote を立ち上げる必要がないので、急いでいるときには特に便利です。 紙の手帳・カレンダーと Evernote を組み合わせて使う 「いくらデジタル化が進んでも、やっぱり予定は紙の手帳で管理したい!」という方も多いのではないでしょうか。紙とペンというのは独特の良さがありますし、シールやスタンプを貼ってかわいくデコレーションすることもできますね。 でも、手帳に予定の細かなところまで書き込んでおくのは難しいですよね。それに、1 年経つと新しい手帳に買い換えるので、去年何があったかという振り返りもなかなかできません。 そこでお勧めしたいのが、紙の手帳・カレンダーと Evernote の組み合わせ。月の初めにわかっている予定をすべて書き込み、Evernote のドキュメントカメラで撮影・保存しておきます。その際、補足情報がたくさんある予定には、自分だけがわかるマークを書いておきましょう。ここでは、「★」マークをつけました。 そして、補足情報を記したノートを作成したら、先ほどつけたマーク「★」と同じタグを設定します。こうしておくと、あとでタグで検索したとき、予定と紐付いた目的のノートにすぐにたどりつけます。 メモも予定もすべて Evernote にまとめる メモも予定もすべて Evernote に集約したい!という方は、Evernote 公式のカレンダーテンプレートをお使いください。 昨年とても好評いただいた Evernote のカレンダーテンプレートの 2017 年版をご用意しました。年間・月間カレンダーと週間・デイリープランナーがありますので、お好みに合わせてお使いください。 カレンダー各種のダウンロードはこちら Evernote のカレンダーを使うと、テキストの色・サイズを変えたり、絵文字・写真を入れたり、あるいはチェックリストを入れたりと簡単にアレンジすることができます。詳細が必要な予定は、別ノートへのノートリンクを貼っておくことで、すぐにアクセスできるので、Evernote 内で予定の管理が完結するのも便利ですね。

就活スタートダッシュのための Evernote 活用術 – 前編 –

2018 年に大学・大学院を卒業するみなさんは、すでに就職活動の準備を始めていますか?採用に直結する会社説明会やセミナーの開催、エントリーシートの受付がスタートするのは来年 3 月以降ですが、就職活動が本格化すると、じっくり自分と向き合ったり、企業研究をしたりする余裕はありません。いまのうちから少しずつ進めていくことをお勧めします。 「就職活動は情報戦だ」とよくいわれます。世の中にある膨大な情報を集めて咀嚼し、自分なりにまとめるということが欠かせません。そこで活用して欲しいのが Evernote。今回から 2 回にわたって、就職活動で役立つ Evernote の使い方をご紹介していきます。2018 年卒の方はもちろん、「早めに準備したい!」という 1・2 年生の方も、ぜひ参考にしてみてください。 「好き」「おもしろい」を見つけるための情報収集 就活の第一歩は、自分は何に興味があるのか、世の中にはどんな会社・仕事があるのかを知ることから始まります。そこで、日ごろからさまざまなニュースに目を通しておくことをお勧めします。就活生にとって必読といわれるのは日本経済新聞。スマホ・タブレット向けには「日経電子版モバイル」があるので、移動中など好きなときに読むことができます。そして、これは!と思う情報に出会ったら、ワンタップで Evernote に記事を保存しておきましょう。 政治・経済など真面目なニュースから、グルメやエンタメ・スポーツと幅広いジャンルのニュースを読むなら、キュレーションアプリが便利。電波が悪くても待ち時間ゼロで記事が読める、と人気の「SmartNews」なら、気になった記事を簡単・きれいに Evernote に保存することができます。 そして、興味の分野が見えてきたら、次はカテゴリーごとに情報収集をしてみましょう。ここでおすすめなのが、「カメリオ」というアプリ。自分が興味のあるキーワードをあらかじめ設定しておくことで、それに関係する情報がどんどん届くキュレーションアプリです。こちらも、あとでじっくり読みたい記事は Evernote に保存しておきましょう。 スマートフォンのブラウザを使って、Web ページを保存する方法 人と会ったり体験したりしたことを、感情とともに記録 春休みや夏休みを利用して、ボランティアやインターンに参加する学生さんも多いと思います。なぜ参加しようと思ったのか、そこで何が得られたのか、どんな風に感じたのかを記録しておくと、エントリーシート記入や面接のときに役立ちます。記憶や感情が新鮮なその日のうちに、Evernote に書き留めておきましょう。「ちゃんと書こう!」とすると大変なので、まずは箇条書きでメモ。また、ボランティアやインターン先で撮った写真、もらった資料なども一緒に入れておくと、あとで見たときに記憶がよみがえりやすくなりますね。 また、学外での活動を始めると、名刺交換をする機会も増えてくると思います。名刺だけを保存しても、「この人、何してる人だったっけ?」と分からなくなってしまうことも多いので、いつ、どこで会ったのかと、簡単なメモを一緒に保存しておくと良いでしょう。Evernote のカメラを使えば、カメラを名刺にかざすだけで、紙の種類を自動的に判別、美しくデジタル化して保存することができます。スキャンだけサッとしたい場合、スキャンアプリ Scannable を使うのもおすすめです。 こうして保存した情報は、必要なときに検索。Evernote は、名刺などの「紙に書かれた文字」も検索の対象になります。 自己分析・ES 作成に、過去の情報を活用 就活に関する情報を Evernote にまとめておくことのメリットは、応募〜面接の段階でもっとも実感できるでしょう。 たとえば、自己分析・エントリーシート(ES)作成といった応募の具体的な段階になると、急に、昔の自分に関する情報が必要になってきます。Evernote に情報を集約しておくと検索ですぐに引き出せるので、情報を探す時間がなくなります。 また、プレミアム機能のコンテキストを有効化しておくと、編集中のノートに関連する別のノートや日経電子版をはじめとしたニュース記事が自動表示されます。たとえば、インターン先の名前を入れると、その企業に関する自分のメモやニュース記事が出てくるので、自分では見つけられなかった情報に出会うことができるようになります。 こうして集めた情報をもとに、まずは時系列で、自分がしてきた経験を思いつく限り書き出してみましょう。そして、苦労したこと、嬉しかったこと、成し遂げたことなどがわかるよう清書しておくと、書類作成・面接のときにとても役立ちます。PC だけでなく、スマホ・タブレットを使って、ぜひ、移動時間などの空き時間に、自分史ノートをまとめてみてください! 次回は、就活が本格化してから役立つ使い方をご紹介していきます。 なお、Evernote プレミアム 1 年分が 50 % オフになる、学生向けの新たなプランの提供を開始しました。詳細・お申し込みはこちらのページをご覧ください。

もしウェディングプランナーが Evernote を使ったら?

人生の最も幸せな瞬間である結婚式。その舞台裏を支えるウェディングプランナーの仕事は、接客や企画、外部との調整、予算・進行管理など多岐に渡ります。特に、一人のプランナーが終始担当する場合は、同時進行で複数のお客さまの進行状況を把握して、作業を進めていかなくてはなりません。 そこでポイントになるのは、いかに効率的にかつミスなく進められるか、ということ。今回は、私自身が見聞きしたことをもとに、ウェディングプランナーの仕事で Evernote Business を役立てる方法をお伝えしたいと思います。特に、自由なスタイルの演出ができる、小・中規模の式場にお勤めの方におすすめなので、ぜひ参考にしてみてください! 議事録を共有し、作業ミスや対応の遅れを防止 まず、お客さまごとにノートブックを作りましょう。お客さまの個人情報を保管しているデータベースは別にあるかと思いますが、Evernote Business は定型化できない情報(紙、写真、イラストなど)を保存しておくのに最適なので、併用することをおすすめします。 お客さま別ノートブックには、打ち合わせの議事録を保存。結婚式の当日を迎えるまでに、一組のお客さまと何度も打ち合わせを重ねて、細かいことを決めていきますよね。いつ何を提案したか、どんな要望があったか、次回までの ToDo と作業進捗を一つのノートにまとめていきましょう。また、締め切りの ToDo を含むノートにはリマインダーを設定すると、忙しいときでも「うっかり忘れてた!」ということがありません。 自分が接客や外出をしているときに、お客さまから問い合わせの電話がある場合も多いと思います。そんなとき、別のスタッフが対応することになっても大丈夫。Evernote Business 内の議事録を見れば進行状況がすぐに分かるので、その場ですぐに回答することができ、ひいてはお客さまの満足度アップにもつながります。 ノートブックには、紙類をスキャンしたものも入れましょう。たとえば、お客さまからお預かりしたプロフィールシートや招待状・フォトアルバムの申込書などの各種提出物。さらに、引き出物やプチギフトが決まったら、ギフトカタログの商品掲載ページもカメラで撮って保存しておくといいでしょう。これで必要なとき必要な情報にすぐアクセスできるので、「あの資料、どこ行ったっけ?」と探し回ることがなく、作業の無駄がなくなります。 過去の知識・経験を活用し、オリジナルのプランを提案 演出の自由度が高ければ高いほど、お客さまが希望するテーマや雰囲気に合わせて、内容を細かく提案していくことが必要になります。「自分たちらしさを出したい、けど具体的な案が思い浮かばなくて…」というお客さまも多いと思いますが、そんな時こそ、プランナーの腕の見せどころです! そのために、過去に自分が担当したユニークな結婚式や、Web サイト、雑誌で見つけたさまざまな結婚式のイメージを、共有のビジネスノートブックに保存しておきましょう。この蓄積されたイメージと、事前にヒアリングしたお客さまの理想の結婚式のイメージを組み合わせることで、オリジナルの結婚式プランが提案できます。多くの業務を抱える中、リサーチや企画を毎回一から行うのはとても大変なので、過去の知識や経験をなるべく生かすようにするといいでしょう。 このほか、装花やメイク、司会、写真撮影などを委託している業者の情報も、共有ノートブックに保存。過去の仕事ぶりやお客さまからの評判はどうだったかなどを一緒に書き込み、定期的に見返すことで、サービスの質の維持・向上にも役立ちます。 無駄な作業を省いて、大事な作業に時間を費やす サービス業はどこも競争が激化しています。ブライダル業界でも、次々と新しいサービスが出ているだけでなく、結婚式場以外の場所で式を挙げたり、あるいは式を挙げないという方も増えています。そんな中、「選ばれる式場」になるために必要なのは、情報を保存・検索するための手間を省いて、「お客さまと向き合う」という大事な作業により多くの時間を費やすことではないでしょうか。 では最後に、モチベーションが上がる Evernote Business の活用法をご紹介したいと思います。Evernote Business は、基本的にはチームで使うものですが、自分だけしか閲覧できない「非公開ノートブック」を作ることができます。そこに、お客さまからの感謝の言葉や、もらった手紙・ハガキなどを保存しておきましょう。モチベーションが下がってしまったときにこっそり読むと、きっとパワーが湧いてくると思います!

成績に差がつく!学生の方にオススメの Evernote の 4 つの使い方

学生のみなさん、「板書をノートに書き写すのが大変で、教授の話を聞いている余裕がなかった」とか、「自分のノートやレジュメ、PDF など講義に関する情報が散在して、テスト前に見返すのが大変だった」ということはありませんか? 今回は、多忙な学生さんがさらに効率よく勉強するのに役立つ Evernote の活用法を、いくつかご紹介していきたいと思います。使えそうなものから、ぜひ活用してみてください! 講義形式:授業のノートを取る 「授業のノートを取る」といっても、色々な方法があります。もっともベーシックなのは、Evernote にそのままメモを取っていくやり方。パソコンで入力してもいいですし、スタイラスペンとタブレットを使って手書きで書くのもお勧めです。 iOS 端末で手書きメモを Evernote に追加する方法 Android 端末で手書きメモを Evernote に追加する方法 もし、「うちの学校では、講義にパソコンは持ち込めない!」という場合は、紙のノートにメモを取っておき、あとでドキュメントカメラで撮影・保存する、あるいは板書をスマホで撮影するといった方法もあります。どちらの場合も、配布されたレジュメやプリント、参考になる Web ページのリンクなどを一緒に保存しておくと、テスト前などに慌てなくて済みますね。 スマートフォンのカメラ機能を使って、紙の情報を保存する方法 こうしてまとめた情報は、Evernote の共有リンクを使えば、Evernote を使っていない友達とも簡単に共有が可能。また、Evernote プレミアムなら PDF ファイルや Office ファイルの中身まで検索できますので、必要な情報を素早く発見できます。 語学の授業:音声録音を活用する 板書が少なく話すのがメインの教授の授業や、外国語の授業などで役立つのが、音声でメモを取る方法です。スマートフォンと Evernote さえあれば、簡単に録音・保存ができます。 特に外国語の授業の場合は、家に帰ってから「あれ、この単語の読み方なんだっけ?」となることも多いですよね。また、音声録音の機能を使えば、一人でこっそり発音の練習をすることもできます。さらに、学部や授業によっては「授業がぜんぶ外国語なんです!」という場合もあるかもしれません。講義を丸ごと録音してしまえば、自分のペースでゆっくり復習できるので安心ですね。音声ファイルと一緒に新出単語のリストを載せておくのも良いかもしれません。 理系の授業:実験ノートをとる 理系の学生さんの場合、実験ノートをとる機会も多いと思います。ノートを自動的に時系列で並べることができ、テキスト・写真・動画など形式の異なる情報を一つのノートに保存しておける Evernote は、実験ノートとして使うのにもお薦めです。 実験をしていく過程で気づいたこと、関連する資料なども一緒に保存しておけるので、あとで見返すときに便利です。 ゼミ・研究室:発表に活用する ゼミや研究室に所属していると、順番にテキストを読んで、それについて意見を交わす「輪読」をはじめ、「何かを解釈して、発表する」という場面が多くなります。Evernote を使うと、自分なりの解釈のまとめから発表まで、一つのツールで完結することができます。 たとえば、「教授から紙で配られた英語の論文を解釈し、発表する」という場面で考えてみましょう。まず、自分の担当箇所をドキュメントカメラで撮って Evernote のノートに保存し、その下に日本語訳や自分なりの解釈を書いていきます。発表当日は、Evernote のプレゼンテーションモードを使って、作ったノートをワンクリックでプレゼンに。発表が終わったら、それに対して出た意見や教授のコメントなどを、同じノートに書き込みます。 こうすると、発表のために別のソフトを立ち上げる必要がなく、また、一つのノートに発表に関するすべての情報を入れておくことができるので、効率的な学習につながります。 今回ご紹介した方法の中で、「これは使えそう!」というものがあれば、ぜひ試してみてください。

仕事をより速く、よりスマートに

介護や子育てとの両立、あるいはワークライフバランスの改善のために、在宅勤務やテレワーク・モバイルワークといった柔軟な働き方が広がってきています。こうした働き方の実現に欠かせないのが、コミュニケーションツールやクラウドサービスといった IT ツール。デバイス問わず、いつでもどこでも情報を引き出すことができる Evernote もその一つです。 今回は、私自身の体験をもとに「Evernote がなかった時と比べて、働き方がこう変わった」という点を、ご紹介したいと思います。 会社のパソコンの前でしか作業ができない!ということがなくなった。 私にとってこれが一番大きな変化でした。これまでは、すべての情報は会社にあり、何か作業をしたければ会社に行く(残る)というのが当たり前。それが、仕事で Evernote を使うようになったことで、より効率的に働けるようになりました。少し具体例を挙げてみましょう。 Evernote はパソコン(Windows・Mac)や、スマートフォン・タブレット(Android・iPhone・iPad)など、主要なプラットフォームでお使いいただけますので、たとえば会社の Windows パソコンで入力した情報を、電車の中で iPhone を使って確認・編集するということが可能です。このおかげで、「移動中にスマホでレポートの下書きを作成し、会社のパソコンで清書する」といったことや、「毎朝、やることリストを電車の中で作成する」といったことができるようになりました。 また、「いつまでに何をする」という期限付きのタスクを含むノートには、リマインダーを設定しておきます。設定の方法は簡単で、ノート内の目覚まし時計のマークをクリックして、任意の日時を入力するだけ。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも設定できます。 「細かいタスクは Evernote が覚えていてくれる」という安心感があり、日々の仕事により専念できるようになりました。 そして、業務の中で意外と時間がかかるリサーチ作業。ネットで調べられるものは、外出先や移動中のちょっとした空き時間をうまく使います。「これは使えるな」と思ったものは、その場で Evernote に保存しておくと、あとで役立ちます。パソコンをお使いの際は Web クリッパーを使って。スマートフォンでもクリップできます。 ペーパーレス化で、情報を探すための時間が激減した。 訪問先でもらう資料や名刺、契約書、ミーティングのメモなど、オフィスには紙の情報が溢れています。「いつか使うかもしれない」と思うと捨てられないものも多く、机の引き出しやオフィスのキャビネットのスペースはいつも空きがありませんでした。また、どんなに見やすいファイルを心がけていても、情報を探すのにはそれなりの時間がかかっていました。 そんな私も、Evernote を使い始めたのをきっかけに、「紙はスキャンして Evernote に保存」するのが習慣に。ほとんどの資料はスキャンしたら破棄するので、デスクまわりが綺麗になりました。 そして一番のメリットは、「ここを見れば必ず見つかる」という場所ができたこと。Evernote で検索すると、テキスト、画像に含まれた文字、手書き文字のほか、Office ファイル内の文字(Evernote プレミアムの機能)まで検索で引っかかるので、探している情報がすぐ見つかります。 このほか、Evernote が便利なのは、一つのノートに形式の異なる情報をまとめておけるところ。イベントやテーマに紐づいて情報を整理しておけるので、情報を探し回る必要がなくなりました。 社内外の人とのコラボレーションが楽にできるようになった。 Evernote を使うようになるまで、社内外の人との情報共有の手段でもっとも多かったのが電子メール。たとえば会議の議事録を共有したい場合、Word などで文書を作成→上司からのフィードバック→文書を修正→メールを作成→メールに文書を添付→関係者に送信、というのが一連の流れでした。 それが、Evernote を使うようになって、次のように変わりました。 議事録やレポートなどは、Evernote のノートに記録 「共有」機能で、作ったノートをワンクリックで上司に共有 上司も自分も、ノートに直接書き込むことで内容を修正 「共有」機能で、完成したノートをワンクリックで関係者に共有 上記の作業はすべて Evernote 上で行えるため、アプリを切り替える手間はありません。また、ノートを共有したい相手がもし Evernote を使っていなくても、「公開リンク」を取得してそのリンクを教えるだけで、相手は Evernote のノートを見ることができます。これがかなり便利で、社外の方との情報共有によく使っています。 ノートの「共有」機能の詳しい使い方についてはこちらをご覧ください。 また、Evernote 社内では Evernote Business を使っていますが、これを使うと「誰がどんな仕事をしているか」をリアルタイムで見ることができます。具体的には、次のとおりです。 誰かが閲覧中のノートの右上に、顔マークのアイコンが表示されます。これによって、「上司は自分が確認を依頼したノートを見てくれているのか」「同僚はいまどのノートを見ているのか」が視覚的に分かります。 新規で作成・更新されたノートがノートリストの上位にくるので、「いま同僚がどんな仕事をしているのか」「頼んだ仕事をきちんと進めてくれているか」を、本人に聞かなくても確認することができます。 Evernote を使って、「チーム全体の仕事効率を上げたい」「同僚とのコミュニケーションを円滑にしたい」という場合は、Evernote Business が効果を発揮するかもしれません。さらに詳しい機能やセキュリティについて知りたい方は、こちらのブログ記事もご覧になってみてください。

Evernote プレミアムで広がる活用術 その 1・家事を効率化

Evernote プレミアムは活用されていますか?すでにご活用いただいているみなさまにはいうまでもありませんが、プレミアム機能の便利さは実際に使ってみないとなかなか分からないもの。 Evernote プレミアムは月払いも可能ですから、まず数ヶ月間、そのパワフルな機能を体験してみることも簡単です。 「Evernote は使っているけれど、プレミアムの必要はない」「プレミアムの便利さがあまり分からない」というみなさまに向けて、今日から 3 回にわたり、Evernote のプレミアムの便利な機能をいくつかのユーザ像・シーンに分けてご紹介していきます。 まず 1 回目の今日は、主婦・主夫として忙しい毎日を送るみなさまにオススメのプレミアム機能活用法をご紹介します。 専業主婦・主夫の方から兼業、お子さんがいる方・いない方など、立場は違っても「効率的に家事をしたい」という思いは同じはず。「マメな作業は苦手」という方でも、無理なく使える機能をピックアップしましたので、ぜひ気になったものから試してみてください。 コンテキスト機能でレシピ探しの手間を省略 家事の中でもっとも頭を悩ませるのが、毎日の献立を考えることではないでしょうか?家族の好き嫌いやアレルギー、冷蔵庫の材料、作る手間など、様々なことを考えなくてはいけません。そこでお勧めなのが、料理のレシピを一つのノートブックに保存して、自分だけのオリジナル料理ブックを作ることです。 料理のレシピは、料理本だけではなく、インターネットやテレビ、雑誌、新聞など、さまざまなところに載っていますよね。人から聞いたものを、メモすることもあるかもしれません。「これは」と思うものを見つけたら、すべて一ヶ所に保存しておきましょう。 パソコンのブラウザを使って、Webページ保存する方法 スマートフォンのブラウザを使って、Webページを保存する方法 スマートフォンのカメラ機能を使って、紙のページを保存する方法 また、ある程度レシピが溜まってきたときに便利なのが、プレミアム機能のコンテキストです。コンテキストとは、そのノートに関連する記事やノートを、ノートの下に自動で表示してくれるというもの。似たような別のレシピが出てくるので、新たな献立のヒントを得ることができます。 お薬手帳をデータ化し、画像内や手書きの文字まで、必要なときすぐに検索 新しい病院に行ったり、薬でアレルギーが出たりしたとき、過去の服薬の記録がまとまった「お薬手帳」があると便利です。ただ、家族全員分の手帳を持ち歩くというのは、あまり現実的ではありません。そこで活躍するのが Evernote。「パパのお薬手帳」「△△ちゃんのお薬手帳」と、ノートブックごとに分け、それぞれの健康診断の結果や、アレルギー、既往歴、服薬の記録などを保存しておきましょう。 一度 Evernote に保存しておけば、以前に処方された薬も簡単に検索ができます。Evernote では、スキャンした薬の説明書や健康診断の結果といった画像内に含まれる文字、さらには手書き文字も検索の対象になります。 こうして作った「お薬手帳」ノートブックは、家族みんなで共有しておきましょう。お互いの健康状態を「いつでもどこでもアクセスできる」ようにしておくことが、万が一のときの備えになります。 パソコン、スマートフォンでのノートブックの共有方法 オフラインノートブックで安心の海外旅行 お友達や家族との海外旅行。ただでさえ荷物が多いのに、旅行関係の書類やパスポートといった証明書など、全員分を管理するのはなかなか大変です。そんなときはぜひ、Evernote を活用してみてください。 まず、旅行に関する情報は、一つのノートブックを作って、そこに保存していくようにしましょう。旅程表からホテル・レストラン情報、クレジットカード会社や日本語が通じる病院の連絡先、パスポートや海外旅行保険などの証明書など、あらゆる情報を一か所にまとめておくことがポイントです。 そして、インターネット接続の有無に関わらず、モバイルから、Evernote へのアクセスを可能にするのがプレミアム機能のオフラインノートブック。 例えば、「空港には着いたけど、ホテルまでの行き方が分からない」とか、「日本語が通じる病院に行きたいのに、ネットがなくて調べられない」と、困った経験はありませんか?海外では、「インターネット接続が不安定」、あるいは「データローミングの料金が高すぎて気軽に使えない」という場合がほとんど。そうした状況でも、Evernote のオフラインノートブックを事前に設定しておけば、慌てず、安心して海外旅行を楽しむことができます。 スマートフォンでのオフラインノートブックの設定方法 あらゆる情報をどんどん取り込める、月10GBのアップロード容量 あらゆる情報が保存できる Evernote には、このほかにも多くのものを取り込むことができます。以下はその一例です。 – 習い事に関する Web ページや書類 – 行ってみたい観光地やレストランの情報 – 仕事や育児に役立つ Web や雑誌の記事 – ペットの成長記録や健康に関する情報 – 年賀状などのハガキや、大切な手紙 – お子さんの学校や保育園のプリント 「これを保存しておいたら、あとで家事が楽になりそう」とか、「この情報、いざという時に役立つかも」というものは、たくさんあると思います。それらを、アップロード容量を気にせずにどんどん取り込めるのが、Evernote プレミアムの良いところです。保存すればするほど便利さが感じられると思いますので、ぜひ活用してみてください。 Evernote ブログでは、このほかにも多くの使い方をご紹介しています。 「主婦向けの、もっと違った使い方が知りたい」という方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。 片付けのコツは「本当に好きなものだけを残す」こと——整理アドバイザー・小西紗代さんに聞く主婦のための収納術 整理収納アドバイザー山口さんに聞く、Evernote を使ったデジタル収納・子育て術

就活スタートダッシュのための Evernote 活用術 – 後編 –

就職活動を成功させるための、Evernote の使い方シリーズ。前編では、準備の段階で役立つ「情報収集」を中心にご紹介しましたが、今回は、就活が本格化してから役立つ使い方をご紹介していきます。2018 年卒の方はもちろん、「早めに準備したい!」という 1・2 年生の方も、ぜひ参考にしてみてください。 企業とのメールのやり取りをよりスマートに 就活が本格化してくると、OB・OG や企業の採用担当者とのメールでのやり取りが増えてくると思います。そこで、OB・OG 訪問の依頼・お礼、日程調整への返信、日程変更の依頼・お礼など、シーン別に使えるメール文面をあらかじめ Evernote に保存しておくと、外出先などから急いでメールを送るときでも慌てずに済みます。 また、メールでのコミュニケーションは便利ですが、必要なときすぐ特定のメールを探し出すのは、なかなか時間がかかるもの。選考スケジュールや面接日程の確定などの重要なメールは、メール転送の機能(プラス・プレミアムの機能)を使って Evernote に保存しておきましょう。その際、たとえば件名に「@就活2018」のように @ と ノートブック名を追加すると、保存先のノートブックを指定することもできます。 カレンダーとの連携で、効率的にスケジュール管理 実際の選考が始まったら、工夫したいのはスケジュール管理。就活に関する予定のほとんどは、日付以外の情報(場所・服装・持ち物・地図など)も必要になることが多いはず。そこで、Google カレンダーなどのデジタルカレンダーと Evernote をうまく組み合わせて、スマートに予定を管理しましょう。 カレンダーに予定を入れたら、その予定に関連するノート固有のリンク「公開リンク」を取得します。そして、このリンクをコピーして、カレンダーの「説明」などの備考欄に貼り付けます。このリンクをクリックすると、パソコン、スマートフォン、タブレットなどすべての端末から、ブラウザ上で Evernote のノートを確認できます。 また、Outlook の予定表をお使いの方は、連携機能をお使いいただけます。使い方はこちらのブログをご覧ください。 さらに、タグとリマインダーを使うと、就職活動の進捗管理を効率的に行うことができます。タグは、「一次試験」「最終面接」など、選考状況に合わせたものをつけておくとよいでしょう。リマインダーは、エントリーシートなどの提出期限や、試験・面接日の前日などにセットしておくことで、「うっかり忘れ」を防ぐことができます。 面接前に「ここを見れば安心」というノートを作成 面接の日が近づくと、誰もが不安な気持ちになるのではないでしょうか。当日できるだけリラックスして臨むためにも、大切な情報をまとめた最終確認用のノートを作成しておきましょう。 日時や場所のほか、持ち物、履歴書・エントリーシート・提出済みの課題などの各ファイル、想定問答集などが一箇所にまとまっていると、「ここを見れば大丈夫」という安心感につながります。Evernote に情報を集約しておくメリットの一つは、電車の中などのちょっとした空き時間にスマホからサッと確認ができること。「あの情報が見つからない!」という不安を払拭して、落ち着いた気持ちで面接に臨みましょう。 また、緊張したときのために、精神的な支えになるものを保存しておくのもおすすめです。きれいな景色や大好きなペット・有名人といった癒し系の画像のほか、著名人の格言や大切な人からの応援メールなど、モチベーションアップにつながるものも良いでしょう。 なお、Evernote プレミアム 1 年分が 50 % オフになる、学生向けの新たなプランの提供を 11 月から開始しました。詳細・お申し込みはこちらのページをご覧ください。

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