使い方と事例

仕事を自動化してみませんか?Evernote と連携する Web サービス、IFTTT と Zapier

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この記事は NTTドコモ様による寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business

Evernote を仕事で使っていると、同じ操作を繰り返すことはありませんか?

例えば議事録。会議の時には必ず Evernote を立ち上げ、新規ノートを作成し、タイトルをつけて日時を記入して…と、同じ操作をすると思います。

Evernote と連携する外部サービスの IFTTTZapier を使うと、Google と連携し、スケジュール登録をトリガーに Evernote で議事録用の新規ノートを作成する、といったことも可能になります。どちらもまだ日本語対応はしていませんが、使い方次第で様々な可能性があるサービスなので、設定方法を簡単にご紹介します。

※ IFTTT と Zapier とは?
どちらも Web サービス同士を連携させるサービスで、100 以上のサービスに対応し、様々な自動化を助けてくれます。対応サービスの内容から、IFTTT はコンシューマ向け、Zapier はビジネス向けと言えるでしょう。

IFTTT で Google カレンダーと Evernote の連携

自動化の設定手順(IFTTT では「Recipe(レシピ)」と読んでいます)

  • IFTTT の Web サイトにて、ユーザー登録をします
  • 「My Recipes」メニューから「Create a Recipe」ボタンをクリック
  • if this then that の「this」をクリックすると、トリガーとなるアプリ一覧が表示されるので、Google Calender をクリック

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  • 初めて使う場合は「Activate」ボタンをクリックし、Google アカウントの IFTTT での利用を認証させ、連携させたいカレンダーを選びます
  • 連携が完了したら、「Continue to the next step」をクリック
  • Choose a Trigger の項目で、「Event from search starts」をクリック
  • 「Keyword or phrase」の枠に、例えば「ミーティング」と入力し、「Create Trigger」をクリックします。そうすると、Google カレンダーに「ミーティング」のタイトルを入れたスケジュールについてのみ、開始 15 分前以降に次のステップで指定するアクション(この例では、ノートを作成する)が起きます
  • if this then that の「that」をクリックすると、実行させるアプリ一覧が表示されるので、Evernote をクリック
  • Choose an Action の項目で「Create a note」をクリック
  • Complete Action Fields の項目では、ノートのタイトル、本文、保存するノートブック、タグを指定することができます。デフォルトでは、タイトルにはスケジュールの名前、本文に説明と場所、開始時間と終了時間、最後にカレンダーへの URL が入っていますので、必要に応じて手を加えてください
  • 以上で設定は完了です。「Create Action」をクリックし、最後に Recipe(レシピ)のタイトルをつけて「Create Recipe」をクリックし、保存してください

Zapier で Evernote と Gmail の連携

次に、業務報告などで Evernote を利用することを想定して、Evernote でノートを作成したら自動的に他のメンバーへメール送信する設定をしてみましょう。

今度は Zapier を使います。(現在のところ、IFTTT は Evernote をトリガーとすることができません)

自動化の設定手順(Zapier では「Zap」と読んでいます)

  • Zapier の Web サイトにて、ユーザー登録をします
  • 「Make a Zap!」メニューをクリック
  • Choose a trigger and action の項目で、左側の「Choose a Trigger app…」プルダウンメニューから、トリガーとなる Evernote(Evernote Business も選択できますが、 Zapier 有料版でのみお使いいただけます)を選び、その下の「Choose a Trigger…」プルダウンメニューでは「New Note」を選びます。同様に、右側の「Choose an Action app…」メニューから Gmail を選び、その下の「Choose an Action…」では「Send Email」を選び、Continue ボタンをクリック

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  • 初めて使う場合は「Connect an Evernote Account」ボタンをクリックし、連携させる Evernote アカウントの名前を付けて(デフォルトのままでも大丈夫です)Continue ボタンをクリック
  • Evernote の認証画面になるので、承認ボタンをクリックし、認証に成功したら Close and Continue ボタンをクリックして元の画面に戻ります。Continue ボタンをクリック
  • Gmail も同様に認証をさせ、Continue ボタンをクリック
  • トリガーとなる Evernote で条件を設定します。設定できるのは、いずれかのノートブックで新規ノートが作成された時(デフォルトではノートブックの指定なし)。連携するのが Evernote Business の場合、ビジネスノートブックが指定可能です。さらに細かい設定をする場合は「+ Add a custom filter」ボタンから、どのフィールドに、どういう一致条件で、何のキーワードがある場合、というところまで設定可能です。例えばタイトルに「業務報告」というキーワードが入っている時にメールを送りたい場合、左から Title, (Text) Contains, 業務報告と設定します。設定を決めたら Continue ボタンをクリック
  • メール送信の内容を設定します。設定できる項目は、To、 Cc、Bcc、送信者名、送信者アドレス、返信アドレス、タイトル、本文、添付ファイルまで、細かく設定可能です。各欄の右にある「Insert fields」ボタンを押すと、ノートの情報を差し込むことができるので、例えばメールのタイトルにノートのタイトルとノート作成日時を設定し、本文には共有用 URL を自動入力する、といったことが可能です。設定が完了したら Continue ボタンをクリック
  • 実際に動作するかどうかは「Test Evernote trigger」ボタンをクリックし、次に出てくる「Test Zap with this sample」ボタンで確認できます。ボタンが「Success!」の表示に変われば成功です
  • 最後に Continue ボタンをクリックし、名前を決めて「Turn Zap on」ボタンを押せば、その後は 5 分毎にこの設定が機能します

以上駆け足での説明になりましたが、外部連携を活用することで、Evernote だけでは思いつかない意外な使い方が発見できます。例えば Android 端末に IFTTT アプリを入れることで、電話を誰に何分かけたかのログを Evernote に保存することもできます。ぜひいろいろと試してみてください。

このように Evernote を業務でご利用する場合は、添付文書も検索でき、オフラインノートブック、コンテキストなどが使えるより高機能な Evernote プレミアムか、社員同士での情報共有がより強化された Evernote Business がお勧めです。

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