夏と言えば、一生懸命働いた自分へのご褒美に休暇を楽しむ季節。リラックスしてエネルギーを補給し、家に帰って仕事に戻るのも楽しみの一つです。
でも気が重いタスクもありますよね。そう、メールチェック。読者の一人から、こんな相談をされました。「自分はメールチェックを効率よくできるタイプだと思うのですが、会議に出ている間に来たメールは、雪が降り積もるように溜まっていきます。メールチェックに 1 日半～ 2 日かかってしまうこともあるのですが、何か対策はないですか？」
ということで、このページでは、休暇中の膨大なメールを回避するアイデアを紹介します。
1. 受信トレイの流れをよくする
排水溝を閉めたまま水を注ぎ続け、バスタブから水があふれてしまったことはありませんか？バスタブに水が入るばかりで出ていかないこの光景は、受信トレイにも同じことが言えます。休暇から帰って来るのを待たず、休暇中に多くのメールに対処すればよいのです。
休暇中もずっとメールに対応していなければならないわけではありませんが、仕事から離れることに一抹の不安を感じる方はメールに対応することで安心感を得られます。離れている間に仕事で起こっていること・いないことを考えることがなくなり、より一層休暇を楽しめるのです。
旅行中は「待機中」になる状況がいくつもあります。列に並んでいるとき、搭乗ゲートで飛行機を待っているとき、乗客が飛行機に乗るのを待っているとき、目的地に到着した後で荷物を待っているときなど、空いた時間を使って「簡単に対応できるメール」に取り掛かりましょう。たとえば、会議への招待状が届いていれば数秒で出欠を回答できます。他の人を待たせることもなくなりますし、仕事に戻る前に予定を組んでおく上でも役立ちます。
迷惑メールやニュースレターは削除しましょう。重要なメールを見逃す可能性はそれほど高くありません。休むことが最優先です！
すばやく返信する必要があるメールだけを探しましょう。スマートフォンのマイクアイコンを押して口頭で指示をすれば素早く簡単に返信できます。また、出勤している同僚にメールを転送して対処してもらえば、休暇中でも業務に支障をきたすことがなくなります。
この手法なら、多数のメールが受信トレイに入ってきても大半を外に出すことができ、休暇から帰った後も山のようなメールに時間を取られることなく、積極的に業務を進められます。
2. メールを止める
自動返信を設定すれば、休暇から帰ってくる日を同僚や顧客に効率よく伝えられます。ただ、業務に復帰する日を伝えたところで、休暇中のメールを止められる保証はありません。
不在通知メールに詳細を記載すれば、受信メールの削減につながるだけでなく、自分が業務を行えない期間を同僚や顧客に伝えることができます。
- 休暇の期間を含める。期間さえ分かっていれば、連絡すべき時期も見極めやすくなります。
- 代わりの担当者と連絡先を紹介する。質問に答えたり、対応したりできる人材が自分だけということはあまりありません。自分の休暇中は同僚に代わりを務めてもらい、同僚が休暇に出るときには恩返ししましょう。
- 休暇から帰ったときの引き継ぎ方法を同僚に伝えておく。個別のメッセージや整理されたリストなど、好みのコミュニケーション方法はありますか？休暇中の引き継ぎ事項をどのように伝えてもらいたいか、事前に伝えておくことで円滑に仕事に戻れます。
社内の場合なら、以下のような自動返信メールを設定して、同じ用件で複数回連絡を受け取ることやアクションアイテムの見落としを減らすことも可能です。
現在休暇をいただいております。
8 月 15 日に業務に復帰しますが、復帰時に見落としがないよう、アクションアイテムや最新情報をまとめたフォローアップメールを 1 通送っていただけると嬉しいです。
お急ぎの場合は、abc@defg.com までメールでお問い合わせください。
不在通知メールを使用したことがない場合は、Gmail、および Outlook での設定方法をご覧ください。
自動返信メールを作り込めば、オートメーションに大変な作業を代行してもらえます。仕事はテクノロジーに任せて休暇を楽しみましょう。
3. Evernote で重要なタスクを整理する
顧客を獲得したときのメールや作業中のプロジェクトに関する嬉しいニュースなど、見た瞬間に笑顔になるメールもあります。このようなメールは見逃したくはないはず！
Evernote Personal または Professional アカウントをご利用のお客様には専用のメールアドレスがあり、このメールアドレスを使用すると、 重要なメールを Evernote に転送して保存することができます。
この専用メールアドレスを見つけるには、Evernote を開いた状態で画面左上に表示される名前をクリックし、「アカウント情報」を選択します。「ノートをメール送信」まで下にスクロールすればメールアドレスが見つかります。このメールアドレスをコピーし、連絡先でノートを新規作成して、「Evernote メール」といった名前を付け、アドレスを貼り付けましょう。
これで、次に検討や対応が必要なメールが届いたときには Evernote アカウントにそのまま転送できます。Evernote で新規ノートが作成されたらメールの情報をすべて入力し、メール自体は削除するかアーカイブします。
新規作成したノートは今すぐ、または業務に復帰したときにブレインストーミングに使用できます。電話でメールの内容を確認する必要があれば、電話中に作成したノートを同じノートに追加し、ノートを好きなノートブックにドラッグすることもできます。
Evernote なら、あらゆるソースの情報を組み合わせて一か所で表示でき、Evernote のノートブック、タグ、スタックを自分のやり方にあった方法で整理することもできます。
それでは、待ちに待った休暇をお楽しみください。受信トレイの流れをよくし、メールを止め、Evernote で整理すれば、仕事に戻るのが楽しくなります。
Evernote 認定エキスパートであるフランク・バックさんは、働く人々が生産性を高め、ストレスを減らし、人生を楽しむことができるよう、時間や雑務の整理の仕方を伝授する講師であり、作家であり、コーチでもあります。フランクさんは 2019 年、2020 年、2021 年、2022 年に Global Gurus の「時間管理」部門で世界 1 位に選ばれています。
