使い方と事例

ビジネス書類を廃棄する前に。Evernote に「今すぐ保存」のすすめ

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この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business

新年度から仕事をスタートダッシュできるよう、紙の書類を整理するのはいかがでしょうか。ペーパーレス化に適した書類と、複合機とインポートフォルダ機能を組み合わせた方法をご紹介します。

保存期間がある書類はペーパーレスには適していない?

オフィスの机の上、大量の紙であふれていませんか?

毎年増え続ける仕事関連の書類は、なかなか捨てられないものが多いと思います。特に会計、決済、監査、雇用など会社経営に関する書類は、種類に応じて 3 年から、長いもので 10 年の保存期間が法律によって定められています。これらの書類を保存するためには、専用の書庫と保存場所を記した台帳での管理が必要になり、その作業もたいへんなもの。しかし、逆に言えばこれらの管理されている書類は、すでにきちんと保存されているので、あえてペーパーレス化をする必要はない、という考え方もできます。では、このような保存期間の決まっている書類ではなく、ペーパーレスに適している書類とはどのようなものでしょうか?

ペーパーレスに適した書類とは、1 年以内に廃棄してよいもの

机の上を占拠している書類は、普段の仕事で出てくる書類が多いのではないでしょうか。例えば企画書や提案書、それらを作るのに参考にした膨大な書類。こういったものは特に保存期間は決められておらず、慣習的に 1 年ぐらいで廃棄しているものです。もちろん会社によって規定があるので一概には言えませんが、例えば以下のようなものが 1 年以内に廃棄してよい書類に該当します。

企画書、提案書、参考書類
他団体から送られてきた資料、刊行物、社内報
使用済み Fax、集計済みアンケート用
年賀状、あいさつ状
事務用品の取扱説明書

 
このような保存期間が決まっていない書類をスキャンし、電子化して、原本を捨ててしまえば、ペーパーレス化をすすめることが可能になります。

「今すぐ保存」がチームの情報共有強化につながる

メールは直近のものしか見ないのと同じく、古くなった書類もほとんど見られません。ある統計によると、オフィスワーカーが参照する書類の 90% は半年以内に作成されたもので、1 年以上経った書類を見ることはおよそ 1% といわれています。つまり、99% の書類は 1 年経ったら捨てても問題ないのです。ということは、書類をペーパーレス化するタイミングは、古くなる前に「今すぐ保存」するのが良いでしょう。また、ペーパーレス化したデータは、検索性の高いシステムに保存して、共有できるようにするのが最適です。そうしておけば、紙を減らせるだけではなく、チームの情報共有強化にもつながります。

このペーパーレスによる情報共有を強化するのが、画像文字認識と多彩な検索を可能にする Evernote とスキャナの組み合わせです。

スキャナだけではなく複合機でも取り込める

Evernote に書類を取り込むには、スキャナが最適です。もちろんスマホのカメラでも可能ですが、確実性とスピードで言えばスキャナが上回ります。

Evernote 専用のスキャナ、PFU の ScanSnap Evernote Edition がもちろん便利ですが、モバイルに適した ScanSnap ix100 と ScanSnap Cloud の組み合わせもかなり便利で、WiFi 環境さえあればスキャナ単体で Evernote へ書類を取り込むことが可能です。

会社で新たにスキャナを導入することができない場合、既存の複合機を活用する方法もあります。この場合、Evernote Windows 版の「インポートフォルダ」機能と、Windows の「ネットワークドライブの割り当て」を組み合わせることで、複合機でスキャンしたら自動的に Evernote へ取り込める仕組みを作ることが可能です。

では設定方法です。複合機を設置している場合、ファイルサーバのフォルダがスキャナの保存先になっていることが多いと思います。そのフォルダを Windows の「ネットワークドライブの割り当て」で、たとえば S: ドライブなどに指定します。そうすると Evernote Windows 版で「インポートフォルダ」として設定できるようになります。これで、複合機でスキャンした書類が自動的に Evernote へ取り込むことが可能になります。ぜひお試し下さい。

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今後は e-文書法の規制緩和もあり、紙のデジタル化と、検索性が重要になってきます。紙をスキャンした PDF、JPEG はもちろん、Word、PowerPoint のファイルも全文検索可能(※)な Evernote が、これからのビジネス書類の保存場所として役立つのではないでしょうか。特に Evernote Business では、その情報がすべて個人ではなく企業に紐づく「ビジネスノートブック」として保存できるので安心です。 
※Evernote Business、Evernote プレミアムなら全文検索可能です。

詳しく話を聞いてみたいという方は、2 月 24 日(水)東京にてペーパーレス化についてのセミナーがありますので、どうぞご参加ください。

お申し込みは NTTドコモのビジネスプラスから。請求書払いに対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能です。

まずは Evernote プレミアムから試したい方には、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンも継続していますので、この機会にぜひお試し下さい。

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