使い方と事例

ベストマッチ: クラウドとスキャナ

PDF_in_Evernote_Business

Evernote は様々な他社製サービスやアプリと連携しますが、ソフトウェアだけではありません。ハードウェア製品、特に紙類をデータに変換するドキュメントスキャナとは相性抜群です。

スマートフォンやタブレット端末の登場によって、外出先でも自分のメモやファイルを気軽に閲覧できるようになり、2010 年頃を境に Evernote や Google ドライブ、Dropbox といったクラウドサービスの需要も一気に高まっていきました。ドキュメントスキャナを使って家にある雑誌や本をデジタル化する「自炊」という言葉が一般的に浸透し始めたのもこの頃です。

Paperless

大量の書籍を短時間でクラウドへ保存できるので、部屋が片付くのはもちろん、以前なら押入れの奥にずっと埋もれていたような本を、モバイル端末からいつでも検索して読めるようになったことが人気を呼びました。特にドキュメントスキャナの ScanSnap シリーズ(PFU 社)は Evernote との相性が非常に良く、自炊ブームの火付け役になったと言われています。(2013 年には Evernote 限定モデルの ScanSnap を共同開発したほどです。)

数多くあるクラウドサービスの中で、スキャンデータの保存先として Evernote が多くのユーザに選ばれている理由には、次の要因が挙げられるのではないでしょうか。

  1. マルチプラットフォーム: Mac、Windows、iOS、Android に対応しているので、どの端末からでも自分のデータにアクセスできます。
  2. 優れた閲覧性: Evernote の特長は、データが見やすく整理されることです。複雑なフォルダ階層がなく、ファイルを毎回ダブルクリックして開かなくても、中身を簡単に確認できます。
  3. 高度な文字認識: 活字だけでなく、手書き文字や写真の中の文字まで検索できます。プレミアム会員なら、スキャンした PDF ファイルの中まで検索可能です。

家庭からオフィス、自炊からペーパーレスへ

スキャナと Evernote の組み合わせは、すぐに仕事の世界でも「ペーパーレス」というコンセプトのもと広まっていきました。長年溜まり続けてきた紙文書を整理するという課題は、どこのオフィスでも共通の悩みだったのかもしれません。

客先でもらった名刺やパンフレット、顧客との契約書、プロジェクトの企画書、レシート・領収書、製品仕様書、記入済みのアンケート用紙、ミーティングの手書きメモなどを Evernote へスキャンしておくことで、紙を大量に減らしたりデータのバックアップを残せるだけでなく、それらをすべて検索可能なデータとして社内でずっと保管できます。

ここで一つ、重要なポイントがあります。ペーパーレス化が目的でスキャナと Evernote を業務に使う場合は、上位機種のドキュメントスキャナを強くおすすめします。スキャナの性能がそのまま業務効率に直結するからです。

(高性能な)スキャナでできることの例を以下に挙げます。

  1. 高速読み取り: 機種によっては、50 枚の原稿を約 2 分でスキャンしてしまいます。複合機の前に立って 1 枚ずつスキャンするよりも、時間を大きく節約できます。
  2. 正確な読み取り: 給紙性能の評価が高いスキャナを選びましょう。2 枚以上を同時に給紙してしまう「重送」や紙詰まりエラーが頻繁に発生すると、スペック上の読み取り速度がいくら優れていても意味がありません。
  3. スキャンデータの自動処理: 用紙サイズの検出、文字列の傾き補正、ページの向きの補正、白紙ページの削除といった画像処理が自動的に行われるので、作業時間の節約になります。
  4. 無線スキャン: USB ケーブルを使わずに、Wi-Fi 経由でタブレットやスマートフォンへ直接スキャンできる機種もあります。置き場所を選ばないので省スペースになります。

Evernote Business でも活用

法人向けサービスの Evernote Business をお使いの職場であれば、スキャンデータの保存先に社内で共有するビジネスノートブックを指定することで、会社の所有データとして有益な情報を蓄積しながら、一ヶ所に集約できます。

PDF_in_Evernote_Business

また、通常のスキャンは PDF 形式で保存されますが、Evernote Business では PDF ファイル内の文字まで検索したり、スキャン後に PDF に注釈を入れて指示を送ったりできるのでとても便利です。
一度スキャンしたデータはすぐに同期されるので、例えば数分前までは紙でしかなかった文書を、出張先の同僚がすぐにモバイル端末の Evernote から確認できるようになります。
最後に、ScanSnap Cloud のような連携機能を使えば、パソコンに接続しなくてもスキャンボタンを一回押すだけでビジネスノートブックへ直接保存することも可能です。

Evernote を使いこなすために

職場で Evernote を最近使い始めた方、または既に何年もお使いいただいている方にとっても、Evernote を活用するうえでドキュメントスキャナは必要不可欠なツールです。紙文書のデジタル化でペーパーレスを目指す以外にも、万が一のバックアップとしてデータを保管しておくだけでも意味があるかと思います。ぜひ、Evernote + スキャナを有効活用してみてください。

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