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使い方と事例 • 生産性向上

オフィスを持ち出そう

1983 年 9 月、意欲に燃えた 30 歳のコンピュータエンジニア、スティーブ・ロバーツ氏はなんともユニークな旅に出ました(英語記事)。17,000 マイル(約 27,300km)にわたってアメリカ大陸を横断しようというのです。

西部開拓時代の開拓者たちは、馬と荷馬車とテントで大陸を横断しましたが、ロバーツ氏は「ウィネバイコ(キャンピングカーブランド名のもじり)」と名付けたカスタム仕様のリカンベント自転車に、太陽光電池で動作するポータブルコンピュータ(伝説の Radio Shack Model 100(英語記事))、オンラインプロバイダである CompuServe のアカウント、そして「ベースオフィス」を搭載して旅立ちました。旅行中、ロバーツ氏はこのモバイルワークステーションを使って、著書『Computing Across America』を執筆。また旅の様子を記録したコラムや記事を複数の雑誌に寄稿しました。

ロバーツ氏の旅は、テクノロジーさえあれば自宅はおろか、どこからでも働けることを予見しています。まさに「デジタルノマド」の第一人者と言えるでしょう。

今日では、好きな場所で働くことは 1983 年に比べると格段にたやすくなっています。多くの人が、ロバーツ氏のポータブルコンピュータの何千倍もの処理力を持つデバイスを持ち歩いていて、事実上世界中の情報にアクセスすることができ、その接続速度も高速です。多くの知識労働者にとって、働く場所の制限はないと言っても過言ではありません。必要なのは電源コンセントと安定した Wi-Fi 接続のみです。

ご自分のことをデジタルノマドだとは思っていない方も、何らかの形でリモートワークを行っていることが多いのではないでしょうか。外回りで見込み客や顧客と商談する営業職の方もいれば、月に何回か自宅から勤務する方もいるでしょう。どのような形であれ、リモートワークが増えつつあることは確かです。実際、2017 年の Global Workplace Analytics と FlexJobs の共同調査によると(英語)、米国の労働人口のうち約 3 % にあたる 390 万人が、勤務時間の半分以上をリモートワークで行っており、2005 年の 180 万人に比べると 2 倍以上に増えています。

ただ、リモートワークが浸透しつつある反面、従業員も雇用主もいくつかの課題に直面しています。物理的に一つの場所にいないことにより、従業員たちが会社からサポートされていないと感じたり、目標を見失ってしまったり、取り残されてしまったりするリスクが生じています。自分の仕事がチーム全体に貢献していることが感じられないと、結果として従業員の志気は下がってしまうでしょう。

では、企業としてリモートワークをうまく機能させるためにはどうすればよいのでしょう? 大切なのは、従業員全員が自分の持てる力を発揮できるようなツールを提供することです。

バーチャルオフィスを作る

GitHub の共同創立者である トム・プレストン・ワーナー氏はこう言っています(英語動画)。「物理的にあちこちに散らばったチームを率いるなら、オフィスの存在意義とは何なのかを知る必要がある」と。そしてこの「オフィス」は物理的なオフィスである必要はないのです。Slack のようなチャットツールを使えば、バーチャルオフィスを作り出し、チーム全体で力を発揮して仕事をすることが可能です。

また、ミーティングを行ったりアイデアを話し合ったりする場所に加えて、プロジェクトに関する共同作業を行ったり、資料やアイデアの比較や共有などを行えるバーチャルホワイトボートも必要です。Evernote Business のスペースを使えば、チームだけの専用スペースを作りメンバーを招待することができます。スペースでは、招待されたメンバー全員がノートを作成、閲覧、編集することができ、どこにいてもチームと一緒に作業を進め、貢献することができます。

さらに、ストリーミング形式で全社ミーティングを行うようにすれば(弊社でもそうしています)、組織としての重要事項を全従業員に周知できます。また、リアルタイムで参加できなかった従業員のために録画したものを後から見られるようにしておきましょう。

それから、「人とのつながり」にも気を配る必要があります。多くの人がリモートワークという新しい働き方を楽しんでいる一方で、チームメンバーとの交流やつながりがないことを寂しく思っている人も少なくありません。そこで、全員と 1 対 1 で 5 分ずつ話すスピードデート形式(英語記事)をビデオコールを定期的に開催して、チームメンバーがお互いのことを個人的に知る(英語記事)機会を設けたり、バーチャルハッピーアワーと称して交流することだけが目的のビデオ飲み会(英語記事)を企画するのも良いでしょう。

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時差に気を配る

かつてウォルト・ディスニー氏は「イッツ・ア・スモールワールド」と言いましたが、本当に世界は小さくなりました。今や米国企業の多くが世界を視野に入れており、アジアや欧州の市場に進出しています。特にソフトウェア企業は、工場での生産や物理的な商品の流通という制約を受けないため、グローバル化が顕著に進んでいます。

しかし、世界中に散らばったチームメンバーと仕事をするには、現地時間に気を配る必要があります。常に同じ人が早朝に会議に出席したりしなくてもすむように、会議の時間を交互に変えたり、本当にその会議が必要かどうかを考えたりすることが大切です。会議をしなくてもメールで済んだり、別の方法でコラボレーションしたりできるかもしれません。たとえば、Evernote Business のスペースに議題ごとに共有ノートを作り、各メンバーが自分の業務時間内に意見を記入するようにするのも良い方法です。

コミュニケーションは頻繁かつオープンに

リモートワーカーにとって大きな課題となるのが、組織やチームで何が起きているのかを常に把握しておくことです。これは、自宅から働いている場合にも、カンファレンスやイベントへ出張している場合にも、顧客との打ち合わせで常に外に出ている場合にも当てはまります。重要な最新情報を逃してしまうことはリモートワーカーにありがちなことで、そうなると本人は取り残されているように感じたり、仕事の全体像を見失ったりしてしまいます。

こうした事態を避けるには、いつでもコミュニケーションできるような状態を保っておくことが重要です。リモートで働いているチームメンバーたちに、何かあればすぐに連絡してほしいということを伝えておきましょう。また(できればビデオコールで)定期的にリモートワーカーたちの状況を確認し、困っていることや懸念がないかを確認するのも大切です。その時間を利用して、チームの最新情報や目標、期待される成果物なども共有するようにします。こうすることで各自が何をすべきか、なぜそれをすべきかが明確化されます。

さらに、Evernote Business のスペースを使えば、上部に「新着情報」と「固定表示されたノート」が表示されるので、リモートワーカーに最も必要な情報の透明性を簡単に維持できます。新着情報には常に最新の情報が表示されるため、情報の伝達漏れが起きることはありません。また、重要な情報は固定表示しておくことで常にチームメンバーの目に触れるようにできます。チーム全員が常に必要な情報を手にしているので、どこにいてもベストなパフォーマンスを発揮できます。

リモートワークは従業員にとっても雇用主にとってもメリットが大きいものですが、雇用主は上記のような課題を常に念頭に置き、従業員を積極的にサポートする必要があります。しっかりとプランニングさえすれば、隣のビルにいても、世界の裏側にいても、生産的で価値のある仕事をすることができます。

リモートワーカーとそのマネージャーに対する具体的なアドバイスやヒントについては、こちらの記事(英語)をご覧ください。

この記事は 2018 年 4 月 25 日に Evernote 掲載されたものの更新記事です。

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