過去 50 年の間、会議の時間と頻度は増える一方でした。1960 年代には、管理職が会議に費やす時間は週に平均 10 時間以下だったのに対し、今では 23 時間近くにもなっています (英語記事)。しかもこれには、非公式のちょっとしたやりとりは含まれていません。さらに、ハイブリッドワークが一般化してきたことで、対面での会議が難しくなり、リモート会議が増加しました。これにより数年前にはそれほど重要でなかったツールやスキルも必要になっています。しかし、格言にもあるように「ピンチはチャンス」。時代と共に進化し続ける会議のあり方に乗り遅れないように、ここで一度、自社の会議について見直してみませんか。
なぜ従来の会議が時間の無駄なのか
ハーバード・ビジネス・スクールとボストン大学の研究者たちが、さまざまな業界の 182 名のシニアマネージャーについて調査したところ、65% のシニアマネージャーが「会議は自分の仕事を終わらせる妨げになっている」と回答。71% が「会議は非生産的で非効率だ」、62% 「会議でチームの結束を深めるのに失敗している」と答えています。
「会議とは人が働いていない時間だ」と言ったのはイーロン・マスク氏。彼は、関係者全員に利点のある短い意見のやりとりについては認めているものの、「自分が何の価値も提供していないことが明らかになったらすぐに会議から立ち去るか、電話を切れ」とテスラ社の従業員たちにもそう言っているそうです。「立ち去るのは失礼なことではない。誰かを留まらせてその人の時間を無駄にすることのほうが失礼だ」と。
会議の非生産性は、ハイブリッドワークによりますます顕著になっています。バーチャル会議にはさまざまな種類の技術的な問題も付随するため、時間のロスはさらに深刻です。昔からよく言われているように「メールで済むようなことは、わざわざ会議を開く必要はない」のです。
会議はどのように進化しているか
ここ 10 年ほどの間に会議は大きな変貌を遂げました。それは主に、テクノロジーの進歩によりいつでもコミュニケーションをとれるようになったことが原因です。最近の傾向として見られるのは、若い世代が労働人口に加わるにつれ、最新のテクノロジーの利用が促進されていること。2016年には、ミレニアル世代は米国の労働人口の 35% を占める最大の層となりました (英語記事)。これはつまり、会議の出席者を占める割合も、この世代が多くなったことを意味します。彼らは、流動的ながらも的を射た議題を求め、事前にきっちりアジェンダを考えることを好みます。新しい世代の出席者たちは、意味、革新性、洞察に富んだ会議を求めているのです (英語記事)。
さらに、ソフトウェアやアプリといったツールが、こうした新しい会議のあり方を可能にしました。先進的な企業は、従来型の会議に見切りを付け、はるかに合理的で効果的なプロセスを採用して、新しい形のコミュニケーションに力を入れています。
エキスパートのヒント: Evernote エキスパートのニール・マックスフィールドさんはこう言います。「毎日、その日に重要だったものを振り返りましょう。一日の終わりにその日のコンテンツ（メール、メモ等）を見直して、重要なものは Evernote に保存しておきます。そして、関連するものがあれば、ホーム画面のカレンダーウィジェットを使って今後の会議の予定にリンクしておきましょう」
情報の可視化＋コラボレーション＝会議不要
チームメンバーがあちこちに分散し、リモートワークが一般的になるにつれ、特定の時間に全体ミーティングを設定することは難しくなりました。こうした環境で、従来型の会議を維持することは負担でしかありません。一方、必要な情報を一カ所に集約し、各々が好きなタイミングで簡単に追加や調整、意見交換を行える「非同期型」の会議では、タイムゾーンや勤務時間が異なっても、全員が等しくコラボレーションに加わることができます。
もちろんこれは、一夜にして実現できることではありません。綿密な準備と運用が必要ですし、そのための適切なツールもなければなりません。非同期型会議では、参加者全員に情報がしっかり可視化できるツールが必要ですし、誰もが意見を出せるようにするためのコラボレーション機能も必要です。しかし「的を絞った生産的な会議をする」という原則さえしっかり守れば、従来の会議に引けを取らない成果が得られることは間違いありません。
- 求められる成果を明確にし、そこに至るための計画を立案する
- 議題を準備し、チームに共有して、意見を追加するよう促す
- 情報をセントラルハブとなる場所に集約する
- 各アクションアイテムにチームメンバーを割り当て、期限を決め、各タスクで達成すべきことを定義する
- チームメンバー全員に、フィードバックの機会を提供する
- 進捗を確認する時間をスケジュールし、チームメンバーが計画通りにタスクを進めて締め切りまでに完了できるようにリマインダーを設定する
使いこなしのヒント：Evernote Teams のスペースを使えば、必要なチームメンバー全員に簡単に情報を共有することができます。また全員がいつでもノートを追加したり、必要な編集を行ったりできます。これにより効果的なコラボレーションが可能となり、無駄な会議を開く必要もなくなります。バーチャルスペースに関連するプロジェクトデータを集約しておけば、チームメンバーはいつでも、どこにいても、どのデバイスでも簡単に情報を確認したり、更新したりすることができます。
悲惨な会議はもうやめよう
会議はチーム管理に欠かせない要素の一つです。ある問題について全員の意見を一致させるのに、直接会って話し合うことほど簡単な方法はないからです。しかし、的を絞って、周到に準備された会議でなければ、好ましい成果は得られません。退屈な会議に我慢するのではなく、会議のあり方を変革することにエネルギーを注げば、どのチームにも大きなメリットがあるはずです。
