この記事はトップオフィスシステム株式会社による寄稿です。
こんにちは、トップオフィスシステム株式会社の池田栄司です。当社は関西地区を中心に Evernote Business 販売代理店として、IT を使って主に中小企業の「働き方を変える会社」として活動しています。
今回は、経営者のみなさんの頭を悩ませている「IT を活用して働き方を変える方法」をお話ししたいと思います。
働き方改革とは？
働き方改革という言葉をよく耳にします。これを弊社では「企業が、働く人の目線で働きやすい環境を作る必要がある」ことととらえています。
その一つの例は、残業時間をなくすことでしょう。しかしその一方で、現状の売上は保ちたいものです。となると、業務効率を上げざるを得ません。実際のところは、残業を減らしたいと思いつつ、作業量は減らないため現状維持…、特に人手が足りない中小企業ではそれが現実ではないでしょうか。
なぜ IT？
一方で IT を活用すれば働き方を大きく変える事ができます。なぜ IT なのかというと、IT を使うことで「効率」を上げることが出来るからです。
IT で業務改善
例えば、今まで手書きするしかなかった書類を Excel や Word を使って 誰もが作成することが出来るようになりました。今は当たり前ですが、私が就職した時（20 年ほど前ですが）は、見積書も受注表も全て手書きで、1 枚書き上げるのに 30 分ほど掛けていました。
ところが今はどうでしょうか？見積書を作成するのに 30 分も掛からないですよね？一方で Excel や Word で作成した書類を印刷して、必要に応じてコピーをする業務フローが当たり前になりました。
PC の普及と共に業務改善が大きく進んだのですが、紙の書類はむしろ増える一方です。業務フローも煩雑になって来た今、今度は情報の共有化が求められるようになりました。つまり Excel で作成した書類を印刷してコピーしていたのでは間に合わなくなってきました。
例えば、「モバイル環境があるにも関わらず、営業マンが日報を書くのに帰社しないといけない。作成した書類に手書き修正したのはいいけど、どれが最新版かわからない…。」このようなことでお悩みではないでしょうか？そしてみなさんの机の上には書類が山積みになっていないでしょうか？
情報を共有化して業務改善
企業によって共有する情報は異なります。また共有する手段も異なりますが、確実に言えることは「全社で同じ情報を共有することが必要だ」ということです。
販売会社を例に取ると、全社で共有すべきは間違いなく顧客情報です。自社の販売情報はもちろん、お客様との対応履歴やサポート内容、保守内容など多岐に渡ります。そしてこれらは日々更新され続ける情報です。つまり、どこからでも見られる情報にする必要があります。
そこで利用されるのが IT ツールです。ファイルの共有であれば Dropbox や Box などが最適ですし、データとしての共有であれば FileMaker や kintone など、あらゆる情報の共有であれば Evernote と、それぞれに特性があります。当社ではどの IT ツールがお客様に最適かを見極めて提案いたします。
Evernote は情報やファイルを共有できる便利なツールです。よくお話をするのですが、Evernote を活用すれば、ファイルを添付したメールのやりとりを無くすこともできます。また必要に応じてコメントも記入できるので、社内で常に最新の情報を共有するには最適なツールです。
IT を効果的に使って業務改善をすれば、煩雑な事務作業が軽減し、わざわざ帰社しないとできない作業を減らすことが期待できます。つまり、必然的に業務効率を上げることになり、かつ残業時間を減らすことができます。
また IT ツールを活用した場合、モバイル環境さえあればどこからでもアクセスできるので、時短勤務をされている方にも便利ですし、通勤圏外の遠方の方なども勤務していただけるようになります。テレワークを採用した先進的企業として認知されるという利点もあり、より優れた人財を採用できる可能性が広がります。
教育現場では、大学の卒論指導時にゼミの教授が生徒との情報共有手段として Evernote を活用されている事例もあります。就職活動などでゼミ生全員となかなか顔を合わす機会がない中、Evernote を使って学生との情報共有を行い、連絡手段として活用されています。
学生も大学へ行く必要が減り、決められた期限の中で空いた時間を活用して課題に取り組むことが出来ています。教授も必要に応じて進捗を確認することができ、的確な指導が可能になっています。
