生産性向上

会議の生産性を高めるためのコーチング

「会議は塩のようなもの。料理を引き立てるために慎重に振りかけるスパイスであり、食べながら闇雲に継ぎ足すものではありません。 多すぎる塩が料理を台無しにするように、多すぎる会議は志気や意欲を削いでしまいます」

—Jason Fried

主催者も参加者も会議に出席する人は皆、より生産的な会議にしたいと願っています。より少ない時間でより多くの情報を交換し、全社的な目標を達成するために、より多くのアクションアイテムを特定する——。会議とは決定を下すために議論をする場です。しかし、多くの場合、その正反対のことが起きており、明確な決定事項が得られないまま、貴重な時間だけが失われています。

こうした事態を解消するために、マネージャーやスーパーバイザーはチームに適切なコーチングを行いましょう。効果的な会議から大きな成果を得られるようにすることは、マネジメントにおいて欠かせない重要なスキルです。適切な計画、準備、優先順位付けを行い、意識的に会議を運営することで、避けることのできない会議の生産性を大幅に高めることができます。

準備することの大きな価値

しっかりと準備されていない会議ほど、ストレスが溜まり時間の無駄になることはありません。チーム内で「事前準備」することを徹底すればするほど、会議の成果は高まります。そのために、いくつかの簡単な戦略をご紹介します。

  • 会議の全体目標を設定し、誰が主な担当者かを特定する。
  • プロジェクトを進めるために、行動に移すことができる目標を設定する。
  • 会議で話すべきトピック、共有すべき情報を、消化しやすい形でリストアップする。
  • アジェンダに関してチームメンバーに相談し、意見を求める。(自分一人では考えもしなかったポイントがあるかもしれません。また、協力して会議のアジェンダを準備することで、チームメンバーの懸念に対処することができ、出席者全員が積極的に会議に関与するようになります。)
  • 主要ポイントごとに、責任者となるチームメンバーを割り当てる。

使いこなしのヒント: Evernote を使って、各会議の議事録を作成し、関係するチームメンバーに事前に共有しましょう。こうすれば各自が必要に応じてアジェンダを追加できます。さらに、Evernote と Google カレンダーを接続しておけば、カレンダーの予定に議事録のノートをリンクし、会議前にノートを開くように通知を設定できます。

最も大切な優先順位付け

「会議は計画的で意図的でなければならない—組織のリズムは習慣よりも目的を重視すべきである」

—Chris Fussell

会議を計画する際の最大の難関は、どのポイントが重要で、どのポイントがそうでないかを判断することです。はっきりとした優先順位がなければ、会議はすぐに焦点を見失い、雪崩のように押し寄せる些末な事項に埋もれてしまうでしょう。効果的な会議の鍵は論点を絞ることです。そのために、事前に議論すべきトピックを見極め、優先順位をつけておくことが大切です。

また、アジェンダは重要度の高いものから順にカバーしていきます。つまり、最も重要な案件から片付けていくのです。そうすれば、万が一会議が長引いても、残るのは重要度の低い案件なので、会議以外のコミュニケーションでも十分に対応できます。

McChrystal Group Leadership Institute の Chris Fussell が次のように的確に指摘しています。(英語記事)「会議は計画的で意図的でなければならない—組織のリズムは習慣よりも目的を重視すべきである」

優先順位を決めるテクニックやメソッドは、ABCDE (英語記事)、SCRUM (英語記事)、MoSCoW (英語記事) など多数あります。しかし、そのほとんどに共通するのが、すぐに対応する必要があるアイテムは何か、そして、他のアイテムが完了しないと始められないアイテムは何かを特定することです。組織にもよりますが、必ずしも全社的に同じメソッドを用いる必要はありません。各マネージャーやチームのニーズに合った方法を活用しましょう。

使いこなしのヒント: タスク機能を使って、アジェンダの優先事項を事前にしっかりと決め、各チームメンバーに割り当てておきましょう。そうすれば、会議の前に各人が確認することができ、話し合うべきことがあれば提案できます。また、優先事項ではないけれども、対応する必要があるものについてはリマインダーを設定しておきましょう。その際に、先に述べた「依存関係」(他のアイテムが完了しないと始められないアイテム)を明確にしておきましょう。

効果的な議事録を取る

議事録では、会議で共有されるすべての情報を(理想的にはリアルタイム)で記録し、後からチームメンバーがアクセスできるようにする必要があります。せっかくの綿密な会議準備を無駄にしないように、議事録もしっかり取りましょう。

情報をリアルタイムで記録する利点は、すべての論点を有意義なものとし、チームのコンセンサスを得られることです。議事録とは、後から読んだときに決定事項とアクションアイテムが明確にわかるものでなければなりません。プロジェクトを前進させるためのタスクと担当者を必ず記載しましょう。

使いこなしのヒント: Evernote のミーティングの議事録テンプレートを使えば、大切な項目を記入し忘れることがありません。また、議論が白熱しているときは音声録音機能を使いましょう。後から聞き直せば大切な詳細を漏らさずにすみます。Evernote なら、作成した議事録を一か所で即座に全員に共有でき、誰もが常に同じ情報にアクセスできるので、チームの足並みが乱れることもありません。また、チームメンバーはメモを追記したりして他のメンバーとやりとりできるので、チームとしてのコミュニケーションを保ちながら、それぞれが自分のタスクに速やかに取りかかれます。

勝者の陰には優れたコーチあり

ハイブリット勤務やリモート勤務が普及しつつある今、会議の重要性は以前にも増して高まっています。チームや部署、そして組織全体へ、全社的な大きな目標を周知する必要があるからです。リーダーとしての役割を担うことは、大変なことですが、やりがいのあることです。適切なテクニックとプラットフォームを使って、会議の成功へチームを導きましょう。

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