7 月 24 日のテレワーク・デイに向けてその準備方法や、実際の Evernote Japan での実施方法についてご紹介してきました。
面と向かって話していれば、相手が理解できたかを表情から伺って説明方法を変えたり、また、分かりにくいところに関しては図表や文章を指し示して「この部分についてですが…」といった説明をすることも簡単ですが、リモートで働く同僚とのやりとりは細かいポイントが伝わりにくいこともあります。
今回はそうした問題を回避するために、どういったポイントに気をつけたらいいかについてまとめてみました。テレワークに限らず、普段のコミュニケーションでも使えるテクニックばかりです。
メールの基本
まずは分かりやすいメールにするためのコツです。
タイトルの重要性
タイトルにはどういうアクションが必要なのかを明記するのがよいでしょう。例えば回答が必要なメールのタイトル冒頭には【要回答】【○○までにご回答お願いします】を付ける、何かしらの期限を伝えるメールや、再度返答を促すメールタイトルには【リマインド】【再送】を付ける、など。
To と cc の使い分け
会社やチームによっても活用方法が違うと思いますが、多くの場合、To にはこのメールの内容をお願いしている相手を、cc には参考情報として知っておいてほしい相手を入れます。cc で来たメールを自動振り分けして後で読むフォルダにいれる人もいますから、文面で cc の人へのお願い事項を入れたとしても処理を後回しにされてしまう可能性もあります。
メールの書き方
長いメールは、開いた瞬間に相手を身構えさせてしまいます。忙しい時に長文メールを受け取り、「あとでじっくり読もう」と閉じてしまったが最後、結局処理するのが後回しになってしまった…、そんな経験はないでしょうか。
目的をまず書く
まずは何を目的としたメールかをはっきりさせるとよいでしょう。回答が必要なのか？その場合期限はいつなのか？
メールの内容
文章を書くときには、相手の立場や考え方を念頭においた上で「どんな書き方をすると一番伝わるか？」を考えて書きましょう。これはメールに限ったことではありませんね。
- 相手はこの件について、どれくらい知っているかを考えてみましょう。経緯や前提まで説明する必要があるか？
- 相手の部署や会社で、この言葉が通じるのか？社内でしか使われていない略語などは、毎日使っていると外部の人が理解できるかを忘れがちです。
- 長いメールになる場合は、箇条書きにしたり、番号を振って伝えたい事柄を見た目にもはっきりさせるといいでしょう。
そして、送信前にはメールを通しで一読することをおすすめします。誤字脱字、コピー＆ペーストをした後に不要な部分を削除するのを忘れてしまう、といったことはやってしまいがちです。
チャットの場合
チャットでは長い文章を推敲せずとも、短いメッセージを続けて送信できるのがよいところです。相手がチャットできる環境であれば、すぐに質問も受けられますし、普通に会話するのと同様のコミュニケーションが可能です。
一方、相手からの回答がすぐに来ない場合もあります。メッセージを見逃しているだけの場合もあるでしょうが、お客様の対応をしていたり、他の仕事で手が話せない状況であることも考えられます。よって、回答がないからといって、何度もメッセージを送るのは迷惑になってしまう可能性があります。急ぎで返信が必要な場合には電話をかけるのも一考でしょう。
画像やスクリーンショットを活用
百聞は一見にしかず。視覚に訴える説明は、より直接的に伝わります。さらに、単純に画像やスクリーンショットを添付するよりは、そこに分かりやすい指示も描き込めば、さらに分かりやすくなります。Evernote では、ノートに添付した画像に矢印や図形、文字を使って説明を描き込むことができます。
Evernote プレミアム、Evernote Business では、PDF ファイルへの描き込みも可能です。しかも、描きこんだポイントを「注釈サマリー」として追加することもできます。
以下で、Evernote で画像に描きこみを行いたい場合の編集画面呼び出し方法をご説明します。
Windows の場合
1. ノートを開き、注釈を入れたい画像上にポインタを合わせると、以下のアイコンが表示されます。
2. 左側の「注釈」ボタンをクリックします。
Mac の場合
1. ノートを開き、右上に表示される「注釈」ボタンをクリックします。
2. ノート内に含まれる画像の一覧が表示されますので、注釈を入れたい画像をクリックします。
3. 1.の代わりに、注釈したい画像上で右クリック（Control + クリック）し、「この画像に描き込み…」を選択することも可能です。
iPhone・iPad の場合
1. ノートを開き、注釈を入れたい画像をタップします。
2. 画面下に表示される「注釈」ボタンをタップします。
Android の場合
1. ノートを開き、注釈を入れたい画像を長押しします。
2. メニューが表示されますので、「描き込む」をタップ。
注釈を描き込む詳細の方法については、こちらのヘルプ記事をご覧ください。
