使い方と事例

仕事の記録に。Evernote と IFTTT 連携でテンプレートノートを自動作成。

この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business

Evernote をワークスペースとして仕事をしていると、やはり使用頻度が高いのは日報や議事録ではないでしょうか。他のメンバーと共有しているノートブックに日報や議事録を保存しておけば、わざわざメールで報告をしなくても、自然と情報共有が可能になるのが Evernote の良いところ。

しかし、自分で作ったフォーマットを、他のメンバーにも浸透させるのは意外と難しいものです。ひな形になるノートを探して、内容をコピペして新しいノートを作成するという、ちょっと面倒な作業を毎回してもらわなくてはなりません。会社で Evernote を使ってもらい、業務をより効率化するためには、この面倒な作業を効率化し、初めて Evernote を使う人にも使いやすくする工夫が必要です。

今回は様々なクラウドサービスと連携する「IFTTT」を活用して、自動的に日報と議事録のフォーマットを作成する方法をご説明します。

IFTTT とは?

IF This Then That」の略で、「イフト」と読みます。「○○が○○の時、○○で○○をする」という条件文(レシピ)により、作業を自動化できる優れもののサービスです(2015 年 11 月現在無料)。筆者はこれを使って、twitter や Instagram で気に入ったものを自動的に Evernote に保存するレシピを利用しています。

IFTTT の事前準備

1.IFTTT のサイトでサインアップします。登録に必要なのはメールとパスワードだけでOKです。
2.Channels のページの Evernote で「Connect」ボタンをクリックし、Evernote の承認画面で Evernote に IFTTT を承認させます。
docomo_nov2015_1
3.Googleアカウントを持っている方は同様に、Google Calendar のページで「Connect」ボタンから承認をしてください。

以上で準備は完了です。

日報のテンプレートノートを自動作成

ご自分で設定をされても良いのですが、できるだけ簡単に試せるよう、例としてレシピを作成しておきました。

docomo_nov2015_2

こちらのレシピを追加すれば、平日(月〜金)の朝 9:00 に日報のテンプレートノートが自動的に保存されます。テンプレートの中身はシンプルなテキストと簡単な HTML タグなので、用途に合わせて変更してください。(※ 1)

日報は、現状の業務を把握して、仕事の無駄を省き効率を上げるためのものなので、何をどれだけやってどんな成果が出たのか、報告者が簡単に書けて継続できるフォーマットが良いと思います。

議事録のテンプレートノートを自動作成

議事録についても、あらかじめレシピを作成しておきました。

docomo_nov2015_3

こちらのレシピを追加すれば、連携させておいた Google カレンダーで、タイトルに「ミーティング」が入ったスケジュールがある場合、開始15分前に議事録のテンプレートノートが作成されます。Google カレンダーに入っている情報を自動的に入力することができるので、改めて記入する必要がなく、かなり手間を減らすことができます。こちらも必要に応じて内容を変更してください。(※ 1)

※ 1:ビジネスノートブックに追加したい場合は、IFTTTからいったん個人ノートブックにノートを作成いただき、その後手動でビジネスノートブックへ移動(あるいはコピー)していただく必要があります。

以上いかがでしたでしょうか?

自動的にテンプレートノートが作成されることで、毎日数分かかる作業をなくすことができるので、年間で考えるとかなりの効率化になるのではないでしょうか。また、同じテンプレートを他のメンバーにも展開しやすくなるので、情報の共通化がはかれます。ぜひお試しください。

このように作成した日報や議事録を、Evernote Business なら簡単に共有することができるので、チームで情報共有をすすめて業務改善をしたい企業様にはおすすめです。5 名以上の契約で使い方にあわせた導入支援も実施しておりますので、ぜひご検討ください。

お申込みは Evernote の Web から、もしくは NTTドコモのビジネスプラスから可能です。カード払いではなく請求書払いをご希望の場合、海外送金手数料のかからないビジネスプラスでのお申し込みがお勧めです。

まずは Evernote の機能をすべて使ってみたい、という場合は、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンも継続していますので、この機会にぜひお試し下さい。

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