みなさんの職場には、業務の一部を標準化するために用意されたマニュアル（手順書）があると思います。マニュアルの多くは今でも印刷を前提とした「製本」ベースのデザインなので、内容を更新する時は元ファイルでページを編集し、その度に細かなレイアウト調整や PDF ファイルの再作成が必要になったりします。しかし、あくまで社内向けの簡易的なマニュアルなのであれば、短時間で作成できて、手軽に編集・閲覧できる方がメリットが大きいはずです。
Evernote を利用したマニュアル制作の流れをご紹介します。
(1) 手順を書き出す
まず最初に Evernote のデスクトップ版（Windows・Mac）を開き、新規ノートを作成してください。ノートの題名には、中身が一目で分かるような名前を付けます。
例:「プロフィールの登録方法」「新入社員研修マニュアル」
次に、ノートの本文に移動します。操作手順を記す場合は、番号付きリストを使用すると便利です。
必要な手順をノートに書き出します。
(2) 画像や写真を追加する
次に、説明用の画像や写真を追加します。画面のスクリーンショットを撮りたい場合は複数の方法がありますが、参考にいくつかの例を以下に記載します。
【Windows の場合】以下の操作を行った後に、ノートに貼り付けます。
- PrintScreen（PrtScrn など）キーを押す（画面全体）
- 「Alt + PrintScreen」キーを押す（選択した画面）
【Mac の場合】デスクトップに画像が保存されるので、その画像をノートへドラッグ＆ドロップします。
- 「command + shift + 3」キーを押す （画面全体）
- 「command + shift + 4」キーを押して範囲を選択（画面上の選択範囲）
- 「command + shift + 4」→ スペースキーを押し、画面を選択してクリック（選択した画面）
(3) 画像を加工する（注釈機能）
ノートに追加した画像や写真には、Evernote の注釈機能を使って補足説明を入れることができます。画像の端を切り取ってサイズ調整したり、個人情報が見える箇所をぼかしたりすることも可能です。
1. ノート上の画像を右クリックして、「この画像に描き込み／注釈を追加」を選択します。または「a」マークの注釈アイコンをクリックします。
2. 注釈画面が開くので、ツールや色を指定して注釈を入れます。
3. 注釈画面を閉じます。
画像の処理が終わったら、必要に応じて注意事項などを追加したり、レイアウトや書式設定を微調整してください。
【ヒント】ファイルとして他の人に渡す必要がある場合は、ノートの印刷オプションから PDF ファイルを生成することも可能です。
マニュアルを作成した後
作成した社内マニュアルのノートを、適切なビジネスノートブックに保存してください。また、社内研修などで説明に使いたい場合は、ワンクリックでプレゼンテーションモードを起動して別のディスプレイ画面に映し出すことが可能です。
Evernote Business を利用するメリットとは？
Evernote Business で業務マニュアルを作成・管理することで、様々なメリットがあります。
- コストを抑えられる（専用の DTP ソフトが不要）
- 短時間で作成できる（複雑な機能がなく、操作を覚えるのが簡単）
- 手軽に更新できる（レイアウト調整など手間のかかる作業が少ない）
- 画像の編集が簡単で、注釈も追加できる
- 複数の端末からアクセス・検索可能になり、保管場所を気にする必要が無い
- モバイル端末からも閲覧・編集できる
- 社内のチームで共有または共同編集ができる
マニュアル制作にかかる作業時間を短縮化できるだけでなく、検索や共有も素早くでき、全体的な業務の効率化につながります。また、Evernote Business の特長でもある「自然な情報共有」や「ノウハウの蓄積」が可能になります。ぜひチームでご活用ください。
