紙の整理で大変な思いをしたことはありませんか？
知らず知らずのうちに、紙は溜まっていきます。日々受け取る領収書、お子さんが学校から持ち帰る様々なプリント、クレジットカードの利用明細などの郵便物、様々な家電製品の取り扱い説明書、新聞や雑誌の切り抜き、友達からもらった年賀状や手紙、などなど。
紙を Evernote に取り込むことの利点は、紙が減ってすっきりする点だけではありません。大きなメリットは、紙の中の情報が検索可能になり、またどこからでもアクセスできるようになることです。デスクトップからでも、ノートパソコンからでも、そしてスマートフォンやタブレットからでも。また、Evernote プラス・Evernote プレミアム・Evernote Business をお使いなら、スマートフォンから電波のつながらない所でも情報にアクセスできます。
まずは手元の紙類を Evernote に取り込んでデジタル化してみましょう。日頃よく使っている情報を Evernote に入れると、便利さをすぐに実感できると思います。
スマートフォン用 Evernote のカメラ機能をお使いになるか、iPhone・iPad 用のスキャンアプリ「Scannable」をお使いください。書類や領収書、名刺まで、簡単に取り込めます。
Evernote for iPhone・iPad の場合
1. Evernote を起動して、「写真」をクリック。
2. カメラが起動したら、カメラを取りたい紙に向けます。
3. 自動的に紙の縁が認識され、写真が撮影されます。手動でシャッターボタンをタップすることもできます。
4. 「保存」をタップすると、写真が保存されます。すぐに保存せず、連続して写真を撮影することもできます。
Scannable の場合
1. Scanneble を起動します。
2. カメラを取りたい紙に向けます。
3. 自動的に紙の縁が認識され、写真が撮影されます。
4. 右下のチェックマークをタップすると、写真が保存されます。すぐに保存せず、連続して写真を撮影することもできます。
Evernote for Android の場合
1. Evernote を起動して、画面右下「＋」を押し「カメラ」をクリック。
2. カメラを取りたい紙に向けます。
3. 画面下部をフリックし「ドキュメント」を選んで写真を撮影。自動的に紙の縁が認識されます。
4. 右下のチェックマークをタップすると、写真が保存されます。すぐに保存せず、連続して写真を撮影することもできます。
さらに大量の紙を整理、オフィスでも活用
Evernote への紙の取り込みは、オフィスでも活用できます。むしろ、紙が多いオフィスでこそさらに力を発揮します。
すべての資料を紙で作って関係者に配布、すべてのプロジェクト関連資料は一つのファイルにまとめて、それをキャビネットに保管しておく…、そんな時代がありました。最近では、社員がアクセスできる共有サーバに、関連ファイルを保存している会社が多いことでしょう。Evernote はこれをさらに一歩進め、紙の書類を、検索可能な、どこからでもアクセス可能な、そして共有可能な情報にします。
上で説明した Evernote カメラや Scannable はもちろん、大量の紙を取り込むには、ScanSnap Evernote Edition スキャナが最適です。Scannable と組み合わせると、1 台の ScanSnap Evernote Edition スキャナを複数のチームメンバーで共有することも可能です。
保管ではなく真の活用のために
もちろん、紙の文書をすべて Evernote に入れる必要はありません。ただ Evernote に入れておくと検索して見つけやすくなりますし、ワークチャット経由で共有するのも簡単です。このため、よくアクセスする資料や、チームの他の人にも見てほしい情報は Evernote に入れておくと、後々に活用が楽になります。
