「どこかで見たことがあるデータを会議の資料で使いたい」「でもその資料がどこにあるかわからないし、誰が作ったかもわからない」
結局のところ、自分で似たようなものを一から作り直して発表に使った…、そんな経験はありませんか？
同じ資料を二人の人が作るーこんな無駄なことはありません。それどころか、将来同じ資料を使いたいと思う人はどちらの資料を使ったらいいかわからず、また新しい資料を作り直す羽目になるかもしれません。
また、こんなケースはどうでしょう。
素晴らしいアイデアが浮かんで企画書を作ってみたら、実は 3 年前に同じことが考えられていたのを後になって発見した、あるいは、すでに実行されており、しかも失敗していた…。
あなたが欲しい情報は一体どこにあるのでしょう？そして、社内の知識は会社に長く在籍した人に聞かないかぎり、わからないものなのでしょうか。
こうした仕事の重複を避けるためには、社内での情報取り扱いのルールを作る必要があります。情報を見つけやすくし、埋もれにくくする方法をご紹介します。
ステップ 1：すべてを １ ヶ所にまとめる
Office 書類を共有する場合、会社のサーバに保存するルールですか？一方、メールでやりとりする場合もあれば、バージョンによってはあなたのパソコンにしか存在しないものもあるかもしれません。さらに、Google ドライブも併用したりしていませんか？書類の保存場所が複数にまたがると、過去の情報を見つけ出すのがどんどん困難になっていきます。すべての情報を １ ヶ所にまとめておけば、チームメンバーが検索するのはその 1 ヶ所で済みます。
Evernote Business のノートには Office 書類や PDF ファイルを添付できるほか、Google ドライブのファイルを追加したり、Slack での会話を保存したりすることができます。プロジェクトごとにノートブックを作成したり、あるいはタグを活用してノートブックを横断的にまとめることも可能です。
ステップ 2：仕事に取り掛かる前に、まず調べる
仕事に手をつける前には、他の人が同じような資料・データ・グラフなどを作成していないか？過去に似たような企画はなかったか？もしあったとしたらそこから何を学んだのか？といったことを確認する時間をとりましょう。同じデータがすでに作成されていれば、あなたの準備時間を大幅に節約することができます。また、同じようなプロジェクトが過去にあれば、以前のフレームワークを再利用することができるかもしれませんし、以前の失敗から学び今回はその問題を乗り越えることができるかもしれません。
Evernote Business にこうした情報が保存してあれば、それがどれだけ古いプロジェクトであろうと、担当者がすでに退職していようと、いつでも取り出すことができます。
ステップ 3：次の世代へつなげる
プロジェクトが終了したら、次の世代に知見を引き継いでいきましょう。様々なヒント、失敗から学んだことなどをまとめ、他の人が見つけやすいようにしておくことも重要です。このため、タイトルやタグの付け方をルール化しておくとよいでしょう。
また、プロジェクトのノートブックには目次ノートをつけておくと、欲しい情報をより簡単に見つけられるようになります。きっと次世代のチームメンバーに感謝されることでしょう。
このサイクルを繰り返していくことで、より無駄のない、精度の高い仕事が可能になるはずです。
