使い方と事例

Evernote プレミアムと Evernote Business の違いは?

Evernote Business はチームに最適な Evernote。「でも、Evernote プレミアムで十分なのでは?」とお思いのみなさんのために、Evernote Business のメリットをまとめました。

プレミアムのすべての機能

まずはじめに、Evernote Business では、Evernote プレミアムの便利な機能をすべてお使いいただけます。

ビジネスノートと個人のノートをはっきり区別

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Evernote の便利さはわかっているけれど、プライベートな情報と仕事の情報を分けて管理したい、という方もいらっしゃるでしょう。Evernote Business は、ビジネスノートと個人のノートをはっきり区別して表示します。

ノートブックの管理でも、ビジネスノートブックと個人ノートブックを簡単に切り替えて使うことができます。
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また、もし Evernote Business ユーザが会社を辞めることになっても、ビジネスノートはそのまま会社の資産として残ります。

管理者は、その社員のアクセスを直ちに無効にすることで、情報漏えいを未然に防ぐことができます。ユーザとしては、ビジネスノートは自動的に見えなくなり、従来からの個人のノートだけがそのまま残ります。あなたの PC からノート・ノートブックを消去したり、あるいは、引き継ぎのために会社のサーバにアップロード・コピーしたり、といった余分な作業は発生しません。

ビジネスホーム

ビジネスホームはあなたのチーム・会社の情報を一覧するのに便利なポータルです。社内にあるビジネスノートブックの一覧やおすすめのノートブック、メンバーの活動状況(参加しているノートブックや作成したノート)などを確認できます。

同僚の仕事がわかる

ビジネスノートは、個別に共有することも可能ですが、チーム全体への公開も可能。それぞれのチームメンバーが今どんなことに取り組んでいるかをお互いに閲覧することが簡単になります。

また、同僚があるノートを閲覧・編集していると、その人のアイコンがノートに表示されます。どんな人が、どんなノートを見ているかが一目で分かります。

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検索を活用すれば、社内の知識全体から必要な情報を見つけられますし、ある事柄に関して誰が一番詳しいのかを見つけることもできます。

また、自分のノートから関連するノートが自動的に表示されて気づきを与えてくれるコンテキスト機能ですが、Evernote Business を会社で使うと、同僚のビジネスノートも表示されるようになります。

アップロード容量がさらにアップ

毎月のアップロード容量は個人のノート用に 10GB、さらに共有のビジネスノート用に 2GB(x ユーザ数)が追加されます。

シングルサインオン (SSO)

シングルサインオン (SSO) 認証を利用するための Security Assertion Markup Language (SAML) をサポート。Evernote がサービスプロバイダの役割を果たし、ご利用の ID プロバイダ (IdP) との橋渡しを行います。

この機能により、以下のことが可能になります。

  • 従業員が普段使用しているメインパスワードで Evernote にログインすることを許可できます。
  • パスワードの長さ、複雑さ、および再利用や有効期限に関して社内で設定しているパスワードポリシーを適用できます。
  • セッションタイムアウトの時間を設定し、一定の頻度でユーザに認証を要求することができます。
  • 社内で採用している 2 段階認証ツールを適用し、さらにユーザ全員が 2 段階認証を有効にしているかも確認することができます。

ノートブックの管理

Evernote Business 管理者は、ビジネスノートブックを詳細に管理できます。この中に含まれるのは、ノートブックの共有設定、所有者、参加者、各参加者に付与されるアクセス権などです。また、管理者はノートブック全体のエクスポートおよび削除が可能です。

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ユーザ管理

Evernote Business 管理者は、現在アクティブな Evernote Business ユーザと招待済みの Evernote Business ユーザをリアルタイムで確認できます。ユーザの追加と削除は管理コンソールより手動で行なうことができます。

また、特定のドメインのメールアドレスを利用しているユーザが自由に参加できるように設定し、管理者側が手動で一人ずつ招待する手間を省くこともできます。
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サポート体制

専任の Evernote Business 担当者に連絡して、最優先対応でサポートを受けることができます。ユーザ数が 5 名以上の場合は導入支援トレーニング(予約制)も承ります。

Evernote Business にご興味のある方は、全国でセミナーを開催中ですのでぜひご参加ください。また、こちらからお気軽にお問い合わせください

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