試験に向けて勉強するにしても、分刻みでミーティングに参加するにしても、毎日すべてのタスクをこなすのは大変です。
頭の片隅にスケジュールを入れておくのが得意だと自負していても、頭の中に入れておける情報の数には限りがあります。紙のカレンダーを好む人や付箋に一生を捧げる愛好家もいますが、紙ベースのスケジュール管理では通知を受け取ることができません。キッチンに紙のカレンダーを置いておけば祝日や誕生日、ゴミの日をチェックするのに役立ちますが、外出先に携帯することはできないでしょう。
デジタルカレンダーを活用すれば、最も生産的かつ現代的なやり方でスケジュール管理できます。デジタルカレンダーアプリを更新すれば複数の端末間で予定が同期されるため、更新や変更は 1 度で済みます。通知やリマインダー機能を使用すれば、予定をすっぽかしたり、期限を逃したり、結婚記念日を忘れたりすることもありません。また、ノートやファイル、ToDoリスト、その他重要な情報を保管するアプリとカレンダーを連携すれば、大切な予定や情報を見逃してしまうことはなくなるでしょう。
カレンダーを生活の「拠点」と考えるようにすれば、時間を効率よく使う上で非常に役立つスケジュール管理ツールになります。
「拠点」を最大限に活用する方法
ツールを使うことで生活を楽にするには、使い方を間違えないことが大切。カレンダーも例外ではありません。デジタル時代を受け入れ、デジタルカレンダーを使用している人がカレンダーをチェックする頻度はどのくらいでしょうか。 アンケート回答者の 66% が常にカレンダーを開いている、21% が 1 日に数回カレンダーをチェックすると答え、残りは予定を追加または更新するときのみ開くと回答しています。
他の習慣と同様、カレンダーの管理、更新、参照を毎日のルーティンに加えましょう。この記事では「拠点」とすべきデジタルカレンダーを最大限に活用する方法をご紹介します。
時間配分に使用する
数々のタスクやミーティングでカレンダーがめちゃくちゃになっていませんか？好きなだけ予定を詰めるのはいいですが、ToDoリストの一部がチェックされないまま残るのでは困ります。次の時間配分戦略を参照してカレンダースキルを向上させましょう。
- タイムブロッキングは最も基本的な方法で、1 日を複数のタイムブロックに分け、各ブロックにさまざまなアクティビティを割り当てます。色分けや太字など、一目で重要度が分かるシステムでスケジュールを管理しましょう。変わった形のタイムブロックに予定を詰めれば脳に刺激を与えることができるかもしれません。
- ポモドーロテクニックは長い間集中力を保てない人々をサポートするシステムです。まず、最も時間がかかるタスク、またはすぐに片付けなくてはならないタスクを選び、25 分のタイマーをセットして各セットごとに短い休憩をはさみます。25 分のセットを 4 回繰り返した後は席を離れ、長めの休憩を取ります。
最初に「食べる」ものを決める
「カエルを食べるのがあなたの仕事なら、朝一番にそれを済ませてしまうこと。2 匹食べなければならないのなら、大きい方から食べること」
マーク・トウェイン
ここで言うカエルは最も面倒なタスクのたとえです。1 日の中で最も重要なタスクや時間とエネルギーを大幅に消費する業務などがこれに当たるでしょう。そのようなタスクを最優先で片づければ、残りの時間をそこまで重要でない仕事に残しておくことができます。大きなプロジェクトを残しておいて、営業時間の終わりまで引きずるのは得策ではありません。
カエルでいっぱいの週もあるでしょうが大丈夫。最も大きいカエルから月曜日、火曜日、水曜日と順に食べていき、週末を迎えましょう。デジタルカレンダーアプリを使えば、最も大きなカエルを特定し、1 週間の計画を立てるのに役立ちます。
事業や営業でよく使用されるパレートの法則では、80% の結果が 20% の原因により生み出されるとしています。営業において、この「80/20」の法則は 80% の売上が 20% のお客様から生まれるということを意味します。これを時間に当てはめると、業務開始 20% の時間で 80% の業務を達成することになります。
使いこなしのヒント: Evernote では選択したカレンダーの予定を通知します。この機能がカエル、つまりタスクの優先順位付けをサポートし、重要なタスクや予定を見逃す（または時間がなくなる）ことを防ぎます。
不慮の事態に備えて余裕を持たせる
カレンダーに空白があることはいいことです。大事な顧客からミーティングを火曜日から金曜日の午後に変えてほしいと依頼されることもあるでしょう。「申し訳ございませんが、来月の月曜日まで予定が詰まっております」と言うわけにもいきません。不慮の事態に備えて、ある程度スケジュールを開けておき、パニックを防ぎましょう。
予定を同期してまとめる
驚くべきことに、14% のデジタルカレンダーユーザが複数のアプリを同時に使用しています。カレンダーを 1 つにまとめれば、チームメンバーとのスケジュールの共有も簡単になります。チームメイトをノートやウェブサイト、チャットルームに転送することもでき、毎日の業務に関わるすべてを 1 か所から管理できます。
指 1 本で「拠点」に移動できれば、分厚いダイアリーや紙のカレンダーを持ち歩く必要がなくなります。デジタルカレンダーアプリなら、あらゆる端末からいつでもアクセスでき、ToDoリストなどのデータを別々に管理することができるため、デジタルカレンダー上に情報が散らかることもありません。
使いこなしのヒント: Evernote Professional および Teams をご利用のお客様は Google カレンダーアカウントを 5 つまで連携することができ、仕事や家族、趣味など、忙しい毎日のあらゆる側面を整理する上で役立ちます。また、有料の Evernote プランなら、端末数の制限なくコンテンツにアクセスできます。ノートパソコンを職場に置いたままでも、アカウントにログインさえできれば、あらゆる端末からいつでも予定を確認できます。
アクティビティの絞り込みと分類
デジタルカレンダーアプリには絞込み機能があり、仕事用のカレンダーやプライベートのカレンダー、ToDoリストを数クリックで簡単に切り替えられます。こういった場面ではタイムブロックがさらに便利に。タスクを色分けして重複を防ぎ、緊急の業務やプライベートのToDoリストを分けましょう。
使いこなしのヒント: Evernote のタスク機能を使用すれば、ノートでToDoリストを作成し、ToDoリストに沿ってあらゆる予定を管理できます。ノート、締め切り、フラグでタスクを並び替えでき、フィルタを使用して必要な情報だけを確認することもできます。一日の始まりにやるべきことをしっかり把握して、重要なタスクをもれなく完了させましょう。
やるべきことを明確にし順調に進める
カレンダーは生活の拠点。常に開いている状態でも、定期的にチェックするだけでも、進捗やスケジュールの管理をサポートしてくれます。デジタルカレンダーアプリでタイムブロックやタスクを色分けして、一日の時間を適切に配分しましょう。必ず朝一番に「カエルを食べ」、重要度の低いアクティビティを午後に行うこと、不慮の事態に備えてカレンダーに空白のタイムブロックを作っておくことをお忘れなく。
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