日本では年末に大掃除を行いますが、欧米で一般的なのは「春の大掃除」。忘れられていた草花が冬の眠りから覚め、朝の風が肌に心地良く感じられるこの季節。日本でもちょうど年度の変わり目ですから、この機会に大掃除をして、身の回りをすっきり整理してはいかがでしょう。
窓を開けて家中の空気を入れ換え、不要なものは処分したり寄付したり。「春の大掃除」は物理的なスペースを片付ける絶好の機会です。ただ、家の大掃除は毎年する方でも、デジタルスペースの大掃除はどうでしょう？
フラグを付けたメールや「後で読む」ための記事、無視した通知が何百も溜まっているのは、きっと私だけではないはず。Evernote アカウントの中ですら整理できていないという方もいるかもしれません。そこで今年の春は、家の大掃除だけでなく、デジタルスペースの大掃除も行ってみませんか？
そのために今日は、雑然としたデジタルスペースを大掃除するための ４ つの方法をご紹介します。
1. 受信トレイを整理する
平均的な職業人が 1 日に受け取るメールの数は 121 通にも上る (英語記事) そうです。多くの人が、仕事用と個人用など複数のメールアカウントを持っていることを考えると納得の数字ですが、それでもやはり多いですよね。
でも、受信トレイを整理するのは、ルールを決めて実行すれば実は難しくはありません。不要なメールはアーカイブするか削除し、他のメールは自分にとってわかりやすいタグを付けたり、フォルダを作ったりして整理します。そうすれば、121 通のメールもそれほど大変には感じられないはずです。
使いこなしのヒント: Evernote を使って、受信トレイの整理を一段上のレベルへ高めましょう。旅行の日程や航空券の確認メール、後から参照する必要のある上司からの重要な指示など、大切なメールを Evernote に転送して保存します。さらに、転送する際に件名の末尾に「＠ノートブック名」や「#タグ名」といったコマンドを入力しておけば、指定したノートブックへの保存やタグの追加が自動的に行えます。
2. SNS アカウントを整理する
Facebook、Instagram、TikTok、Twitter…。SNS からの大量の情報もストレスの原因になりがちです。矢継ぎ早に流れ込んでくる情報やメッセージのすべてに反応しようとするのは、そもそも無理というもの。
すべてのプラットフォームを網羅しようとするのはもうやめましょう。プライベートでは、自分が本当に楽しいと思えるプラットフォーム、友だちや気が合う人たちとつながることができるプラットフォームのみに時間を使います。仕事面では、自分の業界の人たちが最も活発に投稿しているプラットフォームをチェックするようにしましょう。
SNS は自分にとって有意義な使い方を
- 今自分が使用している SNS プラットフォームをすべてリストアップし、なぜ使用しているのかを書き出しましょう。各プラットフォームからどんな価値を得ていますか？ 費やしている時間のわりにあまりの実りのないプラットフォームのアカウントは思い切って無効化しましょう。
- フォローしているアカウントを整理しましょう。見ることで嫌な気持ちになったり、ネガティブな影響があるアカウントはアンフォローします。
フォローするアカウントが少なくなれば、その分一人ひとりの投稿に目を通せますし、本当に大切な内容だけに時間を使えます。
制限を設ける
SNS の通知は集中力を阻害するだけでなく、依存性があると言われています。通知を見るとどうしてもアプリをクリックしたくなり、そのままだらだらとスクロールを続けてしまいます。ですから、通知自体を減らすことが、無駄な時間を減らすことにつながります。
- SNS の通知はオフにする — スマートフォンでは、プッシュ通知や吹き出し表示は無効にしましょう。こうすることで、一日に何度も SNS アプリを開いて新着情報をチェックするのを防げます。
- 時間制限を設ける — 最近では、多くのデバイスにスクリーンタイムを制限する機能が付いています。SNS アプリ全体、もしくは特定のアプリやウェブサイトへアクセスする時間に制限を設けましょう。
- ホーム画面からアプリを削除する — 大抵のことは、目に入らなければ気にならなくなるもの。ホーム画面に SNS アプリを表示しないようにすれば、アプリを開くのに一手間かかるので、チェックする回数を減らせます。
使いこなしのヒント: SNS に費やす時間やスクリーンタイムを減らすことに挑戦してみませんか？ Evernote の習慣トラッカーを使って記録すれば、自分の進捗が可視化され、やる気が継続します。
3. ブラウザのブックマークを整理する
私たちは興味をそそるウェブサイトを見つけると、ついつい「お気に入り」にブックマークしてしまいがち。それが美味しそうなレシピであれ、ためになりそうな TEDTalk であれ、そのときは後で見ようと思うのですが、実際にそのサイトに戻ることはどのくらいあるでしょう？
正直に言えば、ブックマークに保存したことすら忘れているサイトもあるのでは？ ですから、ブックマークを洗いざらい確認し、二度と見そうもないものは思い切って削除しましょう。頻繁に使っているものは、わかりやすいようにフォルダ分けして整理します。
使いこなしのヒント: 頻繁に利用しないサイトのブックマークはすべて削除し、代わりに Web クリッパーを使って、Evernote アカウントにコンテンツを保存しましょう。Web クリッパーは Web ページの保存ボタンようなもので、LinkedIn のプロフィールから、レシピ、YouTube の動画、リサーチした情報まで、何でも保存しておくことができます。ブックマークと異なり、元のページが閉鎖してしまう心配もありません。
4. Evernote アカウントを整理する
ここまで、デジタルスペースを整理し、大切なものは Evernote に保存する方法を 3 つ紹介しました。最後はその Evernote アカウントを、自分好みにすっきり整理する方法をご紹介します。
Evernote アカウントは、言わば自分の大切な情報ハブです。でも、急いで保存してそのまま忘れてしまったノートや、不要になったノートを削除せずに溜め込んでいる方もいるのでは。「春の大掃除」をきっかけに、定期的に Evernote をクリーンアップすることを習慣にしましょう。そうすることで、情報を最新に保ち、必要な情報にいつでも簡単にアクセスできます。
Evernote をクリーンアップするためのヒント:
- ショートカット — 使わなくなったショートカットは削除するか、現在よく使っているものに差し替えましょう。
- ノートブックのスタック — 「アーカイブ」スタックを作成して、普段見る必要はないけれども、取っておきたいノートブックを保管しましょう。
- ノートブック — 2〜3 個しかノートが入っていないノートブックは削除するか、同じように数個しかノートが入っていないノートブックでトピックが似ているものと統合しましょう。
- タスク — 未完了のタスクをすべて見直しましょう。単に完了のチェックし忘れただけなのか、それとも実行し忘れているのか確認します。必要なくなったタスクは削除しましょう。
- スクラッチパッド — スクラッチパッドに古いメモが残っていませんか？ 不要なモノであれば削除し、必要なものはノートに変換して適切なノートブックに保存しましょう。
- 「無題」のノート — 検索フィールドに「intitle:無題」と入力して、無題のままになっているノートに題名を付けましょう。空白のノートであれば削除します。
- ノート — 時間のあるときに、ノートブックごとに不要なノートがないかどうかさらってみましょう。あるいは、個数を決めて（たとえば毎日 ５ 個ずつ）ノートブックをチェックするのもおすすめです。
- ゴミ箱 — 何事も隅々まですっきり整理したい方は、ゴミ箱も確認しましょう。間違って削除してしまったノートはないですか？ すべて不要なことが確認できたら、ゴミ箱を空にします。こちらも頻繁に行いましょう。
デジタルスペースの整理は、物理的なスペースの整理と同じくらい重要です。受信箱の整理、SNS の整理、ブックマークの整理、そして Evernote の整理。一つひとつのステップは小さなものでも、すべて実行すればとてもすっきりするはずです。
