Evernote Business は多くの職場で、紙を使わない「ペーパーレス会議」を行うために活用されています。会議をペーパーレス化するメリットとは何でしょうか？よく言われるのは、以下のようなことです。
- 会議資料の印刷・コピーにかかるコストの削減
- 資料の作成・配布など事前準備にかかる時間の短縮
- 資料の保管に必要なスペースの削減
- 資料の事前配布や持ち帰りが無いことによるセキュリティ面の安心感
- 資料の差し替えや議事録の共有が簡単にできるなど、操作面の優位性
ペーパーレス会議を実現するためのツールは Evernote 以外にもたくさん存在しており、ほとんどのツールではこれらのメリットをすべて享受できるはずです。それでは、懸念されるデメリットとはどんなことでしょうか？
- 会議専用システムの導入やタブレットの支給で逆にコストが上がる
- 紙のノートやホワイトボードが使えないと、生産性が下がる
- 新しいツールの使い方を教育するのが難しい
Evernote Business を利用した運用の場合、冒頭に挙げたメリットがあるのはもちろん、これらの懸念点もすべて解消することができます。
「会議専用システムの導入やタブレットの支給で逆にコストが上がる」
既に Evernote Business をお使いであれば、あくまでその一部の機能を会議に使うだけなので、追加費用はかかりません。また、会議中は全員がモニターの大画面を見ながらプレゼンを聞き、議論に集中することを前提に設計されており、タブレット端末を 1 人 1 台持っていなくても問題無く運用ができます。
「紙のノートやホワイトボードが使えないと、生産性が下がる」
アナログとデジタルの情報が共存できるのは、Evernote の大きな強みです。慣れ親しんだツールをそのまま使用できます。紙のノートに書いた方が覚えられるという人は、今まで通り手書きでメモをとってください。会議中にホワイトボードに書き出して議論した方が効率良ければ、今まで通りホワイトボードを使用してください。後でそれらの写真を Evernote に取り込めば、手書き文字も検索可能なデータとして保存されます。
「新しいツールの使い方を教育するのが難しい」
これは最も重要なポイントではないでしょうか。ペーパーレス化すること自体が目的になってしまうと、会議の効率化はどうしても難しくなります。本来の目的を達成するには、すぐに簡単に使い始められるツールであることが必須条件です。
Evernote Business ユーザの場合、ノートをワンクリックで大画面に投影できる「プレゼンテーションモード」という機能があります。発表者はプレゼン資料を作り込んだりする手間が省けるので、とても効率的です。
操作は簡単で、例えば議事録のノートをデスクトップ版の Evernote で開き、画面の右上にあるアイコンをクリックするだけです。
Evernote for Mac の場合:
Evernote for Windows の場合:
（注: 右端のアイコンをクリックして「カスタマイズ」を選択し、プレゼンテーションモードのアイコンを上へドラッグすると固定表示できます。）
プレゼンテーションモード
アイコンをクリックすると、ノートが全画面表示の見やすいプレゼンテーションに変換されます。画像や PDF、PowerPoint などの添付ファイルも表示できるので、あとはこの画面を参加者に共有して会議を進めてください。
下へスクロールするかスペースキーを押すと、次のセクションへ移動します。
必要に応じて、レーザーポインター、背景の反転、分割セクションの調整などの機能も使ってみましょう。（詳しくはこちら）
なお、このプレゼンテーションを別のモニター画面で表示している場合は、元のパソコンでノートを編集することが可能になります。つまりプレゼンテーションを共有すると同時に、ミーティングの議事録をとれるのでとても便利です。決定事項や次回への宿題などをノートに追加していくと、ほぼリアルタイムで変更内容がプレゼンテーションにも反映されます。
会議が終わったら、参加者に議事録ノートを共有しましょう。議事録を共有されたメンバーは、各自のパソコンやスマートフォン、タブレット端末からノートをいつでも確認することができます。Evernote Business の共有ノートブックを議事録の保管場所にしておけば、社内のメンバーが簡単にアクセスできるうえに、過去の議事録やその他関連情報も一緒に参照しやすくなります。
