これまで Evernote 日本語ブログでは、たくさんのユーザーの方に Evernote の活用方法を伺ってきました。では、そんな Evernote 日本法人で働く社員自身は、どんな風に Evernote を使っているのでしょうか。今回はマーケティング・広報担当の上野 美香の活用法をご紹介します。
「議事録、取材メモからグルメ情報まで――使い方は多岐にわたります」
――上野さんが Evernote を使い始めたのはいつ頃からでしょうか。
上野「2009 年くらいですね。Evernote に入社する前から使っていました。ブロガーさんが絶賛していたので使ってみたら、なるほど便利だなと。ブックマークしなくてもいいんだというのが驚きでしたね」
――最初はどんな使い方を？
上野「最初に作ったのはメモっぽいノートと、ウェブクリッピングでしたね。Evernote 以前から私はお店の外観などを撮って、レストランの自分用データベースを作っていたんですよ。最初は PDA の Palm を使っていたのですが、その後オンラインブックマークを使うようになり、それから Evernote へ移行しました。Evernote は数週間くらい使って便利さを実感し、すぐにプレミアムにしましたね」
――ウェブクリッピングに関してはいかがでしょう。
上野「デザイン系のウェブサイトが好きで、綺麗なデザインを特集しているページを見つけるとクリッピングしています。あとはワインや日本酒のラベルも撮って入れていました。後から検索しようと思っても、名前を忘れてしまうんですよね。ラベルを撮っておけば探すのも簡単です。それから、仕事でのクリッピングですね。マーケティングに役立つ記事などをクリッピングしていました」
――Evernote に入社されてから、使い方は変わりましたか？
上野「メモやウェブクリッピングに関しては同じように使っています。入社後に変わったことといえば、やはり仕事に使う機会が圧倒的に増えたことでしょうか。私が入社したとき、Evernote の日本オフィスはまだ新しく、社員も2人だけだったんです。そのため、ユーザーイベントやメディア、パートナー企業など、いろいろな方と関わる機会が多くて、プロジェクトに関するメモやタスクの記録、名刺を保存したノートがどんどん増えていきました。また、Evernote が掲載された雑誌やウェブの記事などはノートブックを作って保存しています。本社と共有しているノートブックもあるのですが、フィルのこれまでのプレゼン資料や取締役会の資料なども入っていて全社員が参照でき、風通しが良い会社だなと感じました」
――マーケティングというと仕事の内容は多岐にわたりますよね。Evernote の使い方もバラエティに富んだものになりそうです。
上野「そうですね。たとえば日本での会議はもちろん、米国スタッフを含めた Skype での会議の議事録をとって共有するのにも使っています。Skitch を使って画像や図面にコメントを直接書き込むこともありますね。また、広報業務ではフィルが取材を受けることが多いので、そういう場合はスマホの Evernote で取材内容を録音して、さらにその場で取材記録もノートにとって共有しています。文字のメモだけだと理解がずれてしまうこともあるので、音声録音は後からニュアンスの確認用に使います。また、サービスをリリースした後は SNS などで一般の方の反応を検索して、まとめてクリッピングしています。これはフィードバック用のノートブックを作って、他のスタッフと共有しています」
「形になる前のアイデアを共有できるのが Evernote Business の魅力」
――かなり共有して使われているようですが、現在は Evernote Business がありますよね。
上野「そうなんです。以前からメンバーと共有することが多かったので、Evernote Business を使うようになって非常に便利になりました」
――具体的にどこが便利になりましたか？
上野「それまでの共有ノートブックは個人が作っていたので、権限設定などが作成者に依存していました。メンバーを追加したいときにノートブックの作成者が権限設定するまで待ちになって時間がかかったり、社員が増えてきたこともあって、社内で共有する情報が増えて手間が増えたり煩雑さが出てきました。Evernote Business を使うようになってからは、ビジネスノートブックを作成するだけで自動的に会社のメンバーが見られる状態にすることができるので、問題が解消されました。」
――現在は社内でどんな運用をしていますか？
上野「本当に何でも入れています。たとえば大きなイベントを開催する場合は、そのイベント用に1つビジネスノートブックを作り、どういうイベントにしたいかというイメージ（写真や画像）から入れていきます。いわば”妄想ノート”ですね。イメージに近い別のイベントの記事をクリッピングしたり、できたら面白そうなアイデアやロゴ案を仮で作って入れたりします。そうやって皆で企画出しをするのは楽しいですね。いろんな案を共有していくことで、どうやって内容を揉んでいったのか、後から見たときに流れがわかりやすいというメリットもあります。
勢いで作っちゃいましたという遊びの部分も入れやすいのが、Evernote Business の良いところだと思います。もし Evernote Business がなかったら、メールや定例ミーティングなどでやりとりすることになると思うのですが、メールで企画案を送るとなると、しっかり作りこんだものを送ろうとしてしまいますよね。ミーティングでも同じです。Evernote Business であれば、形になる前のアイデアが並びますから、後から見直したり、雑談で話が広がるきっかけにもなるんです。先日開催した Evernote Days も、まさにこうして生まれました」
「お店の名前と場所をタイトルに入れるのがマイルール」
――上野さんご自身のプライベートな活用法も教えていただけますか。
上野「完全にプライベートな話ですが、「グルメ」というノートブックを作って、お店の情報を入れています。食べログで探そうとすると数がありすぎて大変なので、自分用に気になったところをリストアップしている感じですね。「行きたいお店」とか「遅くまでやっている」などのタグをつけてわかりやすくしています。ウェブだけでなく、雑誌からスクラップしておくこともありますね」
――ノートを拝見すると、お店の名前の後ろに必ず場所をつけていますね。
上野「その表記の仕方がマイルールなんです。ノートをざっと見ていくときは、だいたい行くお店を探しているときなので、サムネイルの写真とともに場所がすぐにわかると便利なんですよね」
――たしかにそうですね。他にはどんなものを入れていますか？
上野「ツイエバで Twitter の履歴を保存していたり、お店のメンバーカードを入れておいたり、Evernote 以外に関わっている仕事や雑誌連載のメモなども入れていますね。プロジェクトの一覧をまとめておいて、それぞれのノートへのリンクを張っています。あとは自分で作って Twitter アートを保存しています。後でコピペして使うんですよ」
――Twitter アートですか！
上野「これは本当に趣味のノートですね（笑）」
――最後に、上野さんが思う Evernote の魅力を教えてください。
上野「用途やフォーマットが違うものでも、すべて Evernote に集約できることですね。昔、Evernote がなかった頃はノートを持ち歩いて、議事録などをメモしていました。重い PC を持って行ったりするときもありましたよね。何かしらノートをとりたいときや覚えておきたいことがあれば、すべて Evernote に入れておけばよくなりました。仕事のやり方が変わりましたね」
――ありがとうございました。
